Microsoft Teams надає можливість користувачам взаємодіяти як індивідуально з колегами, так і в групових чатах або через канали. Однак, коло осіб, з якими ви можете спілкуватися, обмежене співробітниками вашої організації.
Платформа Microsoft Teams пропонує два різних підходи для залучення зовнішніх користувачів: гостьовий та зовнішній доступ. Обидва ці варіанти повинні бути активовані адміністратором або власником команди через центр адміністрування Microsoft Teams.
Чат із зовнішніми контактами у Microsoft Teams
Зовнішніми користувачами вважаються ті, хто має адресу електронної пошти, зареєстровану в домені, відмінному від домену вашої організації.
Наприклад, якщо ваша компанія використовує домен myteamsdomain.com для електронної пошти, то лише користувачі з адресами в цьому домені можуть бути напряму додані до вашої команди. Усі інші домени електронної пошти вважаються “зовнішніми”, а їх власники – зовнішніми користувачами.
Активація зовнішнього доступу в Microsoft Teams
Для увімкнення зовнішнього доступу до Microsoft Teams вам знадобиться:
- Обліковий запис адміністратора команди
- Доменне ім’я користувача, якого ви хочете додати
Наприклад, додамо “gmail.com”, що дозволить нам запрошувати користувачів з Gmail як зовнішніх учасників до Microsoft Teams.
Інструкція:
- Відкрийте центр адміністрування Microsoft Teams.
- У лівій панелі перейдіть до розділу “Налаштування всієї організації” > “Зовнішній доступ”.
- Натисніть “Додати домен”.
- Введіть потрібний домен.
- Натисніть “Готово”.
Запрошення зовнішнього користувача
Після налаштування ви готові додавати зовнішніх користувачів до Microsoft Teams. Якщо у вас запущено десктопний додаток Microsoft Teams, рекомендуємо перезапустити його.
Порядок дій:
- Відкрийте Microsoft Teams.
- Перейдіть у вкладку “Чат”.
- Натисніть кнопку “Нова бесіда”.
- Введіть адресу електронної пошти користувача.
- Оберіть опцію “Шукати ззовні”.
- Надішліть повідомлення.
Важливо: Користувач повинен мати обліковий запис Microsoft Teams, який може бути безкоштовним. Повідомлення буде відправлено як запрошення до чату.
Порівняння: зовнішній користувач проти гостя в Microsoft Teams
Зовнішній користувач має значно обмеженіший доступ до вашої команди в Microsoft Teams порівняно з гостем.
Можливості гостя:
- Бере участь у зустрічах
- Переглядає канали в команді
- Відправляє повідомлення через канали
- Спілкується з іншими учасниками команди
Можливості зовнішнього користувача:
- Спілкується лише з членом команди, який його додав
- Може брати участь лише в індивідуальному чаті
- Не може приєднуватися до зустрічей або переглядати канали
Підсумки
Зовнішній доступ пропонує менше функцій у порівнянні з гостьовим доступом. Адміністратор може надати можливість членам команди легко спілкуватися з особами за межами організації, але також може вимкнути цю опцію, обмежуючи таку можливість. Якщо функція вимкнена, ви не зможете спілкуватися із зовнішніми користувачами, використовуючи обліковий запис Microsoft Teams вашої компанії.