Чітке бачення того, яким має бути успіх проєкту, є головною метою на початковому етапі будь-якої ініціативи.
Одним із ключових елементів, що сприяють досягненню цієї мети, є належним чином сформований обсяг проєкту. Однак розробка такого документа не завжди є простим завданням.
Обсяг проєкту — це не просто перелік цілей, етапів, результатів, обов’язкових завдань, кошторисів витрат, необхідних ресурсів або встановлених термінів.
Часто він також чітко визначає, що саме проєкт не охоплюватиме. Це може здатися дещо дивним, адже проєкт має виконувати лише те, що входить до його меж. Проте, деякі фахівці воліють підкреслювати цей аспект для додаткової впевненості.
Обсяг проєкту – це документ, що фіксує домовленості між усіма зацікавленими сторонами, і на нього посилаються протягом усього життєвого циклу проєкту. Давайте розглянемо, як можна підійти до розробки такого важливого документа.
Розробка обсягу проєкту
Перш ніж почати, необхідно розробити стратегію для генерування достатньої кількості ідей та матеріалів, які ляжуть в основу майбутнього обсягу проєкту. Для цього існує кілька ефективних методів, деякі з яких наведено нижче.
#1. Мозковий штурм
Це класичний метод, відомий майже кожному, але ефективний мозковий штурм завжди є корисним, як і багато років тому.
Суть методу полягає в тому, щоб зібрати групу зацікавлених осіб для генерування якомога більшої кількості ідей. Потім ці ідеї аналізуються, доопрацьовуються, визначаються пріоритети та узгоджується остаточний набір тверджень, що формують вимоги до проєкту.
Модератор такої дискусії є ключовою фігурою, адже він повинен спрямовувати обговорення в потрібне русло, не обмежуючи при цьому свободу генерації ідей.
Також можна організовувати фокус-групи з більшою кількістю зацікавлених сторін. Це може бути особливо корисно, якщо учасники мають різну експертизу.
#2. Інтерв’ю
Ще один підхід – проведення індивідуальних зустрічей з кожною зацікавленою стороною окремо. Це дозволяє уникнути хаосу, але вимагає високої кваліфікації інтерв’юера.
#3. Опитування
Менш ефективним, але все ж можливим методом є проведення детальних опитувань із заздалегідь визначеними варіантами відповідей. Хоча це може дещо обмежити автентичність висловлювань, це може бути корисним, якщо ви краще розумієте потреби, ніж самі зацікавлені сторони.
#4. Бенчмаркінг
Вивчення та аналіз результатів схожих проєктів може спростити процес. Ви можете почерпнути корисні практики та виявити потенційні проблеми. Цей метод не дозволить впровадити інноваційні рішення, але якщо це не є пріоритетом, то він буде цілком доречним.
#5. Прототипування
Це цікавий, але, на жаль, не дуже поширений метод. Він передбачає створення макета кінцевого продукту для виявлення вимог та потенційних проблем. Такий підхід дає змогу отримати відчутне уявлення про майбутній проєкт ще до його початку.
#6. Структура декомпозиції робіт (WBS)
WBS — це класичний метод структурування майбутніх завдань у проєкті. Головна складність полягає в тому, що ви повинні знати та передбачити всі необхідні завдання ще на початку проєкту.
Звісно, на практиці це рідко буває можливо, тому WBS часто оновлюється та переробляється протягом проєкту. Таким чином, його початкова цінність дещо зменшується. Однак він все ще корисний для визначення обсягу проєкту шляхом переліку всіх очікуваних завдань.
Чому важливий обсяг проєкту?
Обсяг проєкту визначає його межі та встановлює очікування щодо результатів. Ось кілька конкретних причин, чому обсяг проєкту є важливим:
#1. Чіткість
Чітке розуміння того, яким повинен бути результат, є критично важливим. Без цього ніхто не зможе точно визначити, що вважатиметься успіхом.
#2. Встановлення очікувань
Обсяг проєкту встановлює очікування для команди, зацікавлених сторін та користувачів. Це мінімізує майбутні конфлікти та непорозуміння. Він також визначає, як діяти у нестандартних ситуаціях.
#3. Керівництво
Добре розроблений обсяг проєкту слугує основою для прийняття рішень. Кожне рішення має відповідати цілям проєкту.
Обсяг проєкту також допомагає проєкту залишатися в межах початкових цілей і не виходити за їхні рамки.
#4. Управління ресурсами
Обсяг проєкту визначає необхідні завдання та результати, що є основою для ефективного розподілу ресурсів.
Компоненти обсягу проєкту
Тепер, коли ми знаємо, як розпочати розробку обсягу проєкту та для чого він потрібен, важливо зрозуміти, які компоненти повинен містити якісний документ:
- Цілі проєкту
- Описують загальну мету проєкту та його завдання.
- Результати
- Перелік документів, послуг або готових продуктів, що є частиною очікуваного результату проєкту.
- Віхи
- Ключові моменти або контрольні точки в розкладі проєкту, що свідчать про його успішний прогрес.
- Межі обсягу
- Чітке визначення того, що входить до обсягу проєкту, а що виходить за його межі.
- Припущення
- Документування припущень щодо проєкту, наприклад, щодо термінів, бюджету або розподілу ресурсів.
- Обмеження
- Визначення обмежень, які можуть вплинути на хід проєкту.
- Ризики
- Виявлення потенційних ризиків, що можуть зашкодити проєкту, та розробка стратегій їх мінімізації.
- Зацікавлені сторони
- Визначення всіх ключових зацікавлених сторін, їх ролей та обов’язків.
- Критерії приймання
- Визначення умов, за яких результат проєкту вважається успішним або завершеним.
Шаблон для створення обсягу проєкту
Об’єднавши всі перелічені компоненти, ви створите шаблон для розробки обсягу проєкту. Ось покрокова інструкція для створення обсягу проєкту програмного забезпечення, застосунку або веб-сайту:
➡️ Визначте цілі проєкту, використовуючи один із описаних вище методів. Почніть із загальних цілей, а потім перейдіть до конкретних вимог. Опишіть, чого має досягти програмне забезпечення або веб-сайт як кінцевий результат.
➡️ Визначте результати проєкту, такі як продукти, документи, послуги або будь-які важливі заходи, що є критеріями успіху. Це може бути перелік усіх функцій та можливостей програмного забезпечення або веб-сайту.
➡️ Визначте межі проєкту, включно з тим, що входить до обсягу, а що ні. Це має містити чіткий опис обмежень та винятків.
➡️ Визначте припущення, що є актуальними для проєкту, наприклад, припущення щодо ресурсів, термінів або бюджетів.
➡️ Визначте обмеження проєкту, які можуть вплинути на його виконання. Це може стосуватися тих самих аспектів, що і припущення, але вже з точки зору обмежень.
➡️ Визначте ризики проєкту та розробіть стратегії їх мінімізації. Важливо пропрацювати ризики до того, як вони перетворяться на реальні проблеми.
➡️ Складіть перелік зацікавлених сторін, залучених до проєкту, включно з їхніми ролями та обов’язками.
➡️ Визначте критерії прийнятності проєкту, які мають бути виконані для того, щоб проєкт вважався завершеним та успішним. Це має бути чітке визначення того, що означає успіх для проєкту.
Найкращі практики для створення обсягу проєкту
Дотримуючись наведеного вище шаблону, завжди варто зважати на досвід минулих проєктів.
Здавалося б, що тема створення обсягу проєкту вже має бути добре вивчена, однак на практиці багато проєктів досі зазнають невдачі. Однією з причин є недостатньо чітко визначений обсяг проєкту. Ось кілька найкращих практик для створення надійного обсягу проєкту.
#1. Залучайте зацікавлених сторін
Залучайте всіх зацікавлених сторін на якомога більш ранніх етапах проєкту. Чим менше припущень і більше фактів, тим краще для проєкту. Ігнорування ідей та побажань ключових зацікавлених сторін може призвести до проблем у процесі виконання проєкту.
Більшість проблем буде виявлено під час етапу прийняття критеріїв проєкту, що є не найкращим часом для розв’язання початкових проблем проєкту.
#2. Дотримуйтеся шаблонів та процесів
Відсутність чітких процесів збільшує хаос та непередбачуваність. Процеси надають проєкту структуру, а шаблони визначають очікування щодо форми, що полегшує прийняття результатів.
#3. Будьте конкретними та вимірюваними
Використовуйте зрозумілу мову, знайому всім зацікавленим сторонам. Спілкуйтеся конкретними фактами, а не емоціями. Формулювання мають бути відкритими, чесними та вимірюваними для всіх сторін, що є запорукою добрих відносин.
#4. Спільний підхід
Коли потрібно прийняти рішення, застосовуйте спільний підхід. Залучайте якомога більше сторін для висловлення їхньої позиції. Бачення та погляди кожного важливі, тому прагніть порозуміння.
#5. Переглядайте та часто оновлюйте
Перегляд та оновлення обсягу проєкту має відбуватися на початку проєкту. Чим пізніше вносяться зміни, тим складніше розв’язувати їхні наслідки. Не варто чекати, що проблеми вирішаться самі собою, потрібно діяти.
Переваги добре розробленого обсягу проєкту
Отже, ви скористалися усіма порадами, створили шаблони та процеси, залучили всіх зацікавлених сторін і сформували чіткий обсяг проєкту. Які ж переваги принесе вся ця робота?
Перш за все, ви можете очікувати значного поліпшення в плануванні проєкту. Оскільки ви вже приділили час визначенню завдань, ви будете краще підготовлені до будь-яких дій з планування.
Ви також побачите покращення комунікації між усіма сторонами. Простіше кажучи, всі працюють в одному ритмі і мають чіткі цілі, однакові для всіх. Коли люди описують успіх одними й тими ж словами, це означає, що ви синхронізовані.
Зниження непередбачуваних ризиків є ще одним позитивним наслідком добре розробленого обсягу проєкту. Чим більше зусиль докладається для виявлення ризиків та їх пом’якшення, тим менша ймовірність виникнення несподіваних ситуацій. Ви також зможете оперативно вносити зміни до плану проєкту, якщо цього вимагатиме ситуація.
Крім того, покращується управління ресурсами. Хороший план сприяє оптимальному розподілу персоналу на потрібних етапах проєкту. Це природний результат якісного планування.
Ще одним позитивним наслідком є задоволення зацікавлених сторін. Люди будуть більш мотивовані працювати над проєктом, оскільки вони відчуватимуть його доречність. Погано визначений обсяг проєкту, навпаки, зменшує мотивацію.
Зрештою, результати вашого проєкту покращаться. Якщо заходи добре сплановані, то й результати будуть відповідними.
Висновок
Отже, ви отримали план дій для створення обсягу проєкту. Звичайно, це не єдине, що потрібно для успіху, але сподіваємось, це дасть вам важливі орієнтири.
Далі ви можете ознайомитися з шаблонами статуту проєкту, щоб плавно запустити свій проєкт.