Штучний інтелект (AI) має потенціал для оптимізації зустрічей, вирішення основних проблем під час зустрічей і підвищення продуктивності.
Зустрічі, онлайн чи офлайн, важливі для кожного професіонала та бізнесу. Це дає змогу командам обговорити ключові питання або стратегії під час короткого обговорення.
Однак підготуватися до зустрічі та провести її не так просто. Це вимагає багато мозкового штурму, створення порядку денного, документування, редагування, презентації, планування тощо.
Якщо ви робите все це вручну, це може забрати багато часу та зусиль і може спричинити певну неефективність і помилки.
Це може вплинути на зустріч і її результат. Отже, вам потрібне рішення для всіх проблем зустрічей, з якими ви стикаєтесь.
Ви можете використовувати потенціал штучного інтелекту, щоб стимулювати свої зустрічі, керувати ними як професіонал і зробити їх успішними.
У цій статті я обговорю деякі проблеми, пов’язані з зустрічами, і те, як ШІ може їх вирішити.
Давайте розпочнемо!
Управління часом
Часом онлайн-зустрічі можуть тривати понад відведений час. Це може бути втомливим і незручним для учасників, оскільки після зустрічі вони можуть мати інші зобов’язання.
Подібним чином, якщо зустріч не починається вчасно, це створює проблеми. Це змушує людей чекати, що нікому не подобається в цьому швидкоплинному світі. Це також може натякати на те, що господар не настільки серйозно ставиться до цінування часу інших людей. У результаті деякі з них можуть залишити сесію, що може вплинути на ваш порядок денний.
Тому необхідно правильно організувати час зустрічі. Це дозволить усім учасникам приєднатися до зустрічі, провести чудову дискусію, завершити її в потрібний час, а потім повернутися до своїх зобов’язань.
ШІ-рішення: штучний інтелект може допомогти вам керувати онлайн-зустрічами та зробити захід успішним. Для цього існують інструменти штучного інтелекту для відстеження перебігу ваших онлайн-зустрічей, щоб ви могли забезпечити дотримання правильного часу від початку до кінця.
Окрім моніторингу, інструменти штучного інтелекту можуть надсилати нагадування, коли прийшов час завершувати роботу. Таким чином, ви зможете правильно завершити зустріч, а не робити це поспішно.
Планування зустрічі
Незалежно від того, чи це зустріч онлайн чи офлайн, планування може бути справді складним завданням. Вам потрібно знайти відповідну дату та час, які підходять для всіх учасників. І враховуючи, наскільки всі зараз зайняті, стає складно зібрати всіх разом, навіть якщо це онлайн.
Крім того, під час процесу планування виникають інші труднощі, як-от звернення до календарів, координація з командою, вирішення конфліктів тощо.
ШІ-рішення: зі штучним інтелектом процес планування зустрічі стає простішим. Це може не тільки оптимізувати процес планування, але й зробити його ефективнішим. Ви можете придбати надійний інструмент планування на основі ШІ, щоб спростити цей процес. Він може аналізувати графіки кожного учасника та, залежно від їхньої доступності, пропонувати бажаний час зустрічі.
Крім того, ці інструменти штучного інтелекту розроблені для врахування інших факторів відвідувачів, таких як часові пояси, до яких вони належать, час у дорозі тощо, щоб запропонувати відповідний час для зустрічей. Крім того, інструмент може вирішувати конфлікти, пов’язані з плануванням, і автоматично надсилати запрошення учасникам.
Для планування можна використовувати такі інструменти, як Reclaim.ai, Clockwise тощо.
Встановлення чіткого порядку денного
Іноді порядок денний зустрічі може бути незрозумілим учасникам або господарю. Це означає, що ніхто не має чіткого розуміння теми обговорення, що взагалі суперечить загальній меті участі в зустрічі.
Крім того, скласти ефективний порядок денний не так просто. Це потребує годин ретельних досліджень, обговорень, організації, документування та виправлень.
У результаті люди можуть легко відволіктися від обговорення або мати очікування, відмінні від того, що насправді відбувається на сесії. Це може зробити зустріч контрпродуктивною, а мета зустрічі здасться далекою для досягнення.
Рішення зі штучним інтелектом: штучний інтелект може допомогти створити порядок денний вашої зустрічі навіть на пріоритетній основі. Він може автоматизувати процес створення порядку денного, щоб заощадити багато сил і часу. Це може допомогти вам досліджувати, організовувати, документувати, форматувати та автоматично виправляти свій розпорядок дня.
Крім того, інструменти штучного інтелекту можуть представляти порядок денний у спосіб, який є добре організованим і легким для читання. Це позбавить вас від ручного збору та форматування даних.
Робота з повторюваними завданнями
Проведення наради передбачає багато повторюваних, трудомістких завдань, таких як планування, дослідження, введення даних вручну, документація, організація, надсилання запрошень тощо. Отже, якщо ви витрачаєте більшу частину свого часу на ці повсякденні завдання, ви не мати достатньо часу для творчості та вдосконалення. Таким чином, це вплине на зростання вашої організації.
Рішення ШІ: якщо ви використовуєте інструменти ШІ для автоматизації цих повторюваних процесів, ви можете заощадити багато свого часу. Використовуючи помічника зі штучним інтелектом, ви можете спростити підготовку до зустрічі, надсилання запрошень і подальших дій, а також інші завдання.
Він може допомогти вам у створенні порядку денного, документуванні деталей зустрічі, плануванні зустрічей, надсиланні запрошень, надсиланні сповіщень і сповіщень тощо.
Запис сеансу
Якщо на зустрічі обговорюються важливі питання, ви можете повернутися до них і пізніше застосувати це у своїх навчаннях або проекті. Причина в тому, що на зустрічі може бути обговорено багато речей, і неможливо запам’ятати все. Для цього ви можете записати поточну нараду, щоб повернутися до неї та переглянути обговорювані на ній моменти.
Однак не всі служби онлайн-конференцій пропонують цю функцію запису сеансів зустрічей. Таким чином, ви можете назавжди втратити важливі обговорення або пункти. Це може вплинути на ваш проект або на ваше розуміння предмета чи теми, про які ви вивчаєте.
Рішення штучного інтелекту: інструменти штучного інтелекту можуть допомогти записати всю зустріч, щоб ви не втратили нічого, що обговорювалося під час неї. Ви можете знову відтворити записаний сеанс і зрозуміти важливі теми. Це допоможе вам виконати ваші проекти та завдання, якщо поетапні процедури будуть пояснені на зустрічі.
Деякі інструменти штучного інтелекту, які можна використовувати для запису зустрічей, включають Loom, Fathom, Fireflies тощо.
Підведіть підсумки зустрічі
Якщо ви не змогли бути присутніми на нараді з будь-якої причини, отримання короткого викладу питань, які обговорювалися на ній, дійсно може бути корисним. І навіть якщо ви були присутні на зустрічі, резюме може бути корисним.
Вичерпний, добре розроблений підсумок наради включатиме ключові дії, рішення, результати, процедури тощо. Але якщо ви спробуєте самостійно підбити підсумки наради, це може забрати багато часу та зусиль і може призвести до певних помилок і неточностей. .
Рішення зі штучним інтелектом: ви можете використовувати штучний інтелект, щоб підсумувати зустріч. Інструмент ШІ може допомогти вам досягти цього, щоб ви могли фіксувати важливі моменти, рішення та інші деталі та використовувати їх у навчанні чи роботі.
Ви можете просто скористатися цим інструментом, щоб отримати вичерпне, добре відформатоване та задокументоване резюме. Таким чином, незалежно від того, були ви на зустрічі чи ні, ви можете зрозуміти всю суть зустрічі, переглянувши це резюме. Це дасть вам повну ясність щодо обговорюваних тем з точністю.
Це також робить його безпроблемним для відвідувачів, тож їм не потрібно робити нотатки під час сесії та втрачати важливі деталі під час процесу. Вони можуть бути присутніми на зустрічі з повною зосередженістю та досягти мети приєднатися до зустрічі.
Деякі з інструментів, які можна використовувати для підбиття підсумків зустрічі, це MeetGeek, Otter, Sembly тощо.
Аналіз даних
Важливо отримати інформацію про ефективність ваших зустрічей. Це допоможе вам знайти основні проблеми під час зустрічі, незалежно від того, чи це стосується порядку денного, розкладу, часу, координації чи будь-чого іншого.
Ви можете проаналізувати ці дані, щоб вирішити ці проблеми та покращити свої зустрічі. Це гарантує, що учасники матимуть плавний досвід зустрічі без конфліктів чи неприємностей.
Отже, коли нарада завершена, ви повинні застосувати певні способи вимірювання того, як пройшла нарада, а також позитивних і негативних моментів сесії. Але якщо ви не вимірюєте ці дані, ви ніколи не дізнаєтеся про проблеми, які можуть вплинути на ваші наступні сесії.
Рішення зі штучним інтелектом: аналітика на основі штучного інтелекту може допомогти вам збирати корисну аналітику та статистику, щоб покращити ваші зустрічі та зробити їх ефективнішими. Багато інструментів на ринку можуть допомогти вам зібрати дані про віртуальні зустрічі, такі як відео, аудіо, нотатки, відвідуваність, залучення, участь, результати, керування часом, ефективність, використання порядку денного тощо.
Крім того, аналітичні інструменти на базі штучного інтелекту можуть представити цю інформацію в легкому для розуміння структурованому форматі. Таким чином, вам стане легше зрозуміти дані, дивлячись на них. Таким чином, ви можете швидко знаходити проблеми, відстежувати хід зустрічей з часом і вносити необхідні покращення.
Крім того, інструменти штучного інтелекту для отримання деталей дають змогу отримати ширшу картину ваших віртуальних зустрічей, оцінюючи, як проходять зустрічі та що спрацювало, а що ні. Це може привести до кращих зустрічей і ефективності ваших майбутніх зустрічей.
Деякі інструменти штучного інтелекту для збору аналітики зустрічей: Gong, Chorus.ai тощо.
Ефективна співпраця та спілкування
Прогалини в спілкуванні між учасниками зустрічі можуть призвести до погіршення координації. Але загальна ідея проведення зустрічі полягає в здоровій дискусії, щоб прийти до висновку та мети зустрічі.
Іноді мова може бути перешкодою між відвідувачами або певними фізичними вадами. Крім того, учасники зустрічі можуть бути новими один для одного, тому почати розмову може здатися їм складним завданням. Для цього ведучий повинен забезпечити створення такого середовища, щоб кожен міг зустрітися один з одним віртуально та комфортно брати участь у дискусії.
Але якщо цього не підтримувати, це вплине на співпрацю команди. Подібним чином, якщо ви проводите онлайн-клас, вам потрібно буде переконатися, що всі ваші учні отримають здорове навчальне середовище та інструменти для спілкування з вами, якщо це необхідно.
Рішення зі штучним інтелектом: програмне забезпечення на основі штучного інтелекту може зменшити розрив у спілкуванні між учасниками зустрічі. Він пропонує такі можливості, як обробка природної мови, розпізнавання мовлення, переклад мови тощо.
Щоб зробити зустріч більш продуктивною, ознайомте учасників із порядком денним заздалегідь, надіславши їм добре задокументований порядок денний. Це дозволить їм підготуватися до зустрічі та зосередитися під час сесії.
Крім того, ви можете використовувати інструменти ШІ для співпраці під час зустрічей. Він оснащений такими функціями, як обмін даними, спілкування в реальному часі та редагування документів, віртуальна дошка, керування проектами тощо. Завдяки цим функціям ви можете дозволити своїм командам ефективно працювати разом.
Таким чином, якщо хтось із присутніх хоче щось додати, він може скористатися функцією підняття руки (багато програм підтримує цю функцію). Ведучий може ввімкнути присутніх і дозволити їм говорити. Подібним чином за допомогою редагування документа в режимі реального часу кілька користувачів можуть отримувати доступ до одного документа та редагувати його для виправлень або внесення пропозицій.
Деякі з інструментів AI, які можна використовувати для покращення спілкування та співпраці, це ClickUp, Spacemaker, Voice App для перекладу тощо.
Прийняття зважених рішень
Часто командам стає важко прийняти правильне рішення навіть після годин обговорень. І якщо ви не можете прийти до конкретного рішення або приймаєте рішення поспішно, не вимірявши все, вся мета зустрічі здається безглуздою.
Одне неправильне рішення може вплинути на всю вашу організацію та її аспекти. Ось чому необхідно приймати зважені правильні рішення в потрібний час.
Рішення ШІ: штучний інтелект може допомогти спростити процес прийняття рішень. Використовуючи інструменти штучного інтелекту, ви можете отримувати дані в реальному часі, виконувати точний аналіз і використовувати прогнозне моделювання для прийняття більш обґрунтованих рішень на основі даних.
Крім того, ШІ може допомогти покращити зустрічі за допомогою:
- Увімкнення мовного перекладу в реальному часі
- Конспектування наради
- Автоматичне транскрибування зустрічей
- Інтеграція кількох інструментів, щоб користувачі могли отримати доступ до різних інструментів з одного інтерфейсу
- Захист зустрічей за допомогою вдосконаленого шифрування, MFA та інших методів
- Допомагаємо вам підтримувати відповідність нормам, таким як GDPR, HIPAA тощо.
Інструменти AI, які можна використовувати для прийняття рішень, включають Rationale, Scaler тощо.
Асистенти зустрічі AI
А тепер давайте коротко поговоримо про деякі інструменти штучного інтелекту, які можуть допомогти вам оптимізувати ваші зустрічі та зробити їх ефективнішими.
#1. MeetGeek
Використовуйте MeetGeek, універсальний помічник для зустрічей зі штучним інтелектом, який працює з усіма платформами, включаючи Zoom, Teams і Google Meet. Це підвищить цінність ваших зустрічей, дзвінків клієнтам і співбесід при наймі.
Інструмент штучного інтелекту може автоматично записувати відео зустрічей і підсумовувати зустрічі, транскрибувати їх і ділитися інформацією про них. MeetGeek може автоматизувати все, від ведення нотаток і транскрибування до координації рішень.
Інструмент безпечно організовує всі деталі зустрічі в доступному для пошуку місці та дозволяє збагачувати ваші бібліотеки, додаючи аудіофайли та стенограми. Він інтегрується з понад 2000 програмами через Zapier разом із багатьма іншими інструментами.
#2. Видра
Зробіть свої зустрічі високопродуктивними та отримайте від них максимум користі з Otter. Він пропонує ключові висновки, нотатки та живі транскрипції. Це також допоможе вам планувати та планувати зустрічі, підключивши Otter до Microsoft або Google Calendar.
Otter працює з такими платформами, як Teams, Zoom і Google Meet. Ви можете записувати записи в режимі реального часу, щоб потім звернутися до них, і позначати своїх товаришів по команді різними завданнями, щоб дати їм уявлення про зустріч. Otter також може створювати автоматизовані підсумки з гіперпосиланнями та надсилати їх учасникам електронною поштою.
#3. Лаксіс
Лаксіс може розширити можливості команд, спрощуючи зустрічі та фіксуючи ключові ідеї під час взаємодії з клієнтами. Понад 20 тисяч професіоналів довіряють цьому помічнику зі штучним інтелектом, який допоможе вам зосередитися на нарадах, позначати елементи, які потрібно виконати пізніше, і записувати коментарі.
Інструмент також фіксує результати нарад і допомагає приймати чіткі рішення. Він пропонує персоналізовані шаблони, щоб зосередитися на розмовах. Він також пропонує транскрипцію в реальному часі, додавання тегів, редагування світового класу, функції перетворення звуку в текст та інтеграцію з популярними інструментами.
Висновок
Завдяки штучному інтелекту ви можете зробити свої наради продуктивними та успішними, оскільки він може допомогти вам оптимізувати майже кожен аспект ваших нарад. Штучний інтелект може допомогти вам у всьому: від планування, створення порядку денного та документації до планування зустрічі, запрошення учасників і проведення зустрічі.
Ви також можете ознайомитися з найкращими шаблонами порядку денного для більш продуктивних зустрічей.