8 найкращих інструментів безпечного цифрового робочого простору для віддалених компаній

Цифровий робочий простір — це термін, який стосується набору інструментів, програм і послуг, які дозволяють віддаленим бізнес-командам співпрацювати та виконувати свою роботу з будь-якого місця.

Він забезпечує безпечне середовище для віддалених бізнес-команд для безпечного доступу, зберігання та обміну інформацією, документами та активами. Це також допомагає оптимізувати бізнес-процеси, підвищити ефективність і зменшити витрати.

Цифровий робочий простір має вирішальне значення для віддаленого бізнесу, оскільки він забезпечує необхідну інфраструктуру, щоб гарантувати, що співробітники мають ресурси, необхідні для виконання своїх завдань, гарантуючи безпеку та захист даних.

Крім того, цифровий робочий простір дозволяє віддаленим компаніям ефективніше співпрацювати з партнерами, клієнтами та іншими зацікавленими сторонами.

Інструменти цифрового робочого простору забезпечують безпечний доступ до документів, програм і послуг, а також інструменти для спільної роботи та спілкування, які допомагають віддаленим командам залишатися на зв’язку та продуктивно працювати. Вони також пропонують розширені функції безпеки для захисту даних і запобігання несанкціонованому доступу.

Виклики цифрового робочого простору

Співпраця

Може бути важко переконатися, що всі члени команди працюють разом ефективно та результативно в різних фізичних просторах. Щоб зробити цифрові робочі простори успішними, компаніям необхідно створити інструменти та системи, які забезпечують легку співпрацю та спілкування.

Адаптивність

Оскільки цифровий робочий простір продовжує розвиватися, компанії повинні переконатися, що їхні системи можуть не відставати від мінливого ландшафту. Компанії повинні бути готові до впровадження нових технологій і процесів за потреби.

Навчання

Цифрові робочі простори вимагають від користувачів знайомства з різними інструментами та технологіями. Компанії повинні забезпечити відповідну підготовку своїх співробітників і доступ до необхідних ресурсів для виконання своєї роботи.

Ризики безпеки та конфіденційності

Безпека даних і конфіденційність стали більшою проблемою через збільшення використання цифрових інструментів. Без відповідних заходів безпеки конфіденційні дані можуть бути вразливими для зловмисників або випадкових порушень.

Технічні труднощі

Як і з будь-якою технологією, цифрові робочі простори можуть мати технічні труднощі. Це може включати повільне завантаження, проблеми з підключенням та інші проблеми з продуктивністю.

Складність

Цифрові робочі простори вимагають більше технічних знань, ніж традиційні робочі простори, що ускладнює їх використання для тих, хто менше технічно підкований. Це особливо актуально для тих, хто не знайомий із цифровими інструментами, що використовуються в робочому середовищі.

Втрата уваги

Завдяки цифровим робочим просторам можна легко відволіктися на сповіщення, електронні листи та інші відволікаючі фактори. Якщо вжити відповідних заходів, вам буде легше зосереджуватися на завданнях.

Захист цифрового робочого простору: абсолютна необхідність

Захист цифрового робочого простору є абсолютною необхідністю в сучасному світі. Оскільки все більше компаній переходять на цифрові робочі простори, потреба в захисті цих робочих просторів від зловмисних атак і злому зростає експоненціально.

Існує кілька способів захисту цифрового робочого простору, наприклад впровадження брандмауерів, шифрування даних, впровадження засобів контролю доступу користувачів і створення систем виявлення та запобігання шкідливим програмам.

Крім того, компаніям також слід інвестувати в навчання та навчання своїх співробітників тому, як захищати свої цифрові робочі простори, а також забезпечити регулярний моніторинг їхніх систем і оновлення останніми виправленнями безпеки для захисту від нових загроз.

Здійснюючи ці кроки, компанії можуть гарантувати безпеку своїх цифрових робочих просторів і збереження даних.

Найкращі інструменти безпечного цифрового робочого середовища

Цифровий робочий простір швидко стає невід’ємною частиною сучасного бізнесу. Він забезпечує безпечне віртуальне середовище, де співробітники можуть отримувати доступ, співпрацювати та ділитися важливими даними та ресурсами.

Організаціям необхідно використовувати найкращі інструменти цифрового робочого простору, щоб забезпечити найвищий рівень безпеки та ефективності цифрового робочого простору.

Ми проаналізували деякі з найзахищеніших інструментів цифрового робочого простору, які можуть допомогти організаціям захистити свої дані та ресурси, оптимізуючи робочі процеси.

ClickUp

ClickUp — це платформа для управління проектами та продуктивності, яка допомагає командам організовуватися, залишатися на шляху та досягати своїх цілей. Це найкраще для команд будь-якого розміру, від малого бізнесу до великих підприємств.

Функції ClickUp

  • Управління завданнями
  • автоматизація
  • Інтеграція зі сторонніми програмами
  • Настроювані робочі процеси
  • Співпраця
  • Сповіщення
  • Коментарі та розмови
  • Календар і шкала часу
  • Звіти та аналітика

ClickUp надає користувачам комплексні інструменти управління проектами, включаючи керування завданнями, планування, співпрацю, звітування тощо.

Це також дозволяє користувачам налаштовувати свій робочий простір і пристосовувати його до своїх потреб. ClickUp збирає дані з різних джерел, включаючи завдання, доручення, розмови та документи, щоб надати користувачам упорядковане уявлення про їхні проекти.

Tresorit

Tresorit — це безпечна хмарна система зберігання, яка забезпечує наскрізне шифрування та безпечний обмін файлами для захисту ваших даних від несанкціонованого доступу. Це найкраще для компаній, організацій і окремих осіб з конфіденційними даними, які потрібно захистити.

Особливості Tresorit

  • Наскрізне шифрування
  • Архітектура з нульовим знанням
  • Автоматична синхронізація
  • Керування користувачами та ролями
  • Інструменти співпраці
  • Контроль доступу до файлів
  • Запобігання втраті даних
  • Двофакторна аутентифікація
  • Моніторинг активності користувачів
  • Безпечне зберігання документів

Tresorit працює шляхом шифрування даних на пристрої перед завантаженням у хмару та дешифрування даних під час повторного завантаження. Це гарантує, що дані залишаються захищеними, навіть якщо хмарне середовище порушено.

Інформація також зберігається в кількох місцях для підвищення безпеки та резервування. Tresorit надає кілька інших функцій, таких як двофакторна автентифікація, безпечний обмін посиланнями та віддалене видалення даних із пристрою.

VMware Workspace ONE

VMware Workspace ONE — це інтелектуальна платформа цифрового робочого простору, яка допомагає організаціям ефективно керувати, захищати та розгортати свої програми та дані на різних пристроях.

Для організацій найкраще безпечно доставляти та керувати програмами та даними на будь-якій кінцевій точці, одночасно автоматизуючи та керуючи всім життєвим циклом пристрою.

Завдяки VMware Workspace ONE організації можуть об’єднати контроль доступу, керування пристроями, доставку додатків, ідентифікацію та керування доступом, безпеку та відповідність на єдиній платформі цифрового робочого простору.

Він забезпечує єдину платформу для керування всіма мобільними пристроями, ноутбуками, настільними комп’ютерами та програмами на всіх платформах. Він також збирає дані з кінцевих точок, щоб у режимі реального часу надавати інформацію про поведінку користувачів, дії та дотримання вимог.

Він надає аналітику, щоб допомогти організаціям приймати кращі рішення щодо свого цифрового робочого простору та оптимізувати роботу користувача.

Функції VMware Workspace ONE

  • Уніфіковане керування кінцевими точками: керуйте, захищайте та налаштовуйте пристрої в будь-якій операційній системі, включаючи пристрої Windows, macOS, Android та iOS
  • Управління ідентифікацією та доступом: надійно автентифікуйте користувачів і надайте їм доступ до необхідних програм і ресурсів
  • Підтримка додатків: доставляйте додатки та керуйте ними в цифрових робочих просторах, включаючи віртуальні та фізичні пристрої та віртуалізовані мобільні пристрої
  • Динамічна аналітика: відстежуйте й аналізуйте дані кінцевих точок, додатків і користувачів для виявлення й усунення потенційних ризиків
  • Уніфікований досвід кінцевого користувача: створіть уніфікований, інтуїтивно зрозумілий досвід, який спрощує робочі процеси користувача
  • Безпека та відповідність: Забезпечте відповідність галузевим і організаційним стандартам і захистіть дані за допомогою вбудованих функцій безпеки
  • Управління хмарою: оркеструйте, відстежуйте та керуйте хмарними програмами

VMware Workspace ONE забезпечує повну безпеку даних і відповідність вимогам, які забезпечують безпеку пристрою, програми та мережі.

Виїзд

Egress — це розширений пакет для обміну файлами та співпраці, який забезпечує безпечне, перевірене та сумісне спілкування та співпрацю. Це найкраще для підприємств і організацій, яким потрібно ділитися конфіденційною інформацією із зовнішніми зацікавленими сторонами, такими як клієнти, партнери та постачальники.

Egress дозволяє користувачам безпечно надсилати та отримувати файли, електронні листи та повідомлення зовнішнім співавторам і від них. Він використовує шифрування, щоб гарантувати безпеку всіх даних і забезпечує контрольний слід усіх дій.

Особливості виходу

  • Редагування файлів у реальному часі, включаючи редагування документів і анотації PDF
  • Детальні журнали аудиту реєструють дії користувачів і адміністраторів, такі як відкриття, місцезнаходження, спільний доступ, редагування та завантаження, з позначками часу та дати для перегляду на інформаційній панелі та повних журналів аудиту.
  • Захищає дані в стані спокою та під час передачі
  • Контроль користувачів і дозвіл доступу

Користувачі також можуть налаштувати власні дозволи та елементи керування доступом, щоб забезпечити доступ до даних лише тим, хто має відповідні дозволи.

Крім того, Egress забезпечує автоматичне запобігання втраті даних, детальний контроль доступу та безпечну співпрацю з документами. Нарешті, Egress пропонує єдиний портал входу для всіх користувачів, що дозволяє їм легко отримувати доступ до своїх даних із будь-якого пристрою.

Google Workspace

Google Workspace – це хмарний набір для співпраці, який допомагає командам краще працювати разом. Це найкраще для підприємств, шкіл і організацій, яким потрібно співпрацювати, обмінюватися файлами та безпечно спілкуватися.

Google Workspace інтегрується з Gmail, Календарем, Диском, Meet та іншими службами Google Workspace, тому користувачі можуть легко отримувати доступ до електронних листів, документів, відеоконференцій тощо в одному місці.

Він також забезпечує безпечне середовище для співпраці з такими функціями, як двоетапна автентифікація, запобігання втраті даних і безпека корпоративного рівня.

За допомогою Google Workspace користувачі можуть створювати, зберігати та ділитися файлами в хмарі, отримувати доступ до своїх документів із будь-якого пристрою та співпрацювати з членами команди в режимі реального часу.

Функції Google Workspace

  • Gmail: професійна електронна пошта для вашого бізнесу з приблизно 15 ГБ пам’яті, налаштованими електронними адресами та надійним захистом даних.
  • Календар: за допомогою календаря можна легко планувати зустрічі, ділитися документами та бути в курсі подій з колегами.
  • Диск: безпечна хмарна система зберігання з файлами та можливостями обміну.
  • Документи: створюйте, редагуйте документи та працюйте над ними разом зі своєю командою в режимі реального часу з будь-якого місця.
  • Таблиці: інтуїтивно зрозумілий інструмент для роботи з електронними таблицями, який допоможе вам швидко створювати, редагувати та ділитися електронними таблицями та співпрацювати з вашою командою.
  • Слайди: створюйте, презентуйте та працюйте над приголомшливими презентаціями зі своєю командою в режимі реального часу.
  • Форми: створюйте власні форми та опитування, щоб отримувати дані клієнтів і колег, відгуки та статистику.
  • Групи: створюйте спеціальні місця для колег, щоб співпрацювати та ділитися ідеями, документами тощо.
  • Meet: безпечне рішення для відеоконференцій для до 500 учасників із спільним використанням екрана.

Крім того, Google Workspace пропонує надійні інструменти аналітики та звітності, які допомагають організаціям оцінювати свою ефективність і приймати рішення на основі даних.

Синхронізувати

Sync — це служба хмарного зберігання, яка надає користувачам безпечне зашифроване зберігання та обмін їхніми даними. Це найкраще для окремих осіб і компаній, які хочуть безпечно зберігати файли, документи та медіафайли та ділитися ними зі своєю командою чи громадськістю.

Синхронізація працює шляхом шифрування ваших даних за допомогою унікального ключа шифрування, тобто лише ви маєте доступ до своїх даних.

Функції синхронізації

  • Безпека без знань: усі дані шифруються та розшифровуються на пристрої користувача, тобто лише користувач може отримати доступ до даних
  • Шифрування закритим ключем: усі дані шифруються за допомогою AES-256 GCM, заблокованого 2048-бітним ключем RSA користувача
  • Журнал активності: відстежуйте активність користувача в обліковому записі
  • Обмін посиланнями: легко діліться посиланнями на файли та папки з будь-ким
  • Автоматичне резервне копіювання: автоматичне резервне копіювання даних без будь-якого введення користувача

Крім того, Sync дозволяє синхронізувати ваші дані між вашими пристроями, гарантуючи, що всі ваші дані є актуальними та безпечними. Він також включає спільний доступ до папок і посилань з іншими, віддалений доступ до файлів і контроль версій для відстеження змін у ваших файлах.

скіф

Skiff — це приватне цифрове робоче середовище з наскрізним шифруванням, яке захищає ваші конфіденційні дані. Він надає користувачам безпечну зашифровану службу електронної пошти, яка анонімізує всі комунікації та захищає дані користувачів від зловмисників.

Skiff дозволяє користувачам писати нотатки, ділитися файлами та співпрацювати в безпечному приватному середовищі. Зручний інтерфейс Skiff дозволяє легко налаштувати облікові записи та швидко почати використовувати цифровий робочий простір.

Особливості Skiff

  • Інтуїтивно зрозумілі та спільні проекти: створюйте та співпрацюйте над проектами з легкістю
  • Надійна безпека та відповідність: забезпечте відповідність галузевим стандартам, захистіть дані та конфіденційну інформацію вашої організації
  • Інтелектуальне керування файлами: автоматичне зберігання, доступ до файлів і обмін ними
  • Безпечно завантажуйте, імпортуйте та діліться зашифрованими файлами
  • Skiff пропонує 10 ГБ безкоштовного сховища та полегшує перехід від інших постачальників хмарних сховищ, надаючи вам повний контроль над своїми даними.

Skiff найкраще підходить для тих, хто хоче захистити свої дані та комунікації, наприклад для власників малого бізнесу, підприємців і професіоналів, яким потрібно захистити конфіденційні дані.

Млява

Slack — це хмарний інструмент для співпраці та спілкування на робочому місці. Це найкраще для підтримки зв’язку з командами та колегами та дозволяє користувачам швидко обмінюватися файлами та інформацією. Він працює, забезпечуючи центральний центр для спілкування та співпраці.

Особливості Slack

  • Обмін повідомленнями та файлами в реальному часі
  • Можливість створювати канали для окремих тем, команд або проектів
  • Інтеграція з іншими сервісами
  • Можливість ділитися документами та спільно працювати над ними
  • Мобільний додаток для доступу в дорозі
  • Параметри налаштування
  • Функції безпеки та відповідності

Користувачі можуть створювати канали на певні теми, а потім додавати людей до каналів для спілкування. Вони також можуть надсилати повідомлення один одному та ділитися файлами, відео та документами. Крім того, це дозволяє користувачам налаштовувати групові дзвінки та шукати їхні минулі розмови.

Висновок

Немає двох однакових компаній, і це стосується інструментів цифрового робочого простору. Залежно від розміру та масштабів вашого бізнесу найкращий цифровий робочий простір може відрізнятися. Для деяких компаній найкраще підійде комплексний набір інструментів, тоді як для інших найкраще підійде поєднання інструментів, які служать різним цілям. Зрештою, найкращий цифровий робочий простір для вашого бізнесу залежатиме від його індивідуальних потреб.

Вибираючи інструмент цифрового робочого простору, враховуйте свої поточні та майбутні потреби, досвід користувача та рівень безпеки, який вам потрібен. Важливо знайти безпечний інструмент, який може масштабувати ваш бізнес у міру його зростання. Ви також повинні враховувати загальну вартість володіння, включаючи вартість налаштування, поточного обслуговування та підтримки, а також будь-які додаткові функції.

Приділивши час розгляду всіх цих факторів, ви зможете знайти найкращий цифровий робочий простір для потреб свого бізнесу, що дозволить підвищити продуктивність, оптимізувати операції та захистити дані.