Штучний інтелект (ШІ) відкриває нові можливості для оптимізації проведення зустрічей, вирішення типових проблем та підвищення загальної продуктивності.
Зустрічі, незалежно від формату – онлайн чи офлайн, відіграють важливу роль у роботі кожного професіонала та бізнесу. Вони є платформою для обговорення ключових питань, стратегій та планів дій.
Однак, підготовка та проведення ефективної зустрічі вимагає значних зусиль. Це включає мозковий штурм, розробку порядку денного, фіксацію рішень, редагування матеріалів, підготовку презентацій та багато іншого.
Якщо ці процеси виконуються вручну, вони можуть зайняти багато часу та ресурсів, а також підвищується ризик неефективності та помилок.
Такі фактори можуть негативно вплинути на хід зустрічі та її результати. Саме тому виникає потреба в інструментах, які можуть вирішити ці проблеми.
Застосування штучного інтелекту може значно підвищити ефективність зустрічей, забезпечити професійний підхід та досягнення поставлених цілей.
У цій статті ми розглянемо поширені проблеми, пов’язані з організацією зустрічей, та покажемо, як штучний інтелект може допомогти їх вирішити.
Отже, почнемо!
Управління часом
Іноді онлайн-зустрічі можуть виходити за рамки запланованого часу. Це може викликати роздратування та незручності у учасників, особливо якщо вони мають інші зобов’язання після зустрічі.
Аналогічно, затримка початку зустрічі також створює проблеми. Учасникам доводиться чекати, що є не прийнятним у сучасному динамічному світі. Це також може свідчити про несерйозне ставлення організатора до часу інших людей. Як наслідок, деякі учасники можуть залишити сесію, що негативно вплине на виконання порядку денного.
Тому, правильна організація часу зустрічі є надзвичайно важливою. Це дозволить всім учасникам вчасно приєднатися, провести продуктивну дискусію, завершити обговорення у визначений час та повернутися до своїх справ.
ШІ-рішення: Штучний інтелект може допомогти вам ефективно керувати часом онлайн-зустрічей, забезпечуючи їх успіх. Існують ШІ-інструменти для відстеження перебігу зустрічі, гарантуючи дотримання запланованого графіка.
Крім моніторингу, ШІ-інструменти можуть надсилати нагадування про наближення часу завершення зустрічі, дозволяючи завершити її в організований спосіб, а не в поспіху.
Планування зустрічі
Незалежно від формату, планування зустрічі може бути складним завданням. Необхідно знайти дату та час, які підходять усім учасникам. Враховуючи завантаженість сучасних графіків, збір усіх разом, навіть онлайн, може бути проблематичним.
Процес планування також ускладнюється необхідністю перегляду календарів, координації з командою, вирішення можливих конфліктів тощо.
ШІ-рішення: Завдяки ШІ процес планування зустрічей стає простішим та ефективнішим. ШІ-інструменти можуть аналізувати графіки учасників та пропонувати оптимальний час для зустрічі, враховуючи їхню доступність.
Ці інструменти також враховують часові пояси учасників, час на дорогу та інші фактори для вибору найбільш зручного часу. Крім того, ШІ-інструменти можуть автоматично вирішувати конфлікти розкладів та розсилати запрошення.
Для планування можна використовувати такі інструменти, як Reclaim.ai, Clockwise та інші.
Встановлення чіткого порядку денного
Іноді порядок денний зустрічі може бути незрозумілим як для учасників, так і для організатора. Це означає, що немає чіткого розуміння теми обговорення, що суперечить самій меті зустрічі.
Крім того, розробка ефективного порядку денного вимагає значних зусиль. Це потребує часу на дослідження, обговорення, організацію, документування та внесення правок.
В результаті, учасники можуть відволікатися від обговорення або мати очікування, які не відповідають дійсності. Це може зробити зустріч непродуктивною, а мета – недосяжною.
ШІ-рішення: Штучний інтелект може допомогти створити порядок денний зустрічі, визначивши пріоритетні питання. ШІ може автоматизувати процеси дослідження, організації, документування, форматування та редагування, що значно заощадить час та зусилля.
Крім того, ШІ-інструменти можуть представляти порядок денний у чіткому та легкому для читання форматі, звільняючи від необхідності ручного збору та форматування даних.
Робота з повторюваними завданнями
Проведення зустрічі включає багато повторюваних, трудомістких завдань, таких як планування, дослідження, введення даних вручну, документація, організація, розсилання запрошень тощо. Якщо більшу частину часу витрачати на ці рутинні задачі, не залишиться часу на творчість та розвиток, що може негативно вплинути на зростання організації.
ШІ-рішення: Застосування ШІ-інструментів для автоматизації цих повторюваних процесів допоможе заощадити значну кількість часу. ШІ-помічники можуть спростити підготовку до зустрічі, розсилання запрошень, організацію подальших дій та інші завдання.
ШІ може допомогти у створенні порядку денного, фіксації деталей зустрічі, плануванні, розсиланні повідомлень, нагадувань та інших рутинних процесах.
Запис сеансу
Запис важливих обговорень на зустрічі дозволяє повернутися до них пізніше для використання у навчанні або проєктах. Під час зустрічі може обговорюватися велика кількість інформації, і запам’ятати все неможливо. Запис сесії дозволяє переглянути важливі моменти згодом.
Однак, не всі онлайн-платформи для конференцій мають функцію запису зустрічей. Внаслідок цього, важливі обговорення можуть бути втрачені. Це може негативно вплинути на реалізацію проєкту або розуміння досліджуваної теми.
ШІ-рішення: ШІ-інструменти можуть записувати всю зустріч, щоб не втратити жодної важливої інформації. Повторний перегляд запису дозволить зрозуміти важливі аспекти обговорення. Це допоможе у виконанні проєктів та завдань, якщо на зустрічі обговорювалися важливі етапи їх реалізації.
Інструменти, такі як Loom, Fathom, Fireflies, можна використовувати для запису зустрічей.
Підведіть підсумки зустрічі
Якщо ви не мали можливості бути присутнім на зустрічі, короткий виклад питань, що обговорювалися, може бути дуже корисним. Навіть якщо ви були на зустрічі, резюме також може бути корисним.
Детальне, добре структуроване резюме зустрічі включає ключові дії, рішення, результати, процеси тощо. Самостійне підбиття підсумків може зайняти багато часу, зусиль та призвести до помилок.
ШІ-рішення: ШІ може автоматично підсумувати зустріч. Інструмент ШІ може допомогти зафіксувати ключові моменти, рішення, та інші важливі деталі для подальшого використання у навчанні чи роботі.
Інструмент дозволяє отримати вичерпне, добре відформатоване та задокументоване резюме, що дає можливість зрозуміти суть зустрічі, незалежно від присутності на ній. Це також спрощує роботу учасників, яким не потрібно робити нотатки під час сесії та втрачати важливі деталі. Завдяки цьому, вони можуть зосередитися на участі в обговоренні.
Інструменти для підбиття підсумків зустрічей: MeetGeek, Otter, Sembly тощо.
Аналіз даних
Аналіз ефективності зустрічей допомагає виявити проблеми, пов’язані з порядком денним, розкладом, часом, координацією та іншими факторами.
Аналізуючи ці дані, можна вирішити проблеми та покращити проведення зустрічей, забезпечивши позитивний досвід для учасників. Тому, необхідно вимірювати результати зустрічі та виявляти позитивні та негативні моменти. Без аналізу даних, проблеми, які впливають на зустрічі, залишаться непоміченими.
ШІ-рішення: Аналітика на основі ШІ допоможе зібрати корисні дані для покращення зустрічей. На ринку є багато інструментів, що збирають дані про віртуальні зустрічі, такі як відео, аудіо, нотатки, відвідуваність, залученість, результати, управління часом, ефективність, використання порядку денного тощо.
Аналітичні ШІ-інструменти представляють цю інформацію у структурованому та зрозумілому форматі, що дозволяє легко виявити проблеми, відстежувати прогрес та вносити необхідні корективи. ШІ-інструменти дозволяють отримати повну картину віртуальних зустрічей, оцінюючи їхній успіх. Це призводить до покращення якості та ефективності майбутніх зустрічей.
Інструменти ШІ для аналізу зустрічей: Gong, Chorus.ai та інші.
Ефективна співпраця та спілкування
Недоліки у спілкуванні між учасниками зустрічі можуть призвести до погіршення координації. Ідея проведення зустрічі полягає у здоровій дискусії, щоб досягти висновку та мети.
Іноді мовний бар’єр або фізичні вади можуть стати перешкодою. Крім того, учасники зустрічі можуть бути незнайомі між собою, що може ускладнити початок розмови. Організатор повинен створити сприятливу атмосферу для віртуального знайомства та комфортної участі в дискусії.
Відсутність підтримки спілкування може вплинути на співпрацю команди. Також, під час проведення онлайн-заняття необхідно створити навчальне середовище, в якому учні матимуть можливість спілкуватися та ставити питання.
ШІ-рішення: Програмне забезпечення на основі ШІ зменшує розрив у спілкуванні між учасниками зустрічі. ШІ пропонує можливості обробки природної мови, розпізнавання мовлення, переклад мови тощо.
Щоб підвищити продуктивність зустрічі, ознайомте учасників з порядком денним заздалегідь. Це дозволить їм підготуватися та зосередитися під час сесії.
Також, можна використовувати ШІ-інструменти для співпраці під час зустрічей, які мають такі функції, як обмін даними, спілкування в режимі реального часу, редагування документів, віртуальна дошка, управління проєктами тощо. Ці інструменти допомагають командам ефективно працювати разом.
Якщо хтось хоче додати щось до обговорення, він може скористатися функцією підняття руки. Організатор може надати слово. Також, редагування документів в реальному часі дозволяє кільком користувачам одночасно працювати над одним документом.
Інструменти ШІ для покращення спілкування та співпраці: ClickUp, Spacemaker, Voice App для перекладу тощо.
Прийняття зважених рішень
Іноді командам важко прийняти правильне рішення навіть після тривалих обговорень. Якщо рішення приймаються поспішно, без належної оцінки, мета зустрічі може здаватися безглуздою.
Неправильне рішення може негативно вплинути на організацію. Тому, необхідно приймати зважені рішення в потрібний час.
ШІ-рішення: Штучний інтелект спрощує процес прийняття рішень. Інструменти ШІ забезпечують отримання даних в реальному часі, точний аналіз та прогнозне моделювання, що дозволяє приймати рішення на основі даних.
Крім того, ШІ може покращити зустрічі за допомогою:
- Включення мовного перекладу в реальному часі.
- Конспектування наради.
- Автоматичної транскрипції зустрічей.
- Інтеграції різних інструментів, що дозволяє користувачам отримати доступ до них з одного інтерфейсу.
- Захисту зустрічей за допомогою шифрування, MFA та інших методів.
- Допомоги у дотриманні нормативних вимог, таких як GDPR, HIPAA тощо.
Інструменти ШІ для прийняття рішень: Rationale, Scaler та інші.
Асистенти зустрічі AI
Розглянемо декілька ШІ-інструментів, які можуть допомогти оптимізувати зустрічі.
#1. MeetGeek
MeetGeek – це універсальний ШІ-помічник для зустрічей, що працює з різними платформами, такими як Zoom, Teams та Google Meet. Він підвищує ефективність зустрічей, дзвінків клієнтам та співбесід.
ШІ-інструмент автоматично записує відео зустрічей, підсумовує їх, робить транскрипції та поширює інформацію. MeetGeek може автоматизувати процеси від ведення нотаток та транскрибування до координації рішень. Інструмент організовує деталі зустрічі у доступному для пошуку місці, що дозволяє збагачувати бібліотеки, додаючи аудіофайли та стенограми. Він інтегрується з більш ніж 2000 програмами через Zapier та інші інструменти.
#2. Otter
Otter підвищує продуктивність зустрічей завдяки ключовим висновкам, нотаткам та живим транскрипціям. Він також допомагає у плануванні зустрічей, підключивши Otter до Microsoft або Google Calendar.
Otter працює з такими платформами, як Teams, Zoom та Google Meet. Можна записувати зустрічі в реальному часі, а також позначати завдання для колег. Otter може створювати автоматизовані підсумки з гіперпосиланнями та розсилати їх учасникам.
#3. Лаксіс
Лаксіс спрощує зустрічі та фіксує ключові ідеї під час взаємодії з клієнтами. Понад 20 тисяч професіоналів довіряють цьому ШІ-помічнику. Він допомагає зосередитися на зустрічах, позначати елементи, які потрібно виконати пізніше та записувати коментарі.
Інструмент фіксує результати нарад та допомагає приймати чіткі рішення. Він пропонує персоналізовані шаблони, щоб зосередитися на розмовах. Також є функції транскрипції в реальному часі, додавання тегів, редагування та інтеграції з популярними інструментами.
Висновок
Штучний інтелект допомагає зробити зустрічі продуктивними та успішними, оптимізуючи майже кожен їх аспект. ШІ допомагає у плануванні, створенні порядку денного, документації, запрошенні учасників та проведенні зустрічі.
Також можна ознайомитися з найкращими шаблонами порядку денного для більш ефективних зустрічей.