Яка різниця між файлами Outlook PST і OST?

Microsoft Outlook зберігає ваші електронні листи, завдання та зустрічі як файли PST або OST. Обидва вони виконують однакову основну роботу. Однак є деякі важливі відмінності, залежно від того, чи хочете ви створити резервну копію, відновити чи перемістити свої дані.

Щоб пояснити різницю між файлами PST та OST, ми повинні трохи пояснити технологічну історію, зокрема, різницю між протоколами електронної пошти POP та IMAP. Ось короткий огляд.

Що таке POP?

Традиційним протоколом електронної пошти, який використовувався під час комутованого зв’язку, був протокол поштового відділення (POP). Поточна версія POP — версія 3 (POP3).

POP завантажив усі ваші електронні листи на клієнт, а потім, за замовчуванням, видалив їх із сервера електронної пошти. Це означало, що на вашому комп’ютері була лише копія ваших електронних листів. Ви можете налаштувати POP, щоб не видаляти електронні листи з сервера.

Проте в ті часи люди зазвичай перевіряли свою електронну пошту лише з одного комп’ютера, тому не було необхідності зберігати другу копію на сервері.

Коли ви використовуєте POP, будь-які зміни, які ви вносите у свій поштовий клієнт, не відображаються на сервері електронної пошти. Якщо видалити електронний лист у поштовому клієнті, на сервері електронної пошти нічого не відбудеться, і навпаки.

Що таке IMAP?

Протокол доступу до Інтернет-повідомлень (IMAP) — це більш сучасний протокол, який завантажує копію вашої електронної пошти з сервера на клієнт на вашому комп’ютері. Будь-які зміни, які ви вносите у свій поштовий клієнт, синхронізуються із сервером. Якщо ви видаляєте електронний лист на комп’ютері, воно також видаляється на сервері електронної пошти, і навпаки.

IMAP набагато більше підходить для сучасного світу. Тепер ми отримуємо доступ до одного облікового запису електронної пошти на кількох пристроях, і більшість людей мають «завжди ввімкнені» широкосмугові або оптоволоконні з’єднання та мобільні дані. Все, що ви робите зі своєю електронною поштою, синхронізується, якщо ви використовуєте IMAP.

Наприклад, якщо ви надсилаєте електронний лист зі свого телефону, ви можете переглянути папку «Надіслані» на своєму планшеті, і електронний лист, який ви надіслали, також буде там. Ось чому ми рекомендуємо використовувати IMAP, якщо у вас немає конкретної причини використовувати POP3.

Також важливо зазначити, що Microsoft використовує Messaging API (MAPI), а не IMAP для своїх облікових записів електронної пошти. Хоча вони відрізняються, MAPI і IMAP синхронізують ваші електронні листи між клієнтом і сервером електронної пошти.

Файли POP, IMAP, PST і OST

Якщо у вас є обліковий запис POP, Outlook зберігає всі ваші електронні листи та зустрічі у файлі персональної таблиці сховища (.pst). Файл PST можна імпортувати в Outlook. Це робить його ідеальним для перенесення вашої електронної пошти на новий комп’ютер або створення резервної копії, яку можна зберегти на випадок, якщо комп’ютер аварійно завершує роботу або стане непрацездатним.

До Microsoft Outlook 2013 файли PST також використовувалися для облікових записів IMAP або MAPI. Однак, починаючи з Outlook 2016, клієнт зберігає всі ваші електронні листи та зустрічі з облікових записів IMAP і MAPI у файлі автономної таблиці сховища (.ost).

Файли OST автоматично синхронізуються з сервером електронної пошти, якщо у вас є підключення до Інтернету. Однак, на відміну від файлів PST, ви не можете імпортувати файл OST до Outlook, оскільки вам цього не потрібно.

Якщо ви налаштовуєте Outlook на новому комп’ютері та під’єднуєтеся до свого облікового запису електронної пошти через IMAP або MAPI, усі ваші електронні листи будуть на сервері й завантажуватимуться автоматично.

Критична відмінність між файлами PST і OST полягає в тому, що вміст PST доступний лише в цьому файлі. Однак вміст OST також доступний на сервері електронної пошти та будь-якому іншому пристрої, який ви використовуєте для доступу до свого облікового запису електронної пошти.

Коли вони вам потрібні?

У більшості випадків вам не доведеться турбуватися про файли PST і OST. Ви навряд чи побачите або отримаєте прямий доступ до них, якщо не підете їх шукати.

Вони дійсно важливі лише тоді, коли ви переміщуєте дані на новий комп’ютер або хочете заархівувати свої електронні листи. Якщо ви використовуєте обліковий запис електронної пошти POP3, вам доведеться скопіювати файл PST на новий комп’ютер, а потім імпортувати його в Outlook, інакше ви втратите всі свої електронні листи.

Якщо ви використовуєте IMAP або MAPI, вам потрібно знати лише розмір вашої поштової скриньки на сервері електронної пошти. Якщо ви коли-небудь досягнете максимального розміру і хочете зберегти всі свої електронні листи, вам доведеться експортувати їх частину у файл PST, а потім видалити їх із сервера електронної пошти.

Тоді ви все одно зможете переглядати ці листи, якщо імпортувати файл PST в Outlook, але вони більше не будуть на сервері електронної пошти.