Керувати завданнями легко за допомогою цих 11 інструментів

| | 0 Comments| 5:00 PM
Categories:

Програмне забезпечення для керування завданнями ефективне для координації вашої команди та прискорення завершення вашого проекту.

Це покращує вашу зовнішню та внутрішню комунікацію на робочому місці та робочий процес, навіть якщо з’являються нові проекти чи змінюються ваші пріоритети.

Справа в тому, що у міру зростання вашого бізнесу організація завдань і керування ними стає складним. Це вимагає злагодженої співпраці між співробітниками, відділами та командами, щоб забезпечити своєчасну роботу.

Це звіт каже, що 80% усіх співробітників витрачають майже половину робочого тижня на переробку через погане спілкування. У цьому ж звіті підкреслюється, що 46% керівників команд компанії визнають, що для них найбільшою проблемою є завершення проекту в термін.

На щастя, для вирішення цих проблем було створено програмне забезпечення для управління проектами!

У звіті також говориться, що програмне забезпечення може заощадити в середньому 498 годин співробітників на рік. Це означає, що вам не доведеться мати справу з безладними інформаційними панелями, нудними електронними таблицями, наліпками, які легко втратити, труднощами з визначенням пріоритетів завдань, пошуком і сортуванням електронних листів.

У цій статті я познайомлю вас із найкращими інструментами керування завданнями, щоб ви могли використовувати потужність автоматизації та ефективно керувати проектами за допомогою ефективного спілкування.

Отже, починаємо полювання!

Але перед тим,

Що таке програмне забезпечення для керування завданнями?

Програмне забезпечення для керування завданнями — це організований інструмент для визначення, розподілу, керування та моніторингу завдань для вас і вашої команди.

Він постачається з інтуїтивно зрозумілою інформаційною панеллю, на якій ви можете побачити всю ключову інформацію про кількість завдань, рівні їх пріоритетності, кількість часу та кінцевий термін виконання кожного з них. Це допоможе вам скоригувати робочі графіки залежно від наявності роботи та позбавить вас від плутанини.

Сучасні менеджери завдань пропонують багато функцій, налаштувань та інтеграції, тож ви можете завершити свій проект, не виснажуючись.

Ефективна організація завдань

Ваша команда і ви можете працювати одночасно над кількома проектами щодня. Він включає проектні завдання, дописи в соціальних мережах, діяльність з персоналу, рахунки-фактури, бухгалтерський облік, планування зустрічей і цей список можна продовжувати нескінченно. Це стає набагато легше, ніж те, що ви раніше робили лише з ручкою та папером або аркушами Excel.

Будьте в курсі термінів

Кілька проектів означають кілька термінів виконання, що може призвести до плутанини. Але програмне забезпечення для керування завданнями полегшує це завдяки чітким дедлайнам, які відображаються навпроти кожного завдання на панелі інструментів. Ви також можете відстежувати прогрес кожного з них і керувати всіма завданнями та підзавданнями.

І навіть якщо ви забули дедлайн, не хвилюйтеся. Це тому, що багато інструментів керування завданнями постачаються з автоматичними сповіщеннями про дати виконання електронною поштою, тож ви вживаєте заходів, коли ще є час.

Ефективна співпраця

Ви можете переглядати ідеї зі своїми командами в режимі реального часу та запрошувати членів команди до дій. Щоб вбити час вашої команди, не обов’язково бути довгою зустріччю. Ви можете робити все за допомогою елегантного та розумного рішення, яке пропонує програмне забезпечення.

Отже, настав час переглянути наше найкраще програмне забезпечення для керування завданнями.

понеділок

Ефективно керуйте своїми проектами, від основних завдань до складного управління портфелем, за допомогою Monday. На додаток до всіх основних можливостей, цей інструмент керування завданнями включає розподіл ресурсів, основні етапи проекту, часовий графік і управління ризиками.

Переглядайте свої проекти за допомогою надійних діаграм Ганта та керуйте речами, змінюйте та контролюйте свої залежності, базову лінію та етапи на кожному етапі життєвого циклу проекту. Перетворюйте статистику на реальні дії та приймайте бізнес-рішення на основі даних у режимі реального часу.

Ви можете отримати дані з різних програм і проектів, а потім централізувати їх творчо в єдиному поданні. Актуальні дані в реальному часі допомагають вам керувати робочим навантаженням на основі ваших поточних можливостей і відповідно розподіляти ресурси. Швидко налаштуйте індивідуальну автоматизацію, щоб отримувати сповіщення про керування завданнями, затвердження бюджету тощо та залишатися в курсі поточного статусу проекту.

Об’єднайте всіх членів вашої команди на загальній платформі, подолайте комунікаційні бар’єри та вирівняйте їх, щоб рухати свій проект вперед із покращеною швидкістю. Налаштуйте робочі процеси за допомогою таких методів, як Agile, Sprints, Waterfall тощо відповідно до потреб вашого проекту.

Ви також можете миттєво переглянути статус проекту за допомогою зручних інформаційних панелей, які забезпечують чітке візуальне зображення. Monday підтримує потужну інтеграцію з такими інструментами, як Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier тощо. Почніть роботу з цим інструментом у понеділок із 14-денною БЕЗКОШТОВНОЮ пробною версією.

ClickUp

Налаштуйте все та керуйте своїми завданнями як професіонал за допомогою багатофункціонального інструменту ClickUp. Це допомагає швидко виправляти та перемішувати завдання на основі нових вимог проекту. Це полегшує призначення завдань і командне спілкування завдяки чату в реальному часі.

  Посібник із початку роботи

Ви також можете налаштувати ClickUp, щоб зробити його гнучким відповідно до ваших потреб із найдрібнішими деталями, які можуть допомогти вам завершити проект. ClickUp дозволяє виконувати декілька завдань, класифікувати завдання на основі пріоритету та дозволяє створювати робочі процеси, а потім дублювати їх, де завгодно.

Ви можете використати відстеження часу, щоб зупинити та почати час за допомогою глобального таймера, вбудованого в завдання. Переглядайте своє завдання в різноманітних макетах, наприклад у вигляді списку, дошки, календаря, коробки, Ганта, форми, вбудованого перегляду, активності, карти, таблиці, часової шкали, ментальних карт і як документ , чат або робоче навантаження.

Використовуйте команди з скісною рискою, щоб активувати контекстні меню та ефективно налаштовувати завдання щодо їхніх деталей, вибирати параметри форматування, вставляти чи вкладати файли тощо. Ви також отримуєте багаторазові шаблони завдань для створення процесів і подій.

Інші включені функції включають фільтрацію, пошук і сортування завдань; управління повторюваними завданнями; багатозадачна панель інструментів, визначена ієрархія, панелі завдань, рендеринг перетягуванням, згадування завдань і чернетки; підзавдання, контрольні списки, масове перепланування, керування портфоліо та епіки, підтримує веб-хуки тощо.

ClickUp показує високу доступність до 99,99% за останній 1 рік і пропонує високий рівень конфіденційності та безпеки. Він підтримує понад 1000 інтеграцій із такими інструментами, як Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom тощо.

Wrike

Покращуйте своєчасну доставку та спростіть робоче навантаження за допомогою Wrike як програмного забезпечення для керування завданнями, якому довіряють понад 2,3 мільйона користувачів у всьому світі. Розбийте роботу на невеликі керовані частини за допомогою налаштованих процесів і переглядів.

Увімкніть співпрацю в режимі реального часу в спільному просторі, щоб організувати всю інформацію про проект, оновлення та рішення. Уникайте зустрічей щодо статусу, пропонуючи вичерпні звіти та видимість проекту для всієї команди та вашого клієнта. Персоналізуйте інформаційну панель, щоб створювати списки важливих справ і автоматично сортувати завдання за пріоритетністю та терміном виконання.

Встановлюйте кінцеві терміни, звітуйте про прогрес і обговорюйте деталі, використовуючи потужність автоматизації, щоб підвищити рівень доставки. Зменште кількість завдань адміністратора за допомогою користувацьких форм запитів і позначення членів команди, які вам потрібні для внесення змін, запитів або запитів у контексті.

Зменште кількість електронних листів і переходьте до одного й того самого процесу за допомогою інструментів для співпраці в програмі. Плануйте проекти, визначайте результати та приймайте кращі рішення без необхідності писати об’ємні електронні листи.

Незалежно від того, чи ви обираєте Agile або водоспад, Wrike може швидко адаптуватися до них за лічені секунди, де ви можете чітко бачити завдання в різних режимах, таких як діаграми Ганта, календарі, дошки Kanban тощо. Скоротіть цикли в процесі перегляду проекту завдяки вбудованим рішенням перевірки мати повний контекстний зворотний зв’язок, переконатися, що клієнти мають останні версії файлів, легко обговорювати зміни та виправляти проблеми в реальному часі.

Створюйте налаштовані звіти за лічені хвилини за допомогою шаблону або створюйте їх з нуля з цінною статистикою, якою ви можете ділитися та експортувати. Крім того, ви можете аналізувати ефективність і прогрес окремих учасників і команди в цілому.

Підключитися Wrike з інструментами, якими ви вже користуєтеся, як-от Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter та багато іншого.

Smartsheet

Smartsheet — це інструмент керування завданнями, який використовують провідні гравці в різних галузях. Інформаційна панель керування проектами об’єднує все на одній панелі, що полегшує планування та співпрацю.

Цей інструмент працює на основі автоматизації роботи, де ви можете встановлювати тригери для автоматизації повторюваних завдань. Крім того, ви можете візуалізувати все у вигляді Ганта, дошки канбану, картки та сітки, щоб отримати найважливіші підказки у зручний для вас спосіб.

Крім того, він оснащений звітами в реальному часі, що дає вкрай необхідну інформацію для коригування курсу, якщо це необхідно.

Ви також можете інтегрувати Smartsheet із бізнес-інструментами, якими ви, можливо, вже користуєтеся, як-от Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce тощо.

І ви можете спробувати це безкоштовно протягом 30 днів і зрозуміти, чому це інструмент керування завданнями, який обирають понад 90% компаній зі списку Fortune 100.

Командна робота

Створюйте завдання з неперевершеною деталізацією, а також налаштовуйте на основі вашої мети Командна робота. Це дає вам повну видимість і можливість виявляти вузькі місця та виправляти їх у запланованих і призначених завданнях.

Контролюйте свої завдання за допомогою додавання тегів, правильного розподілу, оцінки часу та встановлення термінів виконання. Візуалізуйте, як ваша команда витрачає час на виконання різних завдань, перегляньте списки предметів і визначте стратегічні оцінки. Використовуйте шаблони, щоб оптимізувати робочий процес і автоматизувати повторювану роботу, щоб зменшити тиск адміністратора та передові методи управління масштабом.

Вони пропонують різні шаблони, які можуть допомогти заощадити ваш час, прискорити роботу та покращити процеси. Ці шаблони призначені для керування проектами та завданнями, а також для адаптації клієнтів для покращення ділових стосунків.

Teamwork пропонує мобільні додатки, щоб ви могли працювати будь-де, неперевершену підтримку клієнтів і хостинг у Північній Америці, Австралії та Європі. Вони дотримуються високих стандартів безпеки для захисту ваших даних. Він інтегрується з HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack тощо.

  Як зламати Wii U, щоб запускати домашні ігри та програми

Paymo

Завершуйте проекти вчасно та впевнено працюйте над кількома завданнями одночасно Paymo. Це допомагає планувати завдання з ключовими деталями, ефективно співпрацювати з вашою командою та легко відстежувати виконання завдань.

Групує завдання, щоб зберегти їх структуру, і призначати їх товаришам по команді кількома кліками. Зберігайте з висоти пташиного польоту свої завдання разом із завданнями своїх підлеглих, якщо ви керівник. Призначте статус пріоритету різним завданням, таким як низький, нормальний, високий або критичний, і ефективно просувайтеся в роботі та завершуйте їх у встановлені терміни.

Paymo має детальний перегляд завдань, щоб спілкуватися з товаришами по команді в режимі реального часу. Ви вирішуєте, хто може отримувати сповіщення про оновлення. Вкладайте файли з Диска Google або свого комп’ютера та організовуйте їх у своєму проекті. Ви також можете переглядати файли безпосередньо в браузері та завантажувати їх.

Paymo пропонує такі типи перегляду, як Kanban Board, Simple, Gantt Chart, Calendar і Table, щоб ви могли вибрати ті, які підходять для вашого проекту. Ви навіть можете додати розширені фільтри, щоб персоналізувати перегляд завдань. Створіть і додайте віхи до свого списку завдань і відзначте ключові досягнення в життєвому циклі проекту.

Ніколи не пропускайте терміни виконання завдань, налаштувавши сповіщення, які сповіщатимуть вас електронною поштою, коли настане вказаний термін. Перетворіть повторювані завдання або проекти на шаблони та не створюйте їх з нуля. У вас також є можливість дублювати проекти з вибраними елементами.

асана

Керувати завданнями та відстежувати їх стає легко, якщо у вас є асана з твого боку. Це допомагає вам керувати всім із самого початку, делегуючи завдання членам команди та встановлюючи конкретні терміни, щоб забезпечити своєчасне завершення ваших проектів.

Інструмент дозволяє розставляти завдання за пріоритетністю, щоб кожен у вашій команді міг зрозуміти, які завдання потрібно виконати в першу чергу. Таким чином ваша команда зможе планувати справи, залишаючись ефективними та продуктивними. Asana допомагає покращити співпрацю, обмінюючись файлами, ідеями, відгуками тощо, що дозволяє членам команди отримувати доступ до ключової інформації, коли вона їм потрібна. Ви отримуєте вражаючі функції, зокрема кілька переглядів завдань, наприклад:

  • Перегляд списку для відображення завдань у списку та організації деталей в одному місці
  • Перегляд дошок, щоб організувати роботу на дошці, як наліпки, щоб ви могли швидко переходити по етапах.
  • Перегляд календаря для виявлення збігів і лазівок у вашому розкладі завдань, щоб ви могли швидко внести зміни.
  • Перегляд часової шкали для планування роботи на певній часовій шкалі, де ви можете переглядати зв’язок між різними завданнями та відстежувати їх, навіть якщо ваші плани змінюються

Інші функції включають надсилання необмеженої кількості повідомлень, журнали активності, сховище файлів із 100 МБ/файл, співпрацю з максимум 15 учасниками, перегляд виконавців і термінів виконання, короткий опис та огляд проекту, інтеграцію відстеження часу та ще понад 100 інтеграцій із вашою повсякденністю програми.

Мобільний додаток Asana також доступний як в App Store, так і в Google Play, тому ви можете керувати завданнями з будь-якого місця та вносити швидкі зміни в режимі реального часу. Основна ціна асан назавжди БЕЗКОШТОВНА.

Їхні платні плани починаються від 10,99 доларів США (при щорічній оплаті) за додаткові функції, як-от інтуїтивно зрозумілі інформаційні панелі, спеціальні поля, розширені звіти та пошук, необмежену кількість співавторів, форми, правила, консоль адміністратора, етапи тощо.

Поняття

Один із найкращих менеджерів завдань у цьому списку Поняття, безперечно. Це допомагає вам планувати, виконувати та відстежувати свої проекти в одному місці, одночасно сприяючи безперебійній співпраці з вашою командою. Тримайте свою команду узгодженою із загальною дорожньою картою проекту, щоб уникнути плутанини.

І щоразу, коли у вас виникає ідея, ви можете поділитися нею та отримати завдання, задокументовані в базі даних, щоб реалізація вашого проекту прискорилася. Notion дозволяє налаштувати все, щоб додати та визначити властивості бази даних для створення продуктивного робочого процесу.

Ви можете переглядати дані різними способами – у вигляді дошки, календаря, таблиці або фільтрувати їх за властивостями. Об’єднайте свою роботу разом, щоб кожен елемент мав окрему сторінку. Це забезпечить свіже полотно для кожного завдання, і ви також можете створити сторінку всередині сторінки та зберігати пов’язані завдання в одному місці.

Додайте корисну інформацію в проекти, створіть ще одну базу даних, відстежуйте підзавдання, додайте фільтри для перегляду своїх завдань і легко перемикайтеся між проектами. Починайте розмови, залишайте коментарі та запрошуйте колег просувати роботу незалежно від місця чи часового поясу, до якого вони належать.

Notion дозволяє вам працювати над одним проектом одночасно з іншими членами команди, щоб забезпечити співпрацю в реальному часі. Вони сповіщають вас про згадки та коментарі до проекту, щоб ви могли швидко відповісти своїй команді та заощадити час, витрачений на перевірку статусу або зустрічі.

  Як закріпити модулі Центру керування на панелі меню на Mac

Почніть роботу з Notion, яка також доступна як веб-програма та настільна програма, яку можна завантажити для Mac, Windows, iOS та Android. Це надійно та безпечно завдяки шифруванню SSL і 100% хмарній архітектурі, захищеній VPC і щоквартальним аудитом безпеки. Окрім цього, він також включає систему єдиного входу SAML у план Enterprise, щоб допомогти вам керувати доступом користувачів у масштабі.

Todoist

використання Todoist щоб підвищити вашу впевненість у тому, що всі ваші проекти просуваються з потрібною швидкістю та завершуються вчасно завдяки ефективному управлінню завданнями та організації. Чітко переглядайте свої проекти та відстежуйте кожну активність, щоб легко контролювати все й ніколи не пропускати оновлення.

Використовуйте «швидке додавання», щоб фіксувати завдання, упорядковувати їх за лічені секунди та запам’ятовувати кінцеві терміни з повторюваними датами виконання. Зосередьтеся на правильних речах, розставляючи завдання за пріоритетністю, вирішуючи, що робити далі, створюючи підзавдання та розділи та додаючи вибране, щоб пам’ятати про основні проекти, фільтри чи мітки.

Поділіться своїм навантаженням, делегуючи завдання, роблячи ключову інформацію доступною для всіх за допомогою коментарів і відстежуючи зміни. Ставте цілі щодня або щотижня та візуалізуйте відчутний прогрес і тенденції продуктивності. Інструмент постачається з Todoist Karma, який нараховує вам бали, коли ви виконуєте завдання та продовжуєте свої серії, а також можете відображати прогрес у кольорових графіках.

Організовуйте проекти з простими або поглибленими макетами; перетягуйте та розміщуйте завдання куди завгодно. Todoist також пропонує красиві шаблони, щоб ви могли швидко підготувати дорожню карту продукту, порядок денний зустрічі, щотижневий огляд тощо.

Інтегруйте Todoist із програмами, якими ви користуєтеся, щоб вам не довелося переходити з однієї програми на іншу; тут можна все централізовано організувати. Ви можете підключити його до 10+ програм і плагінів, включаючи Dropbox, Alexa, Google Calendar тощо.

Trello

Trello це відомий інструмент керування завданнями, який обрали більше ніж 1 мільйон команд будь-якого розміру для керування своїми проектами, співпраці та покращення графіка продуктивності. Він унікально працює, щоб задовольнити потреби навіть окремих осіб і великого бізнесу. Ви можете почати використовувати дошку Trello, картки та списки, щоб помітити різницю.

Ви можете розширювати та налаштовувати завдання за допомогою додаткових функцій у міру розвитку командної роботи. Trello пропонує інтуїтивно зрозумілі функції для зустрічей, заходів, проектів і встановлення цілей. Дошка Trello допомагає призначати завдання, встановлювати часові рамки, показує показники продуктивності, календарі та кілька переглядів, а також показує статистику.

Використовуйте картки Trello, щоб організовувати роботу, відстежувати її та ділитися з колегами. Ви можете відкрити картку, щоб знайти контрольні списки, вкладення, терміни виконання, розмови тощо. Зосередьтеся на речах, які мають значення, і дозвольте автоматизації впоратися з рештою за допомогою Trello, у якому є «Дворецький», щоб зменшити виснажливі завдання чи кліки.

Він використовує команди обробки природної мови (NLP), щоб увімкнути автоматизацію без коду. Точніше налаштуйте конкретні потреби, підключивши Trello до таких потужних програм, як Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive тощо. Завантажте програму Trello на свій смартфон з iOS або Android, щоб безперешкодно користуватися нею в будь-який час.

nДиспетчер завдань

Що стосується програмного забезпечення для управління проектами, компанії зазвичай шукають інструмент для аналізу, планування, співпраці та керування щоденними завданнями. Звідси з’являється nTask Manager, широко відомий як потужне програмне забезпечення для керування проектами. Він має потенціал для спрощення планування проекту для команди та оптимізації залежностей завдань, управління ресурсами, фінансового підсумку, планування проекту та кінцевих результатів.

nTask Manager містить кілька функцій, як-от керування нарадами, відстеження проблем, список справ, розклад, управління ризиками та дошка Kanban. Крім того, можна інтегрувати інструмент зі своїми улюбленими програмами для успіху проекту.

Інструмент оснащений такими функціями, як:

  • Бюджетування та фінансове резюме
  • Планування проекту
  • Встановлення віхи
  • Розподілення ресурсів
  • Пов’язуйте проекти та призначайте завдання
  • Попередні шаблони дошки
  • Спеціальні статуси
  • Необмежена кількість дощок Kanban
  • Додайте документи та коментарі
  • Кілька правонаступників
  • Пріоритет і статус завдання
  • Встановлення фактичних і запланованих дат
  • Лінія прогресу
  • Залежності завдань
  • Створення підзадач

nTask пропонує більше гнучкості та ефективності під час керування завданнями та збереження уваги. За допомогою інструменту можна також розширити можливості прийняття рішень, встановивши залежності та додавши завдання. Мета полягає в тому, щоб забезпечити прозорість серед членів команди, підтримувати підзвітність і покращити командну комунікацію.

Інструмент ідеально підходить для відстеження часу, витраченого на виконання завдань, і створення звітів про розклад. Він поставляється з автоматичним таймером, введенням часу вручну, поданням табеля та затвердженням/відкликанням табеля. Користувачі також можуть отримувати оновлення про повторювані зустрічі, синхронізувати зустрічі з календарем, стежити за рішеннями чи діями та обговорювати нотатки чи порядок денний зустрічі.

Висновок

З появою інструментів керування завданнями керувати проектами стало набагато легше. Тому будь ласка, виберіть будь-яке з них, щоб створювати завдання, призначати їх членам вашої команди, відстежувати їхній прогрес, ефективно співпрацювати та збирати статистичні дані.

Я впевнений, що за допомогою програмного забезпечення ви завершили б більше проектів вчасно з високоякісними результатами.