Стрімкий перехід до віддаленої роботи зробив спільні онлайн-документи ключовим інструментом для командної взаємодії. Цей формат дозволяє співпрацювати над проєктами, незважаючи на географічну віддаленість учасників.
Командна робота є основою успішної реалізації масштабних проєктів. Раніше це вимагало фізичної присутності всіх учасників в одному місці. Проте, різке збільшення числа працівників на віддаленій роботі змусило компанії адаптуватися і шукати альтернативні методи співпраці, зокрема онлайн-документи.
Уявіть ситуацію: ваша команда працює над важливим проєктом, намагаючись вкластися у визначені терміни. Раптом один з членів команди не може прийти на роботу через особисті обставини. Без використання спеціалізованого програмного забезпечення, проєкт може затриматися. За допомогою онлайн-інструментів ви можете підключити відсутнього колегу, забезпечивши безперервність роботи.
Давайте розглянемо декілька найкращих онлайн-платформ для спільної роботи над документами та їхні ключові переваги.
Monday
Слово “понеділок” часто асоціюється з монотонністю, але Monday має на меті змінити це сприйняття. Платформа розроблена спеціально для командної роботи над проєктами. Вона дозволяє створювати індивідуальні робочі процеси, адаптуючись до унікальних потреб кожної команди.
Monday є чудовим рішенням для підприємств будь-якого масштабу, пропонуючи широкий спектр функцій.
- Можливість призначати завдання членам команди та відстежувати їхній прогрес. Це забезпечує чіткість розподілу обов’язків під час віддаленої роботи.
- Зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який дозволяє візуалізувати проєкт у цілому.
- Згадування членів команди за допомогою “@”, що значно спрощує комунікацію. Немає потреби у довгих електронних листах.
- Інтеграція з різними додатками, створюючи єдиний простір для командних проєктів. Можливість завантажувати файли з Google Drive, Dropbox тощо.
- Доступність на різних платформах: веб-версія, Android, iPhone та iPad.
ClickUp
ClickUp – це багатофункціональна платформа, призначена для спрощення спільної роботи над проєктами. Її гнучкі та налаштовувані інструменти роблять її незамінною для компаній будь-якого розміру. З ClickUp можна легко керувати завданнями, документами, нагадуваннями, цілями, календарями та іншим.
Платформа також пропонує функцію обміну повідомленнями, що дозволяє надсилати особисті та групові повідомлення в одному місці.
Основні переваги використання ClickUp:
- Вісім різних варіантів перегляду для ефективного управління проєктами.
- Можливість створення індивідуальних статусів для кожного окремого проєкту, особливо корисна, коли члени команди працюють над кількома проєктами одночасно.
- Чудовий інструмент для адміністраторів, що дозволяє призначати завдання кільком учасникам одночасно та відстежувати їх виконання.
- Використання методології SCRUM для зрозумілого відображення даних на платформі.
- Легка інтеграція зі сторонніми додатками та можливість завантажувати файли з популярних платформ.
Спробуйте ClickUp, щоб оцінити його переваги на практиці.
Document360
Document360 – це платформа, де команди можуть зберігати важливу інформацію в одному централізованому місці. Вона пропонує все необхідне для спільної роботи над документами: легкий обмін, робочі процеси, історію версій, коментарі, теги, нагадування про перегляд та інше.
Платформа має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який спрощує створення та розповсюдження контенту. Вбудована функція пошуку дозволяє користувачам швидко знаходити потрібну інформацію.
Інструменти для створення та керування документацією включають:
- Можливість створювати інструкції, стандартні процедури, довідники, системну документацію, примітки до випусків та інше.
- Наявність форматованих текстових редакторів, як-от WYSIWYG та Markdown. Підтримка різних версій та коментування статей для внутрішньої співпраці.
- Менеджер категорій для створення категорій та підкатегорій, що дозволяє згрупувати схожі файли та створити чітку ієрархію.
- Автоматичне збереження вмісту та можливість відновлення попередніх версій.
- Розподіл ролей між користувачами, що дозволяє контролювати доступ до контенту.
- Зручний доступ до документації для співробітників та клієнтів.
Document360 інтегрується з різними додатками, зокрема Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier та Integrately для забезпечення безперебійної командної роботи.
Zoho Writer
Zoho – це хмарний текстовий процесор, який синхронізує документи в реальному часі. Zoho гарантує коректне імпортування файлів MS Word без втрати форматування. Функція обміну дозволяє спільно працювати над проєктами, спостерігаючи за рухами курсорів та змінами інших учасників.
Переваги Zoho Writer:
- Ефективна та швидка командна робота завдяки хмарній структурі.
- Збереження документів у хмарі, що не займає локальну пам’ять пристрою.
- Синхронізація в реальному часі гарантує збереження документів у випадку технічних збоїв.
- Оновлений інтерфейс з зручною навігацією до всіх необхідних інструментів.
- Адміністратори мають можливість контролювати права доступу та надавати дозволи на певні функції.
Dropbox Paper
Dropbox Paper – це онлайн-інструмент для командної роботи від Dropbox. Ця платформа особливо вигідна для команд, які активно використовують Dropbox для зберігання файлів. Dropbox Paper дозволяє легко організовувати документи, призначати завдання, створювати робочі процеси та спільно працювати над проєктами.
Інструменти для управління завданнями спрощують роботу в онлайн-форматі. Можливість згадувати учасників, призначати завдання та ефективно керувати роботою.
Основні функції платформи:
- Можливість ділитися різними мультимедійними файлами: посилання на YouTube, GIF-файли, дошки Pinterest, розташування на Картах Google, аудіо з SoundCloud та інше.
- Вбудований попередній перегляд файлів різних форматів, можливість конвертувати документи в PPT без використання сторонніх додатків.
- Велика бібліотека шаблонів для мозкового штурму, запуску продуктів, технічних специфікацій, відстеження помилок та інших задач.
- Можливість підключення календаря до платформи. Весь робочий графік синхронізується, забезпечуючи доступ до розкладу, допоміжних документів, призначених завдань та зустрічей безпосередньо з програми.
- Мобільний застосунок дозволяє робити фотографії та надсилати їх як відгуки.
Google Docs
Google Docs – це текстовий процесор від Google, який пропонує інший підхід до роботи з текстом. На відміну від більшості текстових процесорів, таких як Word або Open Office, які є локальними програмами, Google Docs працює в хмарі та потребує підключення до інтернету.
Онлайн-формат відкриває нові можливості для текстового процесора, зокрема, для командної роботи. Google Docs дозволяє ділитися документами з іншими учасниками, що робить його зручною платформою для базової командної співпраці. Хоча Docs є переважно текстовим процесором і не має деяких спеціалізованих функцій, він є чудовим варіантом для командної роботи, особливо для тих, хто використовує його як основний текстовий процесор.
Основні переваги Google Docs:
- Повідомлення електронною поштою про надання доступу до документа.
- Відсутність необхідності в реєстрації для користування, достатньо мати обліковий запис Google.
- Можливість переглядати історію змін та імена учасників, які їх внесли.
- Легкий імпорт важливих форматів документів Word.
- Синхронізація в реальному часі, що гарантує збереження даних у разі перебоїв із мережею.
Якщо ви використовуєте Google Workspace для свого бізнесу, варто звернути увагу на цей інструмент для оптимізації робочих процесів.
Bit
Bit – це не звичайний текстовий процесор, він орієнтований на спільну роботу над проєктами. За допомогою Bit можна створювати динамічні нотатки, документи, вікі, бази знань, проєкти, результати клієнтів, технічну документацію тощо. Платформа дозволяє створювати окремі робочі області для всіх ваших проєктів.
Співпраця в Bit є ефективною та сприяє прозорості між членами команди.
Переваги використання Bit:
- Функція Workspace дозволяє організувати проєкти, клієнтів та команди. Можливість переміщувати документи між різними робочими областями.
- Згадування учасників за допомогою “@” для швидкої комунікації.
- Мінімалістичний, але інноваційний редактор, який спрощує створення документів. Поєднання функцій редагування та співпраці в реальному часі.
- Можливість додавати візуальні веб-посилання, мультимедіа, відео, графіки, дизайни, вставки, публікації в соціальних мережах, опитування та інше прямо в редакторі.
- Відстеження залучення до документів, якими ви поділилися, для покращення їх якості.
- Можливість зберігати всі важливі файли в Bit для зручного міжплатформного використання.
Confluence
Confluence – це спільний робочий простір, який дозволяє командам співпрацювати, організовувати та ефективно публікувати. Платформа допомагає відстежувати зміни, коментарі та відгуки, залишені іншими членами команди. Вона пропонує функцію універсального пошуку для швидкого доступу до необхідної інформації.
Переваги використання Confluence:
- Інтеграція з додатками з Atlassian Marketplace.
- Доступність на різних платформах: Android, iOS та веб-версія.
- Інтеграція з Jira.
- Ефективні інструменти для організації та функція універсального пошуку.
- Велика бібліотека шаблонів для маркетингу, продуктів, кадрів тощо.
- Інтеграція з платформами, як-от Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive.
- Конфіденційність та відповідність галузевим стандартам шифрування даних.
Microsoft Word
Microsoft Word вже тривалий час є еталоном серед програм для обробки текстів. Word завжди пропонував прості та водночас потужні рішення для роботи з текстом. Останні версії програмного забезпечення включають в себе функції командної співпраці:
- Можливість перетворювати документи на веб-сторінки без використання сторонніх програм.
- Спільний доступ до документів з членами команди в реальному часі.
- Вбудований перекладач.
- Можливість додавати 3D-моделі.
- Синхронізація в реальному часі.
- Доступність на різних платформах: Android, iOS, веб-версія та Windows.
Notion
Ви цього очікували, чи не так?
Notion – це багатофункціональна та проста у використанні платформа для командної співпраці. Вона дозволяє оптимізувати роботу компанії, встановлювати цілі, відстежувати прогрес, керувати потенційними клієнтами за допомогою єдиного інструменту. Інтерфейс перетягування дозволяє впорядковувати інформацію та розробляти нові ідеї.
Основні переваги Notion:
- Можливість створювати та підтримувати бази знань для різних завдань.
- Вбудований календар та дошки Kanban для швидких нотаток та відстеження прогресу.
- Можливість додавати коментарі до завдань та проєктів для покращення комунікації.
- Інтеграція з різними сторонніми додатками через API Notion: Slack, Figma, Invision.
- Простота створення списків справ, підготовки нотаток до зустрічей та налаштування щотижневого розкладу.
Ви також можете використовувати Notion у своєму домені. Якщо з будь-яких причин ви не задоволені, ви можете скористатися альтернативними програмами для спільної роботи над документами.
Заключне слово 👩💻
Спільна робота в режимі онлайн дозволяє ефективно реалізовувати проєкти, уникаючи недоліків традиційних методів, таких як час на поїздки до офісу та фіксований робочий час. Використання онлайн-документів необхідне для організації робочого процесу та встановлення порядку денного.
Такі платформи, як Notion, Monday та Paper спеціально розроблені для командних проєктів та мають широкий спектр функцій. Вони ідеально підходять для будь-якого бізнесу та окремих осіб.
Google Docs, Word та Zoho – це текстові процесори, які дозволяють співпрацювати в реальному часі, проте вони можуть не мати організаційних функцій, які пропонують інші інструменти.
Ознайомтеся також з деякими найкращими онлайн-таблицями для вашого бізнесу.