Microsoft Outlook застосовує файли PST або OST для зберігання електронних листів, завдань і запланованих подій. Обидва формати виконують подібну функцію, але існують суттєві розбіжності, особливо якщо йдеться про резервне копіювання, відновлення чи переміщення даних.
Для чіткого розуміння відмінностей між PST та OST необхідно розглянути деякі технологічні аспекти, а саме різницю між протоколами POP та IMAP, які використовуються для електронної пошти. Ось коротка довідка.
Що являє собою протокол POP?
Протокол поштового відділення (POP) – це традиційний протокол, який використовувався в епоху комутованого зв’язку. Наразі актуальною є версія POP3.
POP завантажує всі ваші електронні листи на клієнт, а потім, як правило, видаляє їх із сервера електронної пошти. Таким чином, лише на вашому комп’ютері зберігається копія ваших листів. Проте можна налаштувати POP так, щоб листи залишалися на сервері.
Раніше більшість користувачів перевіряли пошту лише з одного комп’ютера, тому не було потреби зберігати дублікат на сервері.
Використовуючи POP, будь-які зміни, внесені у вашому поштовому клієнті, не синхронізуються з сервером. Видалення листа на клієнті не впливає на сервер, і навпаки.
Що таке IMAP?
Протокол доступу до інтернет-повідомлень (IMAP) – це більш сучасний протокол. Він створює копію вашої пошти із сервера на комп’ютері. Усі зміни, внесені у клієнті, синхронізуються із сервером. Видалення листа на комп’ютері призводить до його видалення на сервері, і навпаки.
IMAP набагато краще підходить для сучасних реалій. Сьогодні користувачі мають доступ до електронної пошти з різних пристроїв. Більшість людей мають постійний доступ до швидкісного інтернету та мобільного зв’язку. Завдяки IMAP, будь-які дії з вашою електронною поштою синхронізуються.
Наприклад, надіславши листа з телефону, ви зможете знайти його у папці “Надіслані” на своєму планшеті. Тому, якщо немає особливих причин використовувати POP3, рекомендується використовувати IMAP.
Слід зазначити, що Microsoft використовує Messaging API (MAPI) замість IMAP для своїх облікових записів. Хоча MAPI відрізняється від IMAP, обидва протоколи синхронізують електронні листи між клієнтом і сервером.
Взаємозв’язок між POP, IMAP, файлами PST і OST
Якщо ви користуєтеся обліковим записом POP, Outlook зберігає ваші листи та зустрічі у файлі персональної таблиці сховища (PST). Файл PST можна імпортувати в Outlook, що робить його ідеальним для перенесення пошти на новий комп’ютер або для створення резервної копії на випадок збою системи.
До Microsoft Outlook 2013 файли PST також використовувалися для облікових записів IMAP або MAPI. Проте, починаючи з Outlook 2016, для облікових записів IMAP і MAPI використовується файл автономної таблиці сховища (OST).
Файли OST автоматично синхронізуються із сервером, якщо є підключення до інтернету. На відміну від PST, файл OST не можна імпортувати до Outlook, оскільки немає потреби в цьому.
При налаштуванні Outlook на новому комп’ютері та підключенні до пошти через IMAP або MAPI, усі ваші листи будуть завантажені автоматично з сервера.
Ключова відмінність між PST і OST полягає в тому, що вміст PST доступний лише у файлі. Натомість, вміст OST також зберігається на сервері та доступний на будь-якому іншому пристрої, який ви використовуєте для доступу до свого облікового запису.
Коли вони можуть знадобитися?
У більшості випадків вам не потрібно турбуватися про файли PST та OST. Ви навряд чи будете безпосередньо з ними контактувати, якщо не будете їх спеціально шукати.
Вони стають важливими при перенесенні даних на інший комп’ютер або архівуванні пошти. Для облікових записів POP3 необхідно скопіювати файл PST на новий комп’ютер і імпортувати його в Outlook. Інакше ви втратите всю свою пошту.
У випадку IMAP або MAPI важливо знати розмір вашої поштової скриньки на сервері. Якщо ви досягнете ліміту і захочете зберегти всі листи, доведеться експортувати їх частину у файл PST і видалити з сервера.
Згодом ви зможете переглядати ці листи, імпортувавши файл PST до Outlook, але на сервері вони вже будуть недоступні.