Зберігання всієї електронної кореспонденції в одному великому архіві ускладнює пошук конкретних листів. Через це користувачі часто створюють додаткові папки, що згодом призводить до їх надмірної кількості. Замість папок, скористайтеся ефективнішими методами організації вашого архіву.
Як (і чому) використовувати теги для позначення повідомлень
Ми рекомендуємо просто архівувати електронні листи. Це найефективніший спосіб їх організації. Замість того, щоб витрачати час на переміщення листів між папками, краще помістити їх усі в одну архівну папку. Наприклад, у Gmail для цього достатньо натиснути кнопку “Архівувати”.
Але як же тоді організувати повідомлення для легкого пошуку, якщо немає папок? Відповідь проста: використовувати теги.
Головна перевага тегів над папками полягає в тому, що лист не потрібно прив’язувати до однієї єдиної категорії. За допомогою тегів вам не доведеться вибирати, чи віднести лист про проблему з постачальником до папки “Постачальники”, “Клієнти”, “Проекти” або “Навчання”. Ви просто додаєте до листа відповідні теги, і потім легко знайдете його, незалежно від того, чи шукаєте листи, пов’язані з певним постачальником, клієнтом чи проектом.
Якщо ви переходите від системи з папками до єдиного архіву, тегування є ключовим для подальшого легкого пошуку. Можна позначати листи масово, тобто, якщо у вас є папка для клієнта, ви можете позначити кожен лист з цієї папки іменем клієнта перед переміщенням їх в архів. Таким чином, ви будете впевнені, що знайти їх згодом буде просто.
Що найважливіше, тегування є досить простим в більшості сучасних поштових програм. Навіть якщо ви вирішите залишити папки, теги настільки корисні, що їх все одно варто використовувати.
Категоризація в Outlook
В Outlook тегування називається “категоризацією”. Можна створити необмежену кількість категорій, призначити їм кольори і використовувати їх для будь-яких елементів Outlook – листів, подій календаря, завдань, нотаток і навіть контактів. Це не тільки полегшує пошук, але й виділяє вміст кольором. Наприклад, створивши категорію для проекту і надавши їй фіолетовий колір, ви можете позначити цією категорією кожен пов’язаний елемент. Завдяки цьому, не читаючи нічого, можна зрозуміти, що кожен фіолетовий лист, подія календаря, завдання, нотатка чи контакт пов’язані з цим проектом. Категорії поки недоступні в мобільному додатку Outlook, тому категоризувати доведеться в десктопній або веб-версії.
При категоризації, ви можете об’єднати всю кореспонденцію в одній папці, вибравши всі листи (за допомогою комбінації клавіш Ctrl+A), і потім обрати категорію або категорії. Також можна налаштувати папку “Архів” так, щоб вона групувала листи за категоріями, імітуючи структуру папок. Таким чином ви отримаєте переваги тегування та зручність перегляду папок.
Мітки в Gmail
У Gmail тегування називається “мітками” і працює як у веб-, так і в мобільній версіях. Як і в Outlook, можна створити стільки міток, скільки потрібно (наприклад, є обмеження в 5000, після якого Google заявляє про можливі проблеми з продуктивністю, але мало хто досягає такої кількості) і призначити їм кольори. Також можна створити фільтри для автоматичного призначення міток листам за будь-якими критеріями.
Мітки стали інтуїтивно зрозумілою і невід’ємною частиною Gmail, головним чином тому, що тут не можна використовувати папки. Тому, почніть використовувати мітки, і ваша поштова скринька стане набагато зручнішою.
Позначення в Apple Mail
Тегування в Apple Mail називається “позначенням”. На відміну від Outlook, тут ви обмежені сімома існуючими прапорцями, що, на жаль, не дуже зручно. Однак, розробники Apple наполегливо просувають “Смарт-папки”. Хоча вони не такі прості та швидкі у використанні як теги, їх можна застосувати для групування електронної пошти. Хоча смарт-папки працюють, серед трьох розглянутих тут поштових програм, Apple Mail найменш підходить для методу єдиного архівування.
Пошук потрібних листів
Незалежно від того, використовуєте ви поштовий клієнт (наприклад, Microsoft Outlook або Apple Mail), веб-інтерфейс (наприклад, Gmail або Yahoo! Mail) або поштову програму на телефоні, пошук – ваш найкращий помічник. У більшості випадків імені чи тега (або їх комбінації) буде достатньо, щоб знайти потрібне. Наприклад, можна виконати пошук “Барбекю Джо”, щоб знайти лист від Джо про барбекю наступного тижня, або “Проект Альфа”, щоб знайти всі листи з тегом “Проект Альфа”. Але існують і розширені методи пошуку, які допоможуть знайти листи, заховані глибше в купі подібних результатів.
Використання пошуку в Outlook
Раніше пошукові можливості Outlook були недосконалими, але тепер пошук у клієнті Outlook, веб-інтерфейсі чи мобільному додатку надзвичайно швидкий і точний. Проте, найпотужніші інструменти пошуку є саме в клієнті, тому саме сюди варто звертатися, якщо у вас особливо складний пошуковий запит.
Поле пошуку розташоване над панеллю пошти і завжди доступне.
Раніше ми розповідали про те, як змінити розташування пошуку з поточної папки на інші області Outlook. Також можна швидко знайти повідомлення, пов’язані з поточним відправником, клацнувши правою кнопкою миші на повідомленні, вибравши “Знайти пов’язані”, а потім “Повідомлення в цій бесіді” або “Повідомлення від відправника”.
Outlook знайде всі попередні листи в бесіді або від відправника і відобразить їх.
Якщо ви регулярно виконуєте один і той самий пошук, ви можете створити спеціальні папки динамічного пошуку, щоб не потрібно було кожного разу повторювати пошук. Вони особливо корисні для пошуку нових листів з певними ключовими словами або певними характеристиками, як-от розмір, вкладення чи категорії.
Для більш складних пошуків можна скористатися опцією “Розширений пошук”. Вона розташована на вкладці “Пошук”, яка з’являється після натискання у полі пошуку. На вкладці “Пошук” натисніть “Інструменти пошуку” > “Розширений пошук”.
Відкриється вікно “Розширений пошук”, де можна вибрати необхідні критерії пошуку.
Щоб отримати доступ до додаткових критеріїв, перейдіть на вкладки “Більше варіантів” та “Додатково”. Параметри розширеного пошуку надзвичайно широкі і використовують властивості, про існування яких ви, можливо, навіть не здогадувалися. Ось, наприклад, подивіться на розділ “Додатково” > “Усі поля пошти”, де можна вибрати різні параметри.
Використовуючи розширений пошук, можна знайти будь-який лист у вашому архіві, і це відбувається досить швидко, навіть зі складними запитами.
Варто пам’ятати, що якщо ви використовуєте обліковий запис електронної пошти Microsoft, Outlook за замовчуванням синхронізує лише останні 12 місяців пошти, але це можна змінити, щоб включити всю вашу кореспонденцію, якщо ви хочете.
Використання пошуку в Gmail
Пошук Gmail є швидким та точним як у веб-інтерфейсі, так і в мобільному додатку. Існує багато ключових слів для пошуку, наприклад, “від”, “до”, “новіший_ніж”, “старший_за”, “мітка” і т.д. Замість того, щоб змушувати вас запам’ятовувати все це, веб-інтерфейс має випадаючий фільтр, який ми детально розглядали раніше.
У мобільному додатку можна ввести пошуковий запит у поле пошуку, як і у веб-версії, але, на момент написання статті, випадаюче меню фільтра недоступне. Але ви завжди можете відкрити свою пошту на gmail.com, якщо вам потрібен розширений пошук на ходу. Є повний список пошукових операторів Gmail, які працюють як у веб-, так і в мобільній версії. Якщо ви їх освоїте, ви станете справжнім майстром Gmail.
Використання пошуку в Apple Mail
Apple Mail не має такого розширеного пошуку, як Outlook, але має суттєву перевагу – можливість пошуку листів через Spotlight. Якщо ви користуєтеся Spotlight, ви можете шукати пошту безпосередньо звідти. Також можна налаштувати розумні поштові скриньки, які дещо схожі на папки динамічного пошуку Outlook.
Завдяки тегам та пошуку, ви зможете швидко знайти більшість повідомлень у будь-якій поштовій програмі. Outlook, ймовірно, має найефективніші теги, оскільки вони поширюються на будь-які елементи, а не лише пошту, а пошук у Gmail не має собі рівних. Apple Mail не може повністю конкурувати з ними, але, хоча його тегування не є ідеальним, пошук та автоматична фільтрація досить непогані.
Виберіть відповідну поштову програму та почніть організовувати свою пошту!