Немає часу залишати клієнтів в очікуванні? Оптимізуйте свої обов’язки з обробки дзвінків за допомогою послуг віртуального секретаря.
Послуги віртуального адміністратора — найкращий спосіб заощадити на оплаті праці та підвищити продуктивність бізнесу. Ці послуги допоможуть вам звільнити час і зосередитися на вирішенні інших важливих бізнес-питань.
Ця стаття допоможе вам знайти найкращі послуги віртуального секретаря, щоб приймати ваші дзвінки, навіть коли ви недоступні.
Давайте заглибимося в деталі.
Що таке послуги віртуального секретаря?
Телефонні дзвінки необхідні для запитів і підвищують рівень процесу залучення потенційних клієнтів для будь-якого бізнесу. Відповідь на дзвінки служби підтримки клієнтів і обробка дзвінків має вирішальне значення, і її неможливо уникнути, навіть якщо ви зайняті діловими операціями.
Традиційно великі компанії з великим бюджетом наймають на повний робочий день портьє для вхідних дзвінків і обслуговування клієнтів. Але власний секретар стає накладними витратами для малого бізнесу з обмеженою кількістю учасників.
Ось тут і з’являються послуги віртуального адміністратора.
Послуги віртуальних адміністраторів надають живих людей, які вітають абонентів і розуміють причину їхніх дзвінків. Після аналізу наданої інформації ці дзвінки направляються до відповідних членів команди, тим самим покращуючи взаємодію клієнта з компанією.
Як правило, ці служби надають цілодобовий оператор для вхідних дзвінків і текстових повідомлень. Таким чином, ви можете бути впевнені, що дзвінки клієнтів не будуть пропущені.
Чому вам варто найняти віртуального адміністратора?
Найняти віртуального портьє – справа суб’єктивна. Це залежить від того, чи потрібен вам власний член команди, чи ви можете виконати роботу аутсорсингу.
Хоча великі компанії можуть мати спеціальну команду адміністраторів, це не стосується власників малого бізнесу та стартапів. Щоб зменшити операційні витрати, невеликі компанії повинні вибрати послугу віртуального адміністратора.
З огляду на це, давайте розглянемо деякі з переваг найму послуг віртуального адміністратора:
- Додає професіоналізму: вітання вхідних дзвінків ваших клієнтів професійно записаним вітальним повідомленням залишає тривалий вплив на ваш бізнес. Це створює відчуття довіри, що вони мають справу не з новачком.
- Рентабельність: віртуальні адміністратори дешевші та не мають жодного періоду блокування. Ви можете активувати та налаштувати службу автовідповідача, яка обслуговуватиме запити клієнтів.
- Покращена робота з клієнтами: професійні адміністратори проходять навчання для ефективної обробки дзвінків і запитів клієнтів. Вони мають досвід вирішення різних ситуацій і допомагають вам підвищити ефективність бізнесу.
- Зручність налаштування: послуги віртуального секретаря дозволяють змінювати правила переадресації дзвінків, вітальне повідомлення та інші деталі ділового спілкування.
- Доступність: Внутрішні адміністратори приймають вхідні дзвінки лише в робочий час. У той час як віртуальні секретарі можуть працювати цілий день, щодня та надавати вашим клієнтам цілодобову службу відповіді на дзвінки.
- Інтеграція: інтегруйте послуги віртуального секретаря з такими інструментами бізнес-комунікації, як Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams і багатьма іншими.
Тепер, коли ви знаєте переваги найму послуг віртуального адміністратора, давайте почнемо з нашого списку.
Рецепція HQ
ReceptionHQ є світовим лідером для малих підприємств, які хочуть ефективніше витрачати час, але все ще мають штатного працівника у своїй команді. Їхні послуги віртуального секретаря включають цілодобову відповідь і обробку вхідних дзвінків, електронних листів і текстових повідомлень. Вони також можуть обробляти вихідні дзвінки та виконувати інші завдання, наприклад планувати зустрічі та надсилати нагадування.
ReceptionHQ обслуговує більшість дзвінків для компаній Сполучених Штатів у години пік. Вони пропонують двомовні послуги без будь-якого замкнутого контракту, тож ви можете розпочати безризикову пробну версію 7-денних послуг.
Yodel.io
Yodel.io — компанія віртуальних адміністраторів, яка існує вже понад 15 років, тому вони знають, що роблять. Ви можете вибрати з повністю автоматизованого оператора IVR або секретаря, який працює віддалено для обробки ваших дзвінків. Деякі визначні функції Yodel включають інтелектуальну голосову систему IVR, фільтрування викликів та інтеграцію з інструментами зв’язку, такими як Hubspot, Zendesk, Intercom і Slack.
Вони пропонують безкоштовну пробну версію без жодних контрактів. Але якщо ви хочете продовжувати користуватися їхніми послугами після закінчення пробного періоду, у них є різні плани залежно від ваших потреб.
Коник
Якщо ви шукаєте послугу віртуального адміністратора, яка дозволить вам використовувати окремий номер телефону та отримувати дзвінки з будь-якої точки світу, Grasshopper — чудовий варіант. Він також надає віртуальний номер телефону для відповіді на вхідні дзвінки на вашому комп’ютері чи мобільному пристрої. Таким чином ваш номер залишається конфіденційним, і ви можете зосередитися на виконанні своїх ділових справ без перешкод.
Служба починає 7-денну безкоштовну пробну версію, без укладання контракту, тож якщо вона вам не підійде, то жодних зобов’язань не потрібно.
MyReceptionist
MyReceptionist пропонує послуги віртуального адміністратора та служби підтримки, щоб забезпечити робочу доступність 24/7 за нижчою ціною, ніж найм адміністратора на місці. Ви отримуєте всі переваги особистих адміністраторів, які допомагають вам керувати вхідними дзвінками, призначати зустрічі та зустрічі, а також бронювати поїздки, без проблем, з якими ви можете зіткнутися, наймаючи штатного співробітника.
MyReceptionist пропонує багато різних пакетів залежно від того, скільки часу на тиждень або місяць вам потрібна допомога з обслуговування дзвінків клієнтів у вашій компанії.
рубін
Ruby Receptionists надає вам професійну телефонну підтримку для вашого бізнесу, використовуючи потужність штучного інтелекту (AI) для обробки вхідних дзвінків для компаній у всьому світі. Вони можуть відповідати на запитання про вашу компанію в режимі реального часу, відповідати клієнтам від імені вашої компанії та навіть призначати для вас зустрічі.
З Ruby ви отримуєте спеціальну програму для мобільних пристроїв для перевірки активності обробки викликів і текстових повідомлень, отриманих від клієнтів. Ви можете легко синхронізувати свої щоденні розклади за допомогою інтеграції календаря Ruby.
Розмовний
Conversational — це послуга віртуального секретаря для компаній, яким потрібен повний спектр послуг віртуального секретаря або для тих, хто має кілька офісів і хтось керуватиме їхніми вхідними дзвінками з усього світу.
Завдяки Conversational ви отримуєте три основні компоненти: керування стійкою реєстрації, маршрутизацію викликів і керування голосовою поштою (наприклад, налаштування автосекретарів), а також онлайн-планувальник зустрічей і платформу електронного маркетингу.
Ви також можете використовувати розмовні служби на додачу до наявних телефонних систем, таких як Microsoft Lync або Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce — це повнофункціональний віртуальний секретар, який дозволяє вам керувати вхідними дзвінками за допомогою цілодобових послуг секретаря. Він надає багато функцій, включаючи настроювану інформаційну панель, де ви можете переглядати вхідні дзвінки та керувати ними з одного місця.
Ви також можете інтегрувати AnswerForce із системою IVR, як-от IVRX або Intercom, якщо хочете отримати ще більше контролю над тим, як вітаються абоненти, коли вони дзвонять в офіс компанії або через мобільний телефон.
AnswerConnect
AnswerConnect – це телефонна компанія, яка працює з 2001 року та надає послуги віртуального секретаря. Це член Better Business Bureau, Національної асоціації професійних жінок тощо.
Ви можете вибрати між двома типами віртуальних адміністраторів: живий чат і обмін миттєвими повідомленнями (IM). AnswerConnect надає перевагу користувачам, оскільки ви можете вибрати потрібний тип відповідно до ваших конкретних потреб.
Незалежно від того, чи є ви роботодавцем, власником бізнесу чи особою, якій потрібна допомога у відповіді на дзвінки, AnswerConnect можна адаптувати відповідно до ваших вимог.
Допоміжне програмне забезпечення
Helpware — це сервіс віртуальної ресепшн для малого та середнього бізнесу. Він пропонує низку послуг, включаючи планування зустрічей, переадресацію викликів, голосову пошту та підтримку електронною поштою.
Helpware — це веб-служба віртуального адміністратора, яка дозволяє вам керувати вхідними дзвінками будь-де в будь-який час. Ви також можете налаштувати автоматичні відповіді залежно від потреб абонента (наприклад, призначити зустріч) або додати такі функції, як автоматичні оператори, які будуть робити нотатки під час зустрічей із потенційними клієнтами, щоб вам не довелося робити це самостійно.
Еббі
Abby — це послуга віртуального секретаря, яку надає Zendesk і яку можна використовувати для керування вхідними дзвінками, електронними листами та чатами. Ви можете налаштувати автоматичні відповіді на запити клієнтів щодо замовлень або часу доставки.
З Еббі ви отримуєте сповіщення кожного разу, коли новий клієнт підписується на вашу розсилку, і ви можете надіслати подяку клієнтам, які залишать відгуки про свій досвід.
MoneyPenny
Moneypenny — це постачальник цілодобових автовідповідачів, штаб-квартира якого розташована у Великій Британії та США з 2000 року. Ви отримуєте свободу вибору відданих людей із їх команди, і Moneypenny навчить їх відповідати на дзвінки вашої компанії та надаватиме допомогу в чаті, телефонуйте перенесення, CRM та інтеграція календаря.
Ви можете оновити свою доступність на їхньому порталі, щоб відповідати на заплановані дзвінки, а також перевіряти історію минулих дзвінків і повідомлень одним дотиком пальців.
Заключна примітка
Давайте підсумуємо, що ми говоримо про побудову стосунків із вашими клієнтами.
Встановлення правильного тону на початку кожного дзвінка є важливим, інакше клієнтам може здатися, що їх розмовила автоматизована система, яка навіть не може запам’ятати їхні імена.
Вибору будь-якої компанії з наведеного вище списку віртуальних адміністраторів достатньо, щоб зробити ваш бізнес більш професійним і спростити процес запитів.
Ми сподіваємося, що ця стаття допомогла вам дізнатися більше про те, як послуги віртуального секретаря можуть допомогти вам зосередитися на розвитку вашого бізнесу, не турбуючись про те, як все відбувається за лаштунками.
Не забудьте переглянути наш список найкращих рішень служби підтримки ІТ, щоб мінімізувати вплив проблем на бізнес-операції.