Одним із найважливіших аспектів ведення успішного бізнесу є забезпечення того, щоб усі його частини були синхронізовані одна з одною. Щоб ці частини рухались і були синхронізовані, компанії повинні мати набір процедур для своїх співробітників, щоб виконувати рутинні завдання або будь-які стандартні завдання.
Бізнес без належного набору документів чи процедур, швидше за все, розпадеться та зіткнеться з проблемами з термінами!
Наприклад, компанія, що займається виробництвом автомобілів, повинна виконувати різні регулярні перевірки та випробування, а також налаштовувати їх для досягнення максимальної ефективності.
І тут вступають стандартні операційні процедури (SOP).
Не плутайте SOP із звідком правил або процедурами робочого процесу працівника. Натомість СОП містять покрокові інструкції щодо виконання завдань для підвищення ефективності та зменшення організаційної неоднозначності.
Хоча мета СОП залишається незмінною, шаблони та кроки відрізняються залежно від розміру організації та галузі. Ось чому ми створили список найкращих шаблонів СОП для підприємств будь-якого розміру.
Чому SOP важливі?
СОП є основою ефективного робочого процесу в організації. Детальний SOP діє як постійна інструкція для працівників і визначає їхні очікування.
Давайте глибше розглянемо переваги SOP:
#1. Покращена адаптація
Багато організацій використовують SOP, щоб прискорити та покращити процес адаптації. З першого дня співробітники отримують у спадок потужні та докладні процедури для виконання своїх рутинних завдань.
Це призводить до кращої продуктивності та допомагає керівникам команд і менеджерам оцінювати кожного свого нового співробітника.
#2. Підтримує організаційну послідовність
Уніфікований регламент роботи забезпечує організаційну узгодженість і тримає всіх членів команди та співробітників на одній сторінці.
Коли кожен із співробітників має чітке розуміння того, перед ким він повинен звітувати та які кроки він повинен зробити далі в ієрархічній манері, є менше шансів, що все піде нанівець.
#3. Розуміння найкращих практик
Повторення та перегляд завдань, записаних у документі, дають змогу краще зрозуміти найкращі практики виконання рутинних завдань у відділі.
Незважаючи на те, що СОП є лише пропозиціями, вони можуть перетворитися на корисні покрокові посібники, які дають глибоке розуміння того, як слід виконувати завдання, що відповідає вимогам зацікавлених сторін.
#4. Економте на навчанні
СОП можуть заощадити організації тисячі, якщо не мільйони. Витрати на навчання як існуючих, так і нових співробітників можна мінімізувати, включивши шаблони SOP до їхніх навчальних наборів.
Крім того, значні або невеликі зміни в організації, як-от вихід на пенсію, підвищення або звільнення, не повинні впливати на робочий процес. СОП встановлюють стандартний процес для виконання завдань, які працівник виконував за останні кілька років.
#5. Зберігає якість роботи
Щоб уникнути початкової гикавки, SOP виявилися порятунком. Щоразу, коли існуючий співробітник звільняється та приєднується новий працівник, SOP зобов’язує кожного окремого працівника відповідати за завдання, які вони повинні виконати, і за те, яким шляхом вони повинні піти, щоб досягти максимальної ефективності.
Як створити стандартні операційні процедури?
Створення детальних і зрозумілих стандартних операційних процедур може зайняти багато часу і не буде легким кроком. Під час розробки СОП для вашої організації необхідно враховувати низку факторів.
Нижче наведено етапи створення стандартної робочої процедури:
- Визначте мету та завдання: запишіть мету створення SOP і які завдання ви хочете досягти за допомогою цього. Якщо ви не володієте повсякденним процесом, переконайтеся, що залучаєте зацікавлених сторін і відповідальні за це ролі.
- Знайте свою аудиторію: вибирайте аудиторію, роблячи крок вперед для написання документації. Якщо ви пишете SOP для аудиторії, яка потребує допомоги 24/7, необхідно створити документацію, щоб люди могли легко взятися за неї.
- Визначте структуру SOP: Наступним кроком є втілення ідей у реальність. Але перш ніж писати ці SOP, виберіть структуру, мову та тональність вашого SOP, які відповідають вашому бренду та галузі.
- Виберіть правильний шаблон: хоча ви завжди можете почати з нуля, існує безліч шаблонів SOP, створених для кожної галузі чи мікроніші. Шаблони SOP пришвидшують процес написання та гарантують, що він відповідає стандартизованим нормам.
- Оновіть СОП: також важливо оновлювати СОП, оскільки процес час від часу змінюється. Хоча оновлення вручну може зайняти час, ви можете використовувати автоматизоване програмне забезпечення або програмне забезпечення SOP для зберігання та оновлення своїх SOP.
З огляду на наведені вище кроки запис СОП може здатися спокусливим. Це стає ще більш захоплюючим, коли у вас є готовий шаблон для цього. Нижче ми поділилися найбільш дієвими шаблонами SOP (стандартної операційної процедури) для компаній, які підтримують різні варіанти використання.
Smartsheet
Smartsheet пропонує широкий спектр шаблонів СОП, включаючи різні випадки використання, такі як операції служби підтримки, СОП для готелів і гостей, СОП для складів і навіть СОП для служб санітарного очищення.
Кожна з цих СОП розроблена відповідно до галузевих стандартів і процесу, який більшість команд застосовує для досягнення максимальної ефективності.
Мені дуже подобається шаблон ІТ стандартної операційної процедури від Smartsheet. У наступному шаблоні описано кожен крок і підтримується блок-схема ІТ-операції. Це необхідна умова для розуміння дотримання правил і норм.
Шаблон ІТ-операцій Smartsheet
Цей шаблон доступний у форматі Word і встановлює нагадування для виконання рутинних завдань, які також включають усунення несправностей документів, події безпеки та процедури налаштування, а також створення схем процедур і планове технічне обслуговування.
ClickUp
Шаблони SOP від ClickUp є прозорими та привабливими та включають кожну деталь, яку має мати ваш стандартний SOP. Шаблони ClickUp є зручними та швидкими для використання у вашій стандартній процедурі.
Існує понад 15 випадків використання, які він підтримує, включаючи продажі, підтримку, кадри, фінанси, ІТ, проектування тощо.
Мій улюблений шаблон HR SOP. Замість використання традиційного Excel або ручного оновлення цей захоплюючий шаблон SOP створює контрольний список для всіх завдань. Він закладає основу для автоматизації повторюваних завдань.
Шаблон HR SOP від ClickUp
У цьому шаблоні перераховано всі обов’язки відділу кадрів, починаючи від підготовки до найму персоналу та звільнення від виконання інших рутинних завдань.
Гуру
Зручний, але детальний SOP для команд, щоб оптимізувати свій внутрішній процес і визначити проблему, яку він вирішує. Насправді я знайшов кожного з них Шаблони SOP від Guru швидко адаптується та знімається, до чого звикли навіть новачки.
Шаблон починається з мети завдання та контексту створення СОП. У другій частині розділу міститься «Як обробити», який дуже схожий на докладний покроковий посібник.
Guru містить різноманітні шаблони SOP, зокрема документацію продукту, інструкції щодо бренду, керування змінами, адаптацію співробітників тощо. Ви можете переглянути список шаблонів тут.
Шаблони стандартних операційних процедур Guru
Scribehow
Наступним у списку є засвоюваний стандартний шаблон від Scribehow. Їх SOP гарантує послідовність і якість операцій, щоб гарантувати, що ваша команда відповідає нормативним і правовим вимогам.
Якщо ви хочете створити шаблон, який легко переглядати, шаблон SOP від Scribehow стане правильним вибором для початку.
Шаблон SOP Scribehow
Шаблон починається з назви, за якою йде версія та дата набрання чинності. Зміст дозволяє легко переходити до будь-якого розділу.
При подальшому прокручуванні користувачі можуть отримати деталі завдань, включаючи мету, обсяг документа та обов’язки. Далі шаблон містить інструкцію, яка розбивається на прості підкроки.
Найкраща частина? Scribehow також містить деталі для кожної редакції, а також дату затвердження та історію версій.
Процес.ст
Процес.ст це платформа на базі ШІ, яка пропонує програмне забезпечення SOP, а також величезну бібліотеку шаблонів. Платформа пропонує вам два типи шаблонів; перший для створення процедур з нуля, а другий для створення ручних процедур.
Їх стандартна структура шаблону є більш детальною та описовою порівняно з Scribe. Більшість цих шаблонів розроблено з урахуванням системи управління якістю стандарту ISO.
Process.st пропонує понад 50 безкоштовних шаблонів для завантаження, які можна додати до облікового запису або безкоштовно завантажити у форматі PDF. Ви можете переглядати шаблони за такими категоріями, як маркетинг контенту, адаптація співробітників і клієнтів, бізнес, будівництво, безпека, ІТ, операції та інші.
TemplateLAB
TemplateLAB має широкий спектр шаблонів SOP у форматі Word, який можна завантажити. У них є шаблони СОП для бізнес-процесів, юридичного менеджменту, кадрів і нерухомості, а також для мистецьких і медіа-компаній.
Найкраща частина полягає в тому, що ці шаблони SOP легко редагуються і не залишають жодне завдання без уваги. Що мені найбільше сподобалося в TemplateLAB, так це його простий дизайн, але він успішно охоплює кожну деталь, яку ви хочете включити до свого SOP.
Наприклад, цей SOP для дослідницького сайту охоплює скорочення та визначення задіяних процесів. Коли ви прокручуєте вниз, контрольний список рутинних завдань містить принципи, зразки, обладнання, реагенти та розчини, контроль якості та управління відходами.
Шаблон SOP від Templatelab
Jotform
Jotform це онлайн-конструктор форм, який охоплює різні варіанти використання бізнес-планів і стандартних операцій. Jotform пропонує все прямо зі сторінки SOP; тобто вам не потрібно завантажувати та редагувати СОП у форматі Word або PDF.
Коли ви переходите на їхній сайт, шаблони SOP відображаються у формі анкети, яку ви можете заповнити та надіслати шаблон для перегляду зацікавленим сторонам.
Після затвердження СОП можна завантажити у форматі PDF.
Шаблон СОП Jotform
Що мені сподобалося в Jotform, так це його настроювані елементи, які ви можете додавати або видаляти з шаблонів SOP. Ви також можете додавати або видаляти сторінки, щоб додати більше деталей до SOP.
Поняття
Поняття має детальний шаблон SOP, розроблений для малого бізнесу. Однак готових шаблонів для певної галузі немає. Існує лише один стандартний шаблон, який ви можете використовувати та редагувати для своєї команди.
Хоча їм бракує категоризації та широкого набору шаблонів, ви можете використовувати їх для створення легкозасвоюваних і легких для читання СОП.
Перший згин шаблону містить назву процедури та дату створення, а також відділ, який її створив. Далі додайте контекст вручну або вставте посилання у форматі PDF, Google Drive чи Maps і додайте посилання на всі відповідні документи.
Ви також можете додати спеціальну галузеву термінологію та покроково описати процес. Найкраща частина? Ви можете намалювати сходинки, вставивши відео з Loom або Miro.
Ви також можете позначати або додавати імена людей, відповідальних за завдання, на кожному кроці.
Кіпвайз
Кіпвайз Шаблони SOP розроблені для відділу маркетингу та продажів, операцій, служби підтримки клієнтів і відділу кадрів. Цей стандартний шаблон має ту саму структуру, що й більшість шаблонів.
Після реєстрації ви можете редагувати шаблон прямо з платформи. Автор може відповідно додати або видалити завдання. Ви також можете включити відповідні та пов’язані посилання, наприклад посилання на зустрічі, ресурси та посібники, щоб спростити робочий процес.
Заключні думки
Шаблони SOP можуть позбавити вас від годин ламати голову. Гнучкі шаблони SOP потребують невеликого редагування та налаштування, щоб створити документацію, яка зробить рутинні завдання захоплюючими та швидкими для запам’ятовування.
Прокрутіть ці безкоштовні шаблони та застосуйте найкращий, щоб розширити можливості вашої команди.
Далі ознайомтеся з шаблонами керування проектами Notion, щоб змінити свій робочий процес.