Куди б ми були без зустрічей? Ймовірно, ви будете виконувати більше роботи, але як тільки кількість людей, з якими ви працюєте, досягає певної кількості, зустрічі стають необхідними. Планувати зустріч непросто; ви повинні перевірити та переконатися, що всі доступні, переконатися, що вони знають, коли відбудеться зустріч, і розіслати порядок денний. Якщо ви працюєте з географічно розкиданими, віддаленими командами, працювати з різними часовими поясами ще важче. Outlook не дуже допомагає з часовими поясами, але він дозволяє надсилати запрошення на зустріч і бачити, хто прийняв або відхилив зустріч. Користувачі Outlook мають можливість автоматично приймати або відхиляти запрошення на зустріч залежно від їх доступності.
Outlook може попереджати вас, коли у вас зустрічається зіткнення, тому цілком зрозуміло, що він знає, які з ваших проміжків часу вільні. Якщо ви хочете, щоб Outlook автоматично приймав та відхиляв запрошення на зустріч, вам доведеться ввімкнути цю опцію.
Прийняти та відхилити запрошення на зустріч
Відкрийте Outlook і перейдіть до Файл>Параметри. У вікні Параметри виберіть вкладку Календар у стовпці праворуч. Прокрутіть униз до розділу «Автоматичне прийняття або відхилення» та натисніть «Автоматичне прийняття/відхилення».
Відкриється невелике вікно з трьома параметрами; перший прийматиме запрошення на нараду, другий відхилятиме ті, що конфліктують із наявними запрошеннями, а третій автоматично відхилятиме запити на зустріч для повторюваних зустрічей.
Обмеження
Ви ввімкнете всі ці параметри, але переконайтеся, що ваш розклад у календарі підтримується релігійно. Якщо у вас є незапланований час, виділений для роботи над чимось, Календар розглядатиме це як «доступний» час і прийматиме запрошення на зустріч.
Якщо вам не хочеться заповнювати кожен аспект свого робочого дня в календарі, вам слід увімкнути лише опцію відхилення запитів на нараду, які суперечать іншим зобов’язанням, і відхилення повторюваних запитів на зустріч. Ви захочете мати більше контролю над тим, які запрошення ви приймаєте.
Outlook не дозволяє встановлювати прийнятний час або доступні години, які інші люди у вашій організації можуть бачити, коли запрошують вас на зустріч. Якщо це так, ви можете використовувати їх для автоматизації прийняття запрошень. Якщо ви все ще хочете автоматизувати прийом запрошень на зустріч, але не можете заповнювати свій розклад, додайте безіменні події в Календар для годин, які ви плануєте витратити на роботу. Outlook не буде перевіряти, чи додаєте ви реальну подію або завдання, тому просто додайте будь-що й зробіть це достатньо довго, щоб охопити час, коли ви не можете відвідати нараду. Це трішки невдало, але це найпростіше рішення.