Ефективні шаблони звітів про витрати для відстеження ваших фінансів
Шаблони звітів про витрати є корисними інструментами як для приватних осіб, так і для компаній. Вони сприяють фінансовій прозорості та допомагають контролювати витрати, зберігаючи баланс між доходами та видатками. Розгляньте ці зразки, щоб краще управляти своїми фінансами.
Звіти про витрати допомагають роботодавцям точно визначити суму компенсації для працівників, а також надають можливість працівникам скористатися податковими пільгами. Основна їх цінність полягає в детальному відстеженні всіх витрат, з підтверджуючими документами та чеками.
Перш ніж перейти до огляду шаблонів, важливо розуміти, що таке звіт про витрати та для чого він потрібен. Але якщо вам не терпиться почати, ознайомтеся з таблицею нижче, де зібрано найкращі зразки звітів про витрати!
| Назва | Опис | Платформа |
| Настроюваний звіт з автоматичним підрахунком | Легке відстеження бізнес-витрат, персоналізація та створення звітів. | WPS |
| Звіт із відстеженням щомісячних витрат | Додавайте витрати за місяцями та відстежуйте тенденції витрат. | Зохо |
| Базовий шаблон з налаштуванням | Безкоштовний шаблон з основними стовпцями, який можна налаштувати. | Спендеск |
| Різноманітні шаблони з попередженнями | Різні шаблони для різних цілей із попередженнями. | Сігнізі |
| Готові шаблони для Google Sheets та Excel | Готові до використання Google Sheets і шаблони Excel. | Divvy |
| Настроювані шаблони для малого бізнесу | Настроювані шаблони для малого бізнесу. | Кліппа |
| Спеціалізований звіт витрат на подорожі | Спеціальне відстеження витрат на подорожі з детальним описом. |
Що являє собою звіт про витрати?
Звіт про витрати – це офіційний документ, призначений для фіксації витрат фізичної особи або компанії. Зазвичай він містить інформацію про дату витрати, її опис, суму, а також підтверджуючі документи, наприклад, квитанції.
Цей документ є важливим інструментом для контролю витрат, управління бюджетом та забезпечення фінансової прозорості. Організації використовують звіти про витрати для відшкодування коштів працівникам і дотримання внутрішніх правил та політик.
Як звіт про витрати допомагає відстежувати видатки?
Звіт про витрати – це, по суті, деталізований перелік ваших фінансових витрат. Він допомагає відстежувати, скільки коштів було витрачено, а також коли та на що саме. До звіту додаються не лише перераховані витрати, а й підтверджуючі квитанції.
Завдяки звіту про витрати, як окремі особи, так і компанії можуть краще контролювати свої витрати, адже він показує, куди саме спрямовуються гроші. Класифікація витрат дозволяє швидко визначити, на які категорії припадає найбільша частка видатків.
Аналізуючи звіт, ви можете легко відстежувати динаміку витрат, що допоможе вам ухвалювати зважені фінансові рішення та ефективно дотримуватися встановленого бюджету. Звіт про витрати – це своєрідна карта ваших фінансових операцій.
Також читайте: Найкращі безкоштовні шаблони Excel для особистого фінансового планування.
Переваги використання звіту про витрати
Шаблони звітів про витрати надають не лише інформацію про структуру витрат, але й ряд додаткових переваг:
- Дозволяють легко відстежувати, на що саме витрачаються кошти.
- Дають можливість контролювати, чи відповідають витрати запланованому бюджету.
- Надають дані для обґрунтованих фінансових рішень.
- Забезпечують дотримання фінансових норм та правил.
- Спрощують процес відшкодування витрат працівникам.
- Підвищують фінансову ефективність, виявляючи нетипові витрати.
- Допомагають ідентифікувати сфери для скорочення видатків.
- Створюють чітку базу даних для фінансових аудитів та податкових звітностей.
- Дають можливість вимагати податкові відрахування та зменшити податкові зобов’язання.
Таким чином, звіти про витрати виходять за рамки простого відстеження фінансів, є ключовою частиною ефективного управління як особистими, так і бізнес-фінансами.
Ефективне управління витратами за допомогою звітів є вкрай важливим. Також можна використовувати сучасні фінансові інструменти на основі ШІ. Проте створення звіту з нуля може бути складним завданням. Щоб полегшити цю роботу, пропонуємо готові шаблони для використання.
HubSpot
Шаблон від HubSpot доступний у форматах Word, Excel, Google Sheets і PDF. Він дозволяє вводити інформацію про період, працівника (ім’я, відділ, посада) та іншу необхідну інформацію.
Шаблон містить ряд стандартних категорій, які можна розширити. Після заповнення всіх полів загальна сума витрат буде обчислена автоматично. Організації також можуть включити інформацію про затвердження, примітки та загальну суму відшкодування.
FreshBooks
Шаблон від FreshBooks дозволяє легко відслідковувати бізнес-витрати, що є важливим аспектом бухгалтерського обліку. Ви просто завантажуєте шаблон і вносите свої дані, створюючи ідеальний звіт за будь-який період.
Ви можете персоналізувати шаблон, додаючи назву компанії, адресу, ім’я клієнта, суми витрат, податки та примітки. Шаблон підходить для малого та великого бізнесу, а також для особистого використання.
WPS
Шаблон діаграми звіту про витрати WPS можна завантажити та відкрити в MS Excel або WPC Office.
У цьому шаблоні можна відстежувати витрати по різних категоріях за кожен місяць року. Після введення даних буде відображено графік тенденцій витрат.
Зохо
Шаблон звіту про витрати від Зохо є безкоштовним і доступний для завантаження без реєстрації. Він підходить для особистого та комерційного використання і доступний у форматі XLS.
Хоча шаблон містить основні стовпці (опис, дата, категорія, сума), ви можете налаштувати його під свої потреби. Також можна додати логотип компанії, номер звіту, назву та іншу важливу інформацію.
Smartsheet
Smartsheet пропонує різноманітні шаблони для різних цілей: щотижневі, щомісячні, бізнес-звіти, а також прості засоби відстеження витрат. Шаблони підтримуються Excel і є повністю настроюваними.
Звіти Smartsheet дозволяють вказати часовий діапазон і ціль. Також є стовпці для різних категорій витрат, мінімізуючи необхідність персоналізації. Додаткові поля для нотаток, підписів та детальних описів, а також нагадування про необхідність додавання квитанцій, роблять шаблон дуже зручним.
Спендеск
Якщо вам потрібен готовий до використання шаблон, Спендеск пропонує завантажити шаблон у форматах Google Sheets та Excel.
Цей шаблон підходить для подання звітів про витрати за місяць або інший період. Усі поширені категорії, такі як готелі, транспорт, харчування, вже додані. Після введення всіх даних буде розраховано загальну суму до відшкодування.
Сігнізі
Для малого бізнесу Сігнізі пропонує настроюваний шаблон, який можна редагувати в MS Word, MS Excel та Google Sheets.
Цей шаблон допомагає співробітникам відстежувати особисті витрати, розподіляючи їх по категоріях. Онлайн-шаблони сприяють відмові від паперу, а також підвищують ефективність та продуктивність вашої команди.
Divvy
Divvy пропонує шаблон, що допомагає працівникам вимагати відшкодування витрат. Цей шаблон дозволяє відстежувати особисті кошти, витрачені на бізнес-цілі.
Ви можете створити звіт з детальною інформацією про витрати, включаючи мету, місце та дату. Роботодавець зможе перевірити звіт і відшкодувати вам витрачені кошти.
Кліппа
Шаблон від Кліппа спеціально розроблений для відстеження витрат на відрядження. Ви можете внести витрати по різних категоріях, а також додати детальний опис, квитанції та суми податків. Шаблон доступний у форматах Word та Excel.
Створення звіту за допомогою цього шаблону дозволяє працівникам вимагати звільнення від податків витрат на відрядження (проживання, харчування, транспорт). Шаблон також корисний для роботодавців.
Заключні слова
Шаблон звіту про витрати – це ефективний спосіб управління вашими фінансами та відстеження бюджету. У цій статті ми представили найкращі зразки звітів, які ви можете використовувати як приватна особа або організація.
Якщо стандартних шаблонів недостатньо, спробуйте скористатися спеціалізованими додатками для відстеження витрат.