На перший погляд, визначення першочергових завдань може здаватися простим процесом, де достатньо лише виконання вимог клієнта щодо терміновості. Однак, такий підхід не є професійним, особливо в контексті бізнес-проектів. Розстановка пріоритетів – це науково обґрунтована практика, яка має назву “матриця пріоритезації проекту”.
Для успішного розвитку бізнесу та випередження конкурентів, недостатньо лише мати видатну ідею, кваліфіковану команду та сучасні інструменти. Ключовим фактором є якісне виконання завдань, будь то розробка програмного забезпечення чи виробництво товарів для споживачів.
Досягнення високої якості виконання можливе лише за умови дисциплінованості команди, яка використовує науковий підхід до планування, виконання та переходу між завданнями. Матриця пріоритетів виступає саме таким інструментом, спрощуючи управління проектом і дозволяючи виконувати більше за менший час, зосереджуючись на найцінніших завданнях.
Далі в статті ми розглянемо детальніше, що таке матриця пріоритетів, її переваги, можливості застосування та наведемо приклади шаблонів.
Що являє собою матриця пріоритетів?
Матриця пріоритетів – це аналітичний інструмент, який використовується для визначення важливості завдань у проекті. Вона часто застосовується в поєднанні з іншими методами управління бізнес-процесами, зокрема з методологією “Шість сигм”, для оцінки різних варіантів на основі заданих критеріїв і визначення пріоритетних напрямків діяльності.
Цей інструмент може бути корисним як для простих, так і для складних проектів. Крім того, матриця пріоритетів є універсальною і може використовуватись не тільки в бізнесі, а й фрілансерами, індивідуальними підприємцями та фахівцями для досягнення робочих або особистих цілей.
Часто, зацікавлені сторони проекту можуть стикатися з труднощами при виборі пріоритетних завдань. Матриця пріоритетів забезпечує наукову основу для вибору правильного завдання з урахуванням його цінності та терміновості.
Форма матриці пріоритетів залежить від складності проекту та критеріїв оцінки. Деякі матриці можуть бути простими, наприклад, сітка 2×2 з критеріями “Цінність” і “Терміновість”. Інші, особливо при інтеграції з методологією “Шість сигм”, можуть бути складнішими у плануванні та виконанні.
Матриця пріоритезації “Шість сигм”
Методологія управління “Шість сигм” є неповною без використання матриці пріоритетів. “Шість сигм” спрямована на аналіз недоліків, постійне вдосконалення процесів та усунення відходів. Матриця пріоритетів ідеально доповнює цей підхід до управління.
У цьому процесі матриця пріоритезації порівнює декілька (мінімум два) наборів даних, використовуючи зважені критерії для ранжування завдань за їх важливістю. Оскільки матриця “Шість сигм” оцінює декілька наборів даних, її форма не обмежується простим квадрантом 2×2.
Структура такої матриці включає:
- Змінні, що впливають на результат, у вигляді заголовків стовпців у верхній частині діаграми.
- Змінні, що впливають на процес, у вигляді рядків зліва.
- Зважені бали, відсотки, ранги та статуси в правій частині таблиці.
- Розрахований зважений бал під заголовками стовпців.
Використання методу “Шість сигм” для визначення пріоритетів завдань проекту дозволяє приймати логічно обґрунтовані рішення. Крім того, цей метод сприяє досягненню консенсусу між усіма зацікавленими сторонами.
За словами Лінн Хамблтон, провідного бізнес-консультанта, розробника стратегій та автора, існує три типи матриць пріоритетів “Шість сигм”. У своїй книзі “Скриня зі скарбами методів, інструментів і найкращих практик розвитку Six Sigma” вона виділила такі:
#1. Матриця консенсусу. Цей тип матриці використовується, коли важливість змінних залежить від їх балів. Вона враховує внесок кожного члена команди для створення моделі на основі консенсусу з числовими оцінками.
#2. Комбінована матриця. Цей тип є поєднанням таблиці причин і наслідків та матриці пріоритетів. Він дозволяє обчислити вплив одних змінних на інші.
#3. Матриця повного аналізу. Цей найскладніший інструмент визначення пріоритетів використовується менеджерами портфелів проектів для оцінки декількох проектів та їх впливу на бізнес-модель, доходи та відносини з клієнтами.
Переваги використання матриці пріоритетів
#1. Організація великих обсягів завдань. Матриця пріоритетів дозволяє легше організувати велику кількість завдань за їх важливістю та цінністю. Без цього інструменту, визначення пріоритетів може перетворитися на здогадки, особливо при роботі з великими проектами.
#2. Гнучкість налаштування. Матриця пріоритетів є гнучким інструментом, який можна налаштувати під конкретні потреби проекту. Команда може спільно додавати або видаляти змінні залежно від потреб проекту, що призводить до різноманітності типів матриць.
#3. Повторне використання. Матриці пріоритетів, розроблені для одного проекту, можна використовувати як шаблон для нових проектів. Достатньо лише оновити ваги, критерії, змінні та завдання відповідно до специфіки нового проекту.
#4. Простота розуміння. Цей інструмент легко зрозуміти навіть тим членам команди, які не мають технічних знань. Для використання матриці достатньо ввести перелік завдань, бали та критерії.
#5. Об’єктивність. Матриця пріоритетів забезпечує об’єктивний підхід, що дозволяє уникнути суб’єктивних впливів, які часто виникають при ручній роботі.
#6. Ефективне делегування. Керівники та власники проектів можуть ефективно делегувати завдання підлеглим, максимізуючи продуктивність робочої сили.
Коли слід використовувати матрицю пріоритетів?
Використовуйте матрицю пріоритетів, коли необхідно:
- Визначити пріоритети складних завдань, запитів або проблем, що включають декілька змінних.
- Оцінити вхідні дані для ранжування помилок, тікетів, завдань, проектів тощо.
- Спростити планування ділових або особистих проектних завдань для своєчасного виконання.
- Створити документ, який візуалізує ключові напрямки проекту.
- Делегувати завдання членам команди без порушення графіку проекту.
- Сприяти спільній роботі в команді проекту.
Кому може бути корисний цей інструмент:
- Працівники, які працюють вдома, виконують офісні завдання та домашні справи.
- Фрілансери та підрядники, які потребують оцінки проектів та визначення пріоритетів.
- Мікро-, малий, середній і великий бізнес, що оцінюють проекти на основі їхньої цінності.
- Менеджери проектів, що керують декількома проектами та командами.
Як використовувати матрицю пріоритетів?
Для ефективного використання матриці пріоритетів необхідно розуміти значення квадрантів:
Квадрант 1
- Завдання, що вимагають невеликих зусиль, але мають високий вплив.
- Завдання, що є терміновими та критичними, їх потрібно виконати якомога швидше.
Квадрант 2
- Великі проекти, що вимагають значних зусиль та мають високий вплив.
- Зазвичай ці завдання не мають жорстких термінів.
- Необхідно встановлювати обґрунтовані проміжні цілі для цих проектів та регулярно їх досягати.
Квадрант 3
- Завдання, що не вимагають значних зусиль та не мають високого впливу.
- Рекомендується делегувати ці завдання підлеглим або колегам, якщо це можливо.
Квадрант 4
- Завдання, що не приносять значного повернення інвестицій, але вимагають великих зусиль.
- Ці завдання слід виконувати в останню чергу.
- Можлива оптимізація бізнес-процесу для виключення таких завдань.
Після ознайомлення з квадрантами можна переходити до використання матриці:
#1. Виберіть проекти або завдання, які є найвагомішими відповідно до змінних та обраних критеріїв.
#2. Переконайтеся, що обрані завдання дійсно мають цінність для вашого бізнесу, щоб уникнути фінансових втрат.
#3. Вибирайте наступні завдання з матриці пріоритетів відповідно до їхнього рейтингу. Матриця може слугувати додатком для планування проекту.
#4. Використовуйте програмне забезпечення або шаблони для матриць пріоритетів, щоб зберігати дані. Це дозволить вашим зацікавленим сторонам швидко переглядати пріоритети, а вам – повторно використовувати шаблон.
Найкращі практики використання матриці пріоритетів
#1. Колективне визначення критеріїв. Визначайте критерії ранжування завдань або проблем через спільний мозковий штурм із власником проекту, менеджером, членами команди та кінцевими користувачами.
#2. Використання аналітичного ієрархічного процесу (AHP). Застосуйте AHP для досягнення консенсусу серед зацікавлених сторін. Встановіть зважені критерії, яким кожен довіряє.
#3. Спільна оцінка. Процес підрахунку балів має бути спільним. Використовуйте онлайн-форми та дошки для досягнення консенсусу щодо суб’єктивних оцінок.
Далі розглянемо інструменти та шаблони, які можуть допомогти вам у створенні матриці пріоритетів:
Smartsheet
Smartsheet – це платформа для управління роботою та проектами, яку використовують компанії різних розмірів. Якщо ваша організація вже має підписку на цю платформу, ви можете скористатися центром рішень для створення дошки пріоритетів продукту.
У центрі рішень Smartsheet ви знайдете різні панелі проектів, наприклад, «Фінанси та бухгалтерський облік», «Клієнти та клієнти», «Людські ресурси» тощо. У групі «Розробка продукту» ви зможете знайти потрібну матрицю пріоритетів.
Якщо ви не маєте підписки на Smartsheet, або не хочете використовувати пробну версію, ви можете скористатися базовими матрицями пріоритетів, які пропонує платформа. Відвідайте офіційний портал шаблонів Smartsheet. Тут ви знайдете 2-3 шаблони, які можна завантажити у форматі Excel, PDF або Word.
Матриця пріоритетів Miro
Miro — це платформа для співпраці, що об’єднує дошки, робочі простори, інструменти для проведення зустрічей, створення діаграм, планування проектів тощо. Платформа пропонує бібліотеку шаблонів для управління часом і проектами, зокрема: ментальні карти, дошки Kanban, діаграми послуг, матриці пріоритетів тощо.
У бібліотеці шаблонів знайдіть “Пріоритезація” і ви знайдете шаблони матриць пріоритетів, такі як 2X2, 3X3 та RICE (охоплення, вплив, впевненість і зусилля). Вам потрібно буде налаштувати ці шаблони в робочій області Miro. На відміну від Smartsheet, ви не зможете просто завантажити шаблон для використання в Excel. Замість цього, ви можете експортувати дошку в формати JPEG, PDF, CSV та файли, сумісні з JIRA.
Miro також є цінним інструментом для онлайн-співпраці під час планування проектів. Шаблони матриці пріоритетів Miro включають інструменти для спільної роботи, такі як голосування, режим презентації, створення нотаток у реальному часі, чат, відеочат та спільний доступ до дошки онлайн.
Шаблон матриці Ейзенхауера: Evernote
Evernote – це додаток для створення нотаток, що також підтримує синхронізацію документів, сканування, організацію розкладів та оптимізацію завдань. Evernote пропонує шаблони для бізнесу, дому, особистого життя та робочих цілей, зокрема матрицю Ейзенхауера.
Матриця Ейзенхауера – це матриця 2X2, що використовується для визначення пріоритетів завдань на основі їх важливості та терміновості. Наприклад, лівий стовпчик містить заголовки “Терміново + Важливо” та “Терміново + Неважливо”, а правий стовпчик – “Важливо + Не Терміново” та “Не Важливо + Не Терміново”.
Ви можете налаштувати шаблон в Evernote за допомогою пробної або платної підписки.
Матриця пріоритетів Google Workspace
Якщо ви обмежені екосистемою Google Workspace, скористайтеся Матрицею пріоритетів, розробленою prioritymatrix.com. Це спеціальний додаток з Google Workspace Marketplace, розроблений з використанням ресурсів Google, таких як Google Cloud App Engine. Його інтерфейс забезпечує основу для встановлення пріоритетів, а також для спільної роботи над проектами.
Основні можливості:
- Делегування завдань.
- Управління завданнями.
- Управління кількома проектами.
- Інтеграція з Gmail, Google Drive, Google Docs та іншими сервісами.
- Сортування завдань за допомогою розширеної фільтрації.
Інструмент допомагає вам і вашій команді зосередитися на правильних завданнях. Це програма на основі підписки. Після завершення пробного періоду потрібно придбати ліцензію для продовження використання інструменту.
Матриця пріоритетів – це інструмент управління часом, який допомагає науково визначити, які завдання потребують негайної уваги, а які можна відкласти. Концепція та наукові підходи, що лежать в основі матриці, є надійними та спонукають команду узгоджувати завдання з цілями проекту. Для цього інструмент використовує зважене оцінювання для ранжування завдань.
Ефективність використання матриці пріоритетів залежить від:
- Розуміння критеріїв застосування інструменту.
- Правильного визначення ваги критеріїв у співпраці з клієнтами.
- Звички до спільної роботи в реальному часі.
- Створення ідеального шаблону, який можна використовувати у більшості проектів.
Завдяки концепціям, викладеним у статті, та безкоштовним інструментам, ви зможете легше застосувати матрицю пріоритетів у своїх проектах.
Можливо, вас також зацікавить програмне забезпечення для керування процесами, яке може сприяти розвитку бізнесу.