Лагідні електронні листи з нагадуваннями — це обов’язкове зло, з яким ми всі стикаємося в певний момент або в повсякденності.
Оскільки маркетинг електронною поштою набирає обертів і кожен бренд розсилає своїм клієнтам величезну кількість електронних листів, непрочитані електронні листи становлять значну категорію в будь-якій папці «Вхідні».
Власне кажучи, Mailbird знайшов 35% будь-якої типової папки “Вхідні” є непрочитаним. Іншими словами, кожен третій електронний лист не відкривається вчасно. Тепер ви можете дозволити цьому важливому листу прослизнути до папки вхідних повідомлень, що постійно зростає, або надіслати легке нагадування.
Що таке ніжне нагадування електронною поштою?
Як випливає з назви, електронний лист із м’яким нагадуванням — це ввічливий спосіб повторного пінгу одержувача про передбачувану причину.
Причина очевидна. Ви не отримали відповіді, або одержувач просто забув відкрити вашу електронну пошту, зокрема. У будь-якому випадку, ідея полягає в тому, щоб не здатися розпачливим і все ж не пропустити те, що ви хотіли досягти першим надсиланням.
Хоча це звучить легко, є кілька деталей, щоб зробити це правильно, наприклад, якою має бути тема, скільки має бути тіло електронної пошти тощо.
Давайте обговоримо цей випадок окремо.
Напис босу
Це може траплятися надто часто, оскільки менеджери/боси мають так багато на своїх тарілках.
Простіше кажучи, це може стосуватися будь-чого, конкретного проекту, який ви обговорювали раніше, запиту на відшкодування, пов’язаного із заробітною платою тощо.
Зразки тематичних ліній1. Потрібен ваш внесок для {task}
2. Чекаємо вашої відповіді на {task}
3. Лагідне нагадування щодо {task}Основний текст Hey Ethan,
Це лише продовження мого попереднього листа щодо {завдання}. Я чекаю ваших вказівок, щоб рухати справу вперед. Якщо вам щось знадобиться з мого боку, дайте мені знати.
найкращий,
Беатріс
Може бути багато варіантів рядка теми та тексту електронного листа. Однак ідея полягає в тому, щоб це було коротко та по суті. Навіть якщо є кілька аспектів, які потребують уваги, відобразіть їх у списку замість того, щоб писати один абзац над іншим; це допомагає отримувачу легко зрозуміти, що потрібно зробити.
Прострочена оплата
Своєчасне отримання платежів має вирішальне значення для будь-якого бізнесу. Але, на жаль, більшість відмовляється від цього духу, коли справа стосується своєчасної оплати.
І оскільки це чутлива тема для обох сторін, ключовим є «сміливий», але «м’який» підхід. Інша сторона повинна розуміти всю серйозність ситуації, і бізнес повинен продовжуватися без погіршення відносин.
Зразки тематичних ліній1. Прострочено платіж за рахунком-фактурою {номер}
2. Терміново: термін оплати за рахунком {номер}
3. Потрібна дія: Рахунок-фактура {номер} все ще неоплачений. Основний текст 1. Прострочено платіж за рахунком-фактурою {номер}
2. Терміново: термін оплати за рахунком {номер}
3. Потрібна дія: Рахунок-фактура {номер} досі не оплачено
Але коли надсилати це нагадування про оплату?
Тут впливає багато факторів, наприклад, скільки років конкретні ділові відносини, чи є це звичайною практикою для цього клієнта, і що найважливіше, чи хочете ви продовжувати свій бізнес, якщо ця особа є постійним «порушником». Виходячи з цих факторів, ви можете налаштувати тон і час свого повідомлення.
У більшості випадків наступний робочий день після кінцевої дати ідеально підходить для надсилання нагадувань про оплату. Однак у більшості випадків я не буду призначати чекати понад тиждень.
Запит на відгук
Навчання — це робота протягом усього життя, але це особливо важливо для новачків. Я пам’ятаю, як у 2020 році попросив відгук про свої записи в субреді незалежних авторів, і я дякую цьому незнайомцю до цього дня, бо це мало велике значення.
Але що робити, якщо ви не отримуєте жодної відповіді на запит відгуку? Це може бути ваш учитель, старшокурсник або хтось із вашої сфери, яким ви безмежно захоплюєтеся.
Зразки тематичних ліній1. Чекаємо на ваші цінні відгуки про {matter}
2. Нагадування про запит зворотного зв’язку
3. Нагадування: потрібні експертні висновки Основний текст Привіт, Майкле,
Сподіваюся, з вашого боку все чудово.
Це продовження мого попереднього повідомлення з проханням надіслати відгук щодо цього {питання}. Я впевнений, що ваші експертні навички в цій {темі} будуть мені дуже корисні.
Я з нетерпінням чекаю вашої безцінної відповіді.
найкращий,
Натан
Крім того, експерт може бути відомим професіоналом, що отримує такі запити день у день. У такому випадку, особливо якщо це не особисті стосунки, ви також можете включити одностроковий вислів, наприклад «Я готовий компенсувати ваші зусилля», щоб зробити це вартим для цієї людини.
Я знаю, що може бути незручно говорити це незнайомій людині, але я зустрічав «відомого письменника», який скептично ставився до «безкоштовного відгуку».
Зайве говорити, що я звернувся до інших авторів (на Reddit), які дали мені набагато більше розуміння, ніж я міг коли-небудь попросити або подякувати їм.
Так само може бути і з вами, і це цілком нормально, оскільки такі експерти дуже зайняті, і пропозиція їм оплати може привернути їх увагу, особливо якщо ви не хочете шукати інших професіоналів.
Нагадування про оренду
Цей буде улюбленим для орендодавців. Ви завжди можете звучати погрозливо, але це може спричинити проблеми з законом і не є доцільним.
Натомість підхід має бути професійно наполегливим.
Зразки тематичних ліній1. Потрібні термінові дії: Прострочена орендна плата
2. Нагадування про несплачену орендну плату
3. Потрібна дія: несплачена орендна плата за {місяць} Основний текст Привіт, Джордж,
Сподіваюся, у вас чудовий день.
Мені стало відомо, що орендна плата за {місяць} ще не сплачена за {property address}. Я розумію, що іноді може бути важко.
Тим не менш, я хотів би знати очікувану дату платежу та був би вдячний за своєчасні платежі, як зазначено в нашому договорі оренди.
Я ціную вашу увагу та чекаю швидкої відповіді.
найкращий,
Ханна
Нагадування про події
Менеджери заходів відчувають величезний стрес, щоб зробити свої проекти успішними. А душа будь-якого заходу – підрахунок персоналу. Тому менеджерам заходів необхідно заздалегідь підтвердити присутність, щоб запропонувати іншим вільні місця.
Ці нагадування мають бути ефектними та доброзичливими, з чітким формулюванням із проханням відповісти або скасувати своє місце.
Зразки тематичних ліній1. Необхідно виконати дію, щоб підтвердити участь у {event}
2. Нагадування: не пропустіть {подію}
3. Ми чекаємо вашої відповіді на {event}Основний текст Привіт, Флоренс,
Ми дуже раді бачити вас на нашій майбутній {event} {event date}. Ви можете підтвердити свою участь, відповівши на цей лист.
Зауважте, що ми запропонуємо ваше місце комусь іншому, якщо ви не відповісте до {time, date}.
Сподіваємось на розуміння та бажаємо скорої зустрічі.
найкращий,
Олівер
Хоча я зробив, щоб це виглядало трохи серйозніше, ви можете послабити тон залежно від вашого випадку.
Нагадування про зустріч
Прогули зустрічей є «серйозною» проблемою для багатьох підприємств, особливо віддалених. Я не буду заглиблюватися в дискусію про те, чи вони продуктивні, але це факт, що для здорової співпраці потрібні принаймні кілька зустрічей.
І хоча на комп’ютерах і смартфонах є всі види нагадувань, «зовсім забув про це» траплялося з багатьма з нас.
Отже, ось шаблон нагадування про нараду, щоб переконатися, що на ній присутні на повну потужність.
Зразки тематичних ліній1. Будь ласка, зверніть увагу: майбутня зустріч о {час/дата/місце}
2. Важливо: нагадування про зустріч
3. Потрібна увага: Майбутня зустріч Основний текст Привіт, Томас,
Просто коротке нагадування про майбутню зустріч на {time/date} у {place}. Будь ласка, ознайомтеся з порядком денним і запишіть усе, що ви хочете обговорити. Ваша присутність і активна участь будуть високо оцінені.
найкращий,
Юлія
Нагадування про прийом на роботу
Найменше відповідають заявки на роботу. Причиною може бути величезна кількість вхідних запитів і той факт, що більшість роботодавців не надсилають пристойних електронних листів про відмову.
У будь-якому випадку це може заплутати заявника. Тому відправка одного-двох нагадувань не завадить.
Зразки тематичних ліній1. Re: Заявка на {job_title} – наступні кроки?
2. Чи є прогрес із заявою на {job_title}?
3. Чи встиг я отримати роль {job_title}? Основний текст Привіт, Стівене,
Це коротка довідка про статус моєї заявки на {job_title}. Є якісь оновлення? Або вам щось потрібно з мого боку?
найкращий,
Кетрін
Нагадування про кінцевий термін
Усі ми маємо справу з дедлайнами в усіх сферах бізнесу, де м’які нагадування є основним прикладом використання тут.
Зразки тематичних ліній1. Сповіщення про кінцевий термін: {project} має бути виконано через {X днів}
2. Термінове нагадування: наближається кінцевий термін для {project}
3. {project}: X днів залишилося до крайнього терміну Основний текст Привіт, Люсі,
Коротке нагадування про те, що ми починаємо зворотний відлік до крайнього терміну {project} {due date}. Будь ласка, переконайтеся, що все в порядку, і не соромтеся зв’язатися зі мною для будь-якої допомоги.
найкращий,
Меган
Використання інструментів AI для написання електронних листів
Найкраща частина електронних листів полягає в тому, що їх не позначатимуть як вміст штучного інтелекту, як це відбувається з публікаціями. Електронні листи – це повідомлення, і єдине, що має значення, це те, наскільки добре ви можете донести суть.
Саме тут подобаються інструменти ШІ ChatGPT, Бардабо Bing може допомогти вам їх написати.
Хоча ChatGPT є безкоштовним, Bing і Bard на 100% безкоштовні.
ChatGPT
Ці інструменти є механізмами розмовного штучного інтелекту. Ви можете поговорити з ними, як із помічником, щоб точно налаштувати результат.
Однак, як і з будь-яким іншим інструментом штучного інтелекту, результат іноді може бути незначним. Зрештою, ці утиліти, безумовно, можуть допомогти, але не можуть повністю замінити втручання людини.
Будьте обережні в цих нагадуваннях!
Нагадування корисні та служать своїй меті. Мені часто надсилають електронні листи про потенційне партнерство з techukraine.net. Оскільки я письменник, який не має права голосу в управлінні, я, як правило, пересилаю це людям.
Однак я все одно іноді забуваю про кілька, і в таких ситуаціях спрацьовує м’яке нагадування (іноді декілька🙂).
Тож продовжуйте надсилати ці нагадування своїм потенційним клієнтам, оскільки вони справді працюють.
Це був наш посібник із легких нагадувань із кількома шаблонами, які допоможуть вам почати роботу. І якщо ви застрягнете, інструменти, які ми обговорювали, можуть перетворити надсилання електронних листів на справжню прогулянку в парку.
PS: Вас цікавить розмова (AI) міста, ChatGPT? Ось репозиторій ChatGPT від techukraine.net, щоб допомогти реалізувати його справжній потенціал.