План управління змінами дає змогу вашому бізнесу постійно розвиватися та охоплювати нові технології та маркетингові практики, щоб відповідати динамічному ринку. Якщо ви цього не зробите, ви ризикуєте зупинитися або припинити бізнес.
Якщо ви володієте або керуєте бізнесом, ви повинні навчитися ініціювати, впроваджувати та аналізувати план управління змінами. Відповідно до нещодавнього звіту WalkMe про дослідження, 79,7% компаній висловили потребу адаптуватися до змін кожні п’ять років або рідше. Однак лише 34% цих ініціатив щодо змін були успішними.
Статистика управління змінами показує, що процес є складним. Але ви можете освоїти це, прочитавши цю статтю до кінця.
Що таке управління змінами?
Управління змінами — це систематичний підхід до ефективного впровадження організаційних змін і навігації ними. Він містить плани щодо передбачення блокпостів, пом’якшення цих вузьких місць і проведення організації шляхом успішної трансформації.
Зміна або трансформація може включати будь-що: від заміни наявної програми електронної пошти новою до повної зміни продуктів і послуг вашого бізнесу.
Переважно підприємства покладаються на відділ кадрів або стороннє консультаційне агентство для очікуваної трансформації бізнесу. Це створює дистанцію між зміною та бізнес-менеджерами, керівниками та членами команди. Однак найкращий спосіб досягти успішного переходу передбачає залучення кожної особи та команди.
Роль управління змінами в успіху організації
У сучасних економічних і ринкових умовах змін не уникнути. Організації, які ефективно приймають такі ринкові перетворення, ймовірно, процвітатимуть. Ось план управління змінами. Це гарантує надійну стратегію впровадження змін і уникнення конфліктів з боку співробітників, постачальників, підрядників тощо.
Якщо зміни потребують додаткових зусиль і навичок від співробітників або підрядників, цей план допоможе досягти таких результатів. Ця концепція управління бізнесом дає змогу залучити працівників від верхньої до нижньої лінії на всіх етапах трансформації, щоб вони зрозуміли важливість змін.
Крім того, управління змінами дозволяє вашому бізнесу адаптуватися до різких змін на ринку, робочій силі чи економіці, щоб ви могли продовжувати працювати.
Переваги управління змінами
- Ваш бізнес може завчасно подолати опір змінам і пом’якшити потенційні перешкоди для більш плавного переходу.
- Встановлення чітких цілей для ініціатив щодо змін дає змогу відстежувати прогрес і вимірювати ефективність ваших зусиль із трансформації бізнесу.
- Ви можете створити план управління змінами. Стандартизуйте його та збережіть для майбутніх проектів трансформації бізнесу.
- Управління змінами стосується багатьох аспектів змін, включаючи людей, процеси та технології. Таким чином ви зможете забезпечити зважений і комплексний підхід до трансформації бізнесу.
- Під час процесу управління змінами ви можете забезпечити належну підтримку, навчання та керівництво для наявних співробітників, щоб підвищити їх продуктивність.
План управління змінами та його компоненти
План управління змінами є планом для всіх проектів трансформації бізнесу. У ньому описано кроки, необхідні для впровадження змін у всій організації. Він також включає робочі процеси для спілкування, використання технологій, впровадження нових бізнес-додатків тощо. Знайдіть нижче компоненти такого плану:
#1. Область застосування
В області дії ви повинні визначити межі та ступінь зміни. Ви повинні окреслити конкретні сфери, відділи або процеси, які будуть змінені внаслідок трансформації. Крім того, коли ви чітко визначаєте масштаб, це допомагає створити цілеспрямовані та керовані зусилля щодо змін.
#2. Цілі
Ви повинні окреслити бажані результати або цілі, яких ваша організація прагне досягти в Меті. Дотримуйтесь стратегії SMART, щоб створити свої цілі, щоб ви могли легко оцінити ефективність. Цілі можуть включати підвищення ефективності бізнес-операцій, підвищення задоволеності клієнтів обслуговуванням або впровадження нових технологій.
#3. Ролі
Проект управління змінами повинен складатися з таких ролей:
- Професіонал управління змінами
- Спонсори або бізнес-стейкхолдери, які видають бюджети та контролюють усі бізнес-зміни
- Лідери команд і менеджери робочої сили, які заохочуватимуть працівників прийняти зміни
- Керівники проектів створюють завдання та призначають завдання командам
- Менеджер з навчання та розвитку для навчання робочої сили
#4. Оцінка впливу змін
Ви повинні провести оцінку впливу змін на рівні організації чи відділу. Для цього ви можете створити оголошення про зміни та надіслати його всім співробітникам разом із онлайн-формою. Попросіть співробітників поділитися чесним відгуком про заплановані зміни, щоб ваша команда могла створити звіт про оцінку впливу для спонсора змін.
#5. Оцінка ризиків
Компонент «Оцінка ризику» передбачає визначення потенційних ризиків, пов’язаних із зміною, а також наступне:
- Оцінка ймовірності ризиків
- Вплив таких ризиків
- Розробка стратегій пом’якшення таких ризиків
Як спланувати та реалізувати план управління змінами
Шаблони керування змінами
З шаблоном керування змінами вам не потрібно планувати все з нуля. Ви можете просто скористатися будь-яким інструментом управління проектом із шаблоном трансформації бізнесу, щоб почати.
Багато розробників програмного забезпечення для управління проектами та роботою досліджують і стандартизують плани управління змінами для бізнесу. Потім вони публікують ці плани як шаблони в Інтернеті або в програмному забезпеченні. Отже, досить легко знайти безкоштовні або платні шаблони для керування майбутніми змінами у вашому бізнесі.
Важливість шаблонів
- Такі шаблони допомагають заощадити час і сили
- Ви також отримуєте професійний формат, який можна використовувати
- Безкоштовні шаблони заощаджують ваші витрати, пов’язані з дорученням виконання завдання консультанту
- На вибір доступні шаблони різних форматів, графіки та креативи
- Програмні шаблони автоматично інтегруються з інструментом керування змінами
#1. Шаблон дорожньої карти управління змінами
Monday.com має простий у налаштуванні та готовий шаблон дорожньої карти керування змінами, який можна використовувати. Він поставляється з основними етапами, інструментами та процесами, які необхідні для впровадження змін. Якщо вам потрібно представити огляд усього процесу трансформації, скористайтеся цим шаблоном.
#2. Шаблон зв’язку управління змінами
Вам також потрібно створити план комунікації щодо майбутніх змін, які ви бажаєте зробити в бізнесі. Це допомагає зменшити розбіжності між співробітниками. Щоб упорядкувати, стандартизувати та зберегти його на майбутнє, ви можете використати шаблон зв’язку для керування змінами від Smartsheet. Він знаходиться в Google Таблицях, і ви можете завантажити його як електронну таблицю Excel, якщо працюєте з рішеннями Microsoft 365.
#3. Змінити шаблон запиту
Запит на зміну — це документ, який можна використовувати для відстеження поточних бізнес-змін. Це простий спосіб запису всіх запитів на зміни. Він відстежує наступне:
- Опис запитаної зміни
- Вигода або причина запиту на зміну
- Потрібні технічні зміни
Ви можете безкоштовно використовувати цей шаблон форми запиту на зміну від Jotform. Є два способи редагувати цю форму: зареєструвати платний обліковий запис Jotform або редагувати анонімно безкоштовно.
#4. Шаблон процесу контролю змін
Шаблон керування змінами схожий на формат запиту на керування змінами. Єдина відмінність полягає в тому, що вам потрібно бути більш конкретним щодо зміни першого. Контроль процесу змін зосереджується на тому, як реалізувати аспект змін. Таким чином, ті, хто затверджує, можуть побачити загальну картину змін, перш ніж схвалити або відхилити їх. Ви можете використовувати цей шаблон Miro для створення процесу керування змінами.
Корисне програмне забезпечення для планування управління змінами
#1. Whatfix
Якщо ви плануєте управління змінами, перегляньте Whatfix зараз. Це надійний інструмент для управління трансформацією бізнесу на рівні підприємства. Його особливості включають наступне:
- Спливаюче вікно: надсилайте оголошення безпосередньо на екрани співробітників
- Самодопомога: створюйте відео, посилання та потоки для майбутніх змін, щоб співробітники могли вчитися
- Beacon: бізнес-менеджери можуть створювати контент без залучення ІТ-команди
#2. Свіжий сервіс
Шукаєте контрольоване управління змінами в ІТ? Ви повинні спробувати Freshservice. Інструмент покращує процес впровадження змін і мінімізує вплив змін на бізнес. Крім того, ви можете інтегрувати процес із процесами конфігурації, інцидентів і керування активами. Інструмент дозволяє створити робочий процес для візуалізації статусу трансформації на таких етапах, як «Планування», «Очікує на схвалення», «Очікує на випуск», «Очікує на перевірку» тощо.
#3. Wrike
Wrike ідеально підходить для планування процесу, використання всіх методів трансформації бізнесу та впровадження в гібридну робочу культуру. Це дає вам повне уявлення про методи та інструменти управління змінами разом із процесом. Інструмент містить графічні представлення цілей, робочих процесів, завдань і людей, які складаються з плану трансформації.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus допоможе вам налаштувати ролі, статуси, типи та шаблони всього проекту управління змінами в ІТ. Якщо під час процесу ви зіткнетеся з будь-якими проблемами та помилками, ви можете зберегти їх як журнал. Крім того, існують автоматизовані робочі процеси, щоб ви могли автоматизувати повторювані завдання проекту змін. Не кажучи вже про те, що його шаблони також містять показники керування змінами для вимірювання успіху.
#5. SysAid
Інструмент SysAid для управління змінами допомагає керувати процесом трансформації бізнесу відповідно до вказівок Бібліотеки інфраструктури інформаційних технологій (ITIL) для управління змінами. Його етапи керування змінами включають вкладки введення даних для деталей зміни, аналізу, затвердження CAB, впровадження, випуску, перегляду, закриття та історії – усе це вимагається в інструкціях ITIL.
#6. Управління змінами – WalkMe
WalkMe допоможе вам грамотно здійснити трансформацію бізнесу, розрахувавши бюджет інвестицій у технології. Крім того, він аналізує, чи витримає цей бюджет довгострокові зміни, щоб вам не потрібно було часто проводити трансформації. Ви повинні використовувати цей інструмент, щоб отримати повне уявлення про процес змін і посилити вплив трансформації.
#7. Магазин змін
Ви можете вибрати The Change Shop під час планування управління змінами для доступності, інтегрованих технологій і кращого управління відгуками співробітників. Усі функції доступні з однією підпискою. Цікаво, що The Change Shop розробив інструмент Симулятор змін, щоб ви могли створити кілька сценаріїв «Що, якщо», перш ніж вкладати час, гроші та зусилля.
#8. Гіва
Просте програмне забезпечення для внесення змін, Giva, пропонує простий спосіб планування та відстеження змін на основі ITIL на організованій інформаційній панелі. Ви можете створити та застосувати робочі процеси контролю змін, щоб керівництво могло перевірити та затвердити зміни. Крім того, ви можете переглядати всі проекти трансформації бізнесу зі змішаними, успішними та невдалими результатами за допомогою хмарної програми.
#9. Компас змін
Вам потрібен інструмент для графічного представлення впливу запланованих змін на бізнес? Спробуйте змінити компас. Це також дає змогу створювати статистичні дані на основі додаткових даних, щоб ви могли змінити стратегію трансформації для отримання максимальної користі. Крім того, ви можете швидко розгортати зміни між відділами, не порушуючи бізнес-операції.
#10. Випуск
Розширений додаток для керування змінами Issuetrak підвищує ймовірність успіху трансформації бізнесу. Він надає всі інструменти для запиту змін, перегляду запиту та його затвердження. Інструмент допомагає вам, пропонуючи диспетчер завдань керування змінами, утиліту контролю відповідності, робочий процес автоматичного призначення завдань і форми для збору або надання відгуків.
Найкращі практики управління змінами
Нижче наведено найкращі практики, яких слід дотримуватися під час трансформації вашого бізнесу:
Висновок
Шлях до управління змінами простий і лінійний, якщо ви реалізуєте правильний план. Також не забувайте про необхідність залучення співробітників під час процесу. Можливо, вам знадобляться інтелектуальні інструменти для документування, планування та автоматизації деяких його етапів, тому перевірте також інструменти керування змінами, згадані вище.
Трансформація бізнесу передбачає бюджетні витрати. Ознайомтеся з цими рішеннями для керування витратами, які підходять для бізнесу будь-якого розміру та типу.