Документ про обсяг роботи допомагає вам уникнути припущень і непорозумінь у проекті та підтримувати його під час співпраці із зовнішніми клієнтами.
Сучасний бізнес співпрацює з кількома сторонами, перш ніж завершити проект. Для такої спільної роботи підприємствам потрібен професійний документ. Тож вони можуть звернутися до нього пізніше, якщо зовнішні сторони, які співпрацюють, не нададуть результати проекту відповідно до погоджених специфікацій.
Одним з таких ділових документів є обсяг робіт. Він вам потрібен щоразу, коли ви беретеся за інші проекти або співпрацюєте з третіми сторонами.
Продовжуйте читати, щоб навчитися писати документ про обсяг роботи чіткою та легкою для розуміння мовою. Ви також ознайомитеся з деякими онлайн-ресурсами, які пропонують різні типи шаблонів обсягу роботи та конструкторів форм.
вступ
Обсяг робіт, він же документ SoW, — це документ, у якому описується детальна інформація про основу проекту. Багато людей також вважають це письмовим контрактом між ними та іншими зацікавленими сторонами проекту, включаючи агентів, постачальників послуг і субпідрядників.
У документі зазвичай пояснюється, як виконується кожне завдання або етап проекту, результати, очікувані результати, графіки платежів і процес. Використовуючи це, фрілансери або команди можуть чітко та лаконічно згадати, чого зацікавлені сторони можуть очікувати від проекту.
У разі непорозумінь, це працює як вихідний варіант для всіх сторін. З нього кожен знає, що йому потрібно зробити, щоб проект працював для обох. Документ SoW також є фантастичним способом ефективної комунікації, відсутність якого може призвести до провалу відносин між проектом і клієнтом і зацікавленою стороною.
Основні компоненти
Залежно від типу вашого проекту та галузі, документ буде відрізнятися. Однак це загальні елементи, які потрібно включити майже в усі SoW для прозорості.
Ключова інформація
У кожному документі SoW ви повинні включати основні деталі проекту, щоб читачі могли відразу зрозуміти, про що йдеться. Включіть назву проекту, ім’я автора, ім’я клієнта, дату та іншу важливу інформацію.
Цілі проекту
Додавання короткого опису проекту в SoW завжди допомагає. Обов’язково вкажіть історію проекту, цілі, формулювання проблеми та залучених людей, але коротко.
Опис товарів і послуг у вигляді списку
Тепер перейдемо до найважливішої частини цього документа — товарів і послуг, які ви постачатимете або виконуватимете в рамках проекту.
Краще розбити результати на менші частини та перерахувати їх як завдання та підзавдання. Незалежно від того, чи це проект фрілансера, чи проект команди, укажіть завдання в таблиці разом із запланованими датами завершення та контактними особами.
Результати проекту
Це може бути необов’язковим для всіх документів SoW, але згадка про те, що клієнт отримає після завершення проекту, є корисною. Таким чином, вони знатимуть, чого очікувати від вас і вашої команди.
Час проекту
Час відіграє вирішальну роль у всіх проектах; отже, ви повинні включити час завершення. Зазначте, коли ви почнете працювати над ним і коли закінчите. Також не забудьте згадати будь-які віхи чи досягнення, яких ви бажаєте досягти на цьому шляху.
Список поза сферою дії
Ще один додатковий компонент документа SoW підніме його на наступний рівень. У цьому розділі додайте все, що ви не включите у свій проект, але клієнти можуть очікувати від вас цього. Це прояснить речі та допоможе уникнути будь-яких непорозумінь.
Протокол внесення змін
Оскільки ви створюєте SoW перед початком проекту, пізніше може виникнути необхідність внести зміни в обсяг проекту, який ви згадуєте в цьому документі. З цієї причини вам потрібно додати протокол, за допомогою якого ви зможете вносити в нього зміни.
Терміни оплати
Усі платні проекти повинні містити розділ, де ви повинні описати вартість проекту та способи оплати. Якщо для проекту потрібно інвестувати гроші в товари, робочу силу, інфраструктуру або будь-які інші накладні витрати, включіть це в цей розділ. Також згадайте графіки платежів, проміжні платежі та інші деталі у своєму документі SoW.
Правила та умови
Ви повинні включити всі умови проекту в цей розділ. Тут ви також можете пояснити терміни, які використовуються в SoW, і будь-які умови, які ви не прояснили раніше.
Прийняття
Нарешті, додайте цей розділ, який перетворить це на юридично обов’язковий договір. Тут додайте підпис клієнта та запропонуйте місце для підписів інших зацікавлених сторін.
Випадки використання
Будь-яка угода про введення в експлуатацію проекту між клієнтом і аутсорсинговою стороною має відбуватися через документ SoW. Нижче наведено деякі випадки реального використання обсягу документів Word та їхніх шаблонів:
#1. Будівельні архітектурні роботи
Оскільки архітектурні роботи для ділових і особистих будівель спричиняють багато витрат, ризиків і вкладень часу, ви повинні використовувати стандартний документ SoW, який використовує більшість будівельних фірм.
Наведений нижче шаблон є стандартизованим документом SoW, який містить усі важливі компоненти, такі як визначення проекту, інформація про клієнта та проект, процес відбору архітектора, графік проекту, вимоги до затвердження, загальна ціль тощо.
Завантажити: Шаблон архітектурних робіт для безкоштовного MS Word/Google Docs
#2. Ремонт інтер’єру та екстер’єру
Різноманітні агентства та підрядники з декору для дому використовують цей документ SoW для завершення угод щодо ремонту індивідуальних або бізнес-проектів. Ви можете використовувати шаблон, якщо ви новачок у цій галузі та не знаєте, як його створити.
Наведений нижче шаблон документа SoW було розроблено відповідно до потреб генеральних підрядників США для реконструкції комерційних або житлових будівель. Він містить увесь «необхідний» вміст для ремонтних робіт. Однак ви можете додати більше або видалити деякі відповідно до проекту, над яким ви працюєте.
Завантажити: шаблон ремонтних робіт безкоштовно для MS Word/Google Docs
#3. Житлові та комерційні проекти озеленення
Проекти ландшафтного дизайну включають багато мокрих робіт, а також професійні покази. Документ SoW — це можливість для вас продемонструвати свої творчі здібності та дизайнерські смаки, щоб сторона, яка замовила замовлення, отримала ще один хороший бал для найму вашого агентства.
Цей шаблон роботи з ландшафтного дизайну SoW складається з блоків зображень, де можна розмістити логотип бренду, колірні палітри бренду, значки та приклади робіт. Існує додаткова порожня сторінка, яку можна використовувати для написання додаткового вмісту. Для кожної сторінки ви можете змінити приклад ландшафтного зображення.
Завантажити: шаблон Landscaping SoW безкоштовно для MS Word/Google Docs
#4. Маркетинг у соціальних мережах
Допомога підприємствам у рекламі в соціальних мережах і маркетингових кампаніях є прибутковою. Цим займаються різноманітні фрілансери та агентства цифрового маркетингу. Якщо ви також належите до цього домену, то документ SoW може допомогти вам у довгостроковій перспективі.
Знайдіть нижче організований, чіткий, професійний шаблон SoW для маркетингу в соціальних мережах, який агентства та фрілансери можуть використовувати в комерційних цілях. Він містить обов’язкові компоненти документа SoW, як-от деталі клієнта, описи проекту, деталі кампанії, ключові результати, таблиці кампанії тощо.
Завантажити: Шаблон SoW для маркетингу в соціальних мережах для безкоштовного MS Word/Google Docs
#5. Державні контракти
Документ SoW вкрай необхідний для контрактних робіт, які ви можете отримати від федеральних органів, штатів, муніципалітетів і округів. Крім того, ви побачите, що документи державного контракту є найбільш складними за змістом і обсягом.
Тут ви знайдете приклад шаблону SoW для державних контрактних проектів. Це дозволяє додавати логотип вашого агентства та інший вміст SoW, як-от назва організації, назва проекту, відомості про автора, передумови та цілі проекту, опис проекту, розклад/розклад, пропозиція щодо вартості постачальника тощо.
Вам може знадобитися додати або виключити вміст залежно від проекту державного контракту, який вас цікавить. Ознайомтеся з вимогами проекту щодо формату документа SoW, перш ніж подавати остаточний проект.
Завантажити: Шаблон SoW державних контрактів для безкоштовного MS Word/Google Docs
Що потрібно робити для написання документа SOW ✔
- Включіть чіткі деталі щодо роботи, оплати, ресурсів, кінцевого терміну, етапів тощо.
- Додайте візуальні елементи, наприклад зображення кінцевого продукту чи послуги, які ви очікуєте, графіки, діаграми, таблиці тощо.
- Якщо документ містить діловий жаргон, переконайтеся, що ви та сторона, яка його підписує, визначите їх перед запуском проекту.
- Якщо це довгостроковий проект із багатьма складними результатами, які залежать від часу, включіть графік перегляду SoW з місячними або квартальними інтервалами.
- Документ також має містити визначення успіху проекту. Коли ви завершите проект, клієнт зможе легко переглянути визначення успіху, і не буде жодного місця для непотрібних переглядів і переробок.
- Зберігайте SoW чітким, лаконічним і коротким. Не використовуйте непотрібні заповнювачі для подовження документа.
- Ви повинні підготувати документ, співпрацюючи із зовнішніми та внутрішніми зацікавленими сторонами. Наприклад, внутрішніми зацікавленими сторонами буде ваша проектна команда, а зовнішніми зацікавленими сторонами будуть клієнт і сторонні постачальники.
- Згадайте тісно пов’язані послуги, які не постачаються з проектом, як-от хостинг після розробки веб-сайту, публікація додатка після розробки додатка тощо, якщо клієнт не оплачує послугу.
Тепер давайте перейдемо до того, що не слід робити під час написання документа про обсяг робіт (SOW).
Не можна писати документ SOW ❌
- Не соромтеся використовувати шаблони документів SoW та приклади відповідного проекту під час створення свого. Це заощадить час і зусилля.
- Не включайте в документ нечіткий і двозначний вміст, який субпідрядники, постачальники та інші треті сторони можуть використати у своїх інтересах і завдати вам грошової шкоди.
- Не квапте процес складання документу про обсяг робіт. Сядьте зі своїми співробітниками та ретельно сплануйте документ, включивши всі визначення, етапи, обмеження, бюджет тощо.
- Не забудьте чітко окреслити результати в проекті, які «поза межами» та «в межах».
- Якщо проект передбачає певну тривалість професійного навчання, не забудьте вказати це в документі разом із витратами.
- У деяких документах SoW відсутній покроковий робочий процес щодо того, як клієнт повинен перевірити результати, щоб вони могли оголосити про завершення проекту. Переконайтеся, що ви не зробили цієї помилки. Включіть попередньо затверджені кроки, які визначають проект як завершений відповідно до термінів введення в експлуатацію.
- Довгострокові проекти можуть вимагати відволікання, зміни масштабів, змін результатів тощо. Не забудьте згадати про такі можливості в документі SoW.
Крім того, перевірте безкоштовні ресурси шаблонів для документів SOW.
Безкоштовні ресурси шаблонів
Smartsheet
На Smartsheet користувачі можуть знайти різноманітні безкоштовні робочі шаблони для особистого використання. Тут доступні шаблони в Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs і Google Sheets.
Цифровий маркетинг, комерційне будівництво, розробка програмного забезпечення, дизайн інтер’єру, веб-дизайн і реконструкція – це деякі популярні галузі, де ви можете використовувати ці шаблони цієї платформи.
Архів шаблонів
Архів шаблонів — ще один веб-сайт, де можна знайти безкоштовні ресурси для створення обсягу робочих документів. Шаблони мають різні дизайни та формати, тому ви можете вибрати відповідно до свого бренду чи проекту. Крім того, ви можете легко завантажити та редагувати їх, щоб створити унікальний документ SoW.
FormSwift
FormSwift дозволяє двома способами створити документ обсягу робіт для вашої наступної проектної пропозиції. Спочатку завантажте загальний шаблон у Microsoft Word або Adobe PDF із веб-сайту. Потім ви можете заповнити порожні поля, щоб створити спеціальний документ SoW.
По-друге, ви можете пройти через керований конструктор SoW, де ви вводите відповідні деталі, а конструктор продовжує створювати документ. Створення документа онлайн на цій платформі займає близько 20 хвилин.
Заключні слова
Отже, тепер ви знаєте обсяг робочого документа, його компоненти, а також те, що потрібно і чого не можна робити для створення професійного документа SoW, який сподобається вашому клієнту. Крім того, ви також виявили деякі випадки використання, у яких можна використовувати документи SoW.
Щоб допомогти вам у подальшому, у статті описано деякі онлайнові обсяги роботи конструкторів документів і бібліотек шаблонів. Ви можете створити документ SoW онлайн, використовуючи будь-яку з наведених вище платформ, або дотримуючись покрокового посібника, або завантаживши та налаштувавши шаблон.
Вас також можуть зацікавити найпопулярніші інструменти електронного підпису документів, як-от обсяг робіт або робочі замовлення.