Для будь-якого підприємства, яке активно працює з документами, програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів є надзвичайно цінним. Серед різноманітних інструментів, призначених для надійної автоматизації роботи з документами, виділяється airSlate.
Процеси обробки документів часто включають повторювані ручні операції, які є схильними до помилок. Ці завдання слід покладати на автоматизовані системи, а не на людський ресурс. Враховуючи ці концепції продуктивності та ефективності, на ринку з’явилася значна кількість програмних рішень для автоматизації документообігу. Однак, вибір відповідного інструменту потребує уважності.
Запрошуємо вас долучитися до нашого аналізу програмного забезпечення airSlate для автоматизації робочих процесів, щоб визначити, наскільки воно може бути корисним для вашого бізнесу.
Що являє собою автоматизація робочого процесу?
Автоматизація робочого процесу – це процес, що включає в себе розробку, виконання та автоматизацію бізнес-процесів на основі внутрішніх правил. Зазвичай, компанії, які працюють з великою кількістю контрактів, документів, файлів, медіа та іншим контентом, використовують цей вид автоматизації для маршрутизації завдань, файлів та документів між людьми та машинами відповідно до попередньо встановлених критеріїв.
Сучасні онлайн-платформи надають можливість всім членам команди працювати в єдиному просторі, де кожен має доступ до своїх завдань. Менеджери можуть переглядати документи, створені напередодні, та відправляти їх на затвердження або повертати авторам для доопрацювання.
Чому автоматизація робочого процесу є важливою для бізнесу?
Зменшення людських помилок
Люди схильні робити помилки, особливо під час виконання монотонних завдань. В комп’ютерних процесах повторювані операції є ідеальним сценарієм для автоматизації. Тому автоматизація процесу обробки документів допомагає уникнути помилок.
Підвищення точності контенту
Використання автоматизованих інструментів і шаблонів для ініціювання та завершення циклу обробки документів забезпечує точність та професіоналізм вашої бізнес-документації.
Забезпечення узгодженості документів
Автоматизована система управління контрактами допомагає уникнути ситуацій, коли клієнтам надсилаються різні цінові пропозиції з різною вартістю.
Підсилення брендингу
Унікальні елементи брендингу допомагають підприємствам впливати на клієнтів. Застосування автоматизованого програмного забезпечення для створення кожного ділового документа гарантує правильне маркування кожного файлу.
Зростання оперативної продуктивності
Ваша компанія отримує можливість створювати сотні контрактів, контенту та документів, відправляючи їх на затвердження, електронний підпис тощо за лічені секунди. Якщо обробка важливих документів відбувається у великих обсягах, програмне забезпечення для автоматизації документообігу є необхідним інструментом.
Ефективність процесів
Збалансування кількості та якості документів за допомогою автоматизованої системи значно підвищує ефективність робочих процесів.
Масштабованість
У випадках сезонного збільшення обсягу обробки документів, використання інструментів автоматизації робочого процесу дозволяє легко масштабувати процеси без необхідності найму додаткової тимчасової робочої сили.
Що таке airSlate?
AirSlate – це хмарне рішення, яке комплексно управляє кожним етапом обробки документів, від створення робочого процесу до аналізу. Це платформа без коду, що виключає потребу наймати спеціалістів з програмування для управління та налагодження. Також, відпадає необхідність у проведенні тренінгів для співробітників щодо навчання кодуванню.
Платформа пропонує різноманітні інтеграційні боти та шаблони автоматизації без коду. Ефективне використання airSlate може вдвічі зменшити обсяг ручної роботи у відділі обробки документів. Це, в свою чергу, дає можливість перенаправити персонал до відділів продажів та маркетингу, які є основними генераторами прибутку.
AirSlate є повністю хмарним рішенням, що означає, що відсутня потреба у розміщенні даних або програмного забезпечення на локальних серверах. Також, ви можете інтегрувати airSlate з іншими хмарними сервісами, які використовує ваш бізнес, такими як NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce та Microsoft Power Automate.
AirSlate має велику бібліотеку, яка налічує десятки тисяч шаблонів автоматизації документів, що охоплюють більшість галузей. Таким чином, навіть без фахівців з автоматизації, ви можете використовувати готові автоматизовані робочі процеси за допомогою шаблонів.
Основні продукти airSlate
AirSlate надає всі необхідні інструменти для повного спектру послуг з автоматизації документообігу. Ось перелік продуктів, які ви можете використовувати регулярно:
#1. Творець потоку
Flow Creator дозволяє створювати візуальне представлення робочого процесу документа за допомогою зручного інтерфейсу користувача з функцією перетягування. Цей інструмент автоматизує маршрутизацію та призначення кроків, дозволяючи створювати та запускати різноманітні робочі процеси за лічені хвилини.
#2. Електронний підпис
Ви можете швидко отримати юридично обов’язкові електронні підписи для цифрових форм, опитувань, документів та іншого контенту за лічені секунди. Вам доступно більше 100 ботів без коду для автоматизації кроків, інтеграції з CRM та налаштування сповіщень.
#3. Роботизована автоматизація процесів
Роботи airSlate забезпечують роботизовану автоматизацію процесів без необхідності написання коду. Ці боти здатні виконувати більшість завдань у циклі обробки документів, таких як створення документів, їх маршрутизація, відправка на затвердження, збір електронних підписів, надсилання сповіщень та аналіз даних.
#4. Укладення контрактів
Функціонал дозволяє автоматично створювати договори різних форматів і відповідно до нормативних вимог. Ви також можете автоматично заповнювати контрактні документи внутрішньою бізнес-інформацією з локальних серверів, хмарних додатків, електронних таблиць, CRM та баз даних SQL.
Модуль направляє контракти через процес узгодження з клієнтами, дозволяє вносити зміни в один клік і, нарешті, підписувати угоду без довготривалих очікувань.
#5. Генерація документів
Цей продукт airSlate дає змогу майже миттєво створювати форми, контракти, угоди, звіти тощо. Крім того, деякі боти можуть автоматично заповнювати документи вашими бізнес-даними та використовувати елементи брендингу.
#6. Онлайн-опитування
Інструмент онлайн-опитувань дозволяє створювати різноманітні види опитувань, анкет, тестів та форм для тестування бета-версій додатків. Можлива інтеграція з різними хмарними CRM, ERP, базами знань для обміну даними між опитуваннями та системою.
#7. Веб-форми
Веб-форми дозволяють отримувати відгуки та дані від співробітників та клієнтів у реальному часі. Ці онлайн-форми є адаптивними та легко відкриваються на комп’ютерах, планшетах і мобільних пристроях.
#8. Платежі
Цей інструмент дозволяє автоматизувати платіжну систему, інтегруючи платіжні платформи до рахунків-фактур, контрактів, угод та бухгалтерських процесів.
#9. Аналітика процесів
Модуль аналітики надає ключові інструменти для аналізу робочих процесів, створення бізнес-звітів та вдосконалення ефективності робочих процесів.
#10. Редагування PDF
Редактор PDF дозволяє вам, вашій команді та вашим клієнтам виконувати базові та розширені операції з редагування PDF-документів, включаючи редагування вмісту, заміну підпису, виділення, анотування, додавання зображень та інші функції.
#11. Програмне забезпечення для автоматизації робочих процесів
Цей функціонал дозволяє встановлювати кроки в автоматизований робочий процес, сприяти умовній маршрутизації, автоматизувати повторювані завдання та інтегрувати дані з CRM.
#12. Управління контрактами
Інструмент управління контрактами розроблено для керування процесами закупівель та продажів. Він дозволяє створювати замовлення, пропозиції, контракти та рахунки-фактури. Також ви можете отримувати платежі та контролювати обробку договорів на одній платформі.
airSlate як інструмент автоматизації робочого процесу
AirSlate є, по суті, інструментом для автоматизації документообігу. Він дозволяє створювати численні робочі процеси з документами та автоматизувати їх за допомогою ботів. Також, ви можете призначити декількох співробітників для контролю за всією операцією.
Інструмент дозволяє створювати:
- Практичні шаблони ділових документів для подальшого використання.
- Оптимізовані інтеграції, сповіщення та автоматизацію рутинних задач.
- Вбудований інструмент електронного підпису для процесів затвердження документів.
Крім того, ви можете співпрацювати із зовнішніми та внутрішніми сторонами для створення документів. Готовими документами можна легко ділитися за допомогою QR-кодів, SMS та інших засобів.
Переваги програмного забезпечення airSlate для автоматизації робочих процесів:
- Поставляється з різноманітними базовими та розширеними робочими процесами.
- Можливість створення індивідуальних робочих процесів для унікальних бізнес-випадків.
- Велика бібліотека готових шаблонів робочих процесів для різних галузей.
- Можливість умовної маршрутизації без написання коду.
- Збереження документу на кожному кроці процесу, що дозволяє легко отримати попередню версію.
Особливості програмного забезпечення airSlate для автоматизації робочих процесів:
- Базові робочі процеси для малого та середнього бізнесу.
- Розширені робочі процеси для стартапів та підприємств.
- Умовна маршрутизація без коду.
- Налаштування індивідуальних робочих процесів.
- Індивідуальна розробка ботів.
- Контроль версій контенту на кожному етапі.
- Призначення ролей одержувачів в контрактах, документах, формах.
- Вбудовані робочі процеси.
- Мультихмарна автоматизація робочих процесів та синхронізація даних.
- Можливість призначати завдання онлайн.
- Електронний підпис.
Як працює автоматизація робочого процесу в airSlate?
Інструмент автоматизує ручні та повторювані завдання, які виконуються в процесі обробки документів. Створюючи робочий процес або використовуючи готовий шаблон, інструмент створює документ після отримання команди.
Потім документ автоматично заповнюється бізнес-даними з хмарних сервісів або серверів. Чернетка документу відправляється на затвердження менеджеру. Після схвалення, документ надходить або на поштову скриньку торгового представника, або безпосередньо до клієнта.
Інструмент зберігає версію документу на кожному кроці процесу, що дозволяє переглянути будь-яку попередню версію без необхідності починати все з нуля.
Як користуватися airSlate?
- Зареєструйте безкоштовний обліковий запис через Google, Facebook або Apple ID.
- На панелі керування airSlate натисніть «Створити новий потік».
- На екрані «Додати документи та форми» ви можете створити спеціальний потік за допомогою «Імпорт документів» або «Завантаження документів».
- Для створення нового потоку з наявного процесу виберіть потрібний варіант у розділі «Створити».
- Після завантаження документа ви можете обрати робочі процеси та боти для автоматизації.
- У розділі «Робочі процеси» ви можете налаштувати автоматичний запуск за допомогою опції «Додати автозапуск».
- Можливий автоматичний запуск за допомогою SharePoint, оновлень Google Таблиць, запланований запуск тощо.
- Далі, додайте новий крок, щоб призначити одержувача в робочому процесі.
- Якщо документ має бути затверджений кількома керівниками, додайте нову гілку та відповідні кроки.
- Почніть додавати ботів для автоматизації таких завдань, як заповнення файлів SharePoint, експорт в PostgreSQL, збереження в Dropbox тощо.
- Натисніть «Продовжити», щоб надіслати потік призначеним одержувачам.
Сфери застосування airSlate Workflow
AirSlate необхідний, якщо ваш бізнес працює в наступних галузях:
- Освіта: подача заявок на курси, заявки на студентську допомогу, запити на зміну програми навчання тощо.
- Урядові установи: реєстрація скарг, розгляд звернень, запити громадян, видача довідок тощо.
- Страхування: оформлення полісів, розгляд претензій, перегляд контрактів тощо.
- Охорона здоров’я: реєстрація пацієнтів у системі Enterprise Revenue Cycle Management (RCM), обробка медичної документації тощо.
Цей перелік не є вичерпним. Рішення також ефективно в таких галузях як будівництво, рекрутинг, IT-послуги, консалтинг, банківська справа, фінансові та юридичні послуги, туризм, електронна комерція та інші.
Ціни на airSlate
Аналіз різних планів ціноутворення показав, що airSlate є одним з найбільш вигідних інструментів автоматизації робочих процесів. Користувачам надається майже повна версія продукту для тестування безкоштовно протягом 30 днів.
Після закінчення цього періоду можна вибрати базовий план (36$ за підписку на Flow Creator/місяць) або Business Cloud (50$ за Flow Creator/місяць). При виборі річного плану можна заощадити ще більше.
Рекомендованим планом є Business Cloud, оскільки він забезпечує повний доступ до всіх функцій, продуктів, ботів та інтеграцій.
Альтернативи airSlate
Огляд бізнес-додатків був би неповним без порівняння з аналогічними програмами. Ось кілька альтернатив airSlate для порівняння:
Авокаадо
Avokaado – це інструмент для управління життєвим циклом контракту з функціями автоматизації документообігу. Він забезпечує спільний робочий простір для всіх документів, спрощуючи співпрацю, затвердження та електронний підпис. Avokaado пропонує безкоштовний план, але він малоефективний для компаній.
Document360
Document360 – це платформа самообслуговування бази знань з функціями автоматизації документообігу. Цей інструмент допомагає створити базу знань для підтримки клієнтів. Також, можливо автоматизувати деякі частини управління базою знань за допомогою сторонніх інтеграцій. Document360 надає безкоштовний план для 5 команд для створення бази знань, але для повної автоматизації все одно потрібен airSlate.
Заключні слова
Тепер ви ознайомлені з основами автоматизації робочого процесу та її необхідністю для вашого бізнесу. Також ви отримали детальну інформацію про програмне забезпечення для автоматизації airSlate, яке призначене для контенту та бізнес-операцій на основі документів.
AirSlate є повнофункціональним програмним забезпеченням для автоматизації документообігу, яке підходить для малого, середнього та великого бізнесу. Він також має необхідні модулі та можливості для високого робочого навантаження на корпоративному рівні.
Вам також може бути цікавий огляд найкращих платформ автоматизації робочого процесу та інтеграції для бізнесу та особистого використання.