Як відкликати надіслане повідомлення електронної пошти в Outlook

Ключові висновки

• Щоб відкликати електронний лист у Outlook, перейдіть до папки «Надіслані», відкрийте повідомлення в новому вікні, клацніть «Файл» і виберіть «Надіслати повторно» або «Відкликати» > «Відкликати це повідомлення».
• Відкликання працює, лише якщо виконуються певні умови, зокрема якщо ви та одержувач маєте обліковий запис Microsoft Exchange або Microsoft 365 в одній організації.
• Розгляньте можливість використання правила в Outlook для затримки надсилання ваших електронних листів, а не покладатися на відкликання, щоб запобігти надсиланню повідомлень помилково.

У програмі Outlook для настільного комп’ютера можна скасувати надсилання електронного листа, якщо діяти швидко. Ми покажемо вам, як відкликати електронний лист у Outlook, пояснимо вимоги, які мають бути виконані, і запропонуємо альтернативний підхід для використання.

Як відкликати електронну пошту в Outlook

Подати запит на відкликання повідомлення Outlook просто. Інше питання, чи буде цей запит виконано успішно, ми розглянемо його в наступному розділі. Щоб відкликати електронний лист Outlook:

В Outlook перейдіть до папки «Надіслані» на панелі ліворуч.

Знайдіть повідомлення, яке потрібно відкликати, і двічі клацніть його, щоб відкрити його в новому вікні.

У верхньому меню натисніть «Файл».

Натисніть Повторно надіслати або Відкликати > Відкликати це повідомлення.

У новому вікні натисніть Видалити непрочитані копії цього повідомлення, щоб повністю видалити електронний лист із папки «Вхідні» одержувача. Крім того, виберіть Видалити непрочитані копії та замінити новим повідомленням, якщо ви хочете надіслати інший електронний лист замість оригіналу.

• За бажанням можна поставити прапорець «Скажи мені, якщо відкликання вдалось чи не вдалося» для кожного одержувача. Це надсилає вам електронною поштою результати кожної спроби відкликання.

  Автоматизуйте тестування програм за допомогою цих найкращих інструментів

Коли будете готові, натисніть OK, щоб надіслати запит на адресу одержувача з проханням поштового клієнта видалити оригінальний електронний лист.

Які вимоги до скасування надсилання електронної пошти в Outlook?

Ви можете відкликати електронний лист, лише якщо ви й одержувач використовуєте обліковий запис Microsoft Exchange, і ймовірність відкликання буде успішнішою, якщо ви належите до однієї організації. Облікові записи MAPI та POP не підтримуються. Щоб перевірити, який у вас обліковий запис електронної пошти:

Натисніть Файл у верхньому меню.

Натисніть Налаштування облікового запису > Налаштування облікового запису.

Залишайтеся на вкладці «Електронна пошта». Використовуйте стовпець «Ім’я», щоб знайти свій активний обліковий запис електронної пошти. Стовпець Тип показує, який це тип облікового запису.

Враховуючи це обмеження, відкликання не працюватиме з електронними листами, які ви надіслали за межі вашої організації, наприклад, на обліковий запис Gmail або Yahoo. Це пов’язано з тим, що коли електронний лист покидає ваш внутрішній сервер, ви не маєте над ним контролю. Немає універсального правила, згідно з яким сервер електронної пошти повинен виконувати запит на відкликання; фактично, він навіть не буде оброблений.

Навіть якщо ви та ваш одержувач перебуваєте на одному сервері Exchange, це ще не гарантує успішного відкликання.

Найголовніше, одержувач повинен відкрити запит на відкликання, перш ніж відкрити вихідне повідомлення. Якщо вони першими прочитають оригінальне повідомлення, чи то до того, як ви надішлете запит на відкликання, чи після, оригінальне повідомлення залишиться в їх папці “Вхідні”. Хоча вони все одно отримають запит на відкликання з повідомленням про те, що ви хочете видалити оригінальне повідомлення, їхня прерогатива вирішувати, чи виконувати його.

Однак відкликання відбуватиметься автоматично у фоновому режимі, одержувачу не потрібно буде читати запит на відкликання, якщо в його налаштуваннях Outlook увімкнено автоматичну обробку запитів на наради та відповідей на запити на наради та опитування. Цей параметр можна знайти в меню Файл > Параметри > Пошта > Відстеження. Знову ж таки, це стосується лише тих випадків, коли одержувач не відкрив ваш оригінальний електронний лист. Якщо вони є, вони залишатимуться в папці «Вхідні» незалежно від цього налаштування.

Крім того, якщо одержувач має правило, яке переміщує ваш оригінальний електронний лист із папки “Вхідні” до іншої папки, запит на відкликання не вдасться. Крім того, якщо електронний лист надіслано до загальнодоступної скриньки “Вхідні”, а запит на відкликання прочитав хтось інший, ніж призначений одержувач, відкликання не працюватиме.

Нарешті, запити на відкликання не можна обробити, якщо одержувач переглядає свої електронні листи поза програмою Outlook для настільних ПК, наприклад через веб-програму Outlook або свій мобільний пристрій.

Підводячи підсумок, для успішного відкликання електронною поштою мають бути виконані всі ці умови:

• І ви, і одержувач маєте бути на одному сервері Exchange.
• Одержувач має відкрити запит на відкликання, перш ніж прочитати оригінальний електронний лист.
• Одержувач не повинен мати жодних правил, які змінюють або переміщують ваш вихідний електронний лист.
• Одержувач має відкрити запит на відкликання через Outlook на робочому столі.

Як бачите, існує дуже конкретний набір вимог, які мають бути виконані, щоб відкликання електронною поштою було успішним. Щоб отримати найкращі шанси на успіх, надішліть запит на відкликання швидко, але цей процес не є надійним. Покладайтеся на нього як на останній засіб.

Як відкласти надсилання електронної пошти в Outlook, а не відкликати

Якщо вам часто доводиться скасувати надсилання електронних листів, краще вжити запобіжних заходів і встановити в Outlook правило для затримки надсилання повідомлень.

Це технічно не відкликає електронний лист, але дає вам коротке вікно, у якому можна скасувати вихідний електронний лист. Щоб створити таке правило:

Натисніть Файл у верхньому меню.

Виберіть Керувати правилами та сповіщеннями.

На вкладці Правила електронної пошти натисніть Нове правило.

Виберіть «Застосувати правило до повідомлень, які я надсилаю», а потім натисніть «Далі».

Виберіть і змініть будь-які умови. Наприклад, чи ігнорувати правило при надсиланні певній особі. Після завершення натисніть кнопку Далі.

Виберіть і змініть будь-які дії, які вам подобаються. Ви повинні перевірити відкладення доставки на кілька хвилин.

На нижній панелі клацніть число, щоб установити, на скільки хвилин ви бажаєте відкласти надсилання, від 1 до 120, а потім натисніть OK.

Клацніть «Далі», щоб виконати дії майстра — установіть винятки та дайте назву правилу.

Нарешті, перегляньте правило. Переконайтеся, що позначено Увімкнути це правило. Коли ви закінчите, натисніть кнопку Готово.

Якщо це правило ввімкнено, вихідні повідомлення зберігатимуться у папці «Вихідні», доки не закінчиться час дії правила, перед яким ви можете вручну видалити їх, якщо потрібно.

Як ви бачили, це проста процедура, щоб скасувати надсилання електронного листа в Outlook. Але чи буде відкликання успішним – це зовсім інше питання, оскільки це залежить від багатьох факторів. У світі, де люди можуть отримати доступ до своїх електронних листів з будь-якого місця в будь-який час, ви не повинні покладатися на відкликання.

Натомість, якщо ви часто надсилаєте щось помилково, подумайте про альтернативний спосіб затримки надсилання електронної пошти. Це означає, що його не буде надіслано миттєво, а також гарантує, що ви не почервонієте через помилку.