Якщо ви займаєтесь протоколюванням зустрічей та їх розповсюдженням серед колег, то напевно знаєте, наскільки складно буває встежити за всім, що відбувається під час наради. Потрібно бути організованим, фіксувати ключові моменти, роз’яснювати деталі та розподіляти завдання між учасниками – і все це одночасно із активною участю в обговоренні.
На щастя, шаблон для створення нотаток зустрічей у Google Docs значно полегшує цей процес. Це проста, але надзвичайно корисна функція, яка може суттєво підвищити продуктивність ваших нарад.
Як створювати та поширювати нотатки зустрічей у Google Docs
Шаблони – це інструмент для підвищення ефективності. Замість того, щоб марнувати час на розробку структури нотаток, ви можете застосувати шаблони Google Docs та зосередитися на головному. Цей шаблон автоматично підтягує інформацію про зустріч з порядку денного у Календарі Google, що дозволяє швидко робити нотатки та обмінюватись ними з колегами.
Створення та розповсюдження нотаток зустрічей за допомогою вбудованого шаблону Google Docs є доволі простим процесом. Ось кроки, які вам потрібно виконати:
- Відкрийте новий документ Google Docs.
- Введіть символ “@” в документі та оберіть “Нотатки зустрічі” (розміщені в розділі “Блоки”) з меню, що випадає.
- З’явиться перелік усіх подій з вашого Календаря Google. Оберіть потрібну зустріч або подію.
- Додайте учасників та починайте записувати свої нотатки.
Щоб прикріпити нотатки зустрічі до події у календарі, натисніть кнопку “Прикріпити” праворуч. Це дозволить учасникам мати доступ до нотаток зустрічі з їхнього Календаря Google.
Крім того, ви можете відправити нотатки зустрічі учасникам електронною поштою. Для цього натисніть на значок конверта зліва.
Також ви можете додати будь-які додаткові файли з Google Диску до нотаток зустрічі. Для цього натисніть на три крапки зліва та оберіть “Прикріпити файли з Диску”.
Як створювати та призначати завдання у Google Docs
Під час зустрічі ваша команда, скоріш за все, дійде згоди щодо конкретних дій, які необхідно виконати. Google Docs надає простий спосіб фіксувати ці завдання та призначати їх конкретним членам команди, що спрощує подальшу роботу. Ось як це можна зробити:
- Сформулюйте завдання, які потрібно виконати, у вигляді пунктів.
- Двічі клікніть на завданні, щоб виділити його.
- Натисніть на іконку “Додати коментар” та введіть свій коментар.
- У цьому ж текстовому полі введіть символ “@”, а потім ім’я особи, відповідальної за виконання завдання.
- Поставте відмітку у полі для коментарів, щоб призначити завдання. Цю відмітку обов’язково потрібно поставити, щоб особа отримала сповіщення про завдання.
- Нарешті, натисніть “Призначити”.
Переваги використання Google Docs для створення нотаток
Використання шаблону для створення нотаток у Google Docs може підвищити продуктивність ваших зустрічей та покращити взаємодію між учасниками. Головна перевага використання Google Docs порівняно з іншими інструментами для нотування полягає в тому, що ви працюєте в звичному середовищі і вам не потрібно встановлювати нічого нового.
Ось ще декілька причин, чому варто почати використовувати Google Docs для фіксації важливих приміток та завдань:
1. Спільна робота в реальному часі
Інструменти Google Docs для спільної роботи в реальному часі дозволяють усім учасникам наради бачити оновлення, призначені завдання та виконані пункти у міру їх виконання.
2. Покращена підзвітність
Призначення завдань з відповідними відмітками конкретним членам команди гарантує підзвітність та стимулює вашу команду виконувати завдання вчасно.
3. Віддалений доступ
Оскільки Google Docs працює в хмарі, ваші нотатки зустрічей доступні з будь-якої точки світу, де є підключення до Інтернету. Учасники команди можуть переглядати, редагувати та відстежувати нотатки та завдання незалежно від свого фізичного місця перебування.
4. Економія часу
Зручний інтерфейс та вбудований шаблон для створення нотаток звільняє вас від необхідності займатися організацією нотаток під час зустрічі. Це дозволяє вам активно брати участь у нараді, а не занурюватися у нотування та організацію.
Оптимізуйте процес створення нотаток зустрічей за допомогою Google Docs
Створення нотаток зустрічей з використанням Google Docs максимально спрощено. Ця зручна функція дозволяє робити нотатки швидше та ефективніше, ніж будь-коли раніше.
Крім того, тісна інтеграція з Календарем Google гарантує, що ви та всі інші учасники можете переглядати, спільно працювати та відстежувати завдання в реальному часі. Скориставшись цим шаблоном, ви можете підвищити продуктивність та покращити співпрацю у вашій команді.