Автоматизація HR – це використання технологічних рішень для перетворення кадрових операцій, значно підвищуючи їх продуктивність та ефективність. Це нагадує наявність персонального асистента, здатного виконувати рутинні та трудомісткі завдання, що дозволяє HR-фахівцям зосередитися на більш стратегічних аспектах своєї роботи.
Впровадження автоматизованих систем позитивно впливає на різні сфери HR, оптимізуючи роботу всього відділу. Ви можете пришвидшити процес найму за допомогою автоматизованої системи відстеження кандидатів, спростити управління заявками на відпустку, автоматизувати нарахування та обробку заробітної плати, зекономивши час і ресурси, а також позбавитися від паперової тяганини.
У цій статті ми розглянемо різні аспекти автоматизації управління персоналом та покажемо, як вона може змінити вашу організацію.
Отже, розпочнемо.
Що таке автоматизація управління персоналом?
Автоматизація HR полягає у використанні різноманітних технологій та інструментів для автоматизації, прискорення, оптимізації та спрощення різних кадрових завдань. Діючи як цифровий помічник для вашого HR-відділу, автоматизація управління персоналом сприяє підвищенню ефективності кадрових процесів, зменшуючи кількість помилок та економлячи час.
Завдяки автоматизації, ви можете забути про виснажливу роботу з паперами та повторювані завдання, адже автоматизована система може впоратися з усім – від набору персоналу до виплати заробітної плати, забезпечуючи безперебійні та ефективні процеси.
Впроваджуючи автоматизацію HR, ваша команда зможе сконцентруватися на стратегічних ініціативах, таких як розвиток талантів та формування позитивної корпоративної культури. Ця технологія не тільки спрощує робочі процеси та зменшує ризик помилок, але й створює більш продуктивне та сприятливе робоче середовище для ваших співробітників.
Які HR-функції підлягають автоматизації?
Розглянемо деякі основні HR-завдання, які можна автоматизувати за допомогою відповідних інструментів:
Набір персоналу та відстеження кандидатів
Автоматизація HR-процесів значно спрощує процес найму, від розміщення оголошень про вакансії до відбору кандидатів. Завдяки автоматизованій системі ви можете створювати оголошення про роботу, публікувати їх на різних платформах і охоплювати більшу кількість потенційних кандидатів.
Автоматизовані інструменти перевірки резюме використовують задані критерії для ефективної фільтрації заявок, що економить час HR-фахівців.
Планування співбесід стає легким, оскільки автоматизовані системи надсилають запрошення, збирають відповіді та організовують графік інтерв’ю.
Онбординг
Оптимізація процесу адаптації нових співробітників за допомогою автоматизації значно покращує їхній досвід. Це починається з електронного управління документами, що дозволяє новим працівникам заповнювати необхідні форми в електронному вигляді, мінімізуючи потребу у паперовій роботі.
Ви можете налаштувати модулі автоматизованого навчання відповідно до конкретних ролей. Це забезпечує отримання працівниками необхідної інформації в потрібний час.
Автоматичне налаштування облікових записів та обладнання гарантує, що нові співробітники отримають миттєвий доступ до всіх необхідних інструментів з першого дня. В результаті, як співробітники, так і HR-фахівці отримують переваги від більш плавного переходу та ефективної процедури адаптації.
Управління даними співробітників
Автоматизація HR спрощує процес управління інформацією про співробітників. Завдяки централізованим системам, оновлення персональних даних, відстеження відвідуваності та обробка запитів на відпустку стають простими.
Ручна робота з документами та помилки при введенні даних залишилися у минулому, оскільки автоматизовані системи забезпечують точність даних. HR-фахівці можуть швидко отримати доступ до інформації, коли вона потрібна, що дає їм змогу приймати обґрунтовані рішення на основі достовірних даних.
Крім того, працівники отримують можливості самообслуговування, дозволяючи їм оновлювати власну інформацію або подавати запити на відпустку без необхідності звертатися до HR-відділу.
Обробка заробітної плати
Автоматизація обробки заробітної плати зробила революцію в HR-відділах, спростивши розрахунок зарплати, податків та виплат. Впровадження автоматизованих процесів нарахування заробітної плати має багато переваг, зокрема зменшення кількості помилок та своєчасний розподіл виплат.
Автоматизований розрахунок заробітної плати дозволяє фахівцям з HR легко створювати точні звіти для фінансових цілей та дотримання вимог.
Автоматизація цієї важливої функції дозволяє HR-відділу переорієнтувати свою увагу на більш стратегічну діяльність, яка позитивно впливає на успіх організації.
Управління продуктивністю
Ефективне управління продуктивністю має важливе значення для індивідуального зростання співробітників та загального успіху організації. Для спрощення цього процесу, HR-автоматизація пропонує інструменти для проведення перевірок ефективності, встановлення цілей та зворотного зв’язку.
Ці зручні інструменти автоматизації сприяють постійному спілкуванню між працівниками та менеджерами, забезпечуючи узгодження індивідуальних цілей з цілями організації.
Автоматизовані системи управління продуктивністю дозволяють легко відстежувати прогрес з часом, виявляти закономірності та області для покращення.
Автоматизація HR звільняє HR-фахівців від адміністративного навантаження, пов’язаного із завданнями управління продуктивністю. Замість цього, вони можуть приділяти більше часу навчанню та підтримці зусиль щодо розвитку співробітників. Це не тільки підвищує задоволеність працівників, але й сприяє формуванню високоефективної робочої сили, що зрештою приносить користь усій організації.
Адміністрування пільг
Завдяки автоматизації HR, адміністрування пільг стає менш складним. Співробітники можуть вибирати та керувати своїми пільгами, від планів медичного страхування до пенсійних накопичень, через зручні онлайн-платформи.
Автоматизована система керує процесом реєстрації, забезпечує правильне відрахування з заробітної плати та миттєво нараховує обрані пільги працівникам. Це не тільки спрощує управління виплатами, але й звільняє HR-фахівців від адміністративного тягаря.
Завдяки автоматизації управління персоналом, співробітники отримують більше контролю над своїми перевагами, а HR-відділ може зосередитися на плануванні стратегічних пільг та дотриманні вимог.
Відстеження робочого часу та відвідуваності
Автоматизовані системи обліку робочого часу та відвідуваності пропонують більш точну та ефективну альтернативу ручним процесам. Ці системи можуть легко інтегруватися з біометричними пристроями, наприклад, сканерами відбитків пальців або розпізнаванням обличчя, або використовувати ідентифікаційні картки для простих процедур реєстрації та виходу.
Автоматизуючи ці HR-завдання, організації усувають потребу в ручному обліку часу, зменшуючи кількість помилок та забезпечуючи точну оплату праці співробітників.
Крім того, автоматизовані системи можуть впроваджувати політику відвідуваності компанії, відстежувати понаднормову роботу або керувати графіками змін. Це заощаджує час та надає миттєве розуміння моделей відвідуваності робочої сили, дозволяючи організаціям ефективно розподіляти ресурси та керувати робочим часом.
Портал самообслуговування співробітників
Портали самообслуговування співробітників пропонують численні переваги як для працівників, так і для HR-відділу. Ці зручні платформи дозволяють співробітникам самостійно керувати різними кадровими завданнями, усуваючи необхідність звертатися до HR-персоналу.
Ці портали надають працівникам зручний спосіб зберігати точні та актуальні персональні дані, такі як контактні дані та контакти для екстрених випадків, допомагаючи HR-відділу вести точні записи. Крім того, вони можуть запитувати відпустки, отримувати доступ до розрахункових листків та важливих кадрових ресурсів.
Забезпечуючи прозорість та покращуючи канали зв’язку, ці портали також зменшують кількість адміністративних запитів, спрямованих до HR-відділу. Автоматизація рутинних завдань дозволяє HR-фахівцям зосереджуватися на більш стратегічних ініціативах, таких як розвиток талантів та залучення, надаючи працівникам зручні варіанти самообслуговування.
Відповідність і звітність
Автоматизація також сприяє забезпеченню відповідності кадровим вимогам. Використання програмного забезпечення для управління персоналом допомагає оптимізувати процеси та забезпечити дотримання трудового законодавства, антидискримінаційних норм та галузевих стандартів.
Автоматизовані системи служать механізмом відстеження етапів відповідності. Вони забезпечують своєчасне сповіщення HR-фахівців та створюють звіти, що демонструють дотримання цих вимог.
Зменшуючи ризик невідповідності, потенційні штрафи та судові спори, автоматизація HR захищає організації, а також спрощує створення звітів про аналіз даних. Це дозволяє HR-фахівцям приймати обґрунтовані рішення, що приносять користь як організації, так і її співробітникам.
Співбесіди при звільненні та вихід з компанії
Автоматизація HR відіграє вирішальну роль у забезпеченні безперебійного процесу звільнення, коли співробітники покидають організацію. Використовуючи автоматизовані контрольні списки, HR-відділ може ефективно виконувати завдання, такі як збір необхідних документів, отримання обладнання компанії та скасування доступу до систем компанії.
Цей спрощений підхід не тільки гарантує безпеку даних, але й усуває адміністративні обов’язки після відходу працівника з організації.
Автоматизація також дозволяє HR-фахівцям проводити співбесіди при звільненні, збираючи цінний відгук від працівників. Потім цю інформацію можна використати для покращення політики та практики організації.
Переваги автоматизації HR
У сучасному швидкоплинному бізнес-середовищі HR-відділи використовують автоматизацію, щоб отримати численні переваги, зокрема:
Ефективність та економія часу
Автоматизуючи повторювані завдання, такі як введення даних, управління документами та адміністративні процеси, HR-автоматизація забезпечує значну економію часу для фахівців з управління персоналом.
Звільняючи більше часу, HR-відділи можуть зосередити свої зусилля на стратегічній діяльності, пов’язаній з розвитком талантів та залученням співробітників. Зменшення використання паперових документів також підвищує загальну ефективність роботи HR-відділу.
Зменшення кількості помилок
Ручне введення даних часто схильне до помилок, які можуть мати серйозні наслідки, особливо у таких сферах, як нарахування заробітної плати та дотримання нормативних вимог.
Автоматизація HR пропонує вирішення цієї проблеми, автоматизуючи розрахунки та передачу даних. Це не тільки економить час, але й підвищує точність, гарантуючи, що працівники отримують точну винагороду та пільги, зменшуючи можливість порушень.
Покращена відповідність
Багато HR-систем автоматизації включають функції для вбудованих перевірок відповідності та нагадувань. Ці системи можуть ефективно керувати даними, захищати інформацію, відстежувати важливі дати, такі як сертифікація працівників та закінчення терміну дії дозволів на роботу, забезпечуючи повну відповідність вашої організації вимогам законодавства.
Впроваджуючи ці системи, ви можете значно мінімізувати ризик штрафів та інших юридичних проблем, які можуть виникнути через недотримання.
Покращений досвід співробітників
Автоматизація HR-процесів може покращити загальний досвід працівників. За допомогою порталів самообслуговування співробітники можуть легко виконувати такі завдання, як оновлення особистої інформації, запит на відпустку та доступ до кадрових ресурсів самостійно. Це розширює можливості працівників та зменшує потребу в постійній взаємодії з HR-персоналом.
Крім того, автоматизовані процеси адаптації та отримання пільг забезпечують більш плавний та позитивний досвід для нових співробітників.
Прийняття рішень на основі даних
Автоматизовані HR-системи пропонують HR-фахівцям цінні дані та аналітику для прийняття обґрунтованих рішень. Ці системи створюють вичерпні звіти про критично важливі HR-показники, такі як плинність кадрів, оцінки продуктивності та демографічні показники робочої сили.
Доступ до цих даних дозволяє HR-ам виявляти тенденції та сфери, які потребують покращення. Таким чином, вони можуть розробляти стратегічні кадрові ініціативи, що відповідають загальним цілям організації.
Економія коштів
Впровадження автоматизації управління персоналом може вимагати початкових витрат, але довгострокове скорочення витрат є значним. Зменшуючи адміністративні витрати та мінімізуючи помилки, автоматизація підвищує ефективність та знижує операційні витрати.
Наприклад, впровадження автоматизації нарахування заробітної плати не тільки зменшує ймовірність помилок, але й зберігає час та ресурси, які б витрачалися на ручні розрахунки.
Масштабованість та адаптивність
Системи автоматизації HR розроблені для плавного пристосування до мінливих потреб вашої організації. Незалежно від того, чи розширюєте ви свою команду, чи відкриваєте нові локації, інструменти автоматизації легко масштабуються, щоб відповідати цим змінам.
Забезпечуючи ефективність HR-процесів, інструмент підтримує зростання вашої організації та розвиток вашої робочої сили.
Давайте розглянемо деякі з найкращих інструментів автоматизації управління персоналом для оптимізації ваших HR-процесів та швидшого досягнення цілей.
#1. Боб
Інструмент автоматизації HR Боб – це потужна платформа, призначена для оптимізації різноманітних HR-процесів та підвищення ефективності. Автоматизуючи ручні завдання, ця платформа дозволяє HR-фахівцям приділяти більше часу стратегічним ініціативам.
Зручний інтерфейс дає змогу налаштувати робочі процеси для кожного HR-процесу, від прийому нових співробітників до звільнення. Користувачі можуть планувати завдання, призначати їх членам команди та встановлювати терміни для максимальної продуктивності.
Платформа легко інтегрується з такими популярними комунікаційними платформами, як Slack та Microsoft Teams, для безперебійної співпраці. Однією з помітних особливостей Bob є сильний акцент на безпеці даних.
Bob гарантує безпеку вашої конфіденційної інформації, надаючи доступ тільки авторизованим особам. Щоб ще більше підвищити корисність, інструмент містить такі функції, як eSign для юридично обов’язкових контрактів.
Щодо ціноутворення, Bob пропонує індивідуальний підхід, розраховуючи ціну залежно від унікальних вимог та масштабу вашої організації. Ви можете надіслати запит на індивідуальну пропозицію безпосередньо на їх веб-сайті.
#2. HROne
HROne – це потужний інструмент автоматизації HR, який спрощує та оптимізує різні HR-операції. Це комплексна платформа, що охоплює 127 HR-процесів для допомоги в управлінні життєвим циклом співробітника.
HROne пропонує функції для управління персоналом, заробітною платою, відстеження відвідуваності, оцінювання ефективності та залучення співробітників, починаючи від реєстрації до звільнення. Платформа доступна та проста у використанні завдяки своїм хмарним і мобільним можливостям.
HROne працює на базі Microsoft Azure і відповідає стандартам GDPR та ISO27001, наголошуючи на безпеці даних. HROne – це адаптивне рішення для автоматизації, яке може задовольнити потреби будь-якого бізнесу, незалежно від його розміру.
Для великих організацій з особливими потребами їх корпоративний план можна налаштувати. Зверніться до них, щоб отримати індивідуальну пропозицію.
#3. Zoho Creator
Zoho Creator – це потужна платформа автоматизації HR, призначена для спрощення складних операцій управління персоналом. За допомогою Zoho Creator ви можете автоматизувати завдання протягом усього життєвого циклу співробітника, від найму до звільнення.
За допомогою цього комплексного рішення ви можете створювати мобільні та веб-додатки. Воно також пропонує вдосконалені робочі процеси автоматизації, спрощує управління співробітниками та покращує комунікацію у вашій організації.
Основні функції Zoho Creator включають підключення та відключення співробітників, відстеження відвідуваності, управління активами та моніторинг проектів. Ця платформа є універсальною та може замінити паперові системи, перетворити електронні таблиці на зручні додатки та стати більш ефективною альтернативою традиційним системам управління персоналом.
Zoho Creator забезпечує зручний досвід для людей, які не мають технічного досвіду, пропонуючи безкоштовні варіанти реєстрації.
Висновок
Впровадження автоматизації управління персоналом може мати трансформаційний вплив на вашу організацію. Вона не тільки підвищує ефективність, продуктивність та точність, але й призводить до економії коштів у ваших HR-процесах.
Використовуючи програмне забезпечення для автоматизації HR, ви можете дозволити вашій HR-команді зосередитися на основних завданнях, таких як розвиток талантів та залучення співробітників, одночасно автоматизуючи адміністративне навантаження.
Оберіть інструмент автоматизації управління персоналом з наведеного списку, виходячи з розміру та потреб вашого бізнесу. Цей розумний крок може підштовхнути вашу організацію до більшого успіху.
Ви також можете ознайомитися з кращим програмним забезпеченням для управління персоналом для стартапів та підприємств.