У будь-якому проєкті, незалежно від ретельності підготовки та оптимізації системи, неминуче виникають складнощі. Однак, існує потужний інструмент, відомий як аналіз першопричини (RCA), який дозволяє легко ідентифікувати джерела цих проблем.
Досвідчені менеджери проєктів та керівники компаній використовують RCA для виявлення проблем, що негативно впливають на бізнес. З’ясування першопричин також сприяє розробці рішень для запобігання подібних ситуацій у майбутньому.
Незалежно від вашої ролі – бізнес-менеджер, керівник проєкту, операційний директор чи стажер – розуміння методу RCA та вміння використовувати його інструменти та шаблони є надзвичайно важливим.
Прочитайте цю статтю, щоб отримати детальну інформацію про RCA, а також знайти приклади шаблонів, які допоможуть вам у вашій кар’єрі з управління проєктами.
Що таке аналіз першопричини?
RCA – це процес, спрямований на пошук глибинних причин проблем та вузьких місць для розробки ефективних рішень. Цей підхід зосереджується на запобіганні та усуненні саме основних проблем, а не на тимчасовому придушенні симптомів.
Ваша команда може використовувати RCA, застосовуючи набір принципів, методів та технік. Важливо структурувати процес так, щоб ресурси RCA можна було використовувати для ідентифікації проблемних елементів у будь-якій бізнес-тенденції, проєкті чи події.
Аналіз першопричин допомагає виявити початкову причину збою або зупинки організованого процесу. Наприклад, обробка запитів клієнтів, виробництво продукції тощо постійно стикаються з новими викликами. RCA та його належне документування – це ваша зброя у боротьбі з цими проблемами.
Майже всі галузі використовують RCA для виявлення глибинних причин проблем в операціях чи процесах обслуговування. Постійне вирішення однієї й тієї ж проблеми є економічно невигідним. Тому, важливо виявити справжню причину та усунути її раз і назавжди за допомогою RCA.
Чому аналіз першопричини важливий?
#1. Зменшення витрат
Наприклад, якщо відсутність належного обслуговування призводить до поломки обладнання, ви можете постійно звертатися до виробника для заміни запчастин. Це значно збільшить собівартість продукції. Проте, застосувавши RCA для визначення основної причини несправності, ви можете заощадити час і гроші.
#2. Виявлення недоліків та основних причин
Якщо ваш бізнес пов’язаний з продуктами, послугами, процесами, технологіями та системами, проведення RCA перед запуском продукту допоможе вам виявити суттєві недоліки. Їх виправлення підвищить довіру клієнтів.
#3. Розробка спрощеного процесу усунення несправностей
Документація RCA створює базу знань, яка дозволяє будь-кому, хто пов’язаний з процесом, самостійно вирішувати майбутні проблеми. Це зменшує необхідність звертатися до експертів щоразу, коли виникає вже відома проблема.
#4. Зробіть робочі місця безпечнішими
На робочих місцях, де виконуються небезпечні завдання, RCA допомагає виявляти та усувати проблеми безпеки, що допомагає організаціям відповідати місцевим та міжнародним вимогам.
#5. Швидший вихід продукції на ринок
Ретельне проведення RCA до початку виробництва дає змогу виявити та усунути недоліки продукту до його потрапляння до кінцевих користувачів, забезпечуючи швидший вихід якісного продукту на ринок.
#7. Миттєва реакція на проблему
RCA допомагає розробляти стандартні операційні процедури (СОП) для різних проблем, таких як питання безпеки, збої програмного забезпечення, збої в процесах тощо. Це дає змогу вашій команді оперативно реагувати на будь-які виклики, дотримуючись СОП.
Обов’язкові елементи шаблону аналізу першопричини
При створенні або налаштуванні шаблону RCA важливо включити наступні елементи:
#1. Опис події
Для опису події в RCA потрібно створити детальний СОП. Він має містити дату, час, опис події, свідків, постраждалих тощо.
#2. Хронологія подій або тенденцій
Розділ хронології повинен містити опис усіх інцидентів до, під час і після інциденту, включаючи час, дату, залучених осіб, пошкодження обладнання та даних. Це допоможе виявити основні причини події.
#3. Метод і команда для розслідування
Успіх RCA залежить від методології та команди, яка її впроваджує. Метод RCA має базуватися на стандартних принципах, інструментах і шаблонах, але може потребувати налаштування залежно від конкретних процесів.
Після завершення процедури RCA підготуйте звіт і надішліть його відповідним відділам для перегляду. Внесіть необхідні зміни на основі їхніх відгуків і коментарів, щоб отримати остаточний шаблон RCA.
Зберіть команду з досвідчених фахівців та ознайомте їх із процедурою RCA. Ця команда відповідатиме за належне впровадження методу RCA в організації.
#4. Результати розслідування/основні причини
Після отримання даних RCA необхідно провести детальне дослідження проблем, залучивши спеціалізовану команду, яка може включати операційних менеджерів, інженерів, фахівців з даних тощо.
Процес розслідування має включати попередньо затверджені процедури запису даних, аналізу та звітування.
#5. План дій для виправлення процесу/продукту
Задокументуйте запропоновані рішення та розробіть відповідні СОП для навчання співробітників щодо усунення таких інцидентів у майбутньому. Іноді, для забезпечення обізнаності всіх сторін, СОП повинні бути затверджені технічним фахівцем, менеджерами з контролю якості та керівництвом виробництва.
Популярні інструменти аналізу першопричин
#1. Діаграма Парето
Цей інструмент, відомий як правило 80/20, дозволяє візуалізувати частоту інцидентів та їх сукупний вплив. Діаграма Парето допомагає зосередитися на 20% потенційних причин, які відповідають за 80% збоїв.
Це гістограма, де відображено причини та частоту несправностей. Якщо діаграма складена правильно, вона чітко показує дисбаланс між причинами та наслідками, виявляючи, що часто саме незначні фактори спричиняють більшість проблем.
#2. 5 Чому
Це найпростіший метод RCA, де потрібно 5 разів запитати “Чому?”, щоб детально дослідити причину будь-якого збою. Процес може містити більше 5 запитань, важливо, щоб він базувався на чіткому процесі. Аналіз 5 “Чому” починається з формулювання проблеми та послідовного задавання запитання “Чому” для кожного виявленого фактора.
#3. Діаграма Ісікави (риб’яча кістка)
Діаграма Ісікави, або “риб’яча кістка”, – це візуальний метод RCA, створений Каору Ісікавою. На діаграмі проблема розміщується у правій або лівій частині, від якої виходить пряма лінія з відгалуженнями, що представляють категорії потенційних причин, таких як процедури, середовище, люди та обладнання. У цих категоріях розміщуються детальні причини.
Інструмент використовується для аналізу складних, невідомих проблем, виявлення різних аспектів першопричини та виявлення вузьких місць процесу.
#4. Діаграма розсіювання
Діаграма розсіювання допомагає візуалізувати взаємозв’язки між причиною та наслідком, особливо коли кількість причин перевищує очікувані 20%. Для цього створюється точковий графік, де на осі X відкладають наслідки, а на осі Y – причини. Якщо графік показує криву або пряму лінію, то між змінними є кореляція.
#5. FMEA
Аналіз видів та наслідків відмов (FMEA) – це популярний інструмент для RCA, який використовується розробниками продуктів. Він дозволяє виявити потенційні проблеми до початку виробництва, аналізуючи прототипи продуктів для виявлення недоліків дизайну та інших проблем. За допомогою аналізу режимів відмови виявляються всі можливі відмови, а потім визначаються їх основні причини.
Нижче ви знайдете корисні шаблони для використання вищезгаданих інструментів RCA.
Smartsheet
Smartsheet – це популярний інструмент для цифрового робочого простору, віддаленої співпраці та автоматизації робочих процесів. Він також пропонує бібліотеку шаблонів для створення ефективної документації RCA. Бібліотека Smartsheet містить шаблони RCA для різних бізнес-проєктів, такі як простий шаблон RCA, метод Six Sigma DMAIC, шаблон RCA на основі 5 Whys, карти причин охорони здоров’я та RCA для хімічної промисловості. Шаблони доступні у форматах Microsoft Word, Microsoft Excel та Adobe PDF.
Гуру
Шаблон RCA від Гуру пропонує безкоштовні приклади та інструменти RCA, зокрема, документи RCA на основі діаграми Парето, техніку 5 чому, діаграму “риб’яча кістка”, Six Sigma та DMAIC, а також FMEA.
TemplateLab
TemplateLab є ще одним надійним джерелом різноманітних шаблонів, зокрема форм, прикладів та шаблонів RCA. Вміст доступний для завантаження в один клік у форматах Adobe PDF, Microsoft Excel та Microsoft Word. Тут ви знайдете звіти про розслідування RCA, форми збору даних, RCA для початківців, діаграми “риб’яча кістка” та RCA для бізнесу.
Шаблони легко редагувати у форматах Word та Excel. Для PDF файлів вам знадобиться PDF-редактор.
Заключні слова
У цій статті ми детально розглянули аналіз першопричин, важливі інструменти та шаблони, які можуть бути застосовані у різних реальних сценаріях.
Застосування аналізу першопричин допоможе вам підвищити впевненість та навички у вирішенні проблем на робочому місці чи у проєкті.
Можливо, вас також зацікавлять ці інструменти для структурування розбивки робіт в управлінні проєктами.