Коли працівник просить відпустку, це часто може викликати занепокоєння щодо того, як це вплине на загальну бізнес-операцію. Однак завдяки передовим системам керування відпустками турбота про складність відстеження відпусток залишилася в минулому.
Ці інноваційні рішення призначені для роботи з відсутністю співробітників, дозволяючи компаніям зосередитися на своїй основній діяльності.
Співробітники можуть легко подавати свої заявки на відпустку через інтуїтивно зрозумілі онлайн-системи, усуваючи потребу в трудомісткій паперовій роботі чи заплутаних ручних процесах. Оскільки співробітники також відстежують час, важливо, щоб вони витрачали якомога менше часу на звітування про завдання, щоб вони могли бути більш продуктивними.
У цій публікації ми зібрали нашу найкращу добірку систем керування відпустками, щоб допомогти вам упорядкувати та бути в курсі випадків відсутності працівників. Але спочатку давайте приділимо час, щоб краще зрозуміти системи керування відпустками.
Переваги систем управління відпустками
Організації повинні вибрати системи керування відпустками, щоб оптимізувати й автоматизувати керування запитами працівників на відпустку та відстежувати їх відгул. Співробітники можуть подавати заявки на відпустку через цей централізований портал, а керівництво може розглядати, приймати або відхиляти їх.
Ось основні причини використання цих систем і переваги, які вони надають:
- Ефективність і автоматизація: система керування відпустками автоматизує робочий процес затвердження, що знижує адміністративний тягар і звільняє час для кадрового персоналу та співробітників.
- Покращений досвід роботи співробітників: завдяки зручному інтерфейсу співробітники можуть подавати заявки на відпустку, переглядати відпустку, що залишилася, і з легкістю контролювати хід розгляду своїх заявок.
- Покращена точність і підзвітність: автоматизована система зменшує ймовірність помилок і усуває обчислення вручну, забезпечуючи правильний розрахунок і нарахування відпусток для підвищення продуктивності.
- Інтеграція із системами розрахунку заробітної плати та управління персоналом: багато систем керування відпустками плавно інтегруються з розрахунком заробітної плати, забезпечуючи автоматичне оновлення інформації про відпустки. Це веде до кращого управління завданнями персоналу відділу кадрів.
- Масштабованість і налаштування. Систему керування відпустками можна модифікувати для адаптації до унікальних політик щодо відпусток і процесів затвердження.
Особливості, які слід враховувати під час вибору системи керування відпустками
Нижче наведено основні функції, на які слід звернути увагу в системі керування відпустками:
- Хмарна інформаційна панель: для менеджерів, які отримують доступ і переглядають показники, пов’язані з відпусткою, із хмарної платформи.
- Портал самообслуговування: працівники можуть легко подати заявку на відпустку та відстежувати статус своїх запитів. Немає необхідності звертатися або надсилати електронного листа менеджерам із запитами на відпустку.
- Настроювані робочі процеси затвердження зі сповіщеннями: для налаштування типів відпусток і робочих процесів на основі ієрархії відділу.
- Веб-відстеження відвідуваності: Рішення для керування відпустками можна легко пов’язати з онлайн-системами керування відвідуваністю. Також можлива інтеграція з біометричними пристроями або ключ-картка доступу.
У цьому вичерпному посібнику ми розповімо про тих постачальників, які потрапили до списку найкращих програм для керування відпустками завдяки своїм надійним функціям.
Тракабі
Trackabi — це високо оцінене програмне рішення для ефективного відстеження робочого часу, моніторингу працівників, планування відпусток працівників і підготовки звітів про робочий час. Однією з видатних особливостей Trackabi є його інноваційний підхід до гейміфікації, за якого користувачі стимулюються досягати конкретних цілей, поставлених їхніми менеджерами, заробляючи досягнення та бали карми в процесі.
особливості:
- Відпустки співробітників можна включити в табелі для легшого керування повнотою даних.
- Розклад можна редагувати так само, як електронні таблиці Excel, з різними параметрами налаштування.
- Досягнення та бали карми надаються для підвищення мотивації співробітників і підвищення залученості.
- Звіти про час можна створювати з табелів на основі налаштувань, визначених користувачем.
- На інформаційній панелі з висоти пташиного польоту відображаються дні відсутності співробітників і сповіщення про відсутність звітів про час.
Trackabi надає спеціальний таймер для робочого столу, розроблений для платформ Windows, Linux і MacOS. Цей таймер автоматично фіксує час роботи користувачів, усуваючи потребу в ручному введенні.
Залиште дати
Інтуїтивно зрозумілий дизайн Leave Dates гарантує, що кожен може легко орієнтуватися та використовувати його функції. Це найкращий вибір для ефективного керування відпусткою з настроюваними параметрами та безперебійним підключенням до календаря.
особливості:
- Забезпечує динамічне візуальне представлення статусів відпусток і розкладів.
- Дозволяє працівникам швидко переглядати залишок відпустки та перевіряти вільні дні відпустки.
- Спрощує процес подання заявок на відпустку та отримання погоджень у зручній для користувача формі.
- Вміщує різні правила відпусток і дозволяє налаштовувати їх відповідно до конкретних потреб будь-якої компанії.
- Створює регулярні звіти для відстеження відпусток і аналізу тенденцій.
Leave Dates легко інтегрується з такими відомими інструментами, як Excel, Календар Google і Outlook. Крім того, він підтримує інтеграцію зі Slack, підвищуючи сумісність із існуючими робочими процесами. Користувачі можуть підключити Leave Dates до платного облікового запису Zapier для ще більших можливостей інтеграції.
Залиште дошку
Leave Board — це зручна хмарна система керування відпустками, яка є повністю автоматизованою та дозволяє користувачам легко отримувати доступ і візуалізувати їх виділену відпустку. Співробітники можуть зручно забронювати бажаний час за допомогою простого та інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу.
особливості:
- Співробітники можуть подати заявку на відпустку за допомогою зручних онлайн-форм.
- Надає інформаційні панелі відділу кадрів, які дозволяють співробітникам відділу кадрів ефективно переглядати та керувати інформацією, пов’язаною з відпустками.
- Пропонує гнучкість у розподілі відпусток, дозволяючи організаціям налаштовувати політику відпусток відповідно до своїх конкретних вимог.
- Система автоматично виявляє запити на відпустку, що збігаються, і генерує попередження, запобігаючи конфліктам планування.
- Доріжки та записи залишають деталі, зокрема тип відпустки, тривалість і залишок.
Крім того, Leave Board підтримує повну базу даних працівників і централізоване сховище для всіх записів про відсутність. Ця база даних є надійною системою ведення записів, яка генерує цінні дані про кадри.
Усі години
Усі години призначено для спрощення процесу затвердження та моніторингу заявок на відпустку та відсутності. Його сумісність з різними пристроями пропонує зручне рішення для організацій будь-якого розміру. Впровадивши цю систему, можна значно скоротити час і витрати.
особливості:
- Адміністратори отримують сповіщення електронною поштою про нові запити.
- Співробітники отримують повідомлення про схвалення або відхилення їхніх запитів.
- HR-рішення автоматично включає та обчислює всі відсутності у звітах із заробітної плати.
- Ви можете експортувати звіти про відсутність у форматі CSV або Excel.
- Перегляд календаря забезпечує керування оглядом усіх випадків відсутності.
Усі години дозволяють налаштувати типи відсутності відповідно до вимог вашої організації. Це означає, що ви можете легко контролювати віддалену роботу та керувати нею, забезпечуючи точне та повне відстеження відсутності.
Свіжа команда
Freshteam, розроблений компанією Freshworks, забезпечує безперебійні процеси вступу та виходу з роботи, надійну систему інформації про співробітників, ефективні можливості відстеження та глибокі кадрові звіти, інтегровані з гнучкою системою керування відпустками.
особливості
- Вбудований календар свят для 18 країн.
- Можливість створення індивідуальних календарів свят на основі вашого регіону.
- Гнучке налаштування робочого тижня відповідно до практики вашої компанії.
- Повна інтеграція зі Slack, що дозволяє співробітникам подавати заявки на відпустки та керувати ними в додатку.
- Зіставлення конкретних календарів свят і робочих тижнів із відповідними політиками.
- Наявність мобільного додатку як для платформ Android, так і для iOS.
Система керування відпустками у Freshteam дозволяє легко налаштовувати типи відпусток відповідно до певної регіональної політики чи політики компанії. Адміністратори та співробітники відділу кадрів можуть зручно керувати запитами на відпустку та погодженнями через веб-платформу або мобільний додаток.
GreytHR
За допомогою GreytHR компанії можуть легко фіксувати та підтримувати точні записи про зміни працівників і відвідуваність. Він пропонує зручний доступ через онлайн-портал самообслуговування співробітників або мобільний додаток. Програмне забезпечення також забезпечує інтуїтивно зрозумілі інтерфейси для перегляду записів відвідуваності, налаштування параметрів політики відпустки та бездоганної інтеграції з програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати.
особливості:
- Настроювана політика відпустки з понад 50 параметрами для задоволення індивідуальних потреб співробітників.
- Індивідуальні схеми відпусток і політика для різних груп співробітників в організації.
- Підтримка типів необмежених відпусток і транзакцій для задоволення різноманітних вимог працівників.
- Вичерпні та детальні записи та звіти відповідно до державних постанов.
- Створення індивідуальних графіків відпусток, які враховують різноманітні потреби робочої сили.
Використовуючи GreytHR, організації можуть оптимізувати свої розрахунки заробітної плати та забезпечити плавну та ефективну обробку заробітної плати.
Шавлія
Sage — це система для спільної роботи на основі календаря, яка забезпечує плавну видимість доступності колег для всіх користувачів. Це спрощує надсилання та прийняття запитів, а також забезпечує надійні можливості звітування.
Кожному працівнику надається доступ до свого облікового запису, що дозволяє контролювати вихідні дні, що залишилися, і статус своїх запитів.
особливості:
- Спільні дані календаря доступні кільком користувачам на будь-якому пристрої.
- Співробітники можуть отримати доступ до своїх облікових записів, щоб запросити відпустку та отримати доступ до важливої інформації компанії.
- Менеджери можуть схвалити відпустку за допомогою електронної пошти, мобільного додатка Sage HR або Slack.
- Автоматизовані звіти надсилаються безпосередньо бухгалтеру.
- Швидке та просте створення звітів про точні відпустки.
Sage доступний як через веб-, так і через мобільні програми. Примітно, що він легко інтегрується зі Slack, дозволяючи користувачам приймати запити про відпустку безпосередньо на платформі Slack.
робочий день
Програмне забезпечення для керування відсутністю в робочий день забезпечує безперебійну систему для керування запитами на відпустку та відпустку, а також для моніторингу залишків і нарахувань. Це комплексне рішення плавно інтегрується з функціями часу, кадрів і розрахунку заробітної плати, оптимізуючи загальний процес.
особливості:
- Надається вичерпний огляд використання працівником різних планів відсутності.
- Менеджери першої лінії можуть оптимізувати завдання управління відпустками за допомогою планування робочого дня та оптимізації праці.
- Доступні інструменти для сприяння розвитку співробітників, винагороди працівників і участі в плануванні кар’єри.
- Відстеження часу спрощено завдяки дозволу годинника входу та виходу.
- Звітність і аналітика доступні для відстеження продуктивності співробітників.
За допомогою Workday працівники можуть зручно запитувати відпустку та отримувати доступ до своїх балансів PTO через різні канали, такі як взаємодія з Workday Assistant або надсилання повідомлень через Slack.
Time Off Cloud
Time Off Cloud — це провідне рішення для керування відпустками співробітників, що забезпечує автоматизований PTO, відстеження відпусток і систему керування відпустками. Програмне забезпечення усуває потребу в застарілих паперових формах, електронних таблицях, створених вручну, і трудомістких обчисленнях, спрощуючи процес кількома простими клацаннями.
особливості:
- Робочі процеси затвердження відпустки автоматизовані для ефективної обробки.
- Нарахування та залишки розраховуються автоматично.
- Динамічні календарі відображають відсутність співробітників і відповідні їм дати.
- Варіанти зміни типів відпусток, які ви берете відповідно до потреб вашої компанії.
- Автоматичне звітування забезпечує результати в режимі реального часу та центральне зберігання всіх даних.
Time Off Cloud, якому довіряють організації по всьому світу, використовується компаніями будь-якого масштабу в понад 100 країнах. Ця система управління командою зберігає дані в централізованому місці, полегшуючи керування відпустками для отримання результатів у реальному часі.
Фламінго
Flamingo революціонізує систему керування відпустками вашої організації, забезпечуючи бездоганний досвід. Його зручний веб-додаток та інтуїтивно зрозуміла інтеграція Slack спрощують керування оплачуваним часом вашої команди.
особливості:
- Веб-додаток пропонує повний календар, який автоматично оновлюється, щоб відображати минулі, майбутні та очікувані відпустки вашої команди.
- Забезпечує централізоване сховище всіх записів про відпустки ваших співробітників.
- Інтегрує систему із зовнішніми календарними програмами, такими як Google Calendar, Outlook або iCal.
- Отримайте доступ до аналітики в реальному часі, показників відсутності та потенційних конфліктів планування.
- Налаштуйте параметри команди та дозволи доступу.
У Flamingo запити на відпустку та процес затвердження відбуваються безпосередньо в Slack, усуваючи потребу членам команди та менеджерам виходити зі свого робочого простору. Вони можуть легко подавати або переглядати запити на відпустку без будь-яких збоїв.
Офісний таймер
Office Timer безкоштовно пропонує комплексну систему керування відпустками та планувальник відпусток. Це дає змогу ефективно обробляти різні типи відпусток, запроваджувати різноманітні політики відпусток і вести календарі свят на різні випадки життя.
особливості:
- Керуйте різними типами відпусток і впроваджуйте індивідуальні правила відпусток.
- Легко налаштовуйте відпустки та нарахування.
- Дає можливість контролювати листя сендвіча.
- Інтегрує стороннє програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати зі звітами або даними про відпустку/відпустку.
- Експорт у такі формати, як Excel і PDF.
Організації можуть ефективно впроваджувати стратегії управління, які ведуть їх у правильному напрямку, використовуючи OfficeTimer Office Suite, який включає такі функції, як табелі та керування проектами, керування відвідуваністю, управління витратами та програмне забезпечення для виставлення рахунків.
Підводячи підсумки
Системи управління відпустками пропонують значні переваги як для роботодавців, так і для працівників. З точки зору роботодавця, ці системи спрощують керування запитами працівників на відпустку, водночас зберігаючи конфіденційність даних.
Замість того, щоб мати справу зі складнощами ручних розрахунків правил понаднормової роботи та вимог до персоналу під час створення графіків, система керування відпустками дозволяє роботодавцям ефективно затверджувати або відхиляти запити на основі потреб компанії.
Тепер, коли ви синхронізували процес відпусток у вашій компанії, настав час працювати над підвищенням продуктивності. Ознайомтеся з цією статтею про найкраще програмне забезпечення для моніторингу співробітників для підвищення продуктивності роботи!