Trello та Asana є популярними інструментами для управління проєктами, але який з них обрати? Розглянемо їхні відмінності в цьому порівняльному огляді.
На ринку представлено безліч інструментів для керування проєктами, тому компаніям часто важко зробити правильний вибір. Не всі програми мають необхідний набір функцій та підходять для організацій будь-якого розміру.
Коли ви розглядаєте два конкретних програмних рішення, найкращий спосіб визначитися – це провести їхнє порівняння. Саме тому ми вирішили зіставити Trello з Asana. Але перш ніж перейти до основного порівняння, давайте розглянемо, навіщо компаніям взагалі потрібні інструменти управління проєктами.
Значення інструментів управління проєктами для бізнесу
Ефективне планування та організація
Кожен проєкт потребує чіткого плану дій та організованого розподілу завдань. Інструменти управління проєктами допомагають компаніям працювати над досягненням спільної мети, дозволяючи створювати детальні плани проєкту.
Управління завданнями
Інструменти управління проєктами дають змогу компаніям відстежувати завдання на всіх етапах життєвого циклу проєкту. Призначення завдань, встановлення дедлайнів та контроль залежностей – це типові функції, які дозволяють членам команди відповідально виконувати свої обов’язки.
Розподіл ресурсів
Для успішного завершення проєкту компаніям потрібно ефективно розподіляти та використовувати свої ресурси. Інструменти управління проєктами забезпечують видимість доступності ресурсів та завантаження, допомагаючи запобігти конфліктам та оптимізувати використання ресурсів.
Співпраця та комунікація
Успішний проєкт вимагає безперебійної комунікації та співпраці між членами команди. Інструменти управління проєктами пропонують вбудовані засоби для полегшення взаємодії та спільної роботи на одній платформі.
Управління бюджетом
Інструменти управління проєктами також можуть відстежувати витрати та бюджет проєкту. Це допомагає компаніям уникати перевитрат та завершувати проєкти в рамках встановленого бюджету.
Масштабованість
Більшість інструментів управління проєктами здатні обробляти проєкти різного масштабу та складності. Компанії, потреби яких змінюються, можуть використовувати їх для масштабування відповідно до вимог проєкту.
Управління ризиками
Більшість інструментів управління проєктами підтримують оцінку ризиків, допомагаючи відстежувати, документувати та мінімізувати їхній вплив. Це дозволяє компаніям уникнути використання окремих інструментів для цієї мети.
Звітність
Інструменти управління проєктами надають інформацію про прогрес проєкту в реальному часі. Це дозволяє організаціям відстежувати ключові показники ефективності, контролювати етапи та створювати звіти про продуктивність команди.
Що таке Trello?
Trello – це онлайн-інструмент для керування проєктами, призначений для організації завдань, відстеження прогресу та співпраці між колегами. Він базується на візуальній організації проєктів та використовує дошки, списки та картки. Зазвичай, одна дошка відповідає проєкту, а списки представляють його етапи.
Картка – це окреме завдання або елемент, який можна переміщати між списками для відображення його прогресу. Користувачі можуть налаштовувати ці елементи під свої потреби та вподобання. Trello також підтримує інтеграцію з різними інструментами для полегшення управління проєктами.
Що таке Asana?
Asana – це програмне забезпечення для управління проєктами, яке доступне як у хмарній версії, так і у вигляді настільної програми. Його можуть використовувати як підрядники, так і компанії середнього та великого розміру. Asana дозволяє користувачам організовувати, відстежувати та керувати проєктами.
Програма має візуальний інтерфейс, де ви можете створювати завдання, призначати їх членам команди, встановлювати дедлайни та контролювати хід проєкту. Asana пропонує різні режими перегляду, такі як списки завдань, дошки канбан, календарі та часові шкали. Шаблони та інтеграції Asana допомагають спростити управління проєктами.
Trello vs. Asana: Порівняння за функціоналом
Тепер розглянемо, як ці інструменти управління проєктами працюють, порівнюючи їх за основними функціями.
#1. Управління завданнями
Trello підходить для управління будь-якими проєктами, робочими процесами чи завданнями. Він дозволяє додавати важливі файли до кожної картки завдання, створювати контрольні списки та автоматизувати робочі процеси для усунення повторюваних дій.
Інструмент пропонує широкі можливості налаштування для підвищення продуктивності команди. Ви можете додавати учасників до карток та проєктів, встановлювати дати виконання завдань, включати контрольні списки та змінювати статус картки на “виконано” після завершення.
Asana також має функції для ефективного управління проєктами. Огляд проєкту дозволяє чітко візуалізувати дедлайни та керувати етапами. Функція “Портфоліо” допомагає швидко визначити пріоритети та забезпечити точний розподіл ресурсів.
Asana дозволяє налаштовувати інформаційну панель проєкту для відображення найважливішої інформації. Функція “Цілі” допомагає визначити ключові бізнес-цілі для пріоритизації завдань та досягнення вимірюваних результатів.
#2. Командна співпраця та комунікація
Trello пропонує гнучкі можливості для співпраці та спілкування між колегами. Користувачі можуть додавати файли, нотатки та коментарі до карток, щоб усі учасники проєкту були в курсі справ.
Інструмент підтримує миттєве завантаження файлів з різних сервісів обміну файлами та використовує синтаксис розмітки для виділення приміток та коментарів. Ви також можете згадувати інших користувачів у важливих для них картках.
З Asana вашій організації не потрібно використовувати інші інструменти для комунікації та управління проєктами. Ви можете використовувати її для оновлення статусу проєкту, оголошення цілей, анонсів та складання порядку денного зустрічей.
Ви можете додавати коментарі до завдань, згадуючи членів команди, щоб ставити питання або отримувати відгуки. Також є можливість ставити лайки коментарям та робити оголошення для всієї команди.
#3. Інтерфейс користувача
Trello має мінімалістичний інтерфейс. Після запуску програми ви побачите дошку за замовчуванням з картками у трьох списках. Ви можете додавати більше списків та карток або створювати нові дошки для інших проєктів.
На лівій панелі ви можете отримати доступ до всіх дощок, учасників та налаштувань робочої області. Також є можливість переглядати різні види робочої області. З верхнього меню користувачі можуть отримати доступ до своїх робочих областей, останніх дій, дощок із зірочкою та шаблонів.
Інтерфейс Asana візуально привабливий та інтуїтивно зрозумілий. Він є складнішим, ніж у Trello, але пропонує більше можливостей. Ліва панель містить посилання для доступу до розділів “Мої завдання”, “Вхідні”, “Портфоліо”, “Звітування” та “Цілі”.
Також є можливість додавати посилання до розділу “Збережені пошуки”. Однак новим користувачам потрібен час, щоб повністю зрозуміти робочий процес Asana.
#4. Простота використання
Trello досить простий у використанні на будь-якій платформі. Завдяки зручному інтерфейсу, будь-хто може почати працювати з ним без тривалого навчання. Створення завдань та додавання учасників є простими та інтуїтивно зрозумілими.
Asana пропонує різні режими керування завданнями на всіх етапах проєкту, що є корисним для менеджерів, які працюють над різними проєктами з різними вимогами. Однак Asana, в основному, розрахована на досвідчених користувачів.
Новим користувачам може бути важко освоїти всі функції Asana без попереднього навчання. Навчання використанню всіх можливостей цього інструмента займає чимало часу через його складнішу структуру.
#5. Автоматизація завдань
Trello має вбудований інструмент автоматизації під назвою Butler Automation. Ця система автоматизації без коду доступна для кожної дошки Trello. Створення правила за допомогою тригера та дії займає всього чотири кроки.
Існують кнопки картки та панелі для запуску автоматизації за запитом одним натисканням. Також можна налаштувати розклад на основі календаря та термінів виконання. Можливості автоматизації поширюються за межі дошки, використовуючи електронну пошту та інтеграції.
Asana пропонує автоматизацію завдань для зменшення ручної роботи та спрощення процесів. За допомогою функції “Правила” можна автоматизувати рутинні завдання та створювати власні правила під потреби.
Asana має конструктор правил з більш ніж 70 правилами та функціями автоматичної зміни дати виконання. Є також галерея готових правил для швидкого запуску автоматизації.
#6. Наявність шаблонів
Trello пропонує різноманітні шаблони для різних цілей, таких як управління проєктами, бізнес, розробка, маркетинг, продуктивність, виробництво, операції, HR та продажі.
Для управління проєктами доступні популярні шаблони, такі як “Управління проєктами”, “Проста дошка проєктів”, “Управління урядовими проєктами”, “Шаблон гнучкої дошки”, “Шаблон керування програмою”, “Запит на роботу та процес прийому”, “Керування робочим процесом клієнта”.
Asana також має колекцію шаблонів для гнучкого планування, планування проєктів, стратегічного планування, розробки програмного забезпечення, управління ресурсами, CRM, залучення співробітників та багато іншого. Кожен шаблон включає корисні функції та перелік рекомендованих програм для досягнення найкращих результатів.
Для управління проєктами корисні шаблони, як плани професійного розвитку, планування цілей команди, дорожня карта програми, тижневі розклади заходів, управління проєктами водоспадом, шаблони графіків проєктів, звіти про стан, відгуки та схвалення творчих активів, співпраця з агентствами, шаблони стратегічного планування та плани будівельних проєктів.
#7. Інтеграція з бізнес-додатками
Trello підтримує інтеграцію з різними бізнес-додатками в таких сферах, як автоматизація, управління файлами, аналітика, комунікація, дизайн продуктів, соціальні мережі та маркетинг, продажі та підтримка, розробка та HR.
Компанії можуть інтегрувати Trello з такими популярними бізнес-додатками, як Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Google Calendar, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox, Mailchimp, Evernote, Twitter, Salesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpscout та Freshdesk.
Asana також пропонує інструменти інтеграції. З програмою можна синхронізувати інструменти з категорій комунікації, управління файлами, HR, фінансів, ІТ, маркетингу, операцій, продажів, продуктивності, звітності, дизайну, управління продуктами та безпеки.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Azure, Tableau, Jira Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, Google Calendar, Zapier, Power BI, Outlook, Google Drive, Vimeo, IBM App Connect, Canva, Figma, Invision, YouTube, Zoho Connect, Box, GitLab, Notion та Trello – це деякі відомі програми, які компанії можуть інтегрувати з Asana.
#8. Ціни та плани передплати
Trello пропонує чотири різні тарифні плани. Перший – безкоштовний, його може використовувати будь-яка особа або команда з обмеженнями, такими як 10 дощок на робочу область та 250 автоматизацій робочої області на місяць. Для невеликих команд, яким потрібна масштабована співпраця, підійде стандартний план за 5 доларів США за користувача на місяць.
Команди, яким потрібно відстежувати та візуалізувати кілька проєктів, можуть обрати преміальний план за 10 доларів США за користувача на місяць, який пропонує різні види робочого простору та завдань. План Enterprise Trello починається від 17,50 доларів США/користувач/місяць за умови придбання для 50 користувачів. Цей план пропонує покращений рівень безпеки та контролю для організацій.
Asana має чотири плани передплати. Безкоштовний базовий план ідеально підходить для окремих осіб або команд, які тільки починають керувати проєктами. Преміум план коштує 10 доларів США за користувача на місяць та включає такі функції, як конструктор робочих процесів, розширений пошук, консоль адміністратора, форми, етапи та необмежену кількість звітів про проєкти.
Бізнес-план за 24,99 доларів США за користувача на місяць пропонує розробник спеціальних правил, портфоліо, цілі, розгалуження та налаштування форм, затвердження та відстеження часу. Для функцій корпоративного рівня, таких як пакети, вам потрібно обрати план Asana Enterprise.
Trello vs. Asana: Висновок
І Trello, і Asana мають велику базу користувачів, що свідчить про ефективність цих платформ для управління проєктами. Однак, перед вибором будь-якого інструменту необхідно уважно ознайомитися з його функціоналом.
Як видно з вищезазначеного порівняння, Trello є простим у використанні для користувачів будь-якого рівня. Якщо у вас немає часу на навчання, то Trello є кращим варіантом, ніж Asana.
Враховуючи ціни та плани передплати, Trello є більш доступним, ніж Asana. Крім того, безкоштовний план Asana має багато обмежень за функціональністю. Тому користувачі з обмеженим бюджетом можуть вибрати Trello.
З іншого боку, компанії, які працюють над складними проєктами та взаємодіють з багатьма постачальниками та учасниками, знайдуть Asana більш корисною. Корпоративний план Asana виявиться більш надійним інструментом для управління проєктами, ніж Trello.
Ви також можете ознайомитися з іншими порівняннями у статтях Trello vs. Jira та Jira vs. Asana.