Чи потрібна вам професійна програма для створення різноманітних діаграм та блок-схем, щоб наочно представити складні бізнес-концепції та інформацію?
Якщо так, то Microsoft Visio – це один з найкращих та найпопулярніших інструментів для бізнес-діаграм. Спочатку розроблений Shapewear, він був придбаний Microsoft у 2000 році.
Що ж таке Microsoft Visio?
Microsoft Visio – це спеціалізоване програмне забезпечення для створення професійних діаграм та блок-схем, призначених для управління бізнесом, аналізу даних та презентацій. За допомогою цього інструменту можна візуалізувати складні дані, перетворюючи їх у зрозумілі діаграми, що ефективно передають інформацію.
Visio пропонує понад 250 000 сучасних форм та символів. Програма використовується для створення різноманітних схем, включаючи будівельні та архітектурні плани, діаграми для ІТ-управління, моделювання процесів, управління людськими ресурсами, проєктного менеджменту, проєктування користувацьких інтерфейсів тощо. Найпоширеніші випадки використання Microsoft Visio – це створення організаційних діаграм, блок-схем, планів та нотацій моделювання бізнес-процесів.
Які основні можливості Microsoft Visio?
Нижче перелічено деякі з найбільш значущих функцій програми Microsoft Visio.
- Microsoft Visio – це дуже популярний, надійний та стабільний інструмент для створення різноманітних діаграм.
- Він надає доступ до OneDrive, що дозволяє зберігати та переглядати діаграми з будь-якої точки світу через інтернет.
- Програма дозволяє користувачам редагувати та коментувати діаграми в режимі реального часу.
- Індикатор присутності Visio показує, де саме ваш колега працює над схемою.
- Microsoft Visio є кросбраузерним, тобто ви можете використовувати його через будь-який веб-браузер.
- Додаток має широкий вибір шаблонів, попередніх налаштувань та параметрів діаграм, що задовольняють різноманітні потреби, включаючи каркаси, програмне забезпечення, управління проєктами, інженерні роботи тощо.
- Visio має функцію ShapeSheet Intellisense, яка допомагає завершувати формули під час їх введення.
- Функція перегляду “за лаштунками” дозволяє бачити діаграми навіть під час їх створення.
- Веб-версія Visio автоматично зберігає вашу роботу.
- Додаток чудово працює на сенсорних пристроях.
- Функції панорамування та масштабування дозволяють детально переглядати форми та діаграми.
- Можливість налаштування діаграм, включаючи колір фону, прозорість, розмір, роздільну здатність тощо.
- Збереження діаграм у форматах JPEG та PNG.
- Призначення гіперпосилань для фігур діаграм, які перенаправляють на зовнішні посилання, інші сторінки або електронні адреси.
- Автоматичне документування діаграм Visio у документах Word.
- Просте та безпечне створення діаграм та їх обмін.
- Можливість розбивати великі та складні діаграми на менші частини за допомогою слайдів Microsoft PowerPoint.
- Безпроблемна інтеграція з іншими продуктами Microsoft, такими як Teams, Power BI, Automate, Excel, PPT, Word, OneDrive та Azure.
Чому Visio кращий за звичайні програми для створення блок-схем?
Діаграми та візуальні матеріали додають цінності бізнес-пропозиціям, презентаціям та управлінню. Для деяких спеціалізованих галузей, таких як архітектура, інженерія тощо, використання професійного інструменту для створення діаграм є критично важливим.
Microsoft Visio – це один із найкращих та найпопулярніших доступних інструментів. Програма має майже всі необхідні функції для задоволення різноманітних потреб у створенні діаграм. Незалежно від того, чи потрібні вам прості блок-схеми або великі та складні діаграми, ця програма надає повну гнучкість. Вона має широкий набір готових шаблонів і налаштувань для швидкого створення візуальних матеріалів. Водночас, ви можете налаштовувати діаграми за допомогою різних інструментів відповідно до ваших конкретних вимог.
Visio – чудовий інструмент для моделювання ІТ-інфраструктури, бізнес-процесів, організаційних структур, каркасів користувацьких інтерфейсів тощо. Інтерфейс простий і інтуїтивно зрозумілий порівняно з таким програмним забезпеченням, як САПР, і при цьому є значно дешевшим. Програма забезпечує легку інтеграцію з документами, не вимагаючи жодних спеціальних перетворень.
Вона має велику бібліотеку фігур, значків та елементів. Доступні галузеві стандартні шаблони економлять час та зусилля. Ви можете створювати діаграми, які легко зрозуміти як технічним, так і нетехнічним користувачам.
Підсумовуючи, ось деякі з переваг Microsoft Visio, які роблять його найкращим вибором:
- Microsoft Visio надає інструменти та функції для легкого створення різноманітних бізнес-архітектур та архітектур баз даних.
- Просте створення блок-схем, мозкових штурмів, моделей BPMN, карт та інших діаграм.
- Microsoft Visio сумісний з різними браузерами, а з професійним планом його можна встановити на декілька пристроїв.
- Програма дозволяє створювати візуальні матеріали, які фіксують важливі дані, цінні для вас та вашого бізнесу.
Якщо порівнювати його з іншими інструментами, беручи до уваги всі фактори, від ціни та зручності до сумісності з різними браузерами, розширених функцій та стандартних шаблонів, Visio безсумнівно є найкращим варіантом.
Чи інтегрується Visio з іншими продуктами Microsoft?
Дізнайтеся нижче, як можна інтегрувати Visio з іншими продуктами Microsoft, такими як Teams, Power BI, Automate, Excel, PPT, Word, OneDrive та Azure:
Teams: За допомогою Visio ви можете легко переглядати, редагувати та спільно працювати над діаграмами Visio безпосередньо в Microsoft Teams. Завантажте файли Visio до бібліотеки файлів Microsoft Teams з вашого пристрою або хмарного сховища. Користувачі з відповідними дозволами зможуть отримувати доступ до діаграм Visio прямо з Teams.
Power BI: Ви можете використовувати Microsoft Visio для інтернету разом з Power BI, щоб порівнювати та ілюструвати діаграми та візуальні елементи для бізнес-цілей. Ось покрокова інструкція з інтеграції діаграм Visio у Power BI.
Автоматизація: Отримайте доступ до Visio безпосередньо з Power Automate, щоб проаналізувати та накреслити логіку діаграми перед її створенням.
Excel: Створюйте прості блок-схеми або організаційні діаграми в Excel за допомогою функції надбудови Visio Data Visualizer.
PPT: Visio дозволяє створювати фрагменти слайдів та експортувати їх у Microsoft PowerPoint для великих та складних діаграм.
Word: Легко вставляйте, переглядайте та редагуйте діаграми Visio у документах Word, виконавши кілька простих кроків.
OneDrive: Microsoft Visio надає доступ до сховища OneDrive, де ви можете зберігати діаграми Visio та переглядати їх з будь-якого місця, підключеного до інтернету.
Azure: Visio можна використовувати для створення діаграм Azure, що допомагає розробляти та реалізовувати рішення для застосунків.
Огляд тарифних планів Microsoft Visio
Microsoft Visio є платним інструментом, і його тарифні плани не входять до пакету Microsoft Office 365. Нижче наведено два тарифні плани Visio, доступні для щомісячної або річної підписки.
ПЛАН 1:
З тарифним планом Visio 1 ви отримаєте веб-доступ до програми. Цей план призначений для створення базових діаграм, блок-схем, часових шкал та діаграм SDL. Ви отримуєте 2 ГБ пам’яті на OneDrive. План пропонує декілька готових налаштувань та шаблонів для початку роботи. Вартість щомісячної підписки становить 6 доларів США за користувача на місяць, а річної підписки – 5 доларів США за користувача на місяць.
ПЛАН 2:
Visio Plan 2 включає в себе всі функції плану 1, а також додаткові розширені можливості. Цей план пропонує настільну програму, яку можна встановити на 5 пристроїв одночасно. Цей план рекомендовано користувачам, яким потрібні професійні діаграми, що відповідають галузевим стандартам, таким як BPMN 2.0, UML 2.5 та IEEE. Ціна щомісячної підписки становить 18 доларів США за користувача на місяць, а річної – 15 доларів США за користувача на місяць.
Обирайте план, який відповідає вашим потребам та бюджету. Якщо вам потрібно створювати базові діаграми, то план 1 буде ідеальним вибором. Але якщо вам потрібні розширені функції для створення складних діаграм, тоді обирайте план 2.
Які типи діаграм можна створити за допомогою Visio?
З Microsoft Visio ви можете створювати різноманітні види діаграм та візуальних елементів. Нижче перелічено декілька популярних типів діаграм, які можна створити з Visio.
Блок-схема
Підприємства використовують блок-схеми для відображення процесів за допомогою фігур та стрілок. Це діаграми, які найчастіше застосовують для аналізу, документування, дослідження, планування та передачі складних процесів, розбитих на частини для кращого розуміння. Фігури на блок-схемі показують кроки, а стрілки – перехід від одного кроку до іншого.
Організаційні схеми
Організаційні схеми (Org charts) – це діаграми, які відображають внутрішню структуру організації та її ієрархічні відносини. У блоці вказується ім’я та посада співробітника, а лінії з’єднують різні рівні. Діаграма показує, хто кому підпорядковується, і є важливою для кращого управління та планування.
Плани поверхів
План поверху – це схема, що відображає розташування будівлі або іншої споруди у 2D-форматі з вигляду зверху.
Це допомагає візуалізувати розташування кімнат, меблів тощо відносно один одного.
Інтелектуальні карти
Інтелектуальна карта – це діаграма, яка з’єднує різні ідеї, слова, поняття, завдання тощо з центральним предметом або поняттям.
Цю схему найкраще використовувати для обговорення ідей та ефективного планування. Основний предмет представлено овалом, а гілки та підгілки відображають різні ідеї.
Діаграми та графіки
Діаграми та графіки використовуються для візуального представлення складних даних у спосіб, який легше інтерпретувати. Цей тип діаграм часто використовується у бізнес-презентаціях. Підприємства використовують різні діаграми та графіки: гістограми, секторні діаграми та лінійні графіки.
Діаграми Ганта
Діаграми Ганта є найпоширенішими діаграмами для управління проектами. Це різновид стовпчастої діаграми, яка допомагає відобразити графічне представлення розкладу проєкту.
Він показує завдання проєкту, дати початку та завершення, відповідальних осіб та іншу важливу інформацію.
Схеми мережі
Діаграма мережі корисна для представлення структури комп’ютерної мережі компанії або будівлі. Вона показує всі компоненти, що входять до мережі, і те, як вони між собою пов’язані. Діаграму мережі також використовують для зображення потоку комп’ютерних даних в організації.
Декілька порад для ефективного використання програми:
- Перш за все, перевірте, чи є в програмі готовий шаблон, який відповідає вашим потребам. Якщо ви не знайдете точної відповідності, оберіть найближчий шаблон і налаштуйте його згідно з вашими потребами.
- Використовуйте трафарети Microsoft Visio, щоб легко перетягувати різні фігури, наприклад, олівець для створення блок-схеми.
- Легко додавайте дані, вводячи їх безпосередньо у вікно даних фігури.
- За допомогою Visio Professional ви можете автоматично імпортувати дані з Microsoft Excel або Access.
Які формати файлів використовуються у Visio?
Нижче наведено деякі важливі формати файлів, які підтримує Microsoft Visio:
- VSDX (креслення Visio)
- VSSX (файл шаблону Visio)
- VSTX (шаблон креслення Visio)
- VDW (веб-креслення Visio)
- VSDM (креслення з підтримкою макросів)
- VSTM (шаблон Visio з підтримкою макросів)
- VSSM (шаблон Visio з підтримкою макросів)
- VSX (файл Visio Stencil XML)
- VTX (файл XML шаблону Visio)
На завершення
Microsoft Visio – це універсальний інструмент для бізнесу та підприємств. Програма пропонує два тарифні плани, які включають базові та розширені функції. Вона допомагає легко створювати професійні діаграми за допомогою різноманітних інструментів та стандартних шаблонів. Однак ви можете налаштувати свої діаграми відповідно до ваших індивідуальних потреб. Програма забезпечує легку інтеграцію з іншими продуктами Microsoft для вирішення різних бізнес-завдань.