Концепція цифрового робочого простору охоплює різноманітні інструменти, програми та сервіси, що створюють умови для ефективної взаємодії та виконання завдань віддаленими командами, незалежно від їхнього географічного розташування.
Він формує захищене середовище, де віддалені команди можуть безперешкодно отримувати доступ, зберігати та обмінюватися даними, документацією та різними активами. Це сприяє оптимізації робочих процесів, підвищенню продуктивності та зменшенню загальних витрат.
Цифровий робочий простір має ключове значення для віддаленого бізнесу, оскільки забезпечує необхідну інфраструктуру для надання працівникам доступу до потрібних ресурсів, необхідних для виконання їхніх робочих обов’язків, гарантуючи при цьому безпеку та захист корпоративних даних.
Крім того, цифровий робочий простір допомагає віддаленим організаціям налагодити продуктивну взаємодію з партнерами, клієнтами та іншими зацікавленими сторонами.
Інструменти цифрового робочого простору забезпечують захищений доступ до документів, програмного забезпечення та сервісів, а також створюють можливості для командної роботи та комунікації, допомагаючи віддаленим командам підтримувати зв’язок і високий рівень продуктивності. Вони також включають розширені функції безпеки для захисту даних і запобігання несанкціонованому доступу.
Проблеми, пов’язані з цифровим робочим простором
Спільна робота
Ефективна та продуктивна співпраця між усіма членами команди, що працюють з різних фізичних локацій, може бути складним завданням. Для успішного впровадження цифрових робочих просторів компаніям необхідно використовувати інструменти та системи, що сприяють простій співпраці та спілкуванню.
Адаптивність
Цифровий робочий простір постійно розвивається, і компаніям слід забезпечити, щоб їхні системи могли адаптуватися до цих змін. Вони повинні бути готові до впровадження нових технологій і процесів у міру необхідності.
Навчання
Цифрові робочі простори вимагають від користувачів розуміння різних інструментів і технологій. Компанії повинні забезпечити належне навчання своїх працівників та надати їм доступ до необхідних ресурсів для ефективного виконання їхніх обов’язків.
Ризики безпеки та конфіденційності
Безпека даних і конфіденційність стають дедалі важливішими, оскільки використання цифрових інструментів постійно зростає. Без належних заходів безпеки конфіденційні дані можуть стати вразливими для зловмисних атак або випадкових порушень.
Технічні проблеми
Як і будь-яка інша технологія, цифрові робочі простори можуть зіткнутися з технічними проблемами, такими як повільне завантаження, проблеми з підключенням та інші питання продуктивності.
Складність
Цифрові робочі простори часто вимагають глибших технічних знань, ніж традиційні, що може ускладнити їхнє використання для менш технічно обізнаних користувачів, особливо тих, хто не знайомий із цифровими інструментами, що використовуються в робочому середовищі.
Розсіювання уваги
В цифрових робочих просторах легко відволікатися на сповіщення, електронні листи та інші фактори. Щоб підтримувати концентрацію, необхідно вжити відповідних заходів.
Захист цифрового робочого простору: абсолютна необхідність
Забезпечення безпеки цифрового робочого простору є першочерговим завданням у сучасному світі. Зі збільшенням кількості компаній, які переходять на цифрові робочі простори, зростає і потреба у захисті їх від зловмисних атак і несанкціонованого доступу.
Існує багато способів захисту цифрових робочих просторів, зокрема використання брандмауерів, шифрування даних, впровадження контролю доступу користувачів і встановлення систем виявлення та запобігання шкідливому програмному забезпеченню.
Крім того, компаніям необхідно інвестувати в навчання своїх співробітників, щоб навчити їх, як захистити свої цифрові робочі простори. Важливо також регулярно контролювати системи та оновлювати їх останніми виправленнями безпеки для захисту від нових загроз.
Вживаючи ці кроки, компанії можуть гарантувати безпеку своїх цифрових робочих просторів і захист своїх даних.
Найкращі інструменти для безпечного цифрового робочого середовища
Цифровий робочий простір швидко стає невід’ємною частиною сучасного бізнесу, забезпечуючи захищене віртуальне середовище, де працівники можуть отримувати доступ, співпрацювати та обмінюватися важливими даними та ресурсами.
Організаціям необхідно використовувати найкращі інструменти цифрового робочого простору, щоб забезпечити найвищий рівень безпеки та ефективності.
Ми розглянули деякі з найбезпечніших інструментів, які можуть допомогти організаціям захистити свої дані та ресурси, одночасно оптимізуючи робочі процеси.
ClickUp
ClickUp – це платформа для управління проектами та підвищення продуктивності, яка допомагає командам організовувати свою роботу, не відставати від графіку та досягати поставлених цілей. Вона підходить для команд будь-якого розміру, від малих підприємств до великих корпорацій.
Функції ClickUp
- Управління завданнями
- Автоматизація
- Інтеграція зі сторонніми додатками
- Настроювані робочі процеси
- Співпраця
- Сповіщення
- Коментарі та обговорення
- Календар і шкала часу
- Звіти та аналітика
ClickUp пропонує користувачам комплексні інструменти управління проектами, включаючи управління завданнями, планування, співпрацю, створення звітів та багато іншого.
Платформа також дозволяє користувачам налаштовувати робочий простір відповідно до своїх потреб. ClickUp збирає дані з різних джерел, таких як завдання, доручення, обговорення та документи, щоб надати користувачам чітке уявлення про їхні проекти.
Tresorit
Tresorit – це захищена хмарна система зберігання, що забезпечує наскрізне шифрування та безпечний обмін файлами для захисту ваших даних від несанкціонованого доступу. Це ідеальне рішення для компаній, організацій та окремих осіб, які працюють з конфіденційними даними та хочуть забезпечити їхню безпеку.
Особливості Tresorit
- Наскрізне шифрування
- Архітектура з нульовим розголошенням
- Автоматична синхронізація
- Керування користувачами та їхніми ролями
- Інструменти співпраці
- Контроль доступу до файлів
- Запобігання втраті даних
- Двофакторна аутентифікація
- Моніторинг активності користувачів
- Безпечне зберігання документів
Tresorit шифрує дані на пристрої перед завантаженням у хмару та дешифрує їх під час завантаження. Це забезпечує захист даних, навіть якщо хмарне середовище скомпрометовано.
Інформація також зберігається у кількох місцях для підвищення безпеки та надійності. Tresorit пропонує додаткові функції, такі як двофакторна аутентифікація, безпечний обмін посиланнями та віддалене видалення даних із пристрою.
VMware Workspace ONE
VMware Workspace ONE — це інтелектуальна платформа для цифрового робочого простору, яка допомагає організаціям ефективно керувати, захищати та розгортати свої програми та дані на різних пристроях.
Платформа підходить для організацій, які хочуть безпечно доставляти та керувати програмами та даними на будь-якій кінцевій точці, одночасно автоматизуючи та керуючи всім життєвим циклом пристрою.
Завдяки VMware Workspace ONE організації можуть об’єднати контроль доступу, керування пристроями, доставку програм, ідентифікацію та керування доступом, безпеку та відповідність вимогам на єдиній платформі цифрового робочого простору.
Платформа забезпечує єдину точку для керування всіма мобільними пристроями, ноутбуками, настільними комп’ютерами та додатками на різних платформах. Вона також збирає дані з кінцевих точок для надання інформації про поведінку користувачів, їхні дії та відповідність вимогам у реальному часі.
VMware Workspace ONE надає аналітичні дані, що допомагають організаціям приймати обґрунтовані рішення щодо своїх цифрових робочих просторів та оптимізувати користувацький досвід.
Функції VMware Workspace ONE
- Уніфіковане керування кінцевими точками: керування, захист і налаштування пристроїв на будь-якій операційній системі, включно з пристроями Windows, macOS, Android та iOS
- Управління ідентифікацією та доступом: безпечна аутентифікація користувачів та надання їм доступу до необхідних програм і ресурсів
- Підтримка додатків: надання та керування додатками у цифрових робочих просторах, включаючи віртуальні та фізичні пристрої, а також віртуалізовані мобільні пристрої
- Динамічна аналітика: відстеження та аналіз даних кінцевих точок, додатків та користувачів для виявлення та усунення потенційних ризиків
- Уніфікований досвід користувача: створення єдиного, інтуїтивно зрозумілого досвіду, що спрощує робочі процеси
- Безпека та відповідність: забезпечення відповідності галузевим і організаційним стандартам, а також захист даних за допомогою вбудованих функцій безпеки
- Керування хмарою: оркестрування, моніторинг і керування хмарними додатками
VMware Workspace ONE забезпечує повну безпеку даних і відповідність нормативним вимогам, гарантуючи захист пристрою, програми та мережі.
Egress
Egress – це розширений пакет для обміну файлами та співпраці, що забезпечує безпечне, перевірене та відповідне нормам спілкування та взаємодію. Це ідеальне рішення для підприємств і організацій, яким необхідно обмінюватися конфіденційною інформацією із зовнішніми сторонами, такими як клієнти, партнери та постачальники.
Egress дозволяє користувачам безпечно надсилати та отримувати файли, електронні листи та повідомлення від зовнішніх співавторів. Платформа використовує шифрування для забезпечення безпеки даних і створює контрольний слід усіх дій.
Особливості Egress
- Редагування файлів у реальному часі, включно з редагуванням документів і анотаціями PDF
- Деталізовані журнали аудиту фіксують дії користувачів та адміністраторів, наприклад, відкриття, місцезнаходження, надання доступу, редагування та завантаження, із зазначенням часу й дати для перегляду на панелі керування та у повних журналах аудиту
- Захист даних під час зберігання та передавання
- Контроль користувачів і їхніх прав доступу
Користувачі можуть налаштовувати власні дозволи та елементи керування доступом, щоб гарантувати, що лише ті, хто має відповідний дозвіл, мають доступ до даних.
Крім того, Egress забезпечує автоматичне запобігання втраті даних, детальне керування доступом і безпечну співпрацю над документами. Egress пропонує єдиний портал для всіх користувачів, що дає їм змогу легко отримувати доступ до своїх даних з будь-якого пристрою.
Google Workspace
Google Workspace – це хмарний набір інструментів для співпраці, що допомагає командам ефективніше працювати разом. Це ідеальне рішення для компаній, навчальних закладів та організацій, які потребують спільної роботи, обміну файлами та безпечного спілкування.
Google Workspace інтегрується з Gmail, Календарем, Диском, Meet та іншими службами Google, що дозволяє користувачам легко отримувати доступ до електронних листів, документів, відеоконференцій та іншого в одному місці.
Платформа також забезпечує захищене середовище для співпраці за допомогою таких функцій, як двофакторна аутентифікація, запобігання втраті даних і безпека корпоративного рівня.
З Google Workspace користувачі можуть створювати, зберігати та обмінюватися файлами в хмарі, отримувати доступ до своїх документів з будь-якого пристрою та співпрацювати з членами команди в реальному часі.
Функції Google Workspace
- Gmail: професійна електронна пошта для вашого бізнесу з приблизно 15 ГБ пам’яті, налаштовуваними електронними адресами та надійним захистом даних.
- Календар: за допомогою календаря можна легко планувати зустрічі, обмінюватися документами та бути в курсі подій разом із колегами.
- Диск: безпечна хмарна система зберігання з файлами та можливостями їхнього спільного використання.
- Документи: створюйте, редагуйте та працюйте над документами разом зі своєю командою в реальному часі з будь-якого місця.
- Таблиці: інтуїтивно зрозумілий інструмент для роботи з електронними таблицями, що допомагає вам швидко створювати, редагувати та обмінюватися електронними таблицями, а також співпрацювати з вашою командою.
- Слайди: створюйте, презентуйте та працюйте над вражаючими презентаціями разом зі своєю командою в режимі реального часу.
- Форми: створюйте власні форми та опитування для збору відгуків, даних від клієнтів і колег, а також статистики.
- Групи: створюйте спеціальні місця для співпраці колег і обміну ідеями, документами та іншим.
- Meet: безпечне рішення для відеоконференцій для до 500 учасників з можливістю спільного використання екрана.
Крім того, Google Workspace пропонує потужні інструменти аналітики та звітності, що допомагають організаціям оцінювати свою ефективність і приймати обґрунтовані рішення.
Sync
Sync — це служба хмарного зберігання, що надає користувачам безпечне зашифроване зберігання їхніх даних та можливість обмінюватися ними. Це ідеальне рішення для окремих осіб і компаній, які хочуть безпечно зберігати файли, документи та медіафайли, а також обмінюватися ними зі своєю командою або громадськістю.
Sync шифрує ваші дані за допомогою унікального ключа шифрування, що означає, що лише ви маєте доступ до них.
Функції Sync
- Безпека без розголошення: усі дані шифруються та дешифруються на пристрої користувача, отже, лише користувач має доступ до них
- Шифрування закритим ключем: усі дані шифруються за допомогою AES-256 GCM, заблокованого 2048-бітним ключем RSA користувача
- Журнал активності: відстеження активності користувачів у обліковому записі
- Обмін посиланнями: легкий обмін посиланнями на файли та папки з будь-ким
- Автоматичне резервне копіювання: автоматичне резервне копіювання даних без потреби втручання користувача
Sync також дозволяє синхронізувати ваші дані між пристроями, щоб забезпечити їхню актуальність та безпеку. Платформа також пропонує спільний доступ до папок і посилань з іншими, віддалений доступ до файлів і керування версіями для відстеження змін у ваших файлах.
Skiff
Skiff – це приватне цифрове робоче середовище з наскрізним шифруванням для захисту ваших конфіденційних даних. Воно надає користувачам захищену зашифровану службу електронної пошти, яка анонімізує всю комунікацію та захищає дані користувачів від зловмисників.
Skiff дозволяє користувачам писати нотатки, обмінюватися файлами та спільно працювати в безпечному та приватному середовищі. Завдяки зручному інтерфейсу Skiff легко налаштувати облікові записи та швидко почати використовувати цифровий робочий простір.
Особливості Skiff
- Інтуїтивно зрозумілі та спільні проекти: створення та спільна робота над проектами без зайвих зусиль
- Надійна безпека та відповідність: забезпечення відповідності галузевим стандартам, захист даних та конфіденційної інформації вашої організації
- Інтелектуальне керування файлами: автоматичне зберігання, доступ та обмін файлами
- Безпечне завантаження, імпорт та обмін зашифрованими файлами
- Skiff пропонує 10 ГБ безкоштовного сховища та полегшує перехід від інших постачальників хмарних сховищ, надаючи вам повний контроль над вашими даними.
Skiff найкраще підходить для тих, хто хоче захистити свої дані та спілкування, наприклад, власників малого бізнесу, підприємців і фахівців, яким потрібно захистити конфіденційні дані.
Slack
Slack – це хмарний інструмент для співпраці та спілкування на робочому місці. Він ідеально підходить для підтримки зв’язку з командами та колегами, а також дозволяє користувачам швидко обмінюватися файлами та інформацією. Він працює, створюючи централізований центр для спілкування та співпраці.
Особливості Slack
- Обмін повідомленнями та файлами в реальному часі
- Можливість створення каналів для різних тем, команд або проектів
- Інтеграція з іншими сервісами
- Можливість обміну документами та спільної роботи над ними
- Мобільний додаток для доступу до роботи в будь-який час
- Параметри налаштування
- Функції безпеки та відповідності нормам
Користувачі можуть створювати канали на певні теми, а потім додавати людей до цих каналів для спілкування. Вони також можуть надсилати повідомлення один одному та обмінюватися файлами, відео та документами. Крім того, Slack дозволяє користувачам налаштовувати групові дзвінки та шукати свої минулі розмови.
Висновок
Немає двох однакових компаній, і це стосується також інструментів для цифрового робочого простору. Найкращий цифровий робочий простір залежить від розміру та масштабів вашого бізнесу. Для деяких компаній ідеальним варіантом буде комплексний набір інструментів, тоді як інші можуть віддати перевагу поєднанню інструментів, що задовольняють різні потреби. Зрештою, найкращий цифровий робочий простір для вашого бізнесу залежатиме від його індивідуальних вимог.
Вибираючи інструмент для цифрового робочого простору, враховуйте поточні та майбутні потреби вашого бізнесу, досвід користувача та необхідний рівень безпеки. Важливо знайти захищений інструмент, який зможе масштабуватися разом із вашим бізнесом. Потрібно також враховувати загальну вартість володіння, включно з витратами на налаштування, поточне обслуговування, підтримку та додаткові функції.
Проаналізувавши всі ці фактори, ви зможете знайти найкращий цифровий робочий простір для потреб свого бізнесу, що допоможе підвищити продуктивність, оптимізувати операції та захистити дані.