11 найкращих програм для керування часом і розрахунками для керівників команд

Багато підприємств використовують програмне забезпечення для виставлення рахунків і часу, щоб контролювати фінансові та бізнес-дані своєї організації.

Як керівник команди, ви, ймовірно, розумієте важливість відстеження часу та виставлення рахунків. Ви захочете переконатися, що члени вашої команди працюють ефективно, а процес виставлення рахунків має спрощений потік.

Однак ефективно виконати ці доручення вручну просто неможливо. Ось найкраще програмне забезпечення для відстеження часу та виставлення рахунків для відстеження часу команди, щоб полегшити відстеження часу.

У цій статті йдеться про програмне забезпечення для виставлення рахунків і часу, починаючи з того, що це таке, і закінчуючи перевагами інтеграції одного й іншого чудового програмного забезпечення, яке допоможе підвищити ефективність робочого процесу.

Але перед цим давайте розберемося,

Як визначаються оплачувані години?

Оплачувані години визначаються як кількість годин, які компанія присвятила роботі на клієнта. Він може бути розрахований на основі кожного проекту або це може бути загальний розрахунок.

Щоб розрахувати оплачувані години, ви повинні спочатку відстежити кількість годин, які працівники працюють над кожним проектом. Для цього ви можете використовувати програмне забезпечення для відстеження робочого часу або вручну, запропонувавши працівникам подати табелі (щоправда, це досить стомлююче завдання).

Після відстеження годин ви можете визначити години, які оплачуються клієнтом. Комісії залежать від типу проекту, контракту компанії з клієнтом і політики компанії.

У чому неефективність вимірювання вручну?

Вимірювання годин і часу виставлення рахунків може стати надзвичайно складним, якщо спробувати це зробити вручну. Очікується кілька недоліків:

  • Може бути важко точно відстежити години, відпрацьовані над проектом, особливо для кожного працівника. Це може призвести до виставлення завищених або занижених рахунків клієнтам.
  • Відстеження оплачуваних годин вручну займає багато часу та викликає стрес. Це вимагає великих зусиль і може відволікати від роботи над проектами.
  • Він включає в себе паперовий слід, яким може стати складно керувати, і він може бути втраченим або недоречним.
  • Ви можете відчувати стрес, коли переконаєтеся, що співробітники точно звітують про відпрацьовані години.
  • Визначення рентабельності проекту також може бути непростим завданням. Коли у вас багато на столі, розрахунок платіжної ставки для кожного проекту може призвести до неточності у виставленні рахунків.

Які основні переваги програмного забезпечення для часу та виставлення рахунків?

Є кілька переваг і програмного забезпечення для виставлення рахунків, які ви не хотіли б пропустити. Це включає:

Покращена звітність

Відстежуючи ваші оплачувані години, ви можете точно виставляти рахунки своїм клієнтам і гарантувати, що вам оплачують всю вашу роботу. Програмне забезпечення може допомогти вам відстежувати витрати. Ця інформація може тримати ваш бюджет на потрібному рівні та переконатися, що ви не витрачаєте більше, ніж можете собі дозволити.

Крім того, ви можете легко керувати кількома проектами одночасно. Це може допомогти підтримувати проекти та забезпечити своєчасну реалізацію.

Оптимізація платежів

Замість того, щоб відстежувати рахунки-фактури та платежі вручну, програмне забезпечення може зробити все це за вас. Це може звільнити багато вашого часу, щоб ви могли зосередитися на більшій кількості аспектів свого бізнесу.

Ще однією перевагою є уникнення прострочення платежів. Якщо ви відстежуєте платежі вручну, існує ймовірність пропустити платіж. Це може завдати шкоди репутації вашого бізнесу та ускладнити фінансове утримання. За допомогою програмного забезпечення для відстеження часу та виставлення рахунків ви можете налаштувати нагадування про терміни платежу, щоб ніколи більше не пропустити платіж.

  5 простих порад щодо редагування фотографій, щоб зробити ваші фотографії яскравими

Збирає дані

Коли ви відстежуєте свій час і платіжні дані, ви створюєте історичний запис своєї роботи.

Це може бути корисним для різних цілей, наприклад:

  • Виявлення тенденцій у ваших моделях роботи
  • Аналізуйте свій робочий процес, щоб знайти неефективність
  • Реконструкція вашої трудової історії для виставлення рахунків чи інших цілей

Зменшити експлуатаційні витрати

Програмне забезпечення для відстеження часу та виставлення рахунків може допомогти вам зменшити операційні витрати шляхом автоматизації процесу відстеження ваших послуг і виставлення рахунків. Це дозволяє заощадити час і гроші, зменшивши потребу в ручному введенні даних і виставленні рахунків.

Краща продуктивність команди

Відстеження часу, який ваші співробітники витрачають на виконання різних завдань, дає змогу краще зрозуміти, на що витрачається час вашої команди. Цю інформацію можна використовувати для коригування робочого процесу вашої команди, гарантуючи, що вони будуть максимально продуктивними.

Обов’язкові функції програмного забезпечення для оплати часу та виставлення рахунків

Вибираючи програмне забезпечення для оплати часу та виставлення рахунків, ви повинні звернути увагу на кілька ключових функцій, щоб гарантувати, що програмне забезпечення добре підходить для вашого бізнесу. В ідеалі програмне забезпечення для виставлення рахунків і часу повинно мати такі функції:

Постановка завдання

Програмне забезпечення для оплати часу та виставлення рахунків має мати функцію призначення завдань, за допомогою якої ви можете розподіляти завдання між членами вашої команди та надавати їм доступ для моніторингу прогресу. Програмне забезпечення також має дозволяти вам бачити завдання, призначені кожному, і відстежувати хід виконання кожного завдання.

Облік часу — оплачувані та не оплачувані години

Будь-який бізнес, що надає погодинні послуги, потребує часу та програмного забезпечення для виставлення рахунків, щоб відстежувати кількість оплачуваних і неоплачуваних годин. Це дозволяє нам точно виставляти клієнтам рахунки за надані послуги та допомагає підприємствам визначити місця, де співробітники проводять час.

Платіжні звіти

Платіжні звіти є важливими, що дозволяє відстежувати доходи та витрати. Без цієї функції компаніям довелося б створювати звіти вручну, що забирає багато часу та може викликати помилки.

Функція звіту про виставлення рахунків допомагає створювати звіти за певний період і включає всю відповідну інформацію, таку як дата, час, сума рахунку та статус платежу.

Формування рахунків-фактур

Наявність програмного забезпечення, яке може автоматично генерувати рахунки-фактури, заощадить ваш час і клопоти. Ця функція полегшує перевірку того, що ви виставляєте рахунки своїм клієнтам правильно.

Доступність через мобільний

Програмне забезпечення для оплати часу та виставлення рахунків повинно мати мобільний доступ, щоб зайнятим професіоналам було легко відстежувати свій час та оплачувані години. Це може стати порятунком для людей, які часто працюють поза офісом і не завжди мають доступ до комп’ютера.

Доступна ціна

Програмне забезпечення для гарного часу та виставлення рахунків — це програма з доступною структурою ціноутворення та низкою відповідних функцій. Ціноутворення має бути прозорим і гнучким, без прихованих комісій і довгострокових контрактів.

Необхідно запропонувати безкоштовну пробну версію, щоб допомогти потенційним клієнтам спробувати її перед покупкою, завжди допомагає!

Хороша підтримка клієнтів

Якість підтримки клієнтів відображає, наскільки вони віддані тому, щоб вислухати проблеми своїх клієнтів. Перш ніж зробити покупку, перевірте їхню підтримку клієнтів і прочитайте відгуки, щоб перевірити, чи вони говорять!

Ось список найкращого програмного забезпечення для оплати часу та оплати: –

Clockify Me

Шукаєте універсальний інструмент для виставлення рахунків і відстеження? Ваше полювання закінчується! Clockify — це найкраще у своєму класі програмне забезпечення для виставлення рахунків і часу, яке дає змогу легко відстежувати години, що підлягають оплаті, і спрощує обчислення годин виставлення рахунків, виключаючи не оплачувані години.

Кожна функція Clockify розроблена для спрощення процесу виставлення рахунків. Ви можете оптимізувати робоче навантаження, налаштувавши проекти, відстежуючи та створюючи рахунки-фактури.

Незалежно від того, чи є ви власником малого бізнесу, стартапом чи підприємством, цей інструмент гарантовано визнає ваші вимоги. Не тільки це, але й ви отримуєте інформацію про цінну інформацію про прибутковість клієнтів.

  Створюйте потужні діаграми, візуалізуйте дані та створюйте інформаційну панель у своїх програмах за допомогою FusionCharts

Найкраща частина? Clockify абсолютно безкоштовний для будь-кого.

Рахунок-фактура Zoho

Рахунок-фактура Zoho є одним із найкращих інструментів для оплати часу та виставлення рахунків, який допоможе вам контролювати витрати часу кожною особою чи всією командою. Цей інструмент може значно оптимізувати процес виставлення рахунків і відстеження.

Zoho Invoice став основним інструментом для виставлення рахунків-фактур і табелів. За допомогою цього програмного забезпечення ви можете призначати завдання своїй команді, керувати проектами та підвищувати продуктивність вашої команди. Ви можете створити структурований робочий процес за допомогою розширеної функції звітності Zoho.

Zoho, найкраще програмне забезпечення для виставлення рахунків, використовується переважно малими підприємствами, і є безкоштовним.

Scoro

Scoro розроблено відповідно до потреб бізнесу щодо ефективного управління часом і оптимізації рахунків-фактур. Він простий у використанні та зрозумілий для всіх у команді.

Він також надає вам автоматичні звіти про відстеження часу створення для кожного члена команди, щотижневу та місячну статистику для ваших потреб у виставленні рахунків, а також хороший огляд проектів, які споживають більшість ваших ресурсів.

Мої години

Завдяки доступним планам, інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу та вражаючим функціям Myhours став добре відомим інструментом відстеження заробітної плати.

Myhours дозволяє відстежувати діяльність вашої команди, не витрачаючи години на використання кількох інструментів. За допомогою цього інструменту ви можете керувати всією командою з одного місця та отримати чітке уявлення про її загальну діяльність.

Цей інструмент виставлення рахунків і відстеження дозволяє створювати звіти про всі проекти, над якими ви працювали для окремих клієнтів. Ви також можете швидко ознайомитись із доступністю членів вашої команди, що дозволить вам бути в курсі того, до кого звернутися, коли ви шукаєте аутсорсинг.

За допомогою цього інструменту ви можете підвищити підзвітність, обмінюючись автоматизованими звітами зі своїми клієнтами та розвиваючи стосунки з ними.

Bill4time

Bill4time створено, щоб допомогти вам отримати повну видимість усієї операції вашого робочого процесу. Зі зрозумілим інтерфейсом користувача підприємствам легко використовувати свою інформаційну панель і отримувати розширену аналітику.

Bill4time дозволяє отримати доступ до всіх даних лише одним клацанням миші та усуває потребу в інструментах і електронних таблицях. Він надає вам статистику в реальному часі та розширені KPI, щоб не відставати від ефективності вашої компанії. Цей інструмент розроблено для агентств.

Налаштовуйте та встановлюйте періодичні рахунки-фактури, записуйте витрати та впорядковуйте їх за допомогою цього програмного забезпечення. Bill4time пропонує три платні плани: Time & Billing, Legal Pro та Legal Enterprise.

Перемкнути

Toggl — це ще одне економічно ефективне програмне забезпечення для відстеження часу та виставлення рахунків. Він створений для обслуговування компаній, які прагнуть вирішити повторювані процеси, контролювати час, витрачений на кожну дію, і створювати організовану структуру вашої роботи.

Це програмне забезпечення скорочує час, який ви витрачаєте на повсякденну діяльність із відстеження часу та виставлення рахунків, надає членам вашої команди безперебійний робочий процес для реєстрації часу та виставлення рахунків, а також дозволяє вам працювати в інтуїтивно зрозумілому та простому у використанні середовищі.

За допомогою Toggl ви можете заощадити час на повторному введенні табелів і виставленні рахунків, зменшити час аудиту та підвищити ефективність. У них є безкоштовний план, початковий план, преміальний план і план, який можна налаштувати.

Getcanopy

Getcanopy — чудове програмне забезпечення для виставлення рахунків для галузей сфери послуг. Цей фантастичний інструмент призначений для компаній, які не люблять витрачати час на робочі процеси та не мають централізованої системи для керування своїм часом на проекті.

За допомогою Getcanopy легко перевірити час, витрачений усіма на кожен проект. Більше того, ви бачите прогрес вашої команди з висоти пташиного польоту та можете переконатися, що кожен виконує свою роль за допомогою цього інструменту.

  8 найкращих інструментів для моніторингу ланцюгів глобальної мережі (огляд)

Ще одна чудова функція Getcanopy — готові до використання налаштовані звіти та шаблони платежів. Getcanopy має багато платних планів і доповнень на основі деяких розширених функцій, а також безкоштовний план.

горіховий горіх

Nutcache — це багатофункціональне рішення, яке допомагає компаніям складати бюджет проекту, керувати витратами та розкладом у дорозі.

Це добре розроблене програмне забезпечення може легко налаштувати відстеження часу, виставлення рахунків і виставлення рахунків, бачити фактичний час, витрачений на проект вашого клієнта, і створювати точні рахунки-фактури. Крім того, ви можете надсилати нагадування про прострочені рахунки-фактури та дані про затримки платежів, а також приймати платежі за допомогою цього інструменту.

Окрім функцій відстеження часу та виставлення рахунків, Nutcache також має багато функцій автоматизації та інструментів відстеження проекту. Залежно від ваших вимог і розміру бізнесу ви можете вибрати один із безкоштовних, професійних або корпоративних планів.

Бібол

Beebole відомий своїм надійним інструментом відстеження часу проекту, спрямованим на те, щоб допомогти компаніям будь-якого розміру оптимізувати свою продуктивність.

Налаштуйте проекти на Beebole та почніть заповнювати оплачувані години в будь-який час і з будь-якого місця. Ви навіть можете працювати зараз і заповнювати табель пізніше, використовуючи збережені звіти. Учасники команди можуть переглядати та оновлювати свої журнали часу та призначення команди.

Реплікон

Replicon зосереджено на тому, щоб зняти напругу від виставлення рахунків за табелем. Він дає вам під рукою всю суму оплачуваних годин і дозволяє відстежувати хід проекту, бюджет і прибутковість в одному місці.

Заощаджуючи вас від непотрібних головних болів і часу, Replicon — це доступне, ефективне та масштабоване рішення, яке пропонує вам усе необхідне від інструменту відстеження часу та виставлення рахунків.

Від кошторису проекту до відстеження витрат і детальних звітів, якими можна поділитися, а також клієнтського порталу, Replicon виправдав очікування. У них є три платні плани, від інструменту управління проектами до професійного набору автоматизованих послуг.

Timebillingapp

Додаток Timebilling може покращити якість вашої роботи, створивши організований робочий простір. Ваша команда може відстежувати час і виставлення рахунків, надсилаючи користувачам ping для введення відпрацьованого часу в режимі реального часу. Завдяки інтуїтивно зрозумілим інформаційним панелям Timebilling надає вам рольовий доступ до членів команди. Це також дозволяє кожному отримати доступ і відстежувати свій прогрес у будь-який час, з будь-якої точки світу.

Журнали часу та рахунки-фактури генеруються автоматично, що означає, що більше не витрачається час на виставлення рахунків. Усі журнали часу зберігаються у вашій приватній хмарі, тому експорт чи резервне копіювання не призведе до кошмару.

Висновок

Хоча на ринку є надлишок часу та програмного забезпечення для виставлення рахунків, лише деякі з них вважаються придатними для вашого бізнесу. Програмне забезпечення для відстеження часу можна використовувати для різноманітних цілей. Ви можете відстежувати виконання завдань і години, що підлягають оплаті, контролювати продуктивність співробітників і створювати платіжні відомості за допомогою найкращого програмного забезпечення для виставлення рахунків.

Крім того, ви отримуватимете звіти про те, як ваша команда витрачає свій час, щоб ви могли оптимізувати ефективність.

З наведеного вище добре вивченого списку з 11 інструментів ви можете вибрати той, який ідеально підходить для вашого бізнесу. Роблячи це, не забудьте перевірити, чи вони говорять!

Ви також можете ознайомитися з найкращим бухгалтерським програмним забезпеченням для малого та великого бізнесу.