Автоматизація HR – це, по суті, використання технологій для трансформації HR-процесів і підвищення їх ефективності.
Це як особистий помічник, який виконує повторювані та трудомісткі завдання, що дозволяє кадровим спеціалістам зосередитися на більш стратегічних ініціативах.
Ця трансформація позитивно впливає на різні аспекти HR, покращуючи роботу відділу.
Це допоможе пришвидшити ваш процес найму за допомогою автоматизованої системи відстеження кандидатів, керувати заявками на відпустку в Інтернеті, автоматизувати обчислення та обробку заробітної плати, щоб заощадити час, і зробити багато іншого, усуваючи потребу в паперовій роботі.
У цій статті я обговорю різні аспекти автоматизації управління персоналом і покажу її потенціал для трансформації вашої організації.
Отже, почнемо.
Що таке автоматизація персоналу?
Автоматизація HR передбачає використання різних технологій та інструментів, які можуть автоматизувати, прискорити, оптимізувати та спростити різні HR-завдання. Функціонуючи як цифровий помічник для вашого відділу кадрів, автоматизація управління персоналом допомагає підвищити ефективність і результативність ваших процесів управління персоналом, мінімізуючи помилки та заощаджуючи час.
Завдяки потужності автоматизації ви можете попрощатися з виснажливою паперовою роботою та повторюваними завданнями, оскільки автоматизація відділу кадрів може впоратися з усім: від набору персоналу до нарахування заробітної плати, роблячи ваші процеси безперебійними та ефективними.
Впровадивши автоматизацію відділу кадрів, ваша команда відділу кадрів може визначити пріоритетність стратегічних ініціатив, таких як розвиток талантів і культивування позитивної корпоративної культури. Впровадження цієї технології може не тільки спростити роботу та зменшити ризики помилок, але й створити більш ефективне та корисне робоче середовище для ваших співробітників.
Які функції HR можна автоматизувати?
Давайте розглянемо деякі основні завдання з управління персоналом, які можна автоматизувати за допомогою інструменту.
Набір персоналу та відстеження кандидатів
Автоматизація процесів управління персоналом може значно спростити підбір персоналу, від розміщення списків вакансій до відбору кандидатів. Завдяки автоматизації відділу кадрів ви можете створювати оголошення про роботу, публікувати їх на кількох платформах і охоплювати більшу кількість потенційних кандидатів.
Крім того, автоматизовані інструменти перевірки резюме використовують заздалегідь визначені критерії для ефективного фільтрування резюме. Це економить дорогоцінний час кадровиків.
Планування співбесід стає нескладним, оскільки автоматизовані системи розсилають запрошення, збирають відповіді та організовують інтерв’ю.
Онбордінг
Спрощення процесу адаптації за допомогою автоматизації значно покращує досвід нових співробітників. Це починається з безперебійного керування документами, що дозволяє новим працівникам заповнювати необхідні документи в електронному вигляді та мінімізує потребу в нескінченних формах.
Ви можете налаштувати модулі автоматизованого навчання відповідно до окремих ролей. Це гарантує, що співробітники отримають відповідну інформацію, коли вони найбільше її потребують.
Крім того, автоматизація налаштування облікових записів і обладнання гарантує, що нові співробітники отримають негайний доступ до всіх інструментів, які їм потрібні з першого дня. Як наслідок, як співробітники, так і спеціалісти з управління персоналом виграють від більш плавного переходу та ефективнішої процедури адаптації.
Управління даними співробітників
Автоматизація HR спрощує процес управління інформацією про співробітників. З централізованими системами оновлення особистих даних, відстеження відвідуваності та обробка запитів на відпустку стає простим.
Ручна робота з документами та помилки при введенні даних залишилися в минулому, оскільки автоматизовані системи забезпечують точність даних. Фахівці з управління персоналом можуть швидко отримати доступ до інформації, коли вона потрібна, що дає їм змогу приймати обґрунтовані рішення на основі достовірної інформації.
Крім того, працівники отримують переваги від можливостей самообслуговування, щоб вони могли оновити власну інформацію або подати запит на відпустку, не потребуючи допомоги відділу кадрів.
Обробка заробітної плати
Автоматизація обробки заробітної плати зробила революцію у відділах кадрів, спростивши розрахунок зарплати, податкові відрахування та утримання пільг. Впровадження автоматизації процесів нарахування заробітної плати має численні переваги, зокрема зменшення помилок і своєчасний розподіл зарплати.
Крім того, автоматизований розрахунок заробітної плати дозволяє фахівцям з кадрів без зусиль створювати точні звіти для фінансових цілей і відповідності.
Автоматизація цієї важливої функції дозволяє відділу кадрів переорієнтувати свою увагу на більш стратегічну діяльність, яка позитивно впливає на успіх організації.
Управління продуктивністю
Ефективне управління продуктивністю має важливе значення для індивідуального зростання співробітників, а також загального успіху організації. Щоб спростити цей процес, HR automation пропонує інструменти для проведення перевірок ефективності, встановлення цілей і надання зворотного зв’язку.
Ці зручні інструменти автоматизації сприяють безперервному спілкуванню між співробітниками та менеджерами, забезпечуючи узгодження індивідуальних цілей з цілями організації.
Крім того, автоматизовані системи управління продуктивністю дозволяють легко відстежувати прогрес з часом. Це дозволяє визначити шаблони та області, які потребують вдосконалення.
Автоматизація HR звільняє спеціалістів HR від адміністративного тягаря, пов’язаного із завданнями управління продуктивністю. Натомість вони можуть приділяти більше часу навчанню та підтримці зусиль щодо розвитку співробітників. Це не тільки підвищує задоволеність працівників, але й сприяє формуванню високоефективної робочої сили, що зрештою приносить користь усій організації.
Адміністрація пільг
Завдяки автоматизації кадрових процесів адміністрування пільг стає менш складним. Співробітники отримають право вибирати та керувати своїми пільгами, починаючи від планів медичного страхування та закінчуючи варіантами пенсійних накопичень, через зручні онлайн-платформи.
Система автоматизації керує процесом реєстрації та гарантує, що із заробітної плати здійснюються правильні відрахування, одночасно миттєво зараховуючи працівникам вибрані переваги. Це не тільки спрощує управління виплатами, але й звільняє фахівців з кадрів від адміністративного тягаря.
Завдяки автоматизації управління персоналом співробітники мають більше контролю над своїми перевагами, надаючи відділу кадрів можливість зосередитися на плануванні стратегічних переваг і дотриманні вимог.
Відстеження робочого часу та відвідуваності
Автоматизовані системи обліку робочого часу та відвідуваності пропонують більш точну та ефективну альтернативу ручним процесам. Ці системи можуть легко інтегруватися з біометричними пристроями, такими як сканери відбитків пальців або розпізнавання обличчя, або використовувати ідентифікаційні картки для простих процедур реєстрації та виходу.
Автоматизуючи ці HR-завдання, організації усувають потребу в ручному обліку робочого часу, що зменшує кількість помилок і забезпечує точну оплату праці співробітників.
Крім того, автоматизовані системи можуть запроваджувати політику відвідуваності компанії, наприклад відстежувати понаднормову роботу або керувати графіками змін. Впровадження цього заощаджує час і пропонує миттєве розуміння моделей відвідуваності робочої сили. Це дозволяє організаціям ефективно розподіляти ресурси та керувати робочим часом.
Портал самообслуговування співробітників
Портали самообслуговування співробітників пропонують численні переваги як для співробітників, так і для відділів кадрів. Ці зручні платформи дають можливість співробітникам самостійно керувати різними завданнями відділу кадрів, усуваючи необхідність втручання персоналу відділу кадрів.
Ці портали надають працівникам зручний спосіб зберігати точні та актуальні особисті дані, такі як контактні дані та контакти для екстрених випадків. Це допомагає відділу кадрів вести точні записи. Крім того, вони можуть запросити відпустку, отримати доступ до квитанцій про оплату праці та отримати важливі кадрові ресурси та політику.
Забезпечуючи прозорість і покращуючи канали зв’язку, ці портали також зменшують адміністративні запити, спрямовані до відділу кадрів. Отже, автоматизація рутинних завдань дозволяє фахівцям з персоналу зосереджуватися на більш стратегічних ініціативах, таких як розвиток талантів і залучення, надаючи працівникам зручність варіантів самообслуговування.
Відповідність і звітність
Автоматизація також допомагає забезпечити відповідність кадровим вимогам. Використання програмного забезпечення для управління персоналом допомагає спростити процеси та забезпечити дотримання трудового законодавства, антидискримінаційних норм і галузевих стандартів.
Автоматизовані системи служать механізмом відстеження етапів відповідності. Вони забезпечують своєчасне сповіщення професіоналів з кадрів і створюють звіти, які демонструють дотримання цих вимог.
Зменшуючи ризик невідповідності, потенційних штрафів і судових спорів, автоматизація управління персоналом захищає організації. Крім того, це спрощує створення звітів про аналіз даних. Це дає можливість фахівцям з управління персоналом приймати обґрунтовані рішення, які приносять користь як організації, так і її співробітникам.
Співбесіди щодо виходу та виходу
Автоматизація кадрів відіграє вирішальну роль у забезпеченні безперебійного процесу звільнення, коли співробітники залишають організацію. Використовуючи автоматизовані контрольні списки, відділ кадрів може ефективно виконувати такі завдання, як збір усіх необхідних документів, отримання обладнання компанії та скасування доступу до систем компанії.
Цей спрощений підхід не тільки гарантує безпеку даних, але й усуває будь-які постійні адміністративні обов’язки після відходу працівника з організації.
Крім того, автоматизація дозволяє кадровим працівникам без особливих зусиль проводити співбесіди при звільненні, збираючи цінні відгуки від співробітників, які звільняються. Потім цю інформацію можна використати для покращення політики та практики організації.
Переваги автоматизації кадрів
У швидкоплинному діловому світі відділи кадрів використовують автоматизацію, щоб отримати численні переваги, зокрема:
Ефективність та економія часу
Завдяки автоматизації повторюваних завдань, таких як введення даних, керування документами та адміністративні процеси, автоматизація відділу кадрів забезпечує цінну економію часу для фахівців з управління персоналом.
Звільнившись більше часу, відділи кадрів можуть зосередити свої зусилля на важливій стратегічній діяльності щодо розвитку талантів і залучення співробітників. Зменшення використання документів вручну також покращує загальну ефективність відділу кадрів.
Зменшення помилок
Введення даних вручну часто буває схильне до помилок, які можуть призвести до серйозних наслідків, особливо в таких сферах, як нарахування заробітної плати та дотримання нормативних вимог.
Автоматизація кадрів пропонує вирішення цієї проблеми шляхом автоматизації розрахунків і передачі даних. Це не тільки економить час, але й покращує точність, гарантуючи, що працівники отримають точну винагороду та переваги, одночасно зменшуючи можливість дорогих порушень відповідності.
Покращена відповідність
Багато систем автоматизації HR включають функції для вбудованих перевірок відповідності та нагадувань. Ці системи можуть ефективно керувати даними, захищати дані, відстежувати важливі дати, такі як сертифікації працівників і закінчення терміну дії дозволу на роботу. Це забезпечить повну відповідність вашої організації всім вимогам законодавства.
Впровадивши ці системи, ви можете значно мінімізувати ризики штрафів та інших юридичних проблем, які можуть виникнути через недотримання.
Покращений досвід співробітників
Автоматизація кадрових процесів може покращити загальний досвід співробітників. За допомогою порталів самообслуговування співробітники можуть легко виконувати такі завдання, як оновлення інформації, запити на відпустку та доступ до кадрових ресурсів самостійно. Це розширює можливості співробітників і зменшує потребу в постійній взаємодії з персоналом відділу кадрів.
Крім того, автоматизація процесів адаптації та отримання пільг забезпечує більш плавний і позитивний досвід для нових працівників.
Прийняття рішень на основі даних
Автоматизовані HR-системи пропонують спеціалістам з HR цінні дані та аналітику для прийняття обґрунтованих рішень. Ці системи створюють вичерпні звіти щодо критично важливих кадрових показників, таких як показники плинності кадрів, оцінки продуктивності та демографічні показники робочої сили.
Доступ до цих даних дозволяє HR-ам визначати тенденції та сфери, які потребують покращення. Таким чином, вони можуть розробляти стратегічні кадрові ініціативи, які відповідають загальним цілям організації.
Економія коштів
Хоча запровадження автоматизації управління персоналом може вимагати початкових витрат, потенційне довгострокове скорочення витрат є значним. Зменшуючи адміністративні витрати та мінімізуючи помилки, автоматизація підвищує ефективність і знижує операційні витрати.
Наприклад, впровадження автоматизації нарахування заробітної плати не тільки зменшує ймовірність помилок, але й зберігає час і енергію, які в іншому випадку були б спрямовані на ручні обчислення.
Масштабованість і адаптивність
Системи автоматизації управління персоналом створені для плавного пристосування до мінливих потреб вашої організації. Незалежно від того, розширюєте ви свою команду чи створюєте нові локації, інструменти автоматизації легко масштабуються, щоб відповідати цим змінам.
Забезпечуючи ефективність і ефективність процесів управління персоналом, інструмент підтримує зростання вашої організації та розвиток вашої робочої сили.
Тепер давайте розглянемо деякі з найкращих інструментів автоматизації управління персоналом, щоб оптимізувати процеси управління персоналом і швидше досягти ваших цілей.
#1. Боб
Інструмент автоматизації відділу кадрів Боба — це потужний інструмент, призначений для оптимізації різних процесів управління персоналом і підвищення ефективності. Завдяки автоматизації ручних завдань ця платформа дозволяє спеціалістам з управління персоналом приділяти більше часу стратегічним ініціативам.
Зручний інтерфейс дає змогу налаштувати настроювані робочі процеси для кожного HR-процесу, від прийому нових співробітників до звільнення. Користувачі можуть планувати завдання, призначати їх членам команди та встановлювати часові рамки для максимальної продуктивності.
Платформа легко інтегрується з такими популярними комунікаційними платформами, як Slack і Microsoft Teams, для безперебійної співпраці. Однією з помітних особливостей Bob є сильний акцент на безпеці даних.
Боб забезпечує безпеку вашої конфіденційної інформації, надаючи доступ лише авторизованим зацікавленим сторонам, що є важливим аспектом, враховуючи зростаючу занепокоєність щодо витоку даних сьогодні. Щоб ще більше підвищити свою корисність, інструмент містить такі функції, як eSign для юридично обов’язкових контрактів.
Що стосується ціноутворення, Боб пропонує індивідуальний підхід. Вони пропонують індивідуальні ціни залежно від унікальних вимог і масштабу вашої організації. Якщо ви зацікавлені, ви можете надіслати запит на спеціальну пропозицію безпосередньо на їх веб-сайті.
#2. HROne
HROne це потужний інструмент автоматизації управління персоналом, який спрощує та оптимізує різні операції з управління персоналом. Він служить комплексною платформою, що охоплює 127 процесів управління персоналом, щоб допомогти вам легко керувати всім життєвим циклом співробітника.
HROne пропонує такі функції, як управління робочою силою, управління заробітною платою, відстеження відвідуваності, оцінювання ефективності та залучення співробітників, починаючи від реєстрації та завершуючи роботу. Платформа розроблена таким чином, щоб бути доступною та простою у використанні завдяки своїм хмарним і мобільним можливостям.
Наголошуючи на безпеці, HROne працює на базі Microsoft Azure і відповідає стандартам GDPR та ISO27001. HROne — адаптивне рішення для автоматизації, яке може задовольнити ваші унікальні потреби в кадрах незалежно від того, чи є у вас малий, середній або великий бізнес.
Для великих організацій із особливими потребами їхній корпоративний план можна налаштувати відповідно до вимог. Тому зв’яжіться з ними, щоб отримати індивідуальну пропозицію.
#3. Zoho Creator
Zoho Creator це потужна платформа автоматизації управління персоналом, призначена для спрощення складних операцій управління персоналом. За допомогою Zoho Creator ви можете автоматизувати завдання протягом усього життєвого циклу співробітника, від найму до виходу на пенсію.
За допомогою цього комплексного рішення ви можете створювати мобільні та веб-додатки з нуля. Він також пропонує вдосконалені робочі процеси автоматизації, спрощує керування співробітниками та покращує комунікацію у вашій організації.
Основні функції Zoho Creator включають підключення та відключення співробітників, відстеження відвідуваності, управління активами та моніторинг проектів. Ця платформа є універсальною та може замінити паперові системи, перетворити електронні таблиці на зручні програми та стати більш ефективною альтернативою традиційним системам управління персоналом.
Що відрізняє Zoho Creator від інших, так це його прагнення забезпечити зручний досвід для людей, які не мають технічного досвіду. Щоб допомогти вам почати роботу, Zoho Creator навіть пропонує безкоштовні варіанти реєстрації для додаткової вартості.
Висновок
Впровадження автоматизації управління персоналом може мати трансформаційний вплив на вашу організацію. Це не тільки покращує ефективність, продуктивність і точність, але також призводить до економії коштів у ваших процесах управління персоналом.
Використовуючи програмне забезпечення для автоматизації відділу кадрів, ви можете зробити так, щоб ваша команда відділу кадрів визначала пріоритетність основних завдань, таких як розвиток талантів і залучення співробітників, одночасно автоматизуючи адміністративне навантаження.
Отже, виберіть інструмент автоматизації управління персоналом із наведеного вище списку, виходячи з розміру та потреб вашого бізнесу. Цей розумний крок може підштовхнути вашу організацію до більшого успіху.
Ви також можете ознайомитися з найкращим програмним забезпеченням для управління персоналом для стартапів і підприємств.