Інструмент, що допомагає візуалізувати робочі завдання, відомий як канбан-дошка. Навіть якщо ви не знаєте цієї назви, ймовірно, ви вже стикалися з нею на роботі чи в телевізійних програмах. Розгляньмо, як вона функціонує.
Канбан-дошка призначена для того, щоб наочно відобразити процес виконання завдань від початку до завершення. У найпростішому варіанті вона має три колонки: “Завдання”, “В процесі” та “Готово”. Спочатку ваші завдання розміщуються в колонці “Завдання”, потім їх переміщують у “В процесі” під час виконання, і нарешті, у колонку “Готово” після завершення.
Канбан-дошки забезпечують наочне уявлення про управління робочими процесами, демонструючи, як просуваються ваші завдання.
Ці дошки виникли як частина канбан, методології бережливого виробництва, яка протягом багатьох років застосовувалася в японській промисловості. Згодом вона набула популярності в Північній Америці та Європі як елемент програмного забезпечення для управління проєктами, такого як Jira, Asana, Trello, та Planner. Якщо ви працюєте в сфері розробки програмного забезпечення, то, напевно, знайомі з цими дошками.
Спочатку канбан-дошки були фізичними, але з часом з’явилося різноманітне програмне забезпечення для їхньої реалізації. На відміну від інших процесів, що перейшли з фізичного світу в цифровий, таких як запис музики, планування проєктів та бухгалтерський облік, фізичні канбан-дошки все ще залишаються популярними, часто використовувані паралельно з цифровими аналогами.
Якщо ви бачили в офісах дошки або стіни, заповнені стікерами, розставленими по стовпцях, то, ймовірно, ви спостерігали саме канбан-дошку.
Часто на сервері існує цифрове відображення тієї ж канбан-дошки, заповненої стікерами. Може виникнути питання, навіщо одні й ті самі дані зберігаються у двох місцях, адже це, здається, подвоює роботу з їхнього підтримання.
Причина досить проста: канбан-дошка розроблена для наочності та зручності використання. Фізична дошка дозволяє команді швидко оглядати завдання та переміщати їх по дошці. Однак фізична дошка не підходить для аналізу даних і звітності, і тут на допомогу приходить цифрова версія.
Цифрову версію, незалежно від того, чи це Jira, Trello, Asana, Planner або інше програмне забезпечення, можна переглядати з будь-якого місця, що робить її особливо корисною для віддалених команд або зацікавлених сторін, які не працюють безпосередньо з командою.
Використовувати канбан-дошку дуже просто. Завдання додається в колонку “Завдання”, а потім переміщується (якщо це фізична дошка) або перетягується (якщо цифрова дошка) між колонками. З часом завдання переміщуються з останньої колонки “Готово” до архіву виконаних завдань.
Кількість колонок на канбан-дошці може варіюватися залежно від потреб. Наприклад, у командах розробників програмного забезпечення часто є колонки для проектування, розробки, тестування та документації. Іноді додаються спеціалізовані колонки, що відображають специфічні етапи процесу, такі як “Fuzzing” (тестування на помилки), “Pull” (запит на внесення змін) та “Pre-Prod” (розміщення на сервері попереднього виробництва). Ви можете налаштувати дошку відповідно до будь-якого типу процесу.
Для виконання одного завдання часто потрібна участь кількох команд або кількох робочих процесів. Канбан-дошки вирішують цю проблему за допомогою так званих “доріжок”. У той час як колонки (“Завдання”, “В процесі”, “Готово”) розташовані вертикально, доріжки – це горизонтальні смуги, які дозволяють розподілити завдання для окремих команд або робочих потоків.
У більшості канбан-інструментів завдання також можна кодувати кольором. Це дозволяє налаштовувати доріжки для команд і кольори для робочих потоків або навпаки. Багато команд синхронізують кольори своїх стікерів з кольорами на цифрових дошках. Саме тому офіси часто прикрашені різнокольоровими стікерами.
Канбан – це гнучка система, яка дозволяє налаштовувати дошку відповідно до будь-якого процесу, яким ви керуєте. Незалежно від того, чи це підготовка до запуску космічної місії вартістю в мільярди доларів JPL, або організація домашніх справ ваших дітей, канбан допоможе вам візуалізувати завдання та не відхилятися від наміченого плану.