Стикатися з людьми щодня та бігти за ними, щоб виконати дедлайни, може бути важкою роботою.
Ведення бізнесу може бути непростим завданням, яке стикається з підйомами та падіннями. Без фактичного керування завданнями непросто вести облік крайніх термінів. Це головна причина, чому лише кілька відсотків компаній досягають успіху. Оскільки навантаження і щоденні завдання завжди на межі нахилу, прийнято втрачати розклад і завдання.
Припустімо, що проект, за який береться організація, великий, як і команда. З точки зору менеджера цілком зрозуміло, що для отримання необхідного результату знадобляться значні зусилля.
Найкращим можливим рішенням у нашому розпорядженні буде використання інструментів керування завданнями та проектами для ефективного керування завданнями та проектами. Інструменти обробляються в цифровому вигляді, що дозволяє нам керувати всім, що стосується управління проектами, через онлайн-простір. Ці прості інструменти дозволяють нам побачити робочий процес організації. Він використовується для відстеження темпів роботи та тривалості робочого дня команди. Це також допомагає підтримувати певний темп відповідно до вимог завдання.
Але спочатку давайте розберемося, з якими проблемами зіткнувся б керівник проекту без інструментів управління проектами.
Проблеми без інструментів керування завданнями та проектами
- Невизначені очікування – очікування від проекту незрозумілі як з боку клієнта, так і з боку менеджерів. Відсутність невизначеного modus operandi системи від початку до кінця. Нечіткі цілі можуть призвести до невдачі проектів.
- Нездорова комунікація – розрив у комунікації між членами команди, керівником проекту або клієнтом може призвести до небажаних результатів, залишаючи завдання вразливим без завершення.
- Конфлікти в команді. Будуть випадки, коли людям з різними характерами та набором навичок доведеться працювати разом. Конфлікти призводять до зниження продуктивності та негативної здатності всієї команди вирішувати проблеми.
- Незрівнянні терміни – запізніле виконання завдань некомпетентними членами команди чи менеджерами або погана комунікація зменшує утримання клієнтів.
- Нечіткий розподіл роботи – Нечіткий розподіл ролей призводить до нездорового робочого середовища, сповненого стресу, неясностей і розчарування.
Однак ці проблеми можна усунути за допомогою інструментів керування завданнями та проектами. Ви також помітите величезне підвищення ефективності та продуктивності ваших співробітників. Ці інструменти можуть бути ефективними в таких випадках:
- Користувачі працюють розумно та ефективно, забезпечуючи більший відсоток успіху.
- Керуйте робочим навантаженням і розподіляйте його, встановлюючи, призначаючи та виконуючи пріоритети.
- Керуйте проектними витратами, бюджетом і відвідуйте зустрічі віддалено в будь-який час з будь-якого місця.
- Нові члени можуть бути ефективно інтегровані в команду з мінімальними зусиллями.
- Планувати та організовувати завдання стає легше.
- Ніяких ручних чи розумових зобов’язань, оскільки більшість речей автоматизовані.
Переваги інструментів управління проектами
Крім того, це стане в нагоді незалежно від розміру бізнесу. Ці інструменти повинні бути в кожному бізнесі. Деякі з важливих переваг інструментів управління проектами:
- Покращує координацію та співпрацю між членами команди.
- Слідкує за графіком, гарантуючи, що терміни дотримуються раніше або вчасно.
- Використовуючи правильні інструменти, члени команди можуть бути в курсі поточних справ.
- Обмін документами здійснюється швидко та легко, зберігаючи прозорість.
- Краща комунікація між членами команди сприяє підвищенню продуктивності та плануванню часу.
Оскільки інструменти управління проектами визначають пріоритети завдань і керують справами з одного місця, більшу частину роботи виконує машина. Це заощадить ваш час і енергію. Інвестування в правильний інструмент принесе значну віддачу від інвестицій.
З деякими інструментами віддача може досягати 150% або навіть більше. Інструменти також дуже бюджетні та економічно ефективні, гарантуючи, що наш ліміт для конкретного проекту не перевищено. Крім того, це підвищує продуктивність, генеруючи продуктивні робочі процеси та досягаючи цілей вчасно.
Існує багато доступних інструментів, особливо для тих, хто новачок у світі бізнесу та хоче випробувати ці інструменти. Щоб уникнути плутанини, ось деякі з найкращих із безкоштовним довічним доступом із обмеженими функціями.
nЗавдання
nTask — це програмне забезпечення для керування проектами, яке дозволяє командам або членам брати участь, аналізувати, планувати та ефективно керувати щоденними завданнями. Він допомагає своїм користувачам узгодити планування проекту, розподіл ресурсів, управління та терміни, створюючи список справ. Отже, вам не доведеться турбуватися про те, що ви пропустите важливе завдання.
Управління роботою та зосередження на завданнях одночасно стає більш доступним завдяки встановленню пріоритетів, щоб усі залишалися в курсі в однаковому темпі. Ви також можете відстежувати свій розвиток, просто додаючи завдання та плануючи дати виконання, формуючи діаграми Ганта.
Ви також можете відзначити час, витрачений кожним членом команди на завдання, за допомогою засобу відстеження часу nTask. Якщо ви зіткнетеся з будь-якою проблемою в інструменті, nTask допоможе вам легко її вирішити.
Найкраща частина цього інструменту – це його зростання. Він постійно додає нові функції, щоб допомогти вам і вашому бізнесу процвітати.
ClickUp
ClickUp — чудовий інструмент дошки Канбан, який революціонізує вашу роботу. Це приносить кожен інструмент в одному місці. Гнучкість програмного забезпечення зумовлена його унікальним набором рейтингів.
Наявність функції перегляду всього з висоти пташиного польоту дозволяє легко визначити все, що ви шукаєте. Зрештою це також економить ваш час, генеруючи максимальну автоматизацію та налаштування завдань. Це дозволить вам вільно співпрацювати та ділитися документами з членами вашої команди без клопоту.
Завдяки цьому ви ніколи не пропустите завдання через повторюваний контрольний список. Крім того, ви можете швидко переглянути заплановані дослідження перед їх початком. Технічно підкована команда ClickUp заслуговує на увагу з точки зору безпеки та конфіденційності користувачів. Інструмент пропонує безкоштовне навчання та цілодобову підтримку для всіх своїх користувачів. Якщо ви новачок, вам буде досить легко ознайомитися з інструментом.
ClickUp зафіксував найбільшу кількість безвідмовної роботи за останні 12 місяців. Це безкоштовно для особистого користування, що складається з необмеженої кількості учасників для необмеженої кількості завдань.
Trello
Trello це широко використовувана програма Kanban, яка використовується як програмне забезпечення для керування проектами та завданнями. Крім того, його також можна використовувати для створення списку справ.
Trello має кілька чудових функцій, які дають членам команди додатковий стимул, необхідний для дотримання термінів раніше. Ваші завдання можна керувати, відстежувати та виконувати за допомогою членів команди, відкриваючи картки. Інтеграція додатків, з якими всі вважають за краще працювати, також є варіантом.
Інструмент стане в нагоді під час планування заходів і керування польовими роботами. Перегляд карти Trello гарантує, що ваша команда не втратить поле зору, відображаючи дані на основі місцезнаходження.
План безкоштовний для тих, хто починає бізнес, і цілих команд, які хочуть організувати свої робочі процеси. Він пропонує безкоштовні послуги для всіх, хто хоче керувати своїм бізнесом.
Мейстертаск
Мейстертаск створив свою базу лише над кількома критичними блоками – проектами, завданнями та інформаційною панеллю. План безкоштовний для однієї особи, яка є початківцем.
Його роботу можна зрозуміти, переглянувши його підручники та посібники. Резервне копіювання даних користувачів здійснюється регулярно, а передача даних усіх облікових записів зашифрована. Ви можете використовувати інструмент відповідно до ваших робочих потреб за допомогою дошки Kanban.
Тут ви можете обмежити кількість завдань, які необхідно виконати протягом дня. Використовуйте кілька контрольних списків для кількох завдань, відстежуючи функції одночасно. Крім того, прикріплення файлів здійснюється з мінімальними зусиллями. Безпосередньо до завдань можна прикріплювати зображення та файли розміром не більше 200 Мб.
Це універсальний додаток для початківців і власників бізнесу, що економить час і ресурси. Він ефективно пропонує безкоштовні послуги для окремих користувачів для керування основними завданнями.
Поняття
Поняття, якщо ви шукаєте це в словнику, слово поняття означає ідею. Це ідея керувати цілим бізнесом або компанією на одному інструменті.
Технічна команда надасть вам індивідуальні рішення відповідно до ваших ділових або особистих потреб. Аспекти для будь-якої групи не обмежені, оскільки інструмент розроблено для команд інженерів, дизайнерів і продуктів.
Ви можете робити більше, ніж просто конспектувати нотатки. Ефективно організовуйте свої завдання за допомогою легкого та чіткого інтерфейсу. Це покращує можливості командної роботи людей, які обслуговують малий, середній і великий бізнес.
Це дозволяє членам команди починати розмову з ким завгодно щодо завдань. Інструмент також постійно випускає зручні для користувача оновлення. Він безкоштовний для студентів і особистого користування.
понеділок
Програмне забезпечення Monday довіряють мільйони клієнтів у всьому світі. Він має хмарну структуру. Інвестиції в цей інструмент забезпечать рентабельність інвестицій понад 250% через його унікальні характеристики.
Ви можете спостерігати за прогресом команд, натиснувши кнопку статусу. Доручаючи виснажливу роботу роботам, дозволяючи вам повністю зосередитися на поточних завданнях і підвищуючи вашу продуктивність. Підключити інші необхідні інструменти можна за кілька кліків. Це змусить вас швидко й точно приймати рішення на основі даних.
Інструмент дотримується підходу конвеєрного керування, що дозволяє керівнику проекту перевіряти стан усіх завдань в одному вікні. Це усуває повторювані завдання, а в разі проблем надійна підтримка в чаті доступна цілодобово.
Todoist
Todoist є одним із найдосконаліших інструментів останнім часом. Постійне додавання нових функцій підтримує корисність інструменту.
Використовуючи функцію інтелектуального планування, ви можете переносити або відкладати завдання відповідно до потреби на годину. Ви можете створити індивідуальне подання завдань для свого робочого процесу, зображене за допомогою карток у стилі Канбан. Хронологія змусить вас дотримуватися встановлених термінів і відстежувати щоденний прогрес.
Будь-коли та будь-де занотуйте нові установи та процеси у своєму проекті, інтегрувавши Todoist із програмами, які ви використовуєте для виконання інших завдань, як-от Alexa, IFTTT тощо.
Він доступний на всіх пристроях, і план безкоштовний для початківців для перших п’яти проектів. Таким чином початківці можуть дізнатися про важливість організації завдань і керування ними.
Any.do
с Any.do, перегляд і планування завдань є простими. Це веб-орієнтований інструмент керування завданнями, доступний на Android і macOS.
Користувачі також можуть використовувати цей інструмент для керування особистими та командними цілями. Завдяки простому створенню інтерфейсу користувача/UX він був кращим вибором для новачків і стартапів. Розподіл проектів і завдань на підзавдання та робочий процес можна розподілити в групі відповідно до навичок.
Any.do пропонує інтеграцію з іншими календарями вечірок, як-от Google, щоб зберегти ефективність дедлайну. Ви можете вводити завдання усно, скориставшись функцією голосового введення.
Ви навіть можете додати в закладки важливі моменти зі своїх зустрічей, щоб переглянути їх пізніше. Придбання його преміум-плану після того, як ви звикли до інструменту, є справедливою ідеєю.
OpenProject
OpenProject це швидке та безпечне програмне забезпечення для керування проектами з відкритим вихідним кодом для керування різними проектами та зустрічами команди. Це допомагає проекту протягом усього його життєвого циклу.
Обов’язки розподіляються між членами команди для безперебійного виконання роботи. Ви можете підписатися на заходи відповідно до ваших потреб і навіть регулярно отримувати їх оновлення.
Ви можете бути спостерігачем і переглядати виконану роботу щодня. Використання параметрів фільтрів дуже цінується для скорочення пошуку необхідної сутності. Ви можете поділитися своїм плануванням роботи з основними зацікавленими сторонами через OpenProject.
Він має надійний API, що допомагає в інтеграції різних інструментів. Це підтримують усі пристрої, незалежно від розміру екрана.
Ви можете скористатися їхньою хмарною пропозицією або спробувати Каматера хостинг щоб запустити OpenProject одним клацанням миші.
асана
Asana — це той інструмент керування завданнями та проектами, який забезпечує найпростіший спосіб керувати та планувати завдання, налаштовуючи діаграми Ганта. Його модель даних робочого графіка підтримує високу продуктивність команди протягом усього підприємства.
Усунення проблем, які виникають під час виконання будь-якого завдання, відбувається швидко завдяки цілодобовій доступності команди підтримки в чаті. Це дозволяє вам перенести своє мислення в реальний світ, пристосовуючись до ваших потреб і вимог. Ви можете повністю контролювати зустрічі команди та гарантувати, що кожен отримає правильну інформацію щодо завдань.
Оскільки він доступний на всіх пристроях, ви навіть можете використовувати його на Android та iOS для інтеграції з іншими програмами відповідно до свого робочого процесу. Його давній список функцій дозволяє користувачам використовувати цю платформу, не замислюючись. Його базовий план безкоштовний для окремих осіб і команд, які новачки в бізнесі.
Висновок
Сильна залежність від смартфонів, ноутбуків та інших технологій зміцнення пришвидшила роботу. Це допомагає підвищити ефективність управління завданнями та проектами. Однак відвертий вибір будь-якого інструменту відповідно до ваших вимог лише зашкодить вашому бізнесу. Не менш необхідним є вибір відповідного інструменту. Зрештою це зменшує ручні зусилля та допомагає заощадити час, енергію та основні ресурси.
Ці інструменти для управління проектами є шлюзом для початківців і відпочинком від метушливих завдань для досвідчених професіоналів.