Оптимізація Ресурсів: Ключ до Ефективного Управління
Управління ресурсами є важливим процесом, за допомогою якого керівники або організації контролюють наявні ресурси для досягнення поставлених цілей, будь то в межах окремого проєкту або всієї компанії. До цих ресурсів можуть належати людський капітал, часові рамки, обладнання та фінансові кошти.
Ефективне управління ресурсами дозволяє оптимізувати їх використання, що сприяє зниженню витрат і забезпечує виконання проєктів у межах встановленого бюджету.
Спеціалізовані інструменти для керування ресурсами допомагають правильно розподілити їх між різними завданнями та проєктами, що дає змогу завершити роботу вчасно, не виходячи за рамки бюджету та мінімізуючи ризик виникнення проблем.
Зображення: wikimedia.org
Чому Управління Ресурсами Таке Важливе?
Одним з найважливіших аспектів управління ресурсами є їх правильний розподіл. Якщо працівники перевантажені або, навпаки, не отримують достатньо завдань, це може призвести до виснаження і, як наслідок, до високої плинності кадрів.
Впровадження автоматизації процесів і технологій в управлінні ресурсами може значно підвищити його ефективність. За умови правильної організації, керівники можуть успішно керувати ресурсами та людським капіталом у межах встановленого бюджету. Згідно з дослідженням PMI Pulse, неефективне управління ресурсами може призвести до втрати до 11,4% ресурсів компанії.
В умовах глобальної пандемії COVID-19 та зростання популярності віддаленої роботи, компанії все частіше використовують інструменти управління ресурсами для забезпечення виконання проєктів у визначені терміни та в межах встановлених обсягів.
Планування ресурсів є одним з ключових факторів успішного виконання проєктних зобов’язань. Воно допомагає у плануванні проєктів, забезпечує видимість наявних ресурсів і необхідних навичок, сприяє перерозподілу ресурсів на основі їх завантаженості, а також допомагає встановлювати пріоритети для своєчасного виконання проєктів.
Як Здійснюється Управління Ресурсами?
З розвитком технологій традиційні методи управління ресурсами поступово відходять у минуле.
Раніше для управління, розподілу та планування ресурсів використовувалися звичайні календарі, таблиці Excel, Microsoft Access та текстові документи Word.
Традиційні або ручні методи управління ресурсами є досить трудомісткими і можуть не принести очікуваних результатів, особливо при управлінні великою кількістю проєктів і команд, що працюють віддалено.
Сучасні інструменти управління ресурсами забезпечують кращу видимість проєктів, над якими працюють співробітники, їхньої доступності та графіків роботи. Механізм зв’язку в реальному часі дозволяє керівникам, співробітникам і зацікавленим сторонам бути в курсі поточних справ і отримувати чітке розуміння стану проєктів, що допомагає приймати обґрунтовані рішення.
Основні переваги використання інструментів управління ресурсами:
- Чітке визначення цілей та забезпечення їх досягнення.
- Збільшення гнучкості управління віддаленими командами.
- Простота планування та координації дій за допомогою коротких зустрічей.
- Відстеження стану роботи співробітників в реальному часі.
- Забезпечення доступності та взаємодії між командою та керівником.
- Усунення мікроменеджменту, що позитивно впливає на загальну задоволеність працівників.
Чому Малим та Середнім Підприємствам (МСП) Необхідно Впроваджувати Програмне Забезпечення для Управління Ресурсами (RMS)?
Ресурси є важливим активом для будь-якої організації, незалежно від її розміру. Ефективний розподіл ресурсів допомагає уникнути збоїв, затримок і, найголовніше, фінансових втрат. Системи RMS та інші інструменти CRM допомагають компаніям досягати бізнес-цілей і залишатися конкурентоспроможними на ринку.
Однією з ключових причин, чому МСП переходять на RMS, є вартість, потреба у спеціальних навичках та відсутність прозорості. З появою хмарних платформ RMS, які прості у використанні, ситуація змінилася.
Нова модель ціноутворення на основі підписки також сприяє впровадженню RMS серед МСП для підвищення їхньої операційної ефективності.
RMS допомагає МСП ефективно планувати ресурси та розподіляти завдання, підвищувати прозорість, автоматизувати процеси, підтримувати цифрову трансформацію, залишатися конкурентоспроможними, вдосконалювати робочі процеси, вирішувати проблеми розподілу ресурсів, зменшувати складність багаторівневих проєктів, забезпечувати єдину точку відповідальності та високий рівень контролю.
Далі розглянемо кілька провідних програмних рішень для управління ресурсами, що можуть бути корисними для малого та середнього бізнесу.
Teamdeck
Teamdeck – це універсальна і широко використовувана RMS-платформа. За твердженням розробників, їхні інструменти управління ресурсами активно використовуються командами з Північної та Південної Америки, Європи, Австралії, Близького Сходу, Азії та Африки.
Інструмент має всі необхідні функції для керування ресурсами, включаючи планування, складання графіків, облік часу та відпусток. Зручний календарний інтерфейс дозволяє легко відстежувати нерозподілені ресурси, призначати їм завдання та контролювати графік їхньої роботи.
Керуючись даними про доходи, менеджери можуть розраховувати ключові показники ефективності (KPI) та рентабельність інвестицій (ROI). Адаптовані звіти допомагають оцінити продуктивність команди.
Інформаційна панель програмного забезпечення допомагає прогнозувати потреби майбутніх проектів на основі аналізу проєктів, що знаходяться на стадії розробки.
Основні особливості:
- Розширена звітність, наприклад, звіти про бюджет або заробітну плату.
- Ефективне управління ресурсами, зокрема облік погодинної роботи та відпусток.
- Управління відпустками, включаючи затвердження/відхилення, святкові дні, відсутність ресурсу та причини.
- Контроль використання ресурсів шляхом відстеження їхнього залучення в різних проєктах.
Отже, за допомогою цього програмного забезпечення можна планувати та контролювати всю роботу команди, а також приймати обґрунтовані рішення на основі даних. Платформа працює на основі передплати. Це одне з найдоступніших рішень у цій категорії – від 0,9 доларів США на місяць, але за цю ціну не надається доступ до мобільного додатка та десктопної версії Teamdeck.
Wrike
Wrike є програмним забезпеченням, розробленим компанією Citrix. Воно має широкий функціонал, який допомагає ресурсам та керівникам залишатися організованими впродовж життєвого циклу проєкту.
Програмне забезпечення дозволяє візуалізувати проєкти за допомогою дощок Kanban та діаграм Ганта, а також організовувати спільну роботу у розподіленому середовищі над різними проєктами.
Інформаційна панель ділить роботу на три основні розділи: завдання, проєкти та папки. Папки використовуються для ієрархічної організації завдань у проєктах. Кожен проєкт має певну структуру. Керівник проєкту може розподіляти окремі завдання між ресурсами, вказуючи терміни виконання.
У програмному забезпеченні є вбудовані шаблони, які допомагають максимально підвищити продуктивність ресурсів і проєктів, зокрема, шляхом створення дорожніх карт продукту, забезпечення видимості вхідних проєктів, розробки ефективних комунікаційних планів та поділу складних проєктів на більш прості етапи.
Основні особливості:
- Автоматизація проєкту та оцінка ризиків.
- Забезпечення 360-градусної видимості дій.
- Індивідуальні інструменти для кожної команди та галузі.
- Потужні інструменти, такі як голосові команди та інтелектуальні відповіді.
Платформа Wrike підтримує понад 400 інтеграцій, включаючи Salesforce, різні інструменти CRM, Slack, Microsoft Teams та багато інших. Програмне забезпечення працює за моделлю підписки з ціною від 9,8 доларів за користувача на місяць. Також є 14-денний пробний період.
Smartsheet
Smartsheet дозволяє професійно управляти ресурсами, надаючи огляд діяльності організації з висоти пташиного польоту.
Його потужна функція відстеження часу дозволяє відстежувати витрачений час до хвилин, щоб максимально використовувати потенціал робочої сили. Розділ “Люди” надає доступ до ролей і допомагає керувати штатними працівниками та підрядниками.
Крім того, ви можете переглядати огляд кожного проєкту і бачити дані, що показують недостатнє або надмірне використання ресурсів.
Smartsheet підтримує 100 операцій скасування/повторення під час активної сесії браузера.
За допомогою шаблонів проєктів можна одночасно оновлювати або імпортувати кілька проєктів.
Звіти про час, витрати, бюджет і використання дозволяють легко проаналізувати загальну ефективність та покращити майбутні проєкти.
Нарешті, ви можете випробувати всі можливості на власному досвіді, скориставшись 14-денним безкоштовним пробним періодом без необхідності вводити дані кредитної картки.
Forecast
Forecast є відзначеною нагородами платформою. Вона отримала численні відзнаки від провідної світової платформи оцінювання G2 за якісне управління проєктами, ресурсами та завданнями.
Це повноцінне програмне забезпечення для управління проєктами, яке допомагає забезпечити виконання поставлених завдань та ефективне використання всіх ресурсів. Інші модулі, такі як управління проєктами, командна співпраця, управління часом, бізнес-аналітика та автоматизація робочих процесів на основі штучного інтелекту, можуть бути легко інтегровані з платформою управління ресурсами.
Forecast є однією з найшвидших платформ, що допомагає малим і середнім підприємствам швидко впроваджувати її та розпочинати роботу. Рівень сприйняття цієї платформи користувачами вищий, ніж у будь-якого іншого програмного забезпечення в цій категорії.
Основні особливості:
- Швидке відстеження часу на основі пропозицій штучного інтелекту.
- Перегляд використання всіх ресурсів у реальному часі.
- Налаштування робочого навантаження для уникнення проблем.
- Автоматичний розрахунок використання ресурсів для кращого розуміння витраченого часу.
Програмне забезпечення Forecast допомагає менеджерам планувати та коригувати діяльність, усувати вузькі місця та встановлювати стандарти для дотримання термінів. Ціна починається від 29 доларів за місце на місяць за умови мінімум 10 місць. Програмне забезпечення доступне для 14-денної пробної версії.
Activecollab
Activecollab — це ще одна проста у використанні платформа, яка дозволяє керувати всіма етапами управління проєктами, включаючи керування роботою, командну співпрацю, управління часом і ресурсами, управління клієнтами та прибутковість.
Менеджери можуть використовувати це програмне забезпечення для планування проєктної діяльності та управління ресурсами від початку до кінця.
Платформа забезпечує просте середовище для ефективної комунікації та співпраці з командою, іншими керівниками та клієнтами. Вона є безкоштовною для невеликих проєктів з обмеженням до 3 користувачів.
Основні особливості:
- Автоматизоване планування завдань.
- Імпорт проєктів з інших програм та інтеграція з Zapier, Slack, Webhooks.
- Перегляд списку завдань та дощок Kanban.
- Інтеграція з хмарним сховищем.
Платформа дозволяє оцінити стан проєкту, час, витрачений на ресурси, та рентабельність бізнесу, що допомагає забезпечити виконання зобов’язань у межах бюджету. Ціна починається від 7,5 доларів за трьох користувачів. Можна скористатися 14-денною безкоштовною пробною версією перед початком використання в робочому середовищі.
Float
Float був спеціально розроблений для управління ресурсами, планування та складання графіків. Він допомагає створювати і призначати завдання за лічені секунди, додавати етапи та терміни проєкту, призначати ресурси та керувати потенціалом команди.
За твердженням розробників, його використовують у різних галузях, включаючи агентства, консалтингові фірми, архітектурні фірми, ІТ-фірми та інші.
Платформа дозволяє інтегрувати наявні корпоративні робочі процеси для управління проєктами, планування, своєчасного оновлення тощо. Окрім візуалізації ресурсів та звітів про проєкти, програмне забезпечення може керувати складними вимогами проєкту.
Основні особливості:
- Платформа надає прогнози ресурсів, які показують оцінку проєкту порівняно з фактичними даними.
- Попередньо заповнений вбудований табель допомагає ресурсам легко виконувати свою роботу.
- Гнучкість у плануванні ресурсів для менеджерів та реєстрація часу для ресурсів з будь-якого місця.
- Захист персональних даних відповідно до GDPR та SOC2.
Float є однією з найпопулярніших платформ управління ресурсами в цій категорії. Вона проста у використанні та впровадженні. Вартість починається від 6 доларів на місяць. Також є 30-денний пробний період.
Saviom
Saviom — це розширене програмне забезпечення для управління ресурсами з індивідуальними параметрами конфігурації, які можна налаштувати відповідно до вимог проєкту. За даними розробників, програмне забезпечення допомагає зменшити витрати на ресурси на 10-30% та збільшити їх використання на 10-20%.
Однією з унікальних особливостей платформи є її здатність забезпечити повну прозорість ресурсів, включаючи вимоги, незалучені ресурси, надмірне та недостатнє використання, планування потужностей з використанням багатовимірного аналізу в реальному часі.
Це комплексна платформа управління ресурсами, яка допомагає малим і середнім підприємствам завчасно прогнозувати потреби в ресурсах на основі аналізу попиту та пропозиції.
Програмне забезпечення допомагає швидко і своєчасно ідентифікувати та розподіляти потрібні ресурси на основі навичок, місця розташування, сфер інтересів тощо.
Основні особливості:
- Розуміння фінансування проєкту, наприклад, витрат, доходів та норм прибутку.
- Оптимізація незадіяних ресурсів для покращення їх використання.
- Виявлення розбіжностей між фактичними та прогнозованими показниками.
- Інтелектуальна бізнес-панель для аналізу та звітності.
Якщо ви шукаєте комплексне програмне забезпечення для управління ресурсами в таких сферах, як проєктування, бухгалтерський облік, ІТ, будівництво та консалтинг, Saviom — це хороший вибір. Він допомагає з плануванням ресурсів, плануванням потужностей, звітністю, аналізом та інтеграцією з іншими платформами робочого процесу. Ціни надаються за запитом.
Process
Process — це програмне забезпечення для управління роботою та ресурсами. Це проста у використанні платформа для створення різних робочих процесів, призначення ресурсів та відстеження прогресу.
Одним з ключових елементів ефективного управління робочим процесом є організація документів. Це програмне забезпечення надає простий інтерфейс для створення, організації та спільного доступу до документів між командами.
Інтерфейс “перетягування” дозволяє менеджерам створювати та призначати завдання командам за лічені хвилини, відстежувати прогрес та отримувати повідомлення через інформаційні панелі. Однією з унікальних особливостей платформи є можливість створювати завдання на основі умов, наприклад, “якщо/тоді”.
Основні особливості:
- Створення робочих процесів на основі матриці затвердження (одно- або багатоступеневої).
- Можливість інтеграції з понад 1000 додатків.
- Автоматичне планування та призначення робочих процесів, а також оновлення інших програм.
- Інтегровані форми для автоматичного збору даних з інших програм.
Це повноцінне програмне забезпечення для командної співпраці та управління робочими процесами з різними функціями, такими як автоматизація завдань, вбудовані заплановані робочі процеси та інші модулі автоматизації, що спрощують створення, призначення та відстеження робочих процесів і ресурсів. Програмне забезпечення можна безкоштовно використовувати протягом 14 днів. Ціна починається від 25 доларів США на місяць за користувача.
Instagantt
Instagantt є платформою діаграм Ганта для управління проєктами. Діаграма Ганта – це метод гістограми, що використовується для планування, складання графіків і відстеження проєктів будь-якого розміру.
Окрім можливості використання гістограм, платформа має різноманітні вбудовані функції, які допомагають керувати завданнями, командами та бюджетами для забезпечення успіху проєкту.
Це комплексне програмне забезпечення для управління проєктами, яке допомагає планувати терміни виконання проєкту, встановлювати залежності та базові лінії, розподіляти ресурси та координувати роботу команди.
Функція робочого навантаження гарантує, що ресурс не буде перевантажений або недостатньо використаний, створюючи збалансовану команду та робочий процес.
Основні особливості:
- Швидке створення діаграм Ганта завдяки інтуїтивно зрозумілій платформі.
- Інтерактивна інформаційна панель для візуалізації термінів, прогресу та ресурсів для кожного проєкту.
- Легка інтеграція з проєктами Asana.
Якщо ви шукаєте відзначене нагородами програмне забезпечення для управління ресурсами та проєктами на базі діаграм Ганта, Instagantt стане відмінним вибором. Це рішення для роботи з діаграмами Ганта є доступним за ціною від 5 доларів США на місяць. Можна скористатися 7-денним пробним періодом перед покупкою.
Mavenlink
Mavenlink – це відзначене нагородами програмне забезпечення для динамічної оптимізації ресурсів. У 2021 році G2 Grids назвала його найкращим рішенням у сферах управління ресурсами, проєктами та роботою.
Програмне забезпечення дозволяє розгортати команди в режимі реального часу на основі бізнес-ситуацій з різними потребами. Воно надає можливість оцінити вплив корегування ресурсів на продуктивність і прибуток.
Mavenlink має унікальну функцію прогнозування ресурсів, необхідних для майбутніх проєктів. Також платформа дозволяє аналізувати вимоги та прибутковість поточних проєктів.
Це програмне забезпечення має всі необхідні інструменти для управління ресурсами в реальному часі та забезпечення відповідності очікуванням, що постійно зростають.
Основні особливості:
- Розроблено для демонстрації безперервного вдосконалення з можливістю зворотного зв’язку в реальному часі.
- Визначення сфер для сталого розвитку.
- Збалансування компетенцій ресурсів на основі потреб проєкту.
- Оцінка кількох планів одночасно.
Mavenlink отримав численні нагороди. Це не просто розширене програмне забезпечення для управління ресурсами, а й повноцінна платформа для управління проєктами та завданнями з прогнозуванням майбутніх потреб у ресурсах. Ціни можна дізнатися, надіславши запит.
Hubplanner
Hubplanner пропонує комплексне рішення з декількома ключовими функціями, такими як управління ресурсами, планування завдань, облік часу та планування проєктів на одній інформаційній панелі. Платформа проста у впровадженні та використанні.
Інформаційна панель забезпечує повну прозорість розкладу всієї команди для проєктів і подій. Структура звітів розроблена з урахуванням корпоративних вимог та надає комплексні показники для відстеження використання ресурсів.
Платформа має окремий модуль для планування, який можна інтегрувати з управлінням ресурсами. Менеджери можуть планувати бюджет проєкту, встановлювати ставки та розраховувати витрати на проєкт.
Основні особливості:
- Планування за допомогою перетягування елементів для проєктних команд.
- Можливість відстеження роботи окремих ресурсів або проєктів.
- Відображення аналітики всіх проєктів та ресурсів у реальному часі.
- Облік відпусток, процес запитів та затвердження.
Програму можна використовувати безкоштовно протягом 60 днів. Якщо ви шукаєте наскрізне управління ресурсами, Hubplanner стане хорошим вибором. Ціна починається від 7 доларів за ресурс на місяць.
Висновок
Управління ресурсами є одним з найскладніших завдань на будь-якому етапі управління проєктами, але з правильними інструментами та програмним забезпеченням цей процес стає значно простішим.
Практично всі розглянуті вище інструменти управління ресурсами отримали нагороди, мають схожий функціонал і працюють на основі моделі SaaS з незначними відмінностями у функціях. Малі та середні підприємства можуть протестувати ці інструменти, а потім укласти угоду перед покупкою.
Хочете отримати віртуального помічника? Ознайомтеся з віртуальними помічниками для вашого бізнесу.
Створіть інформаційну панель KPI за допомогою цих інструментів.