Визначення пріоритетів у роботі може здатися досить простим. Просто заповніть те, що ваш клієнт вважає терміновим. Але це не професійний спосіб розстановки завдань і для бізнес-проектів. За підкресленням певних завдань стоїть ціла наука. Ця наука відома як матриця пріоритезації проекту.
Щоб розвивати свій бізнес і випереджати своїх конкурентів, вам потрібна більше, ніж просто блискуча концепція, кваліфікована команда та передові інструменти. Вам потрібне якісне виконання завдань, будь то розробка додатків або виробництво споживчих товарів.
Ви можете досягти відмінної якості виконання лише тоді, коли ваша команда дисциплінована та дотримується наукового підходу до призначення завдань, їх виконання та переходу до іншого завдання. Матриця пріоритетів є одним із таких інструментів, який спрощує завдання проекту та дозволяє виконувати більше за менший час завдяки швидшому запланованому виконанню цінних завдань.
Продовжуйте читати цю статтю про матрицю пріоритетів проектів, переваги, варіанти використання та шаблони матриць пріоритетів.
Що таке матриця пріоритетів?
Матриця пріоритетів — це інструмент аналізу завдань проекту, який переважно використовується з іншими інструментами управління бізнес-процесами. Він також використовується з технікою «Шість сигм» для оцінки вибору за певними критеріями та визначення того, на чому бізнесменам слід зосередитися.
Незалежно від того, чи є проект простим завданням чи складним, на яке знадобляться роки, ви можете використовувати інструмент для обох сценаріїв. Крім того, це не просто інструмент пріоритезації завдань для бізнесу. Фрілансери, індивідуальні підприємці та професіонали також можуть використовувати цей інструмент для роботи чи особистих цілей.
Іноді зацікавлені сторони проекту можуть стикатися з вузьким місцем у прийнятті рішення, яке завдання має бути пріоритетним. Для вирішення таких проблем працює матриця пріоритетів як наукова основа для вибору правильного завдання з правильною цінністю та терміновістю.
Матриця пріоритетів може приймати різні форми залежно від складності проекту та критеріїв оцінки. Наприклад, деякі такі прості, як квадранти сітки 2X2 із «Вартістю» і «Вартістю». Навпаки, деякі з них можуть бути дуже складними у плануванні та виконанні, коли ви об’єднуєте матрицю пріоритетів із методологією «Шість сигм».
Матриця пріоритезації шести сигм
Методологія управління «Шість сигм» неповна з інструментом матриці пріоритетів. Оскільки «Шість сигм» стосується аналізу прогалин, безперервного вдосконалення процесу та усунення відходів, матриця пріоритетів ідеально вписується в цей підхід до управління.
У цьому процесі матриці пріоритезації порівнюють більше ніж один набір даних, принаймні два, і використовують зважені критерії для ранжування завдань за акцентом. Оскільки матриця пріоритетів Six Sigma оцінює кілька наборів даних, остаточний інструмент стає не просто квадрантом 2X2.
Він складається з:
- Вихідні змінні як заголовки стовпців у верхній частині діаграми
- Введіть змінні у вигляді рядків на панелі зліва
- Зважений бал, відсоток, ранг і статуси в дальній правій частині таблиці
- І розрахований зважений бал унизу заголовків стовпців
Коли ви використовуєте абсолютний метод «Шість сигм» визначення пріоритетів завдань проекту, ви можете логічно приймати відповідні рішення. Крім того, усі зацікавлені сторони можуть досягти консенсусу при використанні Six Sigma.
За словами Лінн Хамблтон, провідного бізнес-консультанта, розробника стратегії та автора, матриці пріоритетів Six Sigma можуть бути трьох різних типів. У ній автор зазначив таке Скриня зі скарбами методів, інструментів і найкращих практик розвитку Six Sigma книга:
#1. Коли змінні з вищим балом важливіші, критерії консенсусу мають бути вибором. Він враховує всі вхідні дані члена команди для створення моделі на основі консенсусу з числовими оцінками.
#2. Комбінована матриця — це скоріше таблиця причин і наслідків, а також матриця пріоритетів. Цей метод обчислює вплив усіх змінних на інші.
#3. Повні аналітичні критерії — це найскладніший інструмент визначення пріоритетів Sig Sigma, який в основному використовується менеджерами портфоліо проектів для оцінки кількох проектів і їх впливу на бізнес-модель доходів і відносини з клієнтами.
Переваги матриці пріоритетів
#1. Організація великої кількості завдань відповідно до їх важливості та цінності стає легшою за допомогою інструментів матриці пріоритетів. Оскільки непросто запам’ятати всі завдання великого проекту, відокремлення важливих елементів від менш важливих може перетворитися на здогади, якщо ви не використовуєте цей інструмент.
#2. На відміну від іншого програмного забезпечення, цей інструмент можна налаштувати. Під час проекту вся команда може сидіти разом і додавати більше змінних або видаляти деякі відповідно до завдань. Отже, ви знайдете багато різних типів матриць пріоритетів.
#3. Ви можете використовувати матриці пріоритетів існуючого проекту для нових проектів. Просто створіть шаблон цього інструменту та оновіть ваги, критерії, змінні, завдання тощо, коли проект змінюється.
#4. Цей інструмент легко зрозумілий усім членам команди, навіть тим, хто не розбирається в техніці. Просто введіть список справ, бали та критерії. Решту зробить інструмент.
#5. Інструмент працює з об’єктивністю в центрі, і, отже, підприємства можуть втратити індивідуальний багаж, який приносить ручна робота.
#6. За допомогою цього інструменту керівники та власники проектів можуть ефективно делегувати свої завдання підлеглим і максимізувати використання призначеної робочої сили.
Коли використовувати матрицю пріоритетів
Ви можете довіряти цьому інструменту, коли:
- Пріоритезація складних завдань, запитів або проблем, пов’язаних із кількома змінними, за якими ці елементи потрібно оцінювати.
- Оцінка вхідних даних для ранжування помилок, квитків, завдань, проектів тощо, для призначення рангів.
- Спрощене планування ділових або особистих проектних завдань з метою своєчасного виконання.
- Складання односторінкового документа, який візуалізує ключові напрямки проекту.
- Належне делегування завдань членам команди без дестабілізації графіка проекту.
- Сприяння спільній роботі в команді проекту.
Якщо вам цікаво, для кого цей інструмент буде корисним:
- Персонал, який працює вдома, займається офісними завданнями та домашніми справами.
- Фрілансери та підрядники повинні оцінювати свої проекти та виконувати завдання відповідно.
- Мікро-, малий, середній і великий бізнес оцінюють проекти на основі цінності бізнесу.
- Менеджери проектів, які керують більш ніж одним проектом і командою проекту.
Як використовувати матрицю пріоритетів
Якщо ви хочете ефективно використовувати цей інструмент, ви повинні повністю розуміти квадранти матриці пріоритетів:
Квадрант 1
- Вагомі завдання вимагають незначних зусиль, але вплив є вищим, ніж інші.
- Завдання цього прямокутника термінові і критичні, тому виконайте їх якнайшвидше.
Квадрант 2
- Великі проекти вимагають більше зусиль, і кінцевий ефект також високий.
- Здебільшого ці завдання не мають кінцевого терміну.
- Ви повинні встановити обґрунтовані віхи для цих проектів і регулярно досягати віхи.
Квадрант 3
- Це часто завдання, які не вимагають зусиль і відчуттів.
- По можливості делегуйте ці завдання своїм підлеглим або колегам.
Квадрант 4
- Ці завдання не надто додають рентабельності інвестицій (ROI), але вимагають великих зусиль.
- Ви повинні виконати ці завдання пізніше, ніж інші квадранти.
- Ви також можете імпровізувати свій бізнес-процес, щоб повністю виключити такі завдання.
Коли ви зрозуміли квадранти, настав час використовувати матрицю пріоритетів:
#1. Виберіть проекти або завдання з матриці, оскільки вона вагомість відповідно до змінних і вибраних критеріїв.
#2. Предмети, вибрані з матриці, автоматично матимуть справжню цінність для вашого бізнесу. Однак перевірте ще раз, щоб уникнути фінансових втрат.
#3. Виберіть наступне завдання з матриці пріоритетів відповідно до рейтингу завдань. Цей інструмент легко функціонує як додаток для планування проекту.
#4. Спробуйте використовувати програмне забезпечення або шаблон матриці пріоритетів для підтримки файлів матриці пріоритетів. Ваші зацікавлені сторони можуть швидко переглянути ваші робочі пріоритети. Крім того, ви можете повторно використовувати шаблон у майбутньому.
Найкращі практики матриці пріоритетів
#1. Виберіть критерії ранжирування завдань або проблем за допомогою відповідного мозкового штурму власника проекту, менеджера, членів команди та кінцевих користувачів.
#2. Використовуйте аналітичний ієрархічний процес (AHP), щоб досягти чіткого та сильного консенсусу серед зацікавлених сторін. Потім установіть зважені критерії, яким кожен може довіряти.
#3. Процес підрахунку балів має бути дуже спільним. Ви можете використовувати різні інструменти, наприклад онлайн-форми та дошки, щоб досягти консенсусу щодо суб’єктивного судження щодо матриці пріоритетів.
Настав час поглянути на деякі інструменти та шаблони, які можуть допомогти вам із матрицями пріоритетів:
Smartsheet
Smartsheet це всесвітньо визнаний робочий простір і інструмент управління проектами, який гнучко й успішно використовують компанії різних розмірів. Якщо на вашому робочому місці вже є підписка на цю хмарну програму, ви можете легко скористатися її центром рішень для управління проектами, щоб створити просту у використанні Раду пріоритетів продуктів.
Опинившись у Центрі рішень програми Smartsheet, ви знайдете різні панелі проектів, як-от «Фінанси та бухгалтерський облік», «Клієнти та клієнти», «Людські ресурси» тощо. У групі «Розробка продукту» ви повинні знайти потрібну матрицю пріоритетів.
Якщо ви не користуєтеся жодною підпискою від Smartsheet або не хочете випробувати його пробний план, не варто хвилюватися. Smartsheet також пропонує деяку основну матрицю пріоритетів, яку кожен може завантажити та використовувати з будь-якої причини, яка йому здається зручною. Просто відвідайте цього чиновника Шаблони Smartsheet бібліотечний портал. Ви отримаєте від 2 до 3 шаблонів, які можна завантажити у форматі Excel, PDF або Word.
Матриця пріоритетів Miro
Міро це ще одне перевірене та надійне рішення, яке об’єднує кілька бізнес-програм в одному місці, наприклад дошку, гібридний робочий простір, віддалену зустріч, креслення блок-схеми, планування проекту тощо. Крім того, це високоякісний репозиторій для різноманітних шаблонів управління часом і проектами як-от інтелект-карти, дошки Kanban, схеми послуг, матриці пріоритетів тощо.
Коли ви відвідаєте його бібліотеку шаблонів, знайдіть «Пріоритезація», і ви знайдете дієві шаблони матриці пріоритетів, наприклад 2X2, 3X3 і RICE (охоплення, вплив, впевненість і зусилля) шаблони методів пріоритетності.
Вам потрібно налаштувати ці шаблони в монтажній області Miro. На відміну від Smartsheet, ви не можете просто завантажити шаблон для використання в книзі Excel. Замість цього ви можете експортувати дошку в різні формати, як-от JPEG, PDF, CSV і файли, сумісні з JIRA.
Це ще не все! Міро високо цінується за онлайн-співпрацю над плануванням проектів і мозковим штурмом. Таким чином, у шаблоні матриці пріоритетів Miro ви отримуєте безліч інструментів підключення, як-от голосування, режим презентації, створення нотаток у реальному часі, чат, відеочат і спільний доступ до дошки онлайн.
Шаблон матриці Ейзенхауера: Evernote
Evernote є однією з провідних програм для створення нотаток, яка також підтримує синхронізацію документів, сканування документів, організацію розкладів календаря, оптимізацію завдань тощо. Відповідно до інших інструментів, згаданих досі, Evernote також пропонує безліч шаблонів для бізнесу, дому, особисте життя та робочі цілі. Одним із таких шаблонів є матриця Ейзенхауера.
Матриця Ейзенхауера, подібна до матриці пріоритезації, давно використовується в бізнес-процесах для визначення пріоритетів найважливіших завдань. Це просто квадрант 2X2, де ви ранжуєте свої обов’язки на основі їх рангу або важливості та терміновості.
Наприклад, лівий стовпець містить два заголовки стовпців: Терміновий + Важливий, а під ним Терміновий + Неважливий. Тепер у правому стовпці також є два вертикальні заголовки стовпців, розташовані на одному: Важливо + Не Терміново та Не Важливо + Не Терміново.
Ви можете налаштувати шаблон у програмі Evernote за допомогою пробної версії або платної підписки.
Матриця пріоритетів Google Workspace
Якщо код вашої організації чи політика використання бізнес-програми обмежують вас в екосистемі Google Workspace, спробуйте Матриця пріоритетів, розроблений prioritymatrix.com. Це спеціальний додаток Google Workspace Marketplace, розроблений за допомогою ресурсів Google, як-от двигун додатків Google Cloud тощо.
Його інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача (UI) забезпечує основу для встановлення пріоритетів. Ви також можете передати пріоритети команди за допомогою спільних проектів. Деякі з його помітних особливостей:
- Делегування завдань
- Управління завданнями
- Управління кількома проектами
- Інтегрується з Gmail, Google Drive, Google Docs тощо.
- Сортування завдань за допомогою розширеної фільтрації
У двох словах, інструмент допомагає вам і вашій команді зосередитися на правильному завданні. Однак це програма на основі підписки. Після завершення безкоштовного пробного періоду ви повинні придбати ліцензію на підписку, щоб продовжувати користуватися інструментом.
Наразі ви дізналися, що матриця пріоритетів є популярним інструментом управління часом для прийняття рішень. Багато простих і складних проектів використовують цей інструмент, щоб науково визначити, які завдання потребують негайного фокусування, а які можна відкласти для подальшого виконання.
Концепція та наука, що стоять за цією технікою, надійні. Це спонукає вашу команду максимально узгоджувати завдання з цілями вашого проекту. Щоб виправдати це, інструмент використовує зважене оцінювання для ранжирування завдань. Але використання матриці пріоритетів може бути неефективним через:
- Вивчення відповідних критеріїв застосування інструменту
- Правильне зважування цих критеріїв шляхом обговорення з клієнтами
- Спільна робота в реальному часі та звичка працювати разом
- Створення ідеального шаблону, який міг би працювати в більшості проектів
З поняттями, поясненими в цій статті, і безкоштовними інструментами матриці пріоритезації вам буде набагато легше спробувати реалізувати це в індивідуальних або командних проектах.
Вас також може зацікавити найкраще програмне забезпечення для керування процесами, яке має потенціал для розвитку бізнесу.