Коли ви надсилаєте електронний лист до групи контактів Outlook (формально відомої як список розсилки), ви можете приховати адреси електронної пошти в групі від одержувачів. Ось найпростіший спосіб захистити особисту інформацію людей.
Що таке контактна група?
У Office 365 (O365), передплатній версії Office від Microsoft, дві окремі групи замінили списки розсилки:
Групи O365: створені для співпраці на льоту між групою людей, ці групи включають спільну поштову скриньку, календар, сховище файлів, планувальник і блокнот OneNote. Вони чудово підходять для невеликих проектних команд, організації репетицій місцевої театральної групи чи будь-якого іншого сценарію, коли вам потрібні швидкі та прості інструменти для співпраці.
Контактні групи: це купа електронних адрес, доданих до групи. Замість того, щоб додавати кожного з них окремо до електронного листа, ви можете надіслати електронний лист із назвою групи, і кожен у цій групі буде додано як одержувач. Якщо ви думаєте, що це схоже на список розсилки, ви були б праві, за одним помітним винятком: за замовчуванням списки розсилки (і групи O365) відображаються в глобальній адресній книзі вашої організації, щоб усі могли їх бачити. Контактні групи є особистими для вас.
Якщо у вас немає O365 і ви використовуєте окрему версію Office без веб-програм, вам все одно можуть бути доступні списки розповсюдження. Ми покажемо вам, як приховати імена одержувачів у групі контактів, але ті самі дії працюють для списків розсилки.
Чому б ви приховували імена в контактній групі?
Іноді це просто звичайна ввічливість. Ваші друзі можуть бути в порядку, якщо ви зв’язуєтеся з ними електронною поштою, але вони, ймовірно, не хочуть, щоб їхня контактна інформація ділилася з усіма, кому ви масово надсилаєте електронні листи.
Велика кількість проблем із захистом даних та відповідністю дає вагомі причини приховати чиюсь адресу електронної пошти. Якщо ви маєте справу з будь-якою конфіденційною інформацією, особливо фінансовою чи медичною, ви, ймовірно, зобов’язані зберігати особисті дані людей конфіденційними.
Адреси електронної пошти часто легко зв’язати з реальною людиною, оскільки як HIPAA в Сполучених Штатах, так і GDPR в Європі розглядають їх як «ідентифікаційну інформацію». Тож якщо ви, наприклад, надсилаєте електронний лист до групи підтримки, вам не слід повідомляти контактну інформацію одержувача.
Як приховати імена в контактній групі?
Хороша новина полягає в тому, що приховувати імена за допомогою параметра BCC під час створення електронної пошти легко.
BCC означає сліпу копію. Ви майже напевно використовували параметр CC (копія), коли хочете включити когось, хто не є основним одержувачем електронного листа. BCC працює точно так само, як CC, за винятком того, що одержувачі BCC бачать лише ім’я відправника та ім’я особи в полі «Кому».
Люди, яким було надіслано приховувану копію, також не бачать, чи хтось отримав копію, і не отримують жодних відповідей, якщо хтось натисне «Відповісти всім».
Поле BCC не відображається за замовчуванням, коли ви створюєте новий електронний лист, але отримати доступ до нього легко. Відкрийте нову пошту в Outlook і натисніть Параметри > Прихована копія.
Це відобразить поле BCC у новій пошті.
Ви повинні зробити це лише один раз. У майбутньому у всіх електронних листах відображатиметься параметр BCC. Якщо ви хочете приховати поле «Прихована копія», натисніть «Параметри» > «Прихована копія» з будь-якої електронної пошти, і воно більше не з’явиться.
Тепер, коли це видно, введіть своє ім’я в поле «Кому», а групу контактів — у поле «Прихована копія».
Усі в групі контактів отримають електронний лист, але вони зможуть бачити лише того, хто його надіслав (ви) та людину в полі «Кому» (також ви).
Коли ви це зробите вперше, подумайте про те, щоб розмістити в електронному листі примітку, яка пояснює людям, що ви використовуєте BCC, щоб захистити їх конфіденційність. Це не дасть вашим менш технічно підкованим одержувачам замислюватися, чому вони отримують електронний лист, який виглядає так, ніби воно від вас!