Найкращі інструменти для спільної роботи над документами для віддалених команд [Notion + 8 Alternatives]

| | 0 Comments| 6:34 PM
Categories:

Раптовий перехід до культури домашньої роботи зробив онлайн-документи для командної співпраці новою нормою. Онлайн-командна співпраця дає змогу працювати над командним проектом без необхідності фізичної близькості.

Командна робота є ключем до ефективного виконання великих проектів, але раніше члени команди вимагали фізичної присутності на робочому місці для ефективної співпраці. Раптове збільшення кількості працівників, які працюють вдома, змусило галузь налагодити свої шляхи та шукати альтернативи, як-от онлайн-документи для командної співпраці.

Уявіть, що ви працюєте над командним проектом, і ваша команда наполегливо працює, щоб вкластися в терміни. Один із членів команди не може прийти на роботу через особисту проблему. Проект, швидше за все, буде відкладено, якщо ваша команда не використовує програмне забезпечення для спільної роботи над документами. Ви можете запросити відсутнього члена команди до програмного забезпечення для спільної роботи над документами, і проект продовжиться у звичайному темпі.

Давайте розглянемо деякі з найкращих онлайн-документів для командної співпраці та їхні переваги.

понеділок

Такі прикметники, як монотонний, нудний, нудний або нудний, спливають, коли люди думають про понеділок, але понеділок має на меті змінити загальне уявлення. Понеділок розроблений спеціально для співробітників, які працюють над командним проектом. Команди можуть створювати персоналізовані робочі процеси, а Monday інтелектуально адаптується до потреб команди.

Понеділок ідеально підходить для підприємств будь-якого розміру та має безліч функцій.

  • Надає вам можливість призначати завдання членам команди та відстежувати прогрес кожного члена. Ця функція усуває відсутність чіткості робочого навантаження під час роботи над онлайн-проектом.
  • Їхній інтерфейс користувача зрозумілий і дозволяє візуалізувати ширшу картину завдяки інтуїтивно зрозумілому та зручному макету.
  • Позначайте членів команди @, що значно полегшує спілкування. Членам команди більше не потрібно спілкуватися за допомогою довгих електронних листів для найменших потреб.
  • Інтегруйте всі програми під одним дахом, щоб зробити його єдиним місцем для командних проектів. Ви можете завантажувати файли з Google Drive, Dropbox тощо за допомогою Monday.
  • Не обмежується однією платформою; замість цього платформа забезпечує доступ до вашого проекту на всіх основних платформах. Наразі Monday доступний в Інтернеті, на пристроях Android, iPhone та iPad.

ClickUp

ClickUp це універсальна програма, яка має на меті полегшити проекти спільної команди за допомогою спеціального набору функцій. Його повністю настроювані та унікальні функції роблять його обов’язковим для підприємств будь-якого розміру. Ви можете легко керувати груповими завданнями, документами, нагадуваннями, цілями, календарями тощо за допомогою ClickUp.

Ви також отримуєте функцію обміну повідомленнями, за допомогою якої ви можете надсилати індивідуальні чи групові повідомлення на одній платформі.

Деякі переваги використання цієї платформи включають:

  • Ви отримуєте вісім різних варіантів перегляду для керування проектами спільної команди.
  • Бувають випадки, коли член команди працює над кількома проектами одночасно. ClickUp дозволяє створювати власні редаговані статуси для кожного окремого проекту.
  • Це ідеальний інструмент для адміністраторів, оскільки вони можуть призначати завдання кільком учасникам одночасно. Адміністратори можуть відстежувати кожне призначене завдання за допомогою таблиці та функції багатозадачності.
  • ClickUp використовує методологію SCRUM, щоб забезпечити інформативне, але зрозуміле уявлення про різні параметри всієї платформи.
  • Інтеграція сторонніх розробників є бездоганною, а платформа дозволяє завантажувати файли з усіх популярних програм.

Спробуйте ClickUp, щоб побачити, як це допомагає.

Документ360

Документ360 це платформа, де команди можуть отримувати та зберігати важливу інформацію в одному місці. Він надає все, що вам потрібно від інструменту спільної роботи над документами: легкий обмін, робочий процес, історія версій, коментарі, теги, нагадування про перегляд тощо.

  6 інструментів для керування конфігурацією мережі для всіх ваших пристроїв

Він пропонує простий інтерфейс користувача, який спрощує створення та розповсюдження вмісту для перегляду. Він має вбудовану можливість пошуку, тому ваш користувач може швидко знайти інформацію, яку він шукає в документації.

Створюйте свої статті та керуйте ними за допомогою потужних готових функцій документації, таких як:

  • Створюйте інструкції, стандартні робочі процедури, довідники для співробітників, довідкову документацію, системну документацію та примітки до випуску.
  • Document360 має форматовані текстові редактори, такі як редактори WYSIWYG і Markdown. Крім того, підтримуються кілька версій і коментування статей для внутрішньої співпраці з членами вашої команди.
  • Менеджер категорій допомагає вам створювати категорії та підкатегорії, групувати порівнювані файли разом і створювати добре структуровану ієрархію всієї вашої інформації.
  • Він автоматично зберігає вміст, і ви завжди можете відновити попередню версію стертого вмісту.
  • Document360 дозволяє вам надавати численні ролі своїм користувачам, дозволяючи вам керувати тим, хто має доступ до якого вмісту.
  • Дозвольте своїм співробітникам або клієнтам легко отримати доступ до вашої документації за допомогою безперешкодного входу.

Document360 підключається до різноманітних програмних додатків, зокрема Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier і Integrately, щоб забезпечити безперебійну командну співпрацю.

Письменник Зохо

Зохо це ще один багатофункціональний хмарний інструмент обробки текстів, який синхронізує ваші документи в режимі реального часу. Zoho гарантує, що ваші документи MS Word імпортуються на платформу без будь-яких помилок форматування. Крім того, Zoho дозволяє вам співпрацювати над командними проектами за допомогою їхніх функцій обміну в реальному часі. Коли ви ділитеся своїми документами з іншими членами команди, ви можете бачити їхній рух курсору та внесені ними зміни.

Деякі переваги використання Zoho Writer включають:

  • Хмарна природа Zoho робить командну співпрацю ефективною та швидкою.
  • Документи, які ви створюєте в Zoho, не займають локальне сховище системи, а зберігаються в хмарі.
  • Функція синхронізації в реальному часі гарантує, що ваші документи ніколи не будуть підроблені в разі лиха.
  • Zoho має оновлений інтерфейс користувача зі зручною навігацією до всіх життєво важливих параметрів обробки тексту.
  • Адміністратори можуть контролювати права доступу кожного учасника командного проекту, а також надавати дозволи на певні функції.

Dropbox Paper

Dropbox Paper — це онлайн-документ для командної співпраці від самого технологічного гіганта Dropbox. Незрозуміло, що Dropbox Paper має набагато більше переваг, якщо ваша команда значною мірою залежить від Dropbox для зберігання файлів. Команди можуть легко впорядковувати документи, призначати завдання, створювати систематичні робочі процеси та співпрацювати над проектами.

Крім того, інструменти керування завданнями в Dropbox Paper значно спрощують функції, які інакше стали б складними в онлайн-сценарії. Платформа дозволяє згадувати інших учасників групи, призначати завдання іншим і ефективно керувати справами. Серед цікавих функцій цієї платформи:

  • Ви можете обмінюватися різноманітними мультимедійними файлами на Dropbox Paper, як-от посилання на YouTube, GIF-файли, дошки Pinterest, розташування на Картах Google, аудіо з SoundCloud та багато іншого.
  • Paper підтримує вбудований попередній перегляд файлів інверсії та ескізу. Крім того, ви можете конвертувати свої документи в PPT без використання сторонніх програм.
  • Ви можете вибрати шаблон для свого проекту з величезної бібліотеки шаблонів на Dropbox Paper. Є численні шаблони для мозкового штурму, запуску продуктів, специфікацій продуктів, проектів відстеження помилок тощо.
  • Dropbox Paper поставляється з опцією підключення календаря до платформи. Весь ваш робочий графік синхронізується з платформою. Потім Paper адаптується, надаючи доступ до порядку денного, довідкових документів, призначень завдань і зустрічей безпосередньо через програму.
  • Мобільна програма надає вам можливість знімати зображення за допомогою камери та надсилати відгуки.
  Як зменшити розмір файлу презентації PowerPoint

Документи Google

Документи Google – це програма для обробки текстів від Google, яка використовує інший підхід до обробки текстів. Більшість текстових процесорів, таких як Word і Open Office, залишалися автономними інструментами, які були локальними програмами, що зберігалися на ПК. З іншого боку, Google Docs — це хмарний текстовий процесор, якому для роботи потрібне підключення до Інтернету.

Вибір онлайн-маршруту відкриває новий світ інновацій для текстового процесора, як командна співпраця. Документи дозволяють вам ділитися документом з іншими учасниками, що робить його основною платформою для базової командної співпраці. Зауважте, що Docs — це переважно текстовий процесор, і ви не отримаєте спеціальних функцій, як інші списки в статті. Тим не менш, Документи все ще є чудовим варіантом для командної співпраці, головним чином якщо ви використовуєте їх як основний текстовий процесор.

Деякі переваги використання Документів Google:

  • Документи Google надсилають сповіщення електронною поштою, коли вам надають доступ до документа.
  • Учасникам не потрібно реєструватися, особливо для Документів; мати обліковий запис Google достатньо, щоб використовувати платформу.
  • Ви можете переглянути останні редакції документа та учасників, які внесли зміни.
  • Ви можете без проблем імпортувати всі важливі формати документів Word у Документи.
  • Функція синхронізації в реальному часі гарантує, що ви ніколи не втратите дані під час збою в мережі.

Якщо ви зрештою використовуєте Google Workspace для свого бізнесу, ви можете перевірити це програмне забезпечення, щоб перетворити електронну пошту на потужну службу підтримки.

біт

біт не є звичайним текстовим процесором; замість цього він обслуговує переважно проекти спільної команди. Ви можете створювати швидкі динамічні нотатки, документи, вікі, бази знань, проекти, клієнтські результати, технічну документацію тощо за допомогою потужних інструментів керування на Bit. Крім того, ви можете створювати окремі робочі області для всіх своїх проектів.

Співпраця в Bit є ефективною та допомагає підтримувати прозорість між різними членами команди.

Деякі переваги використання Bit:

  • Функція Workspace на Bit дозволяє організувати ваші проекти, клієнтів і команди. Ви також можете переміщувати документи між різними робочими областями, усуваючи клопоти щодо завантаження одного файлу кілька разів.
  • Функція згадування за допомогою «@» є чудовим прискорювачем ефективності під час командної співпраці.
  • Bit поставляється з мінімалістичним, але інноваційним редактором, який дозволяє легко створювати документи. Ефективність ще більше підвищується завдяки поєднанню редактора та функцій співпраці в реальному часі.
  • Ви можете додавати візуальні веб-посилання, мультимедіа, відео, графіку, дизайни, вставки, публікації в соціальних мережах, опитування та багато іншого прямо в редакторі.
  • Bit також дає вам можливість відстежувати залучення документів, якими ви поділилися. Ці відомості є чудовим способом покращити ваші документи та отримати більше тяги.
  • Ви можете зберігати всі свої важливі файли на Bit, щоб підвищити зручність міжплатформного використання рішення.

Злиття

Злиття це спільний робочий простір, який дозволяє командам співпрацювати, організовувати та ефективно публікувати. Він відкритий і заснований на співпраці, допомагаючи вашій команді досягти найкращих результатів разом. Часто буває важко відстежити зміни, коментарі чи відгуки, зроблені іншими членами команди, але ця платформа вирішує проблему. Ви отримуєте універсальну опцію пошуку, яка дозволяє шукати всю робочу область і знаходити відповідну інформацію.

Деякі переваги використання цієї платформи включають:

  • Confluence дозволяє інтегрувати програми з Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace містить понад 3000 програм, які ви можете додати на платформу.
  • Платформа доступна на багатьох платформах, таких як Android, iOS та Інтернет.
  • Він пропонує першокласну інтеграцію Jira прямо в платформу.
  • Ви отримуєте фантастичні організаційні функції, а опція універсального пошуку є головною проблемою.
  • У бібліотеці шаблонів є безліч красивих шаблонів для маркетингу, продуктів, кадрів тощо.
  • Ви отримуєте повну інтеграцію з такими популярними платформами, як Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive тощо.
  • Сайти Confluence дотримуються засобів контролю конфіденційності та перевірених промисловістю стандартів шифрування даних.
  Багатошарові SSD: що таке SLC, MLC, TLC, QLC і PLC?

Microsoft Word

Microsoft Word протягом досить тривалого часу було синонімом програмного забезпечення для обробки текстів. Word завжди був лідером у галузі надання спрощених, але потужних рішень для обробки текстів. Тим не менш, Microsoft підняла програмне забезпечення на вищий рівень, запровадивши функції командної співпраці. Остання версія Word містить багато функцій, як-от:

  • Ви отримуєте можливість перетворювати документи на веб-сторінки без використання сторонніх програм.
  • Ви можете легко поділитися документом з членами команди за допомогою функції спільного доступу в реальному часі в Word.
  • У Word є вбудований перекладач, який особливо корисний під час роботи з членами різних культур.
  • Ви можете додавати 3D-моделі безпосередньо до документів за допомогою Word.
  • Функція синхронізації в реальному часі гарантує, що ви ніколи не втратите свої документи.
  • Word тепер доступний для Android, iOS, Web і Windows, що спрощує роботу між платформами.

Поняття

Ви очікували цього, чи не так?

Поняття це найбільш багатофункціональна та проста у використанні платформа для командної співпраці в цьому списку. Платформа дозволяє компаніям оптимізувати свою діяльність, встановлювати цілі, відстежувати статус робочого процесу, керувати потенційними клієнтами тощо за допомогою одного централізованого інструменту. Він оснащений інтерфейсом перетягування, який допоможе вам упорядкувати, змінити порядок і розробити нові ідеї чи плани.

Notion має значні переваги для командної співпраці, такі як:

  • Notion дозволяє компаніям створювати та підтримувати базу знань для багатьох завдань, таких як інструкції щодо проектів, інструкції з кодування, робочі процеси HR тощо.
  • Платформа оснащена вбудованим календарем і дошками Kanban, які члени команди можуть використовувати для створення швидких нотаток і відстеження свого прогресу.
  • Члени команди можуть додавати коментарі до завдань і проектів для кращого спілкування та прозорості.
  • Ви можете використовувати API Notion для інтеграції їхніх систем із різними сторонніми програмами, такими як Slack, Figma та Invision.
  • Створення списків справ, підготовка нотаток до зустрічей і налаштування тижневого порядку денного стає надзвичайно простим за допомогою уніфікованої платформи.

Ви також можете використовувати Notion у своєму домені. Однак, якщо ви не задоволені з будь-якої причини, ви можете спробувати наведене вище програмне забезпечення для онлайн-документів для співпраці як альтернативу Notion.

Останнє зауваження 👩‍💻

Онлайн-командна співпраця дозволяє ефективно створювати проекти, уникаючи недоліків традиційної розробки, таких як час на поїздки до офісу та фіксований робочий час. Використання онлайн-документів необхідно для організації робочого процесу, встановлення порядку денного та багато іншого.

Такі платформи, як Notion, Monday і Paper, спеціально призначені для командних проектів із спеціальним набором функцій. Ці платформи ідеально підходять для будь-якого бізнесу та окремих осіб.

Документи Google, Word і Zoho — це програмне забезпечення для обробки текстів, яке дозволяє співпрацювати в реальному часі. Тим не менш, ці програми не мають організаційних функцій, як інші інструменти в цьому списку.

Далі ознайомтеся з деякими найкращими онлайн-таблицями для вашого бізнесу.