Який правильний вибір для вас?

Вибір між Confluence та Notion: Детальний аналіз для прийняття рішення

У сучасному цифровому робочому середовищі, програмне забезпечення для підвищення продуктивності та сервісні інструменти SaaS відіграють ключову роль. Незалежно від сфери діяльності, чи то розробка додатків, створення маркетингового контенту, виробництво споживчих товарів або надання цифрових послуг, необхідне ефективне планування проєктів, створення дизайнів, розробка контенту та надійне онлайн-зберігання для безперешкодного доступу всіх учасників проєкту.

Проте, вибір оптимального інструменту для майбутнього проєкту може вимагати значних зусиль у вигляді досліджень та тестувань. Ніхто не хоче змінювати програмне забезпечення для керування контентом посеред проєкту. Тому, цей аналіз допоможе вам зважено визначити, який інструмент краще підійде для вашого бізнесу – Confluence або Notion.

Що таке Confluence?

Confluence від Atlassian є хмарною платформою для спільної роботи та управління знаннями. Вона слугує централізованим простором для вікі компанії, контенту, мозкових штурмів, проєктів дизайну продуктів та іншого.

Користувачі, як всередині компанії, так і за її межами, можуть безперешкодно використовувати Confluence для спільної розробки ідей, створення проєктів продуктів, підготовки контент-планів і отримання схвалення від керівництва.

Традиційний пошук документів у паперових архівах може займати багато часу. Confluence дозволяє уникнути цих труднощів, оцифровуючи всі процеси. Завдяки просторам, деревам сторінок та окремим сторінкам, ви можете зберігати тисячі документів, планів, SOP і мати доступ до них одним кліком. Крім того, Confluence забезпечує безпечну віддалену та гібридну роботу в команді, надаючи ролевий доступ до контенту та ресурсів проєкту.

Застосування Confluence у бізнесі

Confluence може бути корисним у різних сферах бізнесу:

  • Документація: Confluence часто використовують для створення документації DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed) для прийняття рішень, управління змінами, SOP, забезпечення безперервності бізнесу тощо.
  • Розробка стратегій: Компанії застосовують Confluence для розробки стратегій для майбутніх об’єднань інвесторів, IPO, запуску продуктів, маркетингових кампаній, продажів або рекрутингу.
  • Публікація контенту: Видавці використовують Confluence для створення документів стратегії контенту, що дозволяє швидко оновлювати стратегію та вносити зміни, коли це необхідно.
  • Мозковий штурм: Творчі команди використовують Confluence як інструмент для спільного генерування ідей.
  • Розробка продуктів: Confluence інтегрується з іншими інструментами, такими як inVision, Atlassian Team, Figma, для розробки продуктів, послуг, додатків, веб-сайтів та програмного забезпечення.
  • Командні робочі простори: Створюються безпечні онлайн-простори для обміну конфіденційними документами, обговорень та політик.

Як працює Confluence?

Confluence надає інформаційну панель, де можна знайти огляд завдань, оновлень, активності Spaces тощо. Інтерфейс інструменту містить:

  • Ваше ім’я та простір
  • Функція «Продовжити з місця, де ви зупинилися»
  • Стрічка «Дізнайтеся про те, що відбувається»
  • Простори для всіх робочих областей
  • Оголошення
  • Персональні та командні календарі

Spaces є центральним елементом для всіх дій у межах проєкту. Малі підприємства можуть мати один простір, а великі – сотні. Кожен простір складається зі сторінок. Наприклад, простір для керування проєктами містить сторінки для плану проєкту, документації рішень та звітів про стан.

На відміну від SharePoint, Confluence не надає необмежений доступ до просторів або сторінок. Зовнішніх користувачів можна запрошувати, але вони повинні мати обліковий запис Confluence.

Переваги використання Confluence

  • Зручне створення онлайн-баз знань, доступних на різних пристроях.
  • Швидке створення та публікація контенту завдяки спільному редагуванню та функціям конфіденційності.
  • Безпечне зберігання та обмін бізнес-контентом, захист від несанкціонованого копіювання та програм-вимагачів.
  • Функція контролю версій дозволяє повертатися до попередніх варіантів контенту.
  • Зручна інтеграція з інструментами Atlassian, такими як Jira Software, Jira Service Management та Jira Work Management.

Що таке Notion?

Notion є інструментом для підвищення продуктивності, що об’єднує функції керування проєктами, створення нотаток та управління знаннями. Завдяки цьому, користувачам не потрібно використовувати різні програми для різних задач.

Notion дозволяє створювати бази даних, сторінки контенту, сайти для роботи та ділитися ними з іншими. За допомогою різноманітних полів, ви можете створювати кастомізовані веб-сторінки або програми.

На сторінках Notion Pages можна відображати діаграми Ганта, таблиці, галереї, шкали часу, імена, специфікації продуктів, формули, номери телефонів, електронні листи та багато іншого.

Застосування Notion у бізнесі

Основні способи використання Notion в комерційних організаціях:

  • Створення інтерактивних документів замість традиційних. База даних Meeting Notes Notion дозволяє додавати властивості, такі як “Створив”, “Учасники”, “Тип”, “Порядок денний”, “Завдання” тощо.
  • Перетворення бази даних на сторінку управління проєктом за допомогою різних переглядів (таблиця, хронологія, галерея, список, канбан, календар).
  • Створення різних командних просторів для кожного проєкту та перегляд їх на домашній сторінці Notion.
  • Використання Notion AI для створення слайд-шоу, контенту, SOP, баз даних, таблиць та бізнес-ідей.

Як працює Notion?

Notion є потужною реляційною базою даних. На відміну від традиційних баз даних, Notion дозволяє створювати історії з даних. Зв’язуючи сторінки, ви можете розповісти цілісну історію.

Основним елементом Notion є Pages. Нова сторінка має стандартні налаштування:

  • Назва (піктограма, обкладинка та коментар)
  • Можливість початку писати з Notion AI
  • Додавання нових блоків вмісту (імпорт, шаблони, таблиці, дошки, хронологія, календар, список, галерея).

Для створення унікального досвіду, ви можете почати з порожньої сторінки та додавати різноманітні блоки, такі як:

  • Текст
  • Список справ
  • Маркований список
  • Список, що розкривається
  • Медіа
  • Код
  • Гіперпосилання
  • Зв’язаний перегляд баз даних
  • Кнопки
  • Зміст

Над сторінками є робочі області та командні простори. Перевага Notion над Confluence полягає в можливості публікувати вікі або журнал в інтернеті, де будь-хто може переглядати контент без реєстрації.

Переваги використання Notion

  • Легкість створення сторінок та сайтів.
  • Доступ до сторінок через веб-браузер без встановлення Notion.
  • Використання реляційної бази даних.
  • Широкий вибір типів перегляду сторінок (хронологія, таблиця, список, галерея).
  • Модуль створення документів з понад 100 блоками для вставки контенту.

Читайте також: Шаблони інформаційної панелі Notion для безперебійного керування завданнями

Confluence проти Notion: Порівняння функцій

Функція Confluence Notion
Інтерфейс користувача та досвід Простий у навігації інтерфейс.
Перегляд інформаційної панелі.
Легкий доступ до сторінок, просторів, шаблонів.
Бічна панель для Teamspaces та сторінок.
Відсутня панель; потрібно розробити вручну.
Кнопка “Імпорт” для контенту.
Інтерфейс може бути складним на початку.
Крива навчання Практично відсутня. Потрібно часу для вивчення всіх можливостей, крім створення простих сторінок.
Мобільний додаток Доступний Доступний
Спільне редагування Так Так
Шаблони Понад 100 шаблонів для різних цілей. Обмежена кількість шаблонів.
Потрібно використовувати сторонні шаблони.
Автоматизація робочого процесу Вбудовані програми та інтеграції. Потрібно розробляти вручну або купувати шаблони.
Цифрові дошки Інтеграція з Miro, inVision, Mural. Тільки перегляд онлайн-дошок, без співпраці в реальному часі.
Версії та історія сторінок Необмежено. 7 днів безкоштовно, 30 днів для плюс 90 днів для бізнесу, необмежено для підприємств.
Інтеграція з Atlassian Всі інтеграції. Не застосовується.
Інтеграція з іншими програмами Понад 100 інтеграцій (Gliffy, Markdown, MacroSuite, Scaffolding, LaTeX Math, HTML). До 60 програм (Figma, Slack, GitHub).
Угода про рівень обслуговування (SLA) SLA для Premium та вище. Без стандартної SLA, є спеціальна для великих компаній.

Застосування Confluence у реальному світі

Створення інструкцій

Компанії, що розробляють додатки, веб-сайти або фізичні товари, використовують Confluence для створення інструкцій. Сторінка містить покрокові вказівки та пов’язаний контент. Також можна імпортувати контент з Word або Docs.

Мозковий штурм

Креативні агенції використовують Confluence для спільного генерування ідей. Інтеграція Confluence з Mural дозволяє переносити дошки Mural на сторінки Confluence.

Управління базою знань HR

Для створення HR-порталу можна безкоштовно скористатися шаблоном Confluence. Шаблон містить розділи про відпустки, здоров’я, політику направлення працівників, програму 401K тощо.

Застосування Notion у реальному світі

Зустрічі

Багато компаній використовують Notion для планування та проведення зустрічей. Сторінки містять кнопки для швидкої інформації про організаторів, учасників, типи зустрічей та події календаря. Також, можна додавати елементи бази даних для різних цілей.

Документи

Створення сайту документів є популярним застосуванням Notion. Компанії зберігають конфіденційні документи в одному місці. Для цього можна використовувати шаблон документів Notion. Шаблон містить стандартні документи, як-от “Технічні характеристики”, “PRD”, “Мозковий штурм” тощо. Можна фільтрувати документи за категоріями.

Confluence Vs. Notion: Вердикт

Якщо вам потрібна автоматизація, звітування, аналітика, інтуїтивна співпраця та доступність, оберіть Confluence.

Notion не підходить, коли:

  • Потрібна широка автоматизація робочого процесу.
  • Бізнес покладається на програми Atlassian.
  • Потрібні функції сучасної вікі, бази знань та редагування документів.
  • Необхідний надійний контроль версій.
  • Потрібен комплексний ролевий доступ для різних сторін.
  • Необхідні вбудовані та розширені звіти та аналітика.

З точки зору ціни, Confluence є вигіднішим. Його безкоштовний план підходить для малого бізнесу до 10 працівників з необмеженою інтеграцією сторінок, просторів та програм, а також 2 ГБ вільного місця. Безкоштовний план Notion є обмеженим та підходить лише для однієї особи.

Оновлення до плану Confluence Premium коштуватиме 110 доларів США на місяць для 10 користувачів, тоді як Notion Business plan – 180 доларів США на місяць. Confluence Premium надає необмежену пам’ять, аналітику, дозволи користувача, IP-адресу тощо.

Далі, Confluence Vs. Jira: знати їх подібності та відмінності