Облікові таблиці відіграють важливу роль у процесі нарахування заробітної плати, веденні бухгалтерського обліку, а також при складанні бюджету проєкту та виставленні рахунків клієнтам.
Табель обліку робочого часу є ключовим інструментом, що забезпечує стабільну роботу будь-якого підприємства. Це документи, які дозволяють вести облік часу, відпрацьованого працівниками компанії.
Облік оплаченого робочого часу персоналу є складним завданням, що вимагає високої точності. Незважаючи на це, багато компаній досі використовують застарілі методи відстеження робочих годин своїх співробітників, віддалених команд та фрілансерів.
Ніхто не сперечається з тим, що ручне відстеження часу, витраченого на виконання завдань, є неефективним. Ось основні недоліки використання паперових табелів:
- Паперові табелі не можуть гарантувати точність, а невраховані хвилини призводять до значних фінансових втрат.
- У паперових табелях неможливо перевести час, витрачений на проєкти, у показники продуктивності, що ускладнює оцінку ефективності роботи співробітників.
- Робота з паперовими табелями є складною і трудомісткою, оскільки з часом їх накопичується велика кількість, а їх перевірка вимагає значних витрат часу.
- Ручне заповнення табелів займає багато часу, особливо коли потрібно перевірити точність розрахунків. Крім того, процес формування рахунків і нарахування заробітної плати стає дуже тривалим.
- Традиційні методи обліку часу є схильними до людських помилок, що призводить до неточностей. Автоматизований процес ведення табелів, навпаки, підвищує продуктивність і мінімізує ймовірність помилок.
Тепер, коли ви знаєте, як традиційні табелі можуть завдати шкоди вашому бізнесу, настав час обрати шаблон табеля, який забезпечить точне відстеження оплачених годин ваших співробітників, а також заощадить ваш час і кошти.
Розглянемо, чому варто обрати шаблон табеля замість онлайн-інструменту для відстеження робочого часу.
- Шаблон табеля робочого часу можна завантажити безкоштовно, що робить його чудовим варіантом для малого бізнесу та фрілансерів, які не можуть дозволити собі платні хмарні інструменти.
- Ці шаблони доступні в різних форматах файлів, що дозволяє використовувати їх на будь-якій платформі. Крім того, вони не вимагають спеціальних технічних знань, просто завантажте та починайте користуватися.
- Безкоштовні шаблони табелів на базі Excel містять вбудовані формули, які прискорюють обчислення. Це особливо корисно для фрілансерів, які можуть швидко розрахувати оплачені години та погодинну ставку при створенні рахунків для своїх клієнтів.
- Фрілансерам може бути складно синхронізувати різні програми для відстеження часу, які використовують їхні клієнти, що може призвести до плутанини. Безкоштовні шаблони табелів дозволяють їм легко вести облік робочих годин у кінці робочого дня.
Отже, безкоштовний шаблон табеля є ідеальним рішенням для фрілансерів і малого бізнесу. Далі ми розглянемо вісім найкращих шаблонів табелів, які допоможуть вам точно відстежувати робочий час і забезпечити прозорість вашої діяльності.
Clockify
Clockify – це ефективний інструмент для відстеження часу, що підходить для корпоративних працівників, фрілансерів, а також компаній з гібридним робочим середовищем. Він дозволяє відстежувати час як для тих, хто працює в офісі, так і для віддалених працівників.
Clockify пропонує безкоштовні шаблони табелів для друку в різних форматах, таких як Word, Excel, PDF і Google Docs. Безкоштовна версія не має обмежень на розмір команди, що дозволяє відстежувати робочий час та продуктивність великої кількості співробітників на різних проєктах.
Менеджери можуть легко завантажити ці шаблони табелів та налаштувати їх відповідно до політики своєї компанії. Clockify пропонує різні варіанти шаблонів:
- Щомісячні
- Двотижневі
- Щотижневі
- Раз на два тижні
- Щоденні (погодинні)
- Щоденний табель для керівника
- Розклад проєктів: зручний для відстеження витрат та тривалості проєктів, що необхідно для формування рахунків. Шаблон проєкту дозволяє обробляти кілька проєктів одночасно і фіксувати час, витрачений на завдання, витрати, оплачені години тощо.
Ви можете безкоштовно завантажити шаблон розкладу Clockify з їхнього вебсайту у будь-якому зручному для вас форматі.
понеділок
понеділок – це хмарна робоча операційна система, яка пропонує шаблон робочого графіка для розподілу завдань на щотижневі зміни. Цей шаблон оптимізує робочий графік вашої команди, надаючи чітке уявлення про поточний стан проєкту.
Створення тижневого робочого графіка за допомогою шаблону від monday.com – це ефективний спосіб для планування роботи вашої організації. Цей хмарний шаблон тижневого планування можна масштабувати відповідно до розміру та структури вашої компанії. Він також є досить гнучким, щоб адаптуватися до ваших стандартів, робочого процесу, проєктів та завдань. Створення тижневого розкладу включає три прості кроки:
Оберіть відповідний шаблон тижневого планування з безлічі інтуїтивно зрозумілих варіантів, розроблених для різних потреб організацій. Адаптуйте ці шаблони до політики компанії, додайте практичні завдання та розставте їх за пріоритетами. Розподіліть ці активні елементи між членами команди. Тепер ви можете контролювати стан завдань і проєктів на кожному етапі.
Шаблон тижневого графіка роботи на monday.com дозволяє виконувати наступні дії:
Імпорт та експорт таблиць Excel: Легко експортуйте робочий графік у формат Excel для подальшого використання, а також імпортуйте листи планування з Excel на інформаційну панель для розширення функціоналу.
Керування дозволами: Надайте дозволи “лише для читання” членам вашої команди, щоб вони могли переглядати свої завдання, без можливості змінити розклад.
Виконуйте пошук: Завдяки функціям пошуку та розширеним фільтрам ви можете швидко знайти інформацію про співробітників, які працюють у певну зміну. Просто введіть ім’я співробітника або відомості про зміну.
Шаблон табеля робочого часу monday.com є безкоштовним для команди до двох учасників. Для більших команд ви можете обрати один із чотирьох преміум-планів – Basic, Standard, Pro та Enterprise, вартість яких починається від 24 доларів на місяць. План Enterprise може бути налаштований відповідно до ваших вимог.
Розклад Office 365
Розклад Office 365 – це простий, але ефективний інструмент, сумісний із SharePoint 2013, SharePoint 2016 та SharePoint Online в складі Office 365. Цей табель Excel дозволяє менеджерам відстежувати час, витрачений членами команди на різні завдання і проєкти.
Office 365 Timesheet є ідеальним рішенням для малого бізнесу, підрядників або фрілансерів. Він дозволяє відстежувати звичайний та понаднормовий час, призначений для поточних проєктів. Керівник може перевіряти та затверджувати ці табелі щотижня, а також використовувати їх для порівняння ефективності роботи членів команди.
Цей шаблон на основі Excel є легко налаштовуваним та дозволяє фіксувати час прибуття, виходу з роботи та обідньої перерви співробітників щодня. Менеджери можуть автоматично розраховувати загальну кількість оплачених годин, розділяючи звичайні та понаднормові години.
Розклад Office 365 є легким у редагуванні та доступним на різних платформах та пристроях. Ви можете експортувати ці шаблони у формати Excel, CSV і PSD для подальшого аналізу та створення рахунків.
Дані зберігаються в захищених екземплярах SharePoint, що гарантує, що лише авторизовані користувачі можуть отримати доступ до конфіденційної інформації. Завдяки інтеграції з Power BI, Office 365 Timesheet може бути інтегрований з системою баз даних вашого співробітника та надавати керівництву корисну інформацію про ефективність роботи співробітників.
Розклад Office 365 на базі SharePoint надає працівникам такі переваги:
- Можливість фіксувати щоденний оплачений робочий час у вигляді чернеток.
- Щотижневе подання заповнених табелів менеджерам або адміністраторам.
- Редагування або зміна вже поданих табелів перед завантаженням.
- Маркування виконаних завдань як оплачених або неоплачених.
- Легке звітування про оплачені та неоплачені завдання.
Office 365 Timesheets допомагає не лише працівникам, але й керівництву:
- Переглядати, затверджувати, відхиляти та коментувати табелі робочого часу, подані працівниками.
- Закріплювати кількох співробітників за одним менеджером.
- Легко додавати співробітників та їх керівників до шаблону табеля.
- Налаштовувати табель відповідно до потреб компанії.
Стандартна версія Office 365 Timesheet є безкоштовною та доступною для завантаження з вебсайту Microsoft Templates.
ActiTIME
ActiTIME – це шаблон відстеження часу в Excel, який допомагає компаніям використовувати централізований підхід до управління часом та проєктами. Він спрощує процес відстеження робочого часу, дозволяючи переглядати продуктивність співробітників, стан активних проєктів та отримувати іншу важливу інформацію.
Шаблон розкладу ActiTIME допомагає покращити робочий процес, розподіляючи завдання проєкту між членами команди, і легко інтегрується з більш ніж 200 додатками, такими як Trello, Asana, JIRA, GitHub тощо.
ActiTIME надає своїм користувачам наступні ключові переваги:
- Єдина платформа для керування членами команди, проєктами, клієнтами та оплаченими годинами.
- Надання статистичних даних для створення рахунків-фактур, класифікуючи оплачені та неоплачені завдання, погодинну ставку тощо.
- Допомога у перевірці продуктивності віддалених та офісних працівників за допомогою табеля.
- Гнучкість у налаштуванні відповідно до стандартів компанії.
Існують різні варіанти шаблонів ActiTime, виберіть той, що відповідає політиці вашої компанії. Ці шаблони є безкоштовними і доступні в різних форматах.
- Щоденні
- Щотижневі
- Двотижневі
- Щомісячні
Ви можете безкоштовно завантажити будь-який із цих шаблонів розкладів ActiTime з їхнього вебсайту у трьох форматах: Excel, Google Sheets і PDF.
Toogl Track
Toggl Track – це популярний шаблон табеля, що дозволяє компаніям відстежувати час, витрачений працівниками на виконання завдань. Цей табель допомагає вдосконалити управління часом і точно записувати робочі години, особливо якщо у вас є віддалені співробітники.
Шаблон Toggl Track доступний у популярних форматах, таких як Google Docs, Google Sheet, Excel Spreadsheets, Word Documents та PDF, і легко адаптується до будь-якого сегменту бізнесу, тому є популярним серед адміністраторів, співробітників, фрілансерів і рекрутерів.
Toggl Track пропонує чотири варіанти шаблонів:
- Щоденні
- Щотижневі
- Двотижневі
- Щомісячні
Це спрощує налаштування розкладу вашої компанії.
Шаблон розкладу Toggl Track пропонує наступні функції:
Легкий відлік робочого часу: Шаблон простий у використанні та не вимагає складної конфігурації. Щоб зробити новий запис, просто натисніть на новий рядок! Ви також можете перемикатися між ручним та календарним режимами.
Точна звітність: Toggl Track дозволяє відстежувати ефективність роботи співробітників. Також ви можете експортувати табелі у формати CSV та PDF.
Повна інтеграція: Табель Toggl Track можна синхронізувати з понад 100 програмами, що забезпечує доступ до всієї інформації в одному місці в організованому вигляді.
Автоматизоване відстеження: Хмарний шаблон табеля дозволяє відстежувати використання додатків для точного обліку часу.
Усі шаблони Toggl Track доступні безкоштовно на їхньому вебсайті.
ClockIt
ClockIt – це онлайн-програмне забезпечення для відстеження часу та місця розташування, що пропонує шаблони табелів для обліку приходу та виходу співробітників. Підходить для малого та середнього бізнесу, забезпечуючи простий спосіб відстеження відвідуваності та робочого часу як штатних, так і віддалених працівників.
Ці шаблони допомагають керівництву автоматизувати робочий процес, реєструвати відвідування та створювати звіти для подальшого аналізу.
ClockIt пропонує кілька варіантів шаблону табеля, які можна завантажити як файл Excel або PDF, або як таблицю Google.
- Щомісячні
- Щотижневі
- Двотижневі
- Щоденний табель для менеджера
- Табель проєкту
Шаблон розкладу ClockIt доступний безкоштовно, і його можна завантажити у вигляді таблиці Excel, PDF-файлу або Google Sheets.
Довіко
Довіко – це інструмент відстеження часу, що пропонує безкоштовні шаблони табелів у вигляді аркуша Excel, документа Word та таблиць Google. Ці шаблони допомагають малому бізнесу відстежувати відвідуваність працівників, понаднормовий час та час, витрачений на кожне завдання та проєкт.
Dovico пропонує такі шаблони табелів для моніторингу часу:
- Шаблон списку справ для управління часом
- Шаблон тижневого табеля
- Шаблон щоденного розкладу
- Шаблон тижневого розкладу проєкту із завданнями (підходить для співробітників, що працюють над кількома проєктами)
- Шаблон тижневого табеля робочого часу працівника
Шаблони можуть відстежувати оплачені години, понаднормову роботу, лікарняні та відпустки. Співробітники можуть підрахувати загальну суму та підписати табель перед тим, як надати його своїм керівникам.
Усі ці версії шаблонів Dovico можна завантажити безкоштовно в будь-якому форматі.
Hubstaff
Hubstaff – це просте програмне забезпечення для відстеження робочого часу, що пропонує зручні шаблони табелів для легкого обліку оплачених годин. Ви можете завантажити ці шаблони у форматі PDF, таблиці Excel, документа Word та інших форматах Google. Вам потрібно лише внести дані та додавати години під час роботи.
Доступні такі шаблони табелів:
- Щотижневі
- Щомісячні
- Двотижневі
- Щоденні (погодинні)
- Табель проєкту
Шаблони Hubstaff доступні для безкоштовного завантаження з вебсайту, і ви можете почати їх використовувати одразу.
Підсумок
Якщо ви прагнете точно відстежувати оплачені години членів вашої команди, вам слід обрати один із перелічених вище шаблонів табелів, який найкраще відповідає робочій культурі вашої компанії. Шаблони табелів забезпечують точний облік продуктивності співробітників, виключаючи ручні процеси та ризик людських помилок.
Можливо, вас також зацікавлять найкращі засоби відстеження відвідуваності співробітників та найкращі програми для відстеження часу для команд або повноцінне програмне забезпечення для управління персоналом.