Хмарна співпраця — це ефективний спосіб об’єднати вашу команду в одному місці та дозволити їм безперешкодно працювати над проектами, документами, дизайнами та іншими файлами.
Багато організацій сьогодні дозволяють своїм співробітникам працювати віддалено. Це не тільки дає їм можливість наймати талантів з усього світу.
Однак під час роботи з різних місць може бути важко співпрацювати та керувати всіма повідомленнями та файлами.
Перенесення роботи в хмару є чудовим рішенням для цього. І тепер це вже не варіант для організацій, а необхідність, особливо якщо у вас розподілена робоча сила.
Хмарна співпраця є доступною, масштабованою та доступною для команд, щоб взаємодіяти, співпрацювати та керувати робочим навантаженням. А потужність хмарної співпраці збільшується, якщо ви використовуєте відповідні інструменти.
У цій статті я детально обговорю хмарну співпрацю, як вона може змінити ваш бізнес, а також найкращі інструменти хмарної співпраці, які ви можете використовувати.
Ось і ми!
Що таке хмарна співпраця?
Хмарна співпраця — це метод, який дозволяє співробітникам працювати разом і легко отримувати доступ до файлів, що зберігаються в хмарі, з відповідними дозволами.
Використовуючи інструменти хмарної співпраці, підприємства можуть дозволити співробітникам переглядати та редагувати документи з будь-якого місця в будь-який час і одночасно працювати над певним документом. Коли внесено зміни та синхронізовано, усі учасники команди можуть легко переглядати зміни та мати доступ до тієї самої версії проекту.
Крім того, хмарні інструменти для співпраці дозволяють візуалізувати, хто переглядає документ. Ви можете спілкуватися з членами вашої команди під час роботи над проектом за допомогою функції чату або коментарів. Це допомагає вашим командам працювати разом і досягати мети без фізичної присутності на робочому місці. Таким чином, це вигідно як для гібридної, так і для віддаленої робочої сили.
Хмарна співпраця проти традиційної співпраці
Хмарна співпраця Традиційна співпраця Завдяки рішенням для хмарної співпраці ви можете працювати віддалено з будь-якого місця та ефективно співпрацювати з членами вашої команди, не перебуваючи поруч із ними. У традиційній співпраці вам потрібно фізично зустрітися з членами вашої команди, щоб обговорити зміни в документі чи файлі. Це підвищує продуктивність і ефективність. Це може підвищити продуктивність, але ефективність може бути нижчою. Витрати на офіс у хмарній співпраці нижчі, ніж у традиційній співпраці. Традиційна співпраця вимагає більших інвестицій в офісні витрати, такі як інфраструктура, електроенергія, водопостачання, системи, обладнання, регулярне технічне обслуговування тощо. Витрати на адміністрування та ліцензування більш гнучкі. Адміністрування та вартість ліцензування є менш гнучкою. Це забезпечує розширення робочого простору для додаткових співавторів. Він може вмістити фіксовану кількість співавторів у робочому просторі. Він централізує всі оновлення та редагування документів, зберігаючи записи про зміни. Контроль версій є проблемою традиційної співпраці, оскільки складно знати, хто вніс зміни, у який час і в який проект.
Основні компоненти хмарної співпраці
Хмарна система співпраці може мати такі компоненти:
- Спільне використання та зберігання документів: хмарна співпраця дозволяє зберігати та ділитися документами за допомогою будь-якого пристрою за допомогою функцій спільного редагування. Ви можете надати доступ членам вашої команди, щоб вони могли вносити зміни та оновлювати їх з будь-якого місця в будь-який час.
- Управління проектами та завданнями: за допомогою хмарних рішень для співпраці ви можете легко та гнучко керувати проектами та завданнями. Крім того, ви можете відстежувати прогрес, переглядаючи кожне завдання та постійно відстежуючи цілі, щоб завершити проект у визначений час.
- Спілкування та обмін повідомленнями. Спілкування та обмін повідомленнями стає легшим завдяки хмарній співпраці. Він включає відеоконференції, функції обміну миттєвими повідомленнями, груповий чат, телефонні системи тощо. Ви отримаєте широкий набір зручних функцій для кращої співпраці завдяки ефективній комунікації.
Переваги хмарної співпраці
#1. Покращена співпраця команди
Коли всі пов’язані з проектом документи зберігаються в централізованому місці, їх легше знаходити, отримувати доступ і редагувати. Більше немає потреби постійно надсилати членам команди електронні листи про оновлену версію файлу.
У той час як учасники вашої команди мають доступ до потрібної версії файлу, обговорення між учасниками стає більш плавним, гарантуючи, що всі в команді знаходяться на одній сторінці та покращують співпрацю команди. Це дає рівну можливість усім членам команди брати активну участь у проекті.
#2. Підтримує віддалену робочу силу
Хмарна співпраця дозволяє підприємствам наймати талантів з усього світу, які можуть працювати віддалено. Крім того, це спрощує співпрацю віддалених команд з будь-якого місця в будь-який час. Це підвищить гнучкість у їхній роботі разом із продуктивністю та ефективністю.
#3. Швидший доступ до даних
Багато серверів електронної пошти не можуть обробляти файли розміром 20-25 Мб. Щоб поділитися цими файлами з членами вашої команди, вам потрібно поділитися ними через зовнішні жорсткі диски та USB. Це трудомісткий процес.
Хмарна співпраця дозволяє вашій команді швидко обмінюватися великими файлами без затримок. Після того, як ви завантажите документ в Інтернет, ви можете поділитися посиланням із членами вашої команди та надати їм доступ до нього.
#4. Оптимізований робочий процес
Хмарна співпраця допомагає вашій команді працювати ефективніше та швидше, оптимізуючи робочий процес. Це дає можливість гнучко планувати роботу та розподіляти її між співавторами з їхніми бажаними робочими годинами в різних часових поясах. Використання хмари означає, що кожен учасник має доступ до документів і можливість ділитися файлами з будь-якого місця.
#5. Оновлення в реальному часі
Коли будь-який член вашої команди редагує або оновлює документ у хмарі, зміни відображаються в реальному часі в цьому файлі, до якого інші можуть отримати доступ і переглядати. Інструменти хмарної співпраці пропонують систему сповіщень, яка допоможе вам отримувати миттєві сповіщення про оновлення документа.
Найкращі практики хмарної співпраці
- Важливо регулярно перевіряти свій робочий процес, співпрацювати зі своєю командою та вносити необхідні зміни.
- Оскільки безпека є головною проблемою, ви можете співпрацювати зі своєю командою безпеки онлайн, щоб обговорити проблеми доступу та дозволів.
- Рекомендується розробити стратегію навчання та адаптації для масштабованості.
Давайте розберемося глибше в деяких хмарних інструментах співпраці та вивчимо, як вони можуть допомогти вашому бізнесу.
Зустріч Співпраця
Doodle
Заплануйте свою зустріч простіше та швидше за допомогою Doodle інструмент для співпраці нарад. Це допоможе вам швидше записатися на будь-яку клієнтську або робочу зустріч із членами вашої команди.
Незалежно від того, чи працюєте ви з підбору персоналу, продажів, освіти, некомерційної компанії чи фрілансера, Doodle дозволить вам змінити свій бізнес лише кількома клацаннями миші та спростить групові зустрічі, усунувши подвійні бронювання.
Календлі
Calendly дозволяє вам швидше, ніж будь-коли, планувати зустрічі за допомогою своєї платформи автоматизації, тож ви можете позбутися непотрібного часу на повторну перевірку запланованої зустрічі в електронних листах.
Ви можете збільшити дохід, укласти більше угод, прискорити продажі, зв’язатися з потрібними людьми та отримати реальні результати. Крім того, ви можете поділитися своєю доступністю, щоб дозволити потенційним клієнтам і кандидатам призначати з вами зустрічі.
Співпраця знань
кода
Об’єднайте свої інструменти та команди з Coda для організованої роботи. Він поєднує в собі структуру ваших електронних таблиць, потужність програм, гнучкість документів і інтелект ШІ.
Coda дозволяє кожному створювати програми за допомогою автоматизації, кнопок і формул. Ви можете перетворити нудні електронні таблиці на таблиці, редагування та перегляди. Крім того, ви можете надати своїй команді централізоване місце для розробки стратегії та планування завдань.
Крім того, Coda дозволяє вашій команді швидко працювати з документами чи програмами, ефективно співпрацювати та швидше приймати рішення.
Конфлюентність
Конфлюентність збирає в кімнату потрібних людей, щоб сформувати стратегічну розмову з фокусом на досягненні чудових результатів. Це дає змогу вашій команді спільно створювати та спільно розробляти дорожні карти та нові підходи.
Крім того, Cofluence допомагає вам розробляти інтерактивні сесії навіть у невизначені, складні, неоднозначні та нестабільні часи, визнаючи контекст найближчого майбутнього та поточні обставини.
Поняття
Відчуйте підключений робочий простір, де ви можете працювати швидше та краще, використовуючи функції ШІ з Notion. Він пропонує всю вашу роботу в єдиному централізованому місці. Ви можете легко спілкуватися за допомогою його простих і потужних документів нового покоління.
Крім того, ви можете керувати будь-яким проектом без використання окремої системи. Notion AI дає вам доступ до безмежної сили мислити ширше, працювати швидше та писати краще. Ви можете візуалізувати, сортувати та фільтрувати будь-які завдання чи елементи на основі терміновості чи пріоритету.
Файлообмінник
Диск Google
Диск Google дозволяє зберігати та обмінюватися документами чи файлами з комп’ютера, планшета чи мобільного пристрою. Це також дозволяє безпечно співпрацювати над файлами та папками. Файли, якими ви ділитеся, скануються заздалегідь, щоб видалити спам, зловмисне програмне забезпечення та програми-вимагачі.
Ви можете легко створювати вміст і ефективніше співпрацювати з членами команди, інтегрувавши Диск із документами, слайдами та аркушами. Потужна пошукова функція Google вбудована в диск, щоб запропонувати надійність, швидкість і співпрацю.
Синхронізувати
Отримайте безпечний простір для найкращої роботи з Sync і залишайтеся на зв’язку та захищені в хмарі. Це платформа для зберігання та спільної роботи для ваших файлів і документів. Sync дає змогу віддалено отримувати доступ до файлів із будь-якого пристрою та керувати дозволами, щоб захистити важливу роботу.
Ви можете легко спілкуватися зі своїми внутрішніми командами, клієнтами, документами, клієнтами та зовнішніми партнерами за допомогою Sync. Це також дозволяє підключатися до комп’ютерів, мобільних пристроїв і файлів, щоб усі були на одній сторінці та завжди були в курсі змін.
Microsoft 365 OneDrive
Збережіть свої файли та фотографії в Microsoft 365 OneDrive отримати доступ до них з будь-якого місця та з будь-якого пристрою. Навіть якщо ви втратите свій пристрій, ви не втратите свої фотографії та файли, коли вони знаходяться в OneDrive.
OneDrive пропонує 1 ТБ хмарного сховища, відновлення програм-вимагачів, обмін документами тощо. За допомогою мобільного пристрою ви можете сканувати та зберігати візитні картки, квитанції, нотатки, документи тощо. Інструмент забезпечує додатковий рівень захисту для ваших важливих фотографій і файлів.
Dropbox
Отримайте повний набір інструментів Dropbox для більш ефективного створення, керування, спільного використання та відстеження файлів. Він надає необхідну пам’ять із такими функціями безпеки, як захист паролем, історія перегляду, водяні знаки та відновлення файлів.
Ви можете поділитися посиланнями, які можна відстежити, щоб відстежувати, коли хтось отримує доступ до спільного файлу. Крім того, ви можете скасувати доступ для будь-кого, не впливаючи на дозволи інших. Dropbox допомагає вам співпрацювати в роботі та керувати бізнесом за допомогою різних інструментів.
Ідея Співпраця
Примхливий
Примхливий це центр для ідей та візуальної співпраці, де ви можете поєднувати дошку, діаграми тощо. Він пропонує чотири потужні формати для співпраці – блок-схеми, каркаси, інтелектуальні карти та документи.
Ви можете отримати широкий вибір будівельних блоків і шаблонів, щоб втілити свої ідеї в реальність. Усуньте тертя між дизайнерами, інженерами та керівниками проектів, щоб швидше створювати продукти.
Крім того, ви можете поєднати діаграми з детальною документацією, щоб усі були узгоджені з процесом розробки.
Міро
Створюйте та проектуйте швидше за допомогою візуального робочого простору – Міро для інновацій. Це місце для спільної творчості кожного, незалежно від місця розташування. Це допомагає вам отримувати статистичні дані на основі даних, структурувати їх за допомогою таблиць і діаграм і ділитися ними в централізованому місці.
Ви можете забезпечити постійну участь у стратегії компанії та потребах клієнтів, визначаючи ініціативи та цілі, візуалізуючи залежності та пріоритети та стежачи за планами.
Lucidchart
Спробуйте інтелектуальну програму для створення діаграм – Lucidchart, яка може об’єднати вашу команду для співпраці та прийняття обґрунтованих рішень. Це допомагає прояснити складність, узгодити ідеї та підняти ваш бізнес на нові висоти.
Інтелектуальна діаграма Lucidchart дозволяє чітко, швидше та з більшою спільністю візуалізувати складні ідеї. Ви також можете візуалізувати системи, процеси та організаційну структуру команди. Крім того, ви можете об’єднати всіх, втілювати плани в реальність і використовувати інтелект наступного покоління.
Співпраця з документами
Google Workspace
Google Workspace пропонує організаціям інноваційне та гнучке рішення для досягнення своїх цілей. Це дозволяє залишатися в курсі подій, останніх історій тощо.
Ви навіть можете дізнатися про майбутнє своєї роботи. За допомогою Duet AI ви можете співпрацювати більш плавно та підвищити свою продуктивність, гарантуючи, що кожен член організації матиме контроль над своєю інформацією.
Microsoft 365
Підвищуйте свою продуктивність за допомогою Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint тощо. Microsoft 365 дозволяє створювати публікації в соціальних мережах, дизайни, запрошення тощо за допомогою програми для графічного дизайну на базі штучного інтелекту.
Незалежно від того, чи хочете ви навчатися дистанційно, спілкуватися з родиною та друзями чи співпрацювати з організацією, Microsoft 365 — усе, що вам потрібно. Крім того, ви можете обмінюватися ідеями з однокласниками, членами родини чи товаришами по команді на своїх пристроях за допомогою програм Microsoft.
Комунікаційна співпраця
Google Meet
Google Meet надає єдиний сервіс для високоякісних і безпечних відеозустрічей і дзвінків на будь-якому пристрої для всіх.
Ви можете зібрати всю свою команду в Meet, де ви можете співпрацювати над завданнями, представляти ділові пропозиції, роз’яснювати сумніви або просто спілкуватися віч-на-віч.
Збільшити
Здійснюйте змістовну співпрацю з членами вашої команди або студентами за допомогою командного чату, телефону, дошки, зустрічей тощо за допомогою Zoom. Це дозволяє вам співпрацювати, об’єднувати людей і консолідувати спілкування в класі, залі засідань, операційній тощо.
Клавіатура набору номера
Стимулюйте продажі, підтримуйте клієнтів і співпрацюйте з командою за допомогою універсальної та красивої програми на основі ШІ – Клавіатура набору номера. Він пропонує:
- Найдосконаліша платформа взаємодії з клієнтами та командами
- Виїзні продажі, а також живі тренінги
- Найрозумніша у світі телефонна система для вашого бізнесу
- Відеозустрічі з вбудованою транскрипцією
Млява
Миттєво зв’яжіться зі своєю командою Млява і почніть співпрацювати, спілкуватися в чаті, надсилати відео та аудіо та робити багато іншого. Він надає організований простір для всього і всіх, хто вам потрібен для легкої спільної роботи.
Проектна співпраця
monday.com
Отримайте платформу, створену для співпраці над різними проектами для вашої команди з monday.com. Це підвищує ефективність, продуктивність і злагодженість вашої команди, налаштовуючи робочий процес відповідно до ваших робочих потреб.
Крім того, ви можете приймати рішення на основі даних за допомогою інформаційних панелей високого рівня та дозволити командам досягти впливу.
Smartsheet
Smartsheet — це єдине місце, де можна керувати масштабованими проектами, процесами та програмами. Це допоможе вам фіксувати ваші плани, графіки та ресурси.
Ви отримаєте широкий спектр робочих процесів, інформаційних панелей, звітів і представлень відповідно до ваших потреб від проектних ініціатив до завершення.
асана
Відчуйте просту та гнучку платформу для співпраці над проектами для своїх команд, щоб вони могли виконувати ефективну роботу. Asana надає перегляд списку, часові шкали, дошки тощо, щоб надати вам гнучкість керування складними проектами.
Співпраця з секретом і паролем
Паспорт
Кредитне плече Паспорт для ефективної командної роботи та надання вашим співробітникам швидкого доступу до своїх паролів у безпечному середовищі. Це також дає змогу вашим системним адміністраторам контролювати всі дії та права доступу з метою збереження безпеки та конфіденційності.
Крім того, ви можете запросити колег керувати правами користувачів і спільними папками та отримувати звіти про кожну діяльність.
Хранитель
Keeper надає вам можливості контролю, видимості та безпеки, щоб ви могли посилити кібербезпеку вашої організації. Ви можете швидко налаштовувати та видаляти користувачів, створювати ролі, застосовувати політики, контролювати безпеку даних і вести звіти про діяльність і журнали користувачів.
Дизайн Співпраця
Фігма
Працюйте разом і дайте своїм дизайнерам можливість ефективніше створювати робочі процеси за допомогою Figma. Цей інструмент дозволяє розробляти прототипи для швидкої ітерації станів і потоків.
Розробники можуть внести ясність у свої проекти за допомогою режиму розробника. Крім того, ви можете підтримувати узгодженість і економити час за допомогою багаторазових ресурсів.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud дозволяє вам і вашим дизайнерам створювати фірмовий і високоякісний вміст у великих масштабах. Це дозволяє вам краще співпрацювати з вашими командами в підключеному робочому процесі, забезпечуючи узгодженість бренду.
Висновок
Хмарні інструменти для співпраці дають змогу проектним командам, студентам, дизайнерам, розробникам та іншим ефективно співпрацювати з будь-якого місця в будь-який час для досягнення своїх цілей і підвищення продуктивності.
Я обговорив деякі з найкращих хмарних інструментів для співпраці, які підходять для різних цілей і можуть допомогти вам перенести свій бізнес або установу.
Далі ознайомтеся з найкращими інструментами для спільної роботи над документами для віддалених команд.
Чи була ця стаття корисною?
Спасибі за ваш відгук!