Добре розуміння того, як виглядає (майбутній) успіх проекту зараз, завжди має бути кінцевою метою старту кожного проекту.
Одна річ, яка напевно може привести вас туди, — це чітко визначений обсяг проекту. Однак його створення не є тривіальною діяльністю.
Обсяг проекту – це не просто опис цілей і етапів вашого проекту, перелік результатів, обов’язкових завдань, які необхідно виконати, перерахованих витрат у розбивці, необхідних ресурсів або встановлених термінів виконання.
Часто в ньому також конкретно вказується, що проект не забезпечить. Це може здатися дещо складним, оскільки я б стверджував, що проект не повинен забезпечувати окрім того, що є в межах. У всякому разі, деякі люди люблять підкреслювати це лише заради додаткової особистої безпеки.
Це документація, яка містить угоди між усіма зацікавленими сторонами, і очікується, що всі посилатимуться на них протягом усього проекту. Отже, давайте подивимося, як можна підійти до побудови такого документа.
Розробка сфери застосування
Перш ніж щось існувати, вам потрібно мати підхід для створення достатньої кількості ідей і вмісту, які сформують потенційний майбутній обсяг проекту. Для цього можна використовувати кілька методів, і ось список кількох із них.
#1. Мозковий штурм
Це настільки старий метод, що всі, мабуть, уже чули про нього, але все ж побачити хороший мозковий штурм насправді є таким же сюрпризом, як і 20 років тому.
Намір полягає в тому, щоб зібрати групу зацікавлених сторін і створити якомога більше ідей. Потім перегляньте їх ще раз, відшліфуйте те, що необхідно, визначте пріоритетність результатів і, нарешті, узгодьте остаточний набір тверджень, які формують вимоги до проекту.
Модератор такої дискусії є дуже важливою частиною успіху, оскільки дискусія завжди повинна йти вперед і правильно до мети, зберігаючи при цьому свободу генерації ідей.
Ви також можете створювати фокус-групи та робити те саме, але з більшою кількістю зацікавлених сторін, а не з однією. Можливо, зацікавлені сторони мають небагато чітких сфер компетенції, і тоді це може мати сенс.
#2. Інтерв’ю
Іншим підходом може бути організація спеціальних сесій один на один, під час яких ви опитуєте зацікавлених сторін одну за одною окремо. Це може усунути деякий хаос на цьому шляху, але це також вимагає встановлення високих очікувань від інтерв’юера.
#3. Опитування
Менш ефективним, але все ж можливим методом є проведення детальних опитувань із заздалегідь визначеними варіантами відповідей. Це позбавить зацікавлених сторін значну частину автентичності. Але привіт, можливо, ви знаєте варіанти краще, ніж вони, і тоді це знову матиме якийсь сенс.
#4. Бенчмаркінг
Ви можете досліджувати та збирати результати проекту з кількох проектів, схожих на той, який ви збираєтеся почати. Тоді збір найкращих практик і потенційних проблем може спростити весь процес. Ви також не будете включати нічого особливо проривного, але якщо це ваша кінцева мета, нехай буде так.
#5. Прототипування
Це дуже цікавий спосіб, який, напевно, використовується не досить часто. Це пов’язано зі створенням макета остаточного проекту та визначенням вимог і навіть потенційних проблем безпосередньо з цього (вже функціонального) прототипу. Це дасть вам відчуття інформації, яку ви зможете буквально торкнутися ще до початку проекту.
#6. Структура розподілу роботи (WBS)
WBS — це стара шкільна методика структурування майбутніх завдань у проекті. Проблема полягає в тому, що ви повинні знати та передбачити всі завдання, які вам знадобляться під час проекту, із самого початку.
Природно, це трапляється рідко, тому WBS оновлюється, переробляється або рефакторингується під час проекту. Таким чином, він як би втрачає своє призначення походження. Тим не менш, це правильний спосіб визначити масштаб проекту, перерахувавши всі очікувані завдання, які проект виконуватиме.
Чому масштаб проекту важливий?
Обсяг проекту визначає межі проекту та встановлює очікування щодо результатів проекту. Ось кілька конкретних причин, чому обсяг проекту важливий:
#1. Ясність
Важливо чітке розуміння того, як має виглядати результат. Без цього бачення ніхто не зможе чітко сказати, як виглядатиме добро.
#2. Встановлення очікувань
Сфера встановлює очікування для команди, зацікавлених сторін і користувачів. Це усуває або (принаймні) значно мінімізує майбутні конфлікти чи непорозуміння. Він визначає, що робити в кутовій ситуації (що ніхто не припускає, що станеться, але, звичайно, це станеться).
#3. Настанова
Гарний обсяг проекту визначатиме керівні принципи для прийняття рішень. Кінцева мета полягає в тому, щоб кожне рішення відповідало цілям проекту.
Рекомендації також допоможуть проекту залишатися в початкових межах і не виходити за їх межі.
#4. Управління ресурсами
Обсяг проекту керує ресурсами шляхом визначення завдань і результатів, необхідних для завершення проекту. Це, у свою чергу, допомагає забезпечити належний розподіл ресурсів.
Компоненти обсягу проекту
Тепер, коли ми знаємо, як розпочати розробку масштабу та навіщо він нам потрібен, важливо зрозуміти, які компоненти має містити хороший обсяг проекту.
- Вони описують загальні цілі та мету проекту, а також те, чого проект має досягти.
- Перелік документів, послуг або повних продуктів, які є частиною очікуваного результату проекту.
- Навіть якщо розклад проекту розрахований на певний проміжок часу, у розкладі проекту є ключові моменти або контрольні точки, які декларуватимуть правильний хід усього проекту. Їх точне визначення гарантує, що якщо віхи досягнуті, значить проект рухається по плану.
- Це чітке визначення того, що входить у сферу дії та що потенційно виходить за її межі. Справедливо включити до списку, що не входить до сфери застосування, особливо ті пункти, які інакше деякі зацікавлені сторони могли б припустити, що вони справді все ще входять до сфери застосування.
- Задокументуйте будь-які припущення, які були зроблені щодо проекту. Вони можуть включати, наприклад, часові рамки, етапи, бюджетні прогнози або розподіл ресурсів протягом періоду проекту. Він також може містити припущення, пов’язані зі змістом, щодо конкретних результатів.
- Якщо є будь-які обмеження, які можуть вплинути на хід проекту, укажіть їх тут.
- Ви повинні визначити будь-які потенційні ризики, які можуть поставити під загрозу або значно вплинути на проект, якщо вони стануть реальними проблемами. Ще більш важливим є визначення стратегій того, як проект може пом’якшити такі ризики.
- У цьому розділі ви хочете визначити всіх ключових зацікавлених сторін, які беруть участь у проекті, а також їхні ролі та обов’язки.
- Це критичний розділ, який визначає, коли саме результат вважається успішним або завершеним. Що саме має бути виконано, щоб позначити проект як завершений?
Шаблон для створення обсягу проекту
Об’єднавши все це разом, ви сформуєте шаблон для успішного створення масштабу проекту, який визначатиме весь життєвий цикл проекту. Нижче наведено покроковий метод створення заяви про обсяг проекту для програмного забезпечення, програми або проекту веб-розробки:
➡️ Визначте цілі проекту за допомогою однієї з методик розробки, описаних вище. Почніть із визначення загальних цілей, а потім перейдіть до конкретних вимог. Це повинно включати визначення того, чого програмне забезпечення або веб-сайт повинні досягти як кінцевий результат.
➡️ Визначте результати проекту, такі як продукти, документи, послуги або будь-яку важливу діяльність під час проекту, яка є критерієм успіху. Це може включати список усіх функцій і функцій програмного забезпечення або веб-сайту.
➡️ Визначте межі проекту, включно з тим, що включено, а що не входить до обсягу проекту. Це має включати чіткий опис обмежень та виключень проекту.
➡️ Визначте припущення проекту, які є дійсними для проекту, наприклад припущення щодо ресурсів, часових рамок або бюджетів.
➡️ Визначте обмеження проекту, які можуть вплинути на проект. Це може навіть включати подібні області, як розділ припущень, але цього разу з точки зору обмеження (що, якщо станеться те чи інше замість того, що було домовлено раніше).
➡️ Визначити ризики проекту та стратегії їх подолання. Ризики — це в основному ще не розроблені проблеми, тому добре вирішити їх, перш ніж вони стануть реальними проблемами.
➡️ Перелічіть зацікавлених сторін проекту, залучених до проекту, включно з їхніми ролями та обов’язками.
➡️ Визначте критерії прийнятності проекту, які мають бути виконані, щоб проект вважався завершеним та успішним. По суті, це вичерпний опис того, що означає мати успішний результат для проекту.
Найкращі методи створення обсягу проекту
Дотримуючись цього шаблону та будуючи ідеальний обсяг для свого наступного проекту, завжди корисно враховувати деякий досвід минулого.
Зрештою, вже було виконано багато проектів, і це справедливо; можна припустити, що ця тема вже добре вивчена, і тому кожне нове визначення проекту має бути успішним.
Цікаво знати, що насправді це далеко від істини. Тим не менш, навіть сьогодні існує величезна кількість проектів, які не є успішними. Для цього може бути багато причин, але одна з них, безперечно, — це нечітко визначений обсяг проекту. Отже, ось кілька найкращих практик для створення надійного обсягу проекту.
#1. Залучайте зацікавлені сторони
Залучайте всі зацікавлені сторони якомога раніше та якомога більше. Чим менше припущень і більше реальних фактів, тим краще для проекту. Нехтування ідеями та побажаннями ключових зацікавлених сторін може призвести до значних проблем під час виконання проекту.
Більшість із них буде виявлено під час етапу прийняття критеріїв проекту, що є найгіршим часом для вирішення проблем у початкові терміни проекту.
#2. Дотримуйтеся шаблонів і процесів
Чим менше солідних процесів, тим більше прийняття хаосу та непередбачуваності. Процеси нададуть проекту структуру. Шаблони неявно визначать очікування форми, і результати, швидше за все, будуть прийняті раніше.
#3. Будьте конкретними та вимірними
Використовуйте добре відому мову, знайому всім зацікавленим сторонам. Спілкуйтеся з конкретними фактами, а не з емоціями чи розмитими твердженнями. Не формулюйте заяву таким чином, щоб це могло прикрити комусь спину, якщо щось піде не за бажанням. Якщо формулювання є відкритим, чесним і вимірним для всіх сторін, це найкраща впевненість у хороших стосунках, яку ви можете отримати.
#4. Спільний підхід
Щоразу, коли необхідно прийняти рішення, використовуйте спільний підхід. Залучайте якомога більше сторін і зацікавлених сторін, навіть для висловлення своєї позиції. Тоді ви можете взяти їх і врахувати при формулюванні висновків. Бачення та погляди кожного так чи інакше важливі. Отже, шукайте розуміння, перш ніж зацікавлені сторони зможуть зрозуміти вас.
#5. Переглядайте та часто оновлюйте
Зробіть перегляд і оновлення обсягу якомога раніше в межах графіка проекту. Чим пізніше такі зміни набудуть чинності, тим важче буде вирішити наслідки, які вони викличуть. Очікування з потенційними проблемами, щоб побачити, чи вони зникнуть самі по собі, ніколи не було правильною стратегією, тому робіть прямо протилежне в кожній відповідній ситуації.
Переваги хорошого масштабу проекту
Отже, ви дотримувалися всіх порад, наведених вище, створили надійний шаблон і процеси, залучили всіх зацікавлених сторін і сформували чітко структурований обсяг проекту. Якщо ви зараз запитаєте, які переваги принесуть усі ці зусилля та робота, то ось деякі з реальних переваг, які ви можете помітити рано чи пізно.
По-перше, ви можете очікувати значних покращень у плануванні проекту. Оскільки ви вже інвестували значний час у плани (наприклад, з визначенням WBS), ви краще підготовлені до будь-якої діяльності з планування під час проекту.
Ви також можете побачити кращу комунікацію між усіма сторонами та зацікавленими сторонами, а не лише всередині вашої внутрішньої команди. Простіше кажучи, усі працюють на одній хвилі й мають чіткі цілі, однакові для всіх. Якщо люди описують успіх одними і тими ж словами, це означає, що ви синхронізовані в рамках портфоліо.
Зниження незапланованих ризиків є ще одним великим побічним ефектом хорошого масштабу проекту. Чим більше зусиль докладається для визначення ризиків та їх пом’якшення в рамках проекту, тим менша ймовірність виникнення іншого несподіваного сценарію ризику. Ви також маєте кращі можливості для динамічного внесення змін до плану проекту, якщо цього вимагає поточна ситуація.
Крім того, є вдосконалення управління ресурсами. Хороший план призводить до оптимального розподілу потрібних людей для потрібних етапів проектів. Це не магія, а природний неявний результат гарного планування проекту.
Іншим прямим побічним ефектом є те, що ваші зацікавлені сторони будуть задоволені, а вимірювання задоволеності досягне високих цифр. Людям сподобається працювати над проектом, і вони, швидше за все, вкладуть у проект більше творчого часу, тому що вони просто відчують, що це правильний крок. Це буде мати великий сенс. Очевидно, погане визначення обсягу проекту безпосередньо призводить до думки, що це не має значення, тому що він, у будь-якому разі, не працює добре.
Зрештою, результати вашого проекту покращаться. Результати є прямим результатом діяльності, яку ви виконуєте протягом графіка проекту. Якщо заходи мають гарний план і опис, набагато більш імовірно, що результати підуть за прикладом.
Висновок
Ось у вас це. Конкретний план того, як підійти до створення масштабу проекту. Очевидно, що це не все, що вам знадобиться для досягнення успіху в цьому завданні, але, сподіваюся, це принесе деякі важливі вказівки, які вкажуть вам правильний шлях.
Далі ознайомтеся з найкращими шаблонами статуту проекту, щоб плавно розпочати свій проект.