Smartsheet – це сучасне програмне забезпечення, призначене для організації проектів, яке має широкий спектр функцій. Воно ідеально підходить для команд будь-якого розміру та структури, які прагнуть ефективно керувати своїми робочими процесами.
У сучасному світі, де робочі процеси базуються на співпраці та взаємодії, важливо, щоб всі члени команди працювали злагоджено. Це забезпечує швидше виконання завдань та підвищує шанси на успіх.
Саме тому потужні інструменти для співпраці та організації робочих процесів є необхідною складовою будь-якого програмного забезпечення для керування проектами.
Вступ
Smartsheet – це потужна платформа, яка пропонує розширені можливості для управління проектами. На ринку існує безліч подібних інструментів, тому вибір оптимального варіанту для вашої команди може бути складним.
Зважаючи на потенціал Smartsheet, це може бути чудовим вибором для вас.
Щоб допомогти вам зорієнтуватися та визначити, чи підходить Smartsheet саме вашій команді, ми підготували детальний огляд з описом всіх його функцій, особливостей та цінових планів.
Яку користь приносить Smartsheet?
Понад 90% компаній зі списку Fortune 100 довіряють Smartsheet у питаннях автоматизації процесів, управління проектами та розширення можливостей на корпоративному рівні. Платформа пропонує індивідуальні рішення для робочих процесів будь-якого масштабу.
Smartsheet надає потужні інструменти, які дозволяють кожному члену вашої команди швидко створювати необхідні рішення. Завдяки різноманітним функціям, таким як перегляди, звіти, панелі інструментів та робочі процеси, ви можете ефективно відстежувати свої плани, графіки та ресурси. Smartsheet може адаптуватися до потреб будь-якого бізнесу, незалежно від того, чи це окремі проекти, чи масштабні ініціативи.
Компанії будь-якого розміру можуть легко масштабувати свою діяльність, одночасно забезпечуючи цінність відповідно до зростаючих вимог бізнесу.
Платформа легко інтегрується з багатьма іншими інструментами та технологіями, що спрощує робочі процеси. Smartsheet також приділяє особливу увагу безпеці даних, створюючи безпечне середовище для вашого бізнесу. Ви можете повністю контролювати процес та використовувати платформу відповідно до своїх потреб.
Особливості та можливості
Ось основні функції та можливості Smartsheet:
Командна співпраця
Smartsheet дозволяє об’єднати всіх членів вашої команди та покращити співпрацю. Незалежно від того, чи ви керуєте невеликими проектами, масштабними процесами або великими портфелями, платформа допоможе вам робити це безпечно та гнучко.
Користувачі можуть планувати, автоматизувати, звітувати та відстежувати свою роботу. Ви можете легко візуалізувати та відстежувати прогрес, перемикаючись між різними режимами перегляду – Ганта, календаря, картки та сітки. Це дозволить вашій команді виконувати завдання відповідально та швидко.
Форми для збору даних
За допомогою настроюваних форм, які можна брендувати логотипом, зображеннями та кольорами вашої компанії, ви можете отримувати точні та узгоджені дані від внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.
Автоматизація завдань
Завдяки автоматизованим робочим процесам ви можете швидко впроваджувати ефективні та прості робочі процеси за лічені хвилини. Це дозволить вам заощадити час та зусилля, а також виконувати більше роботи за менший час.
Автоматизуйте рутинні процеси, налаштувавши сповіщення, блокування рядків, запити на затвердження та оновлення.
За допомогою візуального редактора можна комбінувати різні умовні шляхи та дії. Ви також можете налаштувати повторювані робочі процеси, такі як щоденні нагадування та щотижневі запити статусу.
Керування контентом
За допомогою Smartsheet ви можете легко планувати, переглядати та керувати створенням контенту, а також швидше завершувати свої активи. Ви також можете публікувати свій контент у Brandfolder, провідному інструменті для управління цифровими активами.
Smartsheet допоможе вам проконтролювати процес виробництва контенту за допомогою стислого плану проекту. Ви можете використовувати автоматичні нагадування та сповіщення, щоб переконатися, що ваші дизайнери працюють за графіком. Крім того, ви можете вивести завдання на інформаційні панелі та звіти для покращення видимості.
Дозвольте своїм клієнтам, постачальникам та колегам переглядати фрагменти вашого контенту без доступу до аркушів. Легко надавайте детальний зворотний зв’язок через прикріплені анотації, затвердження та обговорення.
Уникайте вузьких місць у ваших процесах завдяки можливості одночасного рецензування. Інструмент також допоможе усунути плутанину з версіями контенту завдяки автоматичному блокуванню та легкому оновленню.
Центр керування Smartsheet
З Smartsheet Control Center ви можете легко автоматизувати свої проекти та процеси, забезпечуючи послідовне виконання проектів в масштабі. Це допоможе вам автоматизувати створення проектів, накопичувати аналітичні дані портфоліо та керувати змінами.
Це оптимізує керування вашою командою, дозволяючи вам реалізовувати своє повне портфоліо, використовуючи найкращий досвід.
Ви також можете централізувати та контролювати процес затвердження майбутніх проектних запитів. Крім того, ви можете використовувати креслення для забезпечення узгодженості у звітності та виконанні, а також автоматично копіювати плани та робочі процеси своїх проектів.
Smartsheet пропонує центральну консоль для створення затверджених проектів. Це допоможе автоматично розгортати зміни з центральної консолі до існуючих та нових проектів. Ви також можете пов’язати свої плани ресурсів та створити відповідну команду для виконання роботи та прогнозування потреб у персоналі.
Крім того, ви можете відстежувати стан свого портфоліо за допомогою аналітичних даних, щоб максимізувати результати. Також ви можете зберігати, архівувати та звітувати про минулі проекти для забезпечення відповідності та аналізу тенденцій.
Оперативна видимість
Централізуйте всі ресурси та інформацію, необхідну команді, і надайте зацікавленим сторонам надійну картину стану проектів у режимі реального часу за допомогою візуальних елементів та ключових показників ефективності (KPI).
Smartsheet пропонує динамічний перегляд, який дозволяє власникам бізнесу ділитися даними з потрібними людьми, коли це необхідно для редагування та перегляду. Ви також можете керувати критично важливими процесами разом зі своїми постачальниками, зовнішніми та внутрішніми командами, а також між організаціями.
Це допоможе вам безпечно керувати процесами. Ви можете використовувати детальний контроль та покращувати співпрацю відповідно до вимог. Незалежно від складності завдання, ви можете спростити його за допомогою Smartsheet, отримуючи ширший огляд станів виконання.
Крім того, ви можете використовувати попередньо створену форму для фільтрації, збору та перегляду запитів. Ви навіть можете автоматизувати потік даних від призначення до перегляду, затвердження та закриття.
Smartsheet також дозволить вам керувати безпекою та конфіденційністю даних сторонніх постачальників та заслужити їхню довіру.
Ви можете використовувати контроль доступу на основі умов або контроль ідентифікації для керування доступом до даних. Крім того, інструкції в контексті, що складаються з різних кроків із обмеженнями та вказівками, допомагають користувачам.
Оптимізовані додатки
Ви можете легко переміщатися між різними параметрами за допомогою форм, аркушів, звітів, інформаційних панелей тощо. Це оптимізує робочі процеси та спростить їх, незалежно від того, де ви знаходитесь – вдома, в офісі чи в дорозі – використовуючи лише спеціальний додаток, де зібрана вся робота.
З WorkApps легко створювати інтуїтивно зрозумілі мобільні та веб-додатки без навичок програмування. Ви можете зробити це за лічені хвилини, використовуючи Smartsheet та зовнішній контент, такий як інформаційні панелі Google Docs або Tableau.
Ви можете вибрати будь-який шаблон WorkApps або почати з нуля і створити додатки відповідно до потреб вашого бізнесу.
WorkApp також пропонує персоналізований досвід, що гарантує ефективну взаємодію зацікавлених сторін та фокусування на потрібному контенті.
Ви також зможете використовувати персоналізований бренд, створюючи враження, що додаток створений спеціально для вашої компанії. В одному WorkApp ви можете виконувати повні проекти з індивідуальним досвідом.
Управління та контроль
Smartsheet забезпечує розширене управління та контроль за допомогою основної функціональності Smartsheet, готових рішень та преміум-додатків. Це може змінити ваш спосіб роботи за допомогою таких інструментів, як журнали активності, центр адміністрування, інструменти адміністрування тощо.
Центр адміністрування: це дозволить вам легко налаштовувати та керувати обліковим записом Smartsheet з одного місця. Ви можете легко переглядати інструменти адміністратора та взаємодіяти з ними за допомогою центральної консолі керування, що спрощує навігацію між звітами про використання, керуванням групами та користувачами та налаштуваннями компанії.
Центр адміністрування допоможе вам відстежувати ліцензії, групи та інтеграції, до яких мають доступ працівники вашої організації.
Це також допоможе покращити видимість доступних налаштувань облікового запису та безпеки, використовуючи рекомендовані кроки для оптимізації конфігурації облікового запису відповідно до кращих практик Smartsheet.
Інтелектуальні робочі процеси
Автоматизуйте свої процеси на різних платформах за допомогою Bridge. Це безкодовий інтерфейс, який допоможе вам об’єднати дані в різних системах та автоматизувати рутинні завдання.
Це підвищить ефективність і точність, а також дозволить команді витрачати більше часу на інновації, не витрачаючи час на ручні кроки або покладаючись на кілька систем для зберігання даних та виконання роботи.
Це означає, що ви можете уникнути багаторазового введення даних у різних системах, таких як CRM, та зосередитися на важливіших завданнях, не копіюючи та не вставляючи дані між системами.
Ви також можете підключити системи запису до необхідних процесів та приймати обґрунтовані рішення на основі даних. Крім того, ви можете налаштовувати нові конфігурації між системами та адаптувати їх до існуючих відповідно до своїх потреб.
Управління ресурсами та цифровими активами
Ви можете розкрити справжній потенціал своїх працівників та команд, щоб ефективно керувати активами, вимірювати їх та розподіляти. Крім активів, це також допоможе вам керувати своїми ресурсами.
Ви можете легко мобілізувати свою команду для виконання завдання, відстежувати бюджети та графіки, а також прогнозувати свої потреби у персоналі.
Ефективно плануйте графіки, знаходьте оптимальні проектні команди, прогнозуйте потреби у наймі та вирішуйте кадрові питання, спрощуючи розподіл ресурсів.
Переглядайте свої проекти, відстежуйте свої команди та плануйте проекти відповідно до можливостей команди. За допомогою попередньо заповнених табелів ви можете дозволити командам надсилати години, концентруючись на виконанні роботи.
Ви можете використовувати динамічні звіти для візуалізації складних даних, виявлення тенденцій проекту, планування розвитку та розуміння ефективності всієї організації.
Smartsheet, у поєднанні з провідною платформою управління цифровими активами Brandfolder, допоможе вашій команді керувати вашим контентом, працювати в одному місці та забезпечувати покращену взаємодію з клієнтами. Це також допоможе збільшити вплив вашого контенту.
В результаті, розподіл активів може бути збільшено у 7 разів швидше, а їх пошук спрощено. Платформа також пропонує такі можливості, як аналітика та вимірювання, розширені метадані файлів, перевірка, Smart CDN тощо.
Інтеграція
Smartsheet інтегрується з багатьма інструментами та системами, які використовуються сучасними підприємствами. Деякі з них включають Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads та багато інших.
Таким чином, підключившись до цих сервісів, ви можете ефективно обмінюватися інформацією, покращувати співпрацю та оптимізувати процес прийняття рішень у всій організації.
Інші можливості:
- Окрім вищезазначеного, Smartsheet пропонує інші можливості, зокрема:
- API
- Вкладення файлів
- Базові лінії
- Календар та картки
- Зв’язування клітинок та конектори
- Керовані клієнтом ключі шифрування (CMEK)
- Спільна робота з контентом
- Спеціальні домени електронної пошти
- Контроль збереження даних
- Формування документів та електронний підпис
- Мобільні додатки та портали
І багато іншого
Моделі ціноутворення
Smartsheet пропонує різні тарифні плани, які допоможуть вам налаштувати та масштабувати рішення відповідно до потреб вашого бізнесу. Вони підходять для різних сценаріїв використання, незалежно від того, чи хочете ви ефективно керувати своїми проектами, чи масштабувати та стандартизувати найкращі практики у своїй організації.
Ось доступні тарифні плани:
- Безкоштовно: безкоштовний план для 1 користувача та до 2 редакторів. Цей план ідеальний для новачків у управлінні проектами та завданнями. Він включає такі функції, як 2 аркуші, 100 автоматизованих дій на місяць, 500 МБ місця для зберігання вкладених файлів тощо.
- Професіонал: коштує 7 доларів США на місяць та доступний максимум для 10 користувачів та необмеженої кількості глядачів. Він підходить для команд та окремих користувачів, які хочуть відстежувати, керувати та ділитися проектами з необмеженою кількістю глядачів. Він включає функції безкоштовного плану, необмежену кількість аркушів, звітів, форм та інформаційних панелей, 250 автоматизованих дій на місяць, 20 ГБ місця для зберігання вкладених файлів тощо.
- Бізнес: коштує 25 доларів США на місяць та застосовується для щонайменше 3 користувачів та необмеженої кількості редакторів. Він підходить для компаній, які хочуть керувати своїми програмами та проектами за допомогою багатьох редакторів та потребують більше можливостей. Він включає всі функції плану Pro, а також необмежену автоматизацію, 1 ТБ місця для зберігання вкладених файлів та багато розширених функцій.
- Підприємство: зверніться до відділу продажів для отримання індивідуальної пропозиції відповідно до ваших потреб. Він підходить для організацій, які запускають масштабні процеси з інструментами управління корпоративного рівня. Він включає всі функції бізнес-плану, необмежене місце для зберігання вкладених файлів, більше інтеграцій, спеціальні домени електронної пошти та додаткові функції.
Smartsheet проти monday.com
Smartsheet часто порівнюють з monday.com, оскільки обидва вони є програмним забезпеченням для управління проектами зі схожими можливостями. Обидві платформи пропонують системи управління ресурсами, управління завданнями та управління портфелем. Обидва доступні через веб-браузер або мобільний додаток для Android та iOS.
Проте, кожна з цих платформ має особливості, які їх відрізняють.
В чому Smartsheet перевершує monday.com
Smartsheet є простим у навчанні та використанні. Він також має потужну підтримку спільноти та навчання, що дозволяє користувачам легко покращувати свої навички роботи зі Smartsheet та стати експертом. Він гнучкий і допоможе вам переходити від списку завдань до перегляду карток та розкладів.
Smartsheet пропонує різні режими перегляду, такі як Ганта, календар та дошка Kanban, а також нагадування, залежності завдань та ієрархію завдань з більш ніж 4 рівнями. З іншого боку, monday.com пропонує лише дошку Kanban.
Що стосується керування роботою, то ви можете використовувати звіти, форми, діаграми з даними в реальному часі, інформаційні панелі, спеціальні поля, багаторівневе сортування, понад 50 функцій формул тощо. А monday.com пропонує лише спеціальні поля, форми та умовне форматування, а інші можливості доступні лише у вищих тарифних планах.
Smartsheet та monday.com підходять для співпраці, але деякі функції, такі як журнал змін, автоматичні запити на оновлення, перевірка правопису та форми розгалуження, доступні лише в Smartsheet.
Smartsheet також є сильнішим, коли йдеться про безпеку, завдяки таким функціям, як EPM, ключі шифрування, керовані клієнтом (CMEK), система єдиного входу, журнали активності та звітування.
Smartsheet найкраще підходить для професійних груп обслуговування, оскільки це гнучка платформа з розширеними функціями, можливостями безпеки та конфіденційності.
В чому monday.com перевершує Smartsheet
monday.com легко використовувати як початківцям, так і експертам. Його інтерфейс користувача є зручним та привабливим. Він легко синхронізується з електронною поштою користувачів та забезпечує своєчасне отримання всіх оновлень та сповіщень.
Платформа має гарний набір функцій продуктивності, що дозволяє кільком користувачам одночасно працювати та співпрацювати над одним проектом. monday.com пропонує краще відстеження залежностей, управління завданнями та вдосконалене управління візуальним календарем. Його також легко інтегрувати з іншими інструментами.
Платформа також має безкоштовний план, який дозволяє користувачам швидше почати роботу. monday.com найкраще підходить для стартапів та фрілансерів, які хочуть використовувати систему управління завданнями для підвищення своєї продуктивності без зайвих витрат.
Висновок
Smartsheet – це надійний інструмент з багатьма функціями та можливостями, які спростять управління вашими завданнями та проектами.
Від співпраці, управління завданнями та інтеграції до безпеки та відповідності, Smartsheet пропонує все, що вам коли-небудь знадобиться від програмного забезпечення для управління проектами. Оскільки платформа пропонує безкоштовний план та 30-денний пробний період, ви можете скористатися цим, щоб визначити, чи підходить вона для вашої команди.
Далі ви можете перевірити, що таке наряд на роботу.