Практично кожна компанія застосовує електронні таблиці для оптимізації робочих процесів. Сьогодні це вже не просто файли Excel на комп’ютері, а потужний інструмент для спільної роботи, що сприяє підвищенню продуктивності та ефективності.
Створення ефективних віддалених робочих середовищ є нагальною потребою, починаючи з організації онлайн-створення та редагування електронних таблиць. Співробітники потребують доступу до документів у будь-який час, з будь-якого місця та пристрою. Це можливо завдяки онлайн-доступу до електронних таблиць, що дозволяє кожному учаснику з відповідними правами редагувати їх в режимі реального часу.
Початково електронні таблиці призначалися для управління фінансами, але їх роль виходить далеко за рамки простого відстеження бюджету та витрат. Вони стали важливим інструментом у кожному відділі, виконуючи завдання, що економлять час, покращують робочі процеси та сприяють підвищенню загальної продуктивності.
Використання хмарного або онлайн-Excel створює централізований простір для спільної роботи над проєктами та відстеження прогресу. Функціонал умовного форматування та списків перевірки даних дає змогу контролювати, хто над якими завданнями працює та їх поточний статус.
Далі розглянемо кілька найкращих альтернатив Excel для вашого бізнесу, які дозволять вашій команді працювати продуктивніше та ефективніше співпрацювати.
Smartsheet
Smartsheet – це онлайн-альтернатива Excel, що дозволяє ефективно візуалізувати дані. Її інтерфейс досить інтуїтивний, що дає можливість віддаленим командам створювати звіти та керувати проектами в єдиному середовищі. Також є функція форм, якими можна ділитися з клієнтами, командою та іншими зацікавленими сторонами. Дані автоматично зберігаються в електронній таблиці у встановленому форматі.
Smartsheet – це хмарна платформа з високим рівнем масштабування, що не потребує кодування.
Платформа об’єднує інструменти для спільної роботи, управління робочими процесами та вмістом на єдиній гнучкій та захищеній платформі. Понад 90% компаній зі списку Fortune 100 використовують цю платформу, а 80% з них досягають корпоративних цілей саме завдяки їй. Це дає можливість автоматизувати робочі процеси та розробляти рішення відповідно до потреб, з дотриманням вимог IT-безпеки.
Zoho Sheet
Zoho Sheet – це інтелектуальне онлайн-програмне забезпечення для роботи з електронними таблицями, що має понад 350 вбудованих функцій та можливість створення власних функцій з мінімальним використанням коду. Ви можете створювати, редагувати та ділитися електронними таблицями зі своєю командою.
Слідкуйте за прогресом за допомогою контрольних списків, створюйте перевірки для введення даних та автоматизуйте щоденні завдання. Публікуйте окремі діапазони вашої електронної таблиці в Інтернеті або весь файл, а також вбудовуйте файли у свій блог. Ви навіть можете завантажувати електронні таблиці як файли інших форматів, наприклад, .pdf або .html.
Google Таблиці
Google Таблиці – інтерфейс програми дуже схожий на Excel і є ідеальною альтернативою. Він пропонує як безкоштовну версію для особистого використання, так і платну версію для бізнесу. У рамках Google Workspace ви можете інтегрувати Google Таблиці з іншими програмами, як-от Google Analytics, Google Forms та багатьма іншими додатками сторонніх розробників.
Імпорт та експорт даних з Google Таблиць є простим, а користувачі мають доступ до них з будь-якого місця за допомогою Інтернету.
Google Таблиці візуалізують ваші дані за допомогою вражаючих графіків і діаграм. Вбудовані формули та зведені таблиці, а також можливості умовного форматування допомагають економити час та спрощувати рутинні завдання з електронними таблицями. Також можна переглянути історію змін, щоб побачити старіші версії таблиці, відсортовані за датами та часом внесення змін.
Скористайтеся панеллю огляду для отримання стислої інформації про ваші дані, включно з підсумками та різними готовими діаграмами.
Airtable
Airtable пропонує більше, ніж звичайні електронні таблиці.
Ви можете використовувати її як календар, інструмент для відстеження проектів, форму, CRM для продажів або планувальник продуктів для візуалізації даних різними способами та створення додатків. Її можна налаштовувати та інтегрувати з багатьма програмами сторонніх розробників, маючи простий і зручний інтерфейс.
Ви можете створювати зв’язки між наборами даних у кожній «базі» або таблиці, зведеними таблицями та графіками, а також використовувати формули разом з іншими інструментами управління проектами та спільної роботи.
Доступні безкоштовні та платні версії, що допоможуть вам працювати ефективніше та підвищити продуктивність. Понад 200 000 організацій створили додатки на базі Airtable для модернізації своїх робочих процесів та досягнення кращих бізнес-результатів.
Microsoft 365
Хто ж не знає про Microsoft Excel?
Чи знали ви, що Microsoft пропонує Excel як онлайн-версію в Microsoft 365? Ви можете використовувати Excel як настільну або веб-програму.
Excel пропонує максимальну кількість комірок – 17 179 869 184 – і краще, ніж будь-яка інша програма, справляється з великими масивами даних. Такі функції, як INDEX-MATCH, допоможуть вам відокремити необхідні дані з великого набору. Потужні фільтри у верхній частині кожного стовпця дозволяють відображати інформацію у зручний для вас спосіб.
Інтерфейс програми має спеціальну панель швидкого доступу для закріплення основних функцій, які ви часто використовуєте. Можливість запускати нативні програми означає, що обчислення виконуються на вашому персональному комп’ютері, а не передаються на сервер перед відправленням. Це забезпечує кращу продуктивність, ніж веб-додатки, як-от Google Таблиці.
Однак, на відміну від Google Таблиць, функції спільної роботи в Microsoft Excel доступні лише для тих, хто має підписку на Office365. Це дозволяє працювати з іншими користувачами Excel у режимі реального часу, відстежувати версії документів та відкочувати зміни за потреби.
Ethercalc
Потрібно щось дуже просте?
EtherCalc може стати саме тим рішенням. Як і Google Таблиці, EtherCalc є безкоштовним онлайн-інструментом, але для використання не потрібен обліковий запис.
Веб-сайт генерує унікальну URL-адресу для кожної таблиці, яку ви можете скопіювати та надіслати іншим.
Інтерфейс користувача дещо застарілий та не має багатьох додаткових опцій, але його простота у використанні та швидкий доступ для спільного використання роблять його одним з популярних безкоштовних онлайн-інструментів для роботи з електронними таблицями.
Висновок
Під час вибору онлайн-програмного забезпечення для роботи з електронними таблицями для вашого бізнесу слід врахувати кілька аспектів. Безкоштовні інструменти підійдуть для базового використання, але якщо вам потрібні розширені функції, варто звернути увагу на преміум-версії.
Хмарне програмне забезпечення зазвичай дозволяє співпрацювати в режимі реального часу з можливістю коментування, перегляду історії змін та гарантує, що інформація не буде втрачена чи перезаписана.
Ознайомтеся також з найкращими онлайн-базами даних для вашого бізнесу. Дізнайтеся більше про інструменти, що покращать роботу в Google Таблицях.