OKR проти KPI: пояснення відмінностей

Зміст

Дискусія щодо протиставлення OKR і KPI є актуальною. Часто люди не до кінця розуміють відмінності між ними та як ефективно використовувати ці методи для оцінки своїх зусиль.

Слід зазначити, що як OKR, так і KPI є дієвими інструментами для контролю та вимірювання продуктивності та успіху окремих осіб, команд, організацій або проєктів у досягненні поставленої мети.

Незалежно від обраного підходу, вимірювання ефективності є ключовим для постійного вдосконалення.

Однак, якщо не ставити цілі або не аналізувати їх протягом певного періоду, можна втратити можливість покращити свої стратегії та зрозуміти, наскільки результативні ваші зусилля.

Саме тому керівники команд, менеджери продуктів, бізнес-аналітики та інші особи, які приймають рішення, повинні обрати оптимальний метод вимірювання продуктивності, виходячи з бажаних результатів.

У цій статті ми порівняємо OKR і KPI, щоб розкрити їхні відмінності, визначити найкращі практики їх застосування та допомогти вам вирішити, який підхід найкраще підходить для вашої організації.

Отже, почнемо!

Але спершу,

Чому вимірювання продуктивності має важливе значення?

Аналіз власних успіхів і невдач є важливим фактором для вдосконалення як на індивідуальному, так і на організаційному рівнях.

Можливо, ви ставили перед собою новорічні цілі на початку року. Чи вдалося їх досягти? Якого прогресу ви досягли у їх виконанні?

Подібним чином, командам також ставляться конкретні цілі. Чи можете ви відстежити ефективність своїх зусиль? Чи досягла ваша команда поставленої мети?

Точні відповіді на ці питання можна отримати, використовуючи такі підходи, як OKR і KPI. Вимірювання ефективності за допомогою цих методів дає можливість досягти:

Зростання співробітників та організації
Узгодження бізнес-цілей
Підвищення загальної організаційної ефективності
Покращення організаційної культури

Давайте тепер розглянемо, що саме являють собою OKR та KPI та в чому їхні відмінності.

Що таке OKR?

Цілі та ключові результати (OKR) – це структура постановки цілей, яку організації, команди та окремі особи можуть використовувати для визначення своїх цілей і вимірювання досягнутих результатів.

Ендрю Гроув, угорсько-американський підприємець, колишній генеральний директор Intel та інженер, вважається розробником OKR. Він впровадив цю структуру в Intel під час роботи там. OKR набули більшої популярності, коли співзасновник Google Ларрі Пейдж застосував їх у місії платформи з організації світових даних.

OKR складається з двох основних компонентів: мети та ключових результатів.

Мета: це конкретна, значуща та чітко визначена ціль, яка повинна мотивувати організацію або окремих осіб, що працюють над її досягненням. Ініціативи також можуть підтримувати мету через відповідні дії та плани.
Ключові результати: вони повинні бути вимірюваними, щоб особи, які приймають рішення, та планувальники могли використовувати їх для оцінки успішності своїх зусиль у досягненні мети. Ключові результати можна виразити у відсотках або оцінити за шкалою від 0 до 10 або від 0 до 100.

Типи OKR

Амбітні OKR: Ці OKR встановлюються з розумінням того, що не всі результати будуть досягнуті, і навіть досягнення частини з них буде вважатися успіхом.
Зобов’язальні OKR: Це цілі, які мають бути досягнуті.
Стратегічні OKR: Вони зосереджені на довгострокових цілях компанії та встановлюються на рік особами, що приймають рішення.
Тактичні OKR: Це цілі нижчого рівня, призначені для команд, які працюють над різними продуктами.

Переваги OKR

Амбітність та натхнення: OKR стимулюють амбіції, надихаючи кожного члена команди викладатися на повну.
Гнучкість: Визначення цілі на конкретний період часу дає чіткий напрямок дій та дозволяє оперативно адаптуватися до змін. Це також створює можливість працювати більш продуктивно, дотримуючись дедлайнів, підтримуючи дисципліну та переглядаючи свої зусилля.
Зрозумілість: Завдяки простій мові OKR, їх легко розуміють усі члени команди.
Підвищення залучення: Більшість OKR визначаються самими командами, що залучає всіх до процесу постановки цілей та сприяє кращому розумінню загальної стратегії організації.
Прозорість: Кожен у компанії, незалежно від посади, має доступ до перегляду OKR, що забезпечує прозорість на всіх рівнях організації. Це також допомагає зрозуміти, в якому напрямку рухається компанія.

Що таке KPI?

Ключовий показник ефективності (KPI) використовується організаціями для оцінки продуктивності та/або успішності програми, проєкту, продукту, діяльності, співробітника, організації та інших ініціатив протягом певного періоду часу.

KPI складається з чотирьох основних елементів:

Вимірювання: визначає аспекти, які слід відстежувати та вимірювати.
Ціль: це бажане значення вимірювання. Наприклад, ви можете ставити за мету збільшити дохід вашої організації на 10%. Ціль має бути реалістичною, але водночас складною.
Джерело даних: це джерело, звідки ви отримуєте дані, необхідні для вашого KPI. Прикладами джерел даних є бази даних, програмне забезпечення CRM, Google Analytics тощо.
Періодичність: визначає, як часто ви будете отримувати дані з джерела та переглядати KPI. Залежно від потреб вашого бізнесу та вимірюваних показників, ви можете встановити періодичність на рік, квартал, місяць, тиждень або день.

Типи KPI

Провідні KPI: Це ранні індикатори успіху, що допомагають визначити, чи рухаєтеся ви в правильному напрямку для досягнення бажаних результатів. Вони зосереджені на результатах проєкту. Приклади: рівень залучення користувачів, рівень утримання для веб-продукту.
Відстаючі KPI: Це кінцеві індикатори успіху вашої ініціативи, що відображають результати проєкту. Приклад: дохід від продажів.

Переваги KPI

Вимірювання продуктивності: KPI допомагають оцінити продуктивність окремих співробітників, команд та організації в цілому.
Покращення продуктивності: Маючи чіткі дані про ефективність, ви можете ставити цілі та мотивувати своїх співробітників та команди покращувати свою продуктивність для досягнення поставлених цілей.
Підвищення залучення співробітників: Коли встановлені цілі, співробітники можуть активно брати участь у діяльності та працювати продуктивніше.
Підвищення морального духу: Визначення KPI для співробітників може сприяти підвищенню їхнього морального духу, зробити їх більш відповідальними за свої дії та покращити ефективність.
Виявлення закономірностей з часом: Ви можете вимірювати свою ефективність протягом певного періоду часу, щоб проаналізувати досягнутий прогрес та відстежити динаміку покращень.
Усунення прогалин у навчанні: Маючи чітку інформацію про ефективність, стає простіше працювати над своїми слабкими сторонами, навчатися та вдосконалюватися.

Приклади OKR

OKR є більш специфічними для команд та окремих осіб, ніж KPI. Їх можна застосовувати до всієї організації або до окремих працівників чи обраних проєктів. OKR є гнучкими для встановлення та більш орієнтовані на конкуренцію у вимірюванні успіху кожної людини.

Ось декілька прикладів OKR:

#1. OKR для продажів

Мета: Збільшити дохід на 15%

Ключовий результат 1: Збільшити кількість нових якісних потенційних клієнтів на 100

Ключовий результат 2: Підвищити рівень утримання клієнтів до 85%

Ключовий результат 3: Залучити 50 нових клієнтів

#2. OKR для маркетингу

Мета: Збільшити відвідуваність веб-сайту на 20%

Ключовий результат 1: Опублікувати 30 статей у блозі щомісяця

Ключовий результат 2: Залучити додатково 1000 підписників

Ключовий результат 3: Збільшити кількість підписників в Instagram і Twitter на 10%

#3. OKR для команди підтримки

Мета: Підвищити рівень задоволеності клієнтів до 9/10

Ключовий результат 1: Скоротити середній час відповіді до 2 хвилин протягом тижня

Ключовий результат 2: Опрацювати 80% відгуків клієнтів протягом першого місяця

Приклади KPI

Ось декілька прикладів KPI, які допоможуть вам краще зрозуміти, як ефективно використовувати їх у вашому бізнесі.

#1. KPI для продажів та маркетингу

Контент: Якість контенту, час, витрачений на читання статей, створення контенту тощо.
Соціальні мережі: Кількість підписників, рівень залучення, перегляди профілю тощо.
Потенційні клієнти: Кількість нових потенційних клієнтів, показники утримання, вартість за потенційного клієнта тощо.
Трафік: Органічний трафік веб-сайту та платний трафік.
Прибуток: Конверсії, витрати, дохід від продажу, чистий прибуток тощо.

#2. KPI для IT

Якість продукції

Обсяг відвантаженої продукції

Час реакції програмного забезпечення

Показники відтоку клієнтів

ROI (повернення інвестицій)

#3. KPI для співробітників

Продуктивність

Пунктуальність

Відвідуваність

Комунікація

OKR проти KPI: Подібність

OKR та KPI допомагають підвищити продуктивність працівників та компанії загалом.
Вони надають чіткі показники прогресу та ефективності, допомагаючи узгодити дії всіх членів команди з бізнес-цілями.
Компанії будь-якого розміру використовують OKR та KPI для досягнення своїх цілей.
Вони мають бути кількісно вимірюваними, чіткими та конкретними.
Літера “К” в обох термінах означає “ключ”, що підкреслює необхідність зосередження на важливих аспектах для покращення продуктивності.
І KPI, і OKR можуть застосовуватися до всієї компанії, окремих команд, працівників та проєктів.

OKR проти KPI: Відмінності

Розглянемо відмінності між OKR та KPI за різними критеріями:

#1. Постановка цілей

KPI та OKR суттєво відрізняються в підході до цілепокладання. OKR більше схожі на подорож (процес), тоді як KPI – на пункт призначення (результат).

OKR встановлюють більш амбітні, сміливі та конкурентні цілі, яких спочатку може бути важко досягти через високі стандарти.

Проте, цілі OKR не є недосяжними. Просто для їх досягнення може знадобитися більше часу, коригувань та терпіння. Крім того, OKR вимагають точного визначення результатів, яких ви прагнете досягти.

З іншого боку, KPI встановлюють досяжні та реалістичні показники на основі поточного стану проєкту. Вони піддаються вимірюванню та відстеженню, але не вимагають обов’язкового визначення конкретних результатів, яких ви бажаєте досягти.

#2. Ефективність

Оскільки OKR є більш мотивуючими та амбітними, вони спонукають команди досягати видатних результатів, а не просто мінімальної мети.

Ви можете встановити високі стандарти для цілей, і якщо ви досягнете більшості з них, це все одно буде вважатися успіхом. Якщо ж ви досягаєте 100% поставлених цілей, це може свідчити про те, що ваша команда, ймовірно, занадто обережна і слід ставити більш високі та амбітні цілі.

На противагу цьому, KPI є більш реалістичними та вимірюваними, і вони мають бути досягнуті командами та окремими особами, відповідальними за виконання конкретного завдання. Недосягнення KPI зазвичай не є прийнятним варіантом для успішного виконання поставленого завдання.

#3. Напрямок потоку

OKR зазвичай потребують кількох рівнів комунікації та орієнтуються на побудову цілей, виходячи з цінностей та потреб. Вони можуть застосовуватися за підходами “зверху вниз”, “знизу вгору” або “пліч-о-пліч”.

За моделлю “зверху вниз” компанія ділиться своєю стратегією та баченням з різними відділами та працівниками.
Модель “знизу вгору” дає командам можливість ділитися своїми ідеями з керівництвом для підтвердження організаційної стратегії.
За моделлю “пліч-о-пліч” компанія прагне об’єднати різні відділи через спільні OKR, одночасно розширюючи співпрацю.

З іншого боку, KPI використовують лише підхід “зверху вниз”, де показники ґрунтуються на стратегії компанії. Вони починаються з виконавчого рівня організації та спускаються вниз по корпоративній ієрархії.

#4. Прозорість

OKR є доступними для всіх в організації, щоб співробітники могли узгодити цілі та працювати над їх досягненням. Цей метод вимірювання продуктивності сприяє прозорості на всіх рівнях організації.

Крім того, OKR залучають співробітників та команди до створення стратегій та їх виконання. Тому обмін OKR з усіма є необхідним.

На відміну від цього, KPI можуть бути більш обмеженими з багатьох причин. Вони можуть бути специфічними для окремих відділів і менше стосуватися інших працівників організації.

KPI призначені для оцінки продуктивності відділів, наприклад, відділу продажів, IT тощо. Вони вимірюють поточну ефективність результатів, отриманих завдяки OKR.

#5. Огляди ефективності

OKR не слід використовувати під час оцінки ефективності, оскільки вони є більш амбітними і не завжди можливо досягти більшості або всіх поставлених цілей. Іноді вони можуть здаватися нереалістичними для окремих осіб або команд, проте водночас мотивують їх докладати максимальних зусиль та, принаймні, наближатися до мети.

Натомість KPI частіше використовуються під час оцінки продуктивності команд та окремих працівників. Оскільки вони є реалістичними та досяжними, вони чітко демонструють зусилля команд та окремих осіб у досягненні поставлених цілей.

Ці показники можуть впливати на важливі кадрові рішення, такі як підвищення, навчання, розвиток навичок тощо.

#6. Термін дії

OKR є обмеженими за часом. Це цілі, встановлені на певний період, наприклад, місяць, квартал, півріччя або рік. Ці показники не є вічними і компанія може встановлювати нові цілі на наступний період.

Ключові результати OKR зазвичай є вузькими, незалежно від того, наскільки амбітною та масштабною є мета. Вони також встановлюються, переглядаються або змінюються частіше, ніж KPI.

Проте, OKR можуть залишатися актуальними після закінчення встановленого терміну, якщо мета пов’язана зі стратегією, баченням або продуктами компанії.

З іншого боку, KPI є показниками вищого рівня, що використовуються керівниками для вимірювання загального стану бізнесу. Прикладами таких KPI можуть бути дохід від продажу, кількість клієнтів, чистий прибуток тощо.

KPI рідше змінюються, хоча з часом вони можуть коригуватися. Іноді вони навіть можуть використовуватися як ключові результати для OKR.

Інші відмінності:

OKR використовуються для натхнення та спонукання до дій, тоді як KPI застосовуються для моніторингу та вимірювання результатів.
OKR орієнтовані на ціль із кількома показниками (ключовими результатами), тоді як KPI є окремими показниками з конкретною метою.
OKR можуть включати KPI як один із ключових результатів. Іншими словами, KPI можуть бути підмножиною OKR.

	OKRs	KPIs
Визначення	Це розшифровується як “Цілі та Ключові Результати”.	Це означає “Ключові Показники Ефективності”.
Призначення	Це система постановки цілей, що допомагає організаціям досягати своїх цілей за допомогою вимірюваних результатів.	Вимірює продуктивність окремих осіб, команд або проєктів, відстежуючи прогрес за допомогою системи вимірювання.
Характер цілей	Цілі сміливі, амбітні та орієнтовані на дії, спрямовані на суттєві покращення.	Показники реалістичні, досяжні та орієнтовані на результат, націлені на успішне виконання завдання.
Термін дії	Обмежені за часом, наприклад, місяць, рік тощо.	Зазвичай розраховуються на постійній основі.
Змінюваність цілей	Цілі можуть змінюватися час від часу з прогресом.	Показники змінюються рідше, але цілі можуть змінюватися.
Орієнтація	OKR є спрямованими та орієнтованими на майбутнє.	KPI є результатом постійного процесу.
Підхід	Може використовуватися підхід “зверху вниз”, “знизу вгору” або “пліч-о-пліч”.	Дотримується лише підходу “зверху вниз”.
Прозорість	OKR є більш прозорими для всієї команди.	KPI є менш прозорими та можуть бути більш обмежувальними.
Оцінка ефективності	Не слід включати під час оцінки ефективності.	Зазвичай включаються під час оцінки ефективності.

OKR проти KPI: Що краще?

Вибір між цими двома підходами до вимірювання ефективності залежить від цілей та потреб вашої організації.

Якщо ви все ще не впевнені, який з них обрати, ось кілька прикладів, що допоможуть вам зрозуміти, який з них вам більше потрібен:

Приклад 1: Якщо ви хочете кардинально змінити свою стратегію, краще використовувати OKR. Вони допоможуть вам поставити цілі для трансформації бізнес-стратегії та досягнення великих, амбітних цілей. Крім того, ці цілі мають більшу глибину, що дозволить вам бути більш креативними під час планування стратегії їх досягнення.

Приклад 2: Якщо ви хочете покращити свій попередній проєкт, краще використовувати KPI. Ці показники є простими та конкретними, вони виступають як система моніторингу та вимірювання поточних проєктів і процесів.

OKR проти KPI: Чи можуть вони працювати разом?

Так, OKR та KPI можуть ефективно працювати разом. Ба більше, поєднання цих двох підходів може бути ще більш результативним.

Ви можете використовувати OKR для визначення вимірюваної мети, яку потрібно досягти для покращення. А впроваджувати ці покращення можна за допомогою KPI, що мають конкретні показники, яких потрібно досягти.

Як бачите, існує взаємозв’язок між OKR та KPI.

Для досягнення найкращих результатів можна використовувати KPI як один із ключових результатів OKR, оскільки KPI є конкретними, досяжними та вимірюваними.

Отже, ви можете послідовно рухатися до своєї мети, одночасно відстежуючи ефективність свого бізнесу на всіх рівнях – від окремих команд та працівників до організації загалом.

Наприклад, іноді KPI може потребувати OKR для вирішення конкретної проблеми. Це може статися, коли ви відстаєте від встановленого показника KPI. У цей момент вам знадобляться OKR, що містять конкретні цілі для покращення вашого проєкту.

Ви також можете поєднати OKR та KPI, якщо хочете зробити цілі KPI більш вимірюваними та конкретними, наприклад, досягнення певної рентабельності інвестицій або доходу.