Документ, що окреслює обсяг робіт, є важливим інструментом для забезпечення ясності та уникнення непорозумінь під час реалізації проєктів, особливо у співпраці із зовнішніми замовниками.
Сучасний бізнес часто потребує взаємодії з різними сторонами для успішного завершення проєкту. Для такої співпраці необхідний чіткий документ, до якого можна звернутися у випадку, коли зовнішні партнери не виконують проєктні завдання відповідно до узгоджених параметрів.
Одним з таких важливих документів є саме обсяг робіт. Він є необхідним щоразу, коли ви берете участь у нових проєктах або співпрацюєте з третіми сторонами.
Прочитавши цю статтю, ви дізнаєтеся, як створити документ про обсяг робіт, використовуючи зрозумілу та лаконічну мову. Також ознайомитесь з онлайн-ресурсами, які надають різноманітні шаблони та конструктори форм для цих документів.
Вступ
Обсяг робіт (Scope of Work, SoW) — це детальний документ, що визначає основу проєкту. Його часто розглядають як письмову угоду між виконавцем та зацікавленими сторонами, до яких належать агенти, постачальники послуг і субпідрядники.
У цьому документі зазвичай міститься опис процесу виконання кожного завдання або етапу проєкту, очікувані результати, графіки оплати та загальний підхід. Він дозволяє фрілансерам або командам чітко визначити очікування зацікавлених сторін від проєкту.
У разі виникнення непорозумінь, документ слугує джерелом для вирішення розбіжностей. Він допомагає всім сторонам зрозуміти свої обов’язки, щоб проєкт був успішним для всіх. Документ SoW є чудовим інструментом ефективної комунікації, відсутність якого може призвести до розриву відносин між проєктом, клієнтом та зацікавленою стороною.
Основні складові
Залежно від типу проєкту та сфери діяльності, документ SoW може відрізнятися. Однак, існують загальні елементи, які важливо включати майже в усі документи для забезпечення прозорості.
Ключова інформація
У кожному документі SoW необхідно вказувати основні відомості про проєкт, щоб читачі відразу розуміли, про що йдеться. Сюди входять назва проєкту, ім’я автора, ім’я клієнта, дата створення та інша важлива інформація.
Цілі проєкту
Короткий опис проєкту в SoW завжди є корисним. Важливо вказати історію проєкту, цілі, формулювання проблеми та залучених осіб, але у стислій формі.
Опис товарів і послуг у вигляді переліку
Переходимо до найважливішої частини документа – товарів та послуг, які ви будете надавати або виконувати в рамках проєкту.
Рекомендується розбити результати на менші частини і перерахувати їх як завдання та підзавдання. Незалежно від того, чи це проєкт фрілансера, чи команди, вкажіть завдання в таблиці разом із запланованими термінами завершення та контактними особами.
Результати проєкту
Хоча цей пункт не є обов’язковим для всіх документів SoW, згадка про те, що клієнт отримає після завершення проєкту, є дуже корисною. Це допоможе клієнту зрозуміти, чого очікувати від вас та вашої команди.
Час проєкту
Час є критично важливим у будь-якому проєкті, тому необхідно вказати терміни його виконання. Зазначте дату початку робіт і орієнтовну дату завершення. Також згадайте про важливі етапи або досягнення, яких ви прагнете досягти в процесі роботи.
Перелік робіт, що не входять до обсягу
Цей додатковий розділ може значно покращити якість документа SoW. У ньому варто перерахувати все, що не входить до вашого проєкту, але клієнти можуть очікувати. Це допоможе уникнути непорозумінь та забезпечить прозорість.
Порядок внесення змін
Оскільки документ SoW створюється до початку проєкту, згодом може виникнути потреба внести зміни до обсягу робіт. Тому важливо включити порядок внесення змін до цього документу.
Умови оплати
Усі платні проєкти повинні містити розділ, де вказано вартість проєкту та способи оплати. Якщо для проєкту потрібні інвестиції в матеріали, робочу силу, інфраструктуру або інші накладні витрати, це також має бути зазначено в цьому розділі. Не забудьте вказати графік платежів, проміжні виплати та інші деталі.
Правила та умови
Умови проєкту мають бути викладені в цьому розділі. Тут також можна роз’яснити терміни, що використовуються в SoW, та будь-які інші умови, які не були чітко визначені раніше.
Прийняття
На завершення додайте розділ, який перетворить документ на юридично обов’язковий договір. Тут передбачте місце для підпису клієнта, а також для підписів інших зацікавлених сторін.
Приклади використання
Будь-яка угода між клієнтом та аутсорсинговою стороною має бути оформлена у вигляді документа SoW. Ось кілька прикладів, де використовуються документи SoW та їхні шаблони:
#1. Будівельні та архітектурні роботи
Оскільки архітектурні роботи для будівель як комерційного, так і особистого призначення пов’язані зі значними витратами, ризиками та часовими затратами, варто використовувати стандартизований документ SoW, який застосовується більшістю будівельних компаній.
Наведений нижче шаблон є стандартизованим документом SoW, що включає всі важливі елементи, такі як опис проєкту, інформація про клієнта та проєкт, процес вибору архітектора, графік проєкту, вимоги до затвердження, загальна мета тощо.
Завантажити: Шаблон для архітектурних робіт у форматі MS Word/Google Docs
#2. Ремонт інтер’єру та екстер’єру
Різні агентства та підрядники з декору для дому використовують документ SoW для оформлення угод щодо ремонту індивідуальних або бізнес-проєктів. Цей шаблон стане у нагоді, якщо ви новачок у цій сфері та не знаєте, як створити власний документ.
Наведений нижче шаблон SoW був розроблений з урахуванням потреб генеральних підрядників США при реконструкції комерційних та житлових будівель. Він містить усі “необхідні” елементи для ремонтних робіт. Проте ви можете додати або видалити деякі елементи залежно від конкретного проєкту.
Завантажити: Шаблон для ремонтних робіт у форматі MS Word/Google Docs
#3. Проєкти з озеленення житлових та комерційних територій
Проєкти ландшафтного дизайну включають не лише практичні роботи, але й творчі рішення. Документ SoW є можливістю для вас продемонструвати свої креативні навички та дизайнерський смак, що може стати додатковою перевагою для клієнта при виборі вашої агенції.
Цей шаблон SoW для ландшафтного дизайну має блоки зображень, де можна розмістити логотип бренду, колірну палітру, значки та приклади робіт. Є додаткова порожня сторінка для додаткової інформації. Для кожної сторінки можна змінити зображення прикладу ландшафту.
Завантажити: Шаблон SoW для озеленення у форматі MS Word/Google Docs
#4. Маркетинг у соціальних мережах
Надання допомоги підприємствам у просуванні в соціальних мережах є прибутковим. Цим займаються фрілансери та агентства цифрового маркетингу. Якщо ви також працюєте у цій сфері, документ SoW може бути дуже корисним.
Ознайомтеся з організованим, чітким та професійним шаблоном SoW для маркетингу в соціальних мережах, який агентства та фрілансери можуть використовувати у комерційних цілях. Він містить обов’язкові компоненти документа SoW, такі як дані клієнта, опис проєкту, деталі кампанії, ключові результати, таблиці кампанії тощо.
Завантажити: Шаблон SoW для маркетингу у соціальних мережах у форматі MS Word/Google Docs
#5. Державні контракти
Документ SoW є надзвичайно важливим для контрактних робіт, які ви можете отримати від федеральних органів, штатів, муніципалітетів та округів. Зазвичай державні контракти є найбільш складними за змістом та обсягом.
Тут ви знайдете приклад шаблону SoW для державних контрактних проєктів. Він дозволяє додати логотип вашої організації та іншу інформацію SoW, таку як назва організації, назва проєкту, дані автора, передумови та цілі проєкту, опис проєкту, розклад, пропозиція щодо вартості постачальника тощо.
Вам може знадобитися додати або виключити певний вміст залежно від проєкту державного контракту. Ознайомтеся з вимогами проєкту щодо формату документа SoW, перш ніж подавати його остаточний варіант.
Завантажити: Шаблон SoW для державних контрактів у форматі MS Word/Google Docs
Рекомендації щодо створення документа SOW ✔
- Включайте чіткі деталі щодо робіт, оплати, ресурсів, термінів виконання, етапів тощо.
- Додавайте візуальні елементи, наприклад, зображення кінцевого продукту або послуги, графіки, діаграми, таблиці тощо.
- Якщо документ містить спеціалізовану термінологію, переконайтеся, що ви та сторона, яка підписує документ, розумієте її перед початком проєкту.
- Якщо це довгостроковий проєкт зі складними результатами, залежними від часу, встановіть графік перегляду SoW з місячною або квартальною періодичністю.
- Документ також має містити визначення успішного завершення проєкту. Після завершення проєкту клієнт повинен легко перевірити його відповідність критеріям успіху.
- Робіть документ SoW чітким, лаконічним та стислим. Уникайте зайвих слів, щоб не перевантажувати документ.
- Підготуйте документ, співпрацюючи із зовнішніми та внутрішніми зацікавленими сторонами. Наприклад, внутрішніми зацікавленими сторонами буде ваша проєктна команда, а зовнішніми зацікавленими сторонами будуть клієнт та сторонні постачальники.
- Зазначайте послуги, що не входять до проєкту, наприклад, хостинг після розробки вебсайту, публікація додатку після розробки додатка тощо, якщо клієнт за них не платить.
Перейдемо до того, чого не слід робити під час створення документа про обсяг робіт (SOW).
Чого не слід робити під час створення документа SOW ❌
- Не соромтеся використовувати шаблони документів SoW та приклади з відповідних проєктів під час створення власного документа. Це допоможе заощадити час та зусилля.
- Не включайте нечіткий та двозначний контент, який субпідрядники, постачальники та інші треті сторони можуть використати у власних інтересах.
- Не поспішайте під час складання документа про обсяг робіт. Обговоріть усі деталі з вашою командою, включаючи визначення, етапи, обмеження та бюджет.
- Чітко розмежовуйте результати проєкту, які “включені” і “не включені” до обсягу робіт.
- Якщо проєкт передбачає професійне навчання, обов’язково вкажіть це в документі разом з відповідними витратами.
- У деяких документах SoW відсутній покроковий робочий процес для клієнта щодо перевірки результатів та оголошення про завершення проєкту. Переконайтеся, що ви не допускаєте цієї помилки. Включіть попередньо узгоджені етапи, які визначають проєкт як завершений.
- Довгострокові проєкти можуть вимагати змін обсягу робіт та результатів. Обов’язково вкажіть можливість таких змін у документі SoW.
Перегляньте також безкоштовні ресурси для пошуку шаблонів документів SOW.
Безкоштовні ресурси з шаблонами
Smartsheet
На Smartsheet користувачі можуть знайти різноманітні безкоштовні робочі шаблони для особистого використання. Шаблони доступні у форматах Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs та Google Sheets.
Цифровий маркетинг, комерційне будівництво, розробка програмного забезпечення, дизайн інтер’єру, веб-дизайн та реконструкція – це деякі популярні сфери, де ви можете використовувати шаблони з цієї платформи.
Template Archive
Template Archive – це ще один веб-сайт, де можна знайти безкоштовні ресурси для створення документів про обсяг робіт. Шаблони мають різний дизайн та формат, тому ви можете вибрати відповідно до вашого бренду або проєкту. Крім того, їх легко завантажити та редагувати для створення унікального документа SoW.
FormSwift
FormSwift пропонує два способи створення документа про обсяг робіт для вашої наступної проєктної пропозиції. Перший – завантажити загальний шаблон у форматі Microsoft Word або Adobe PDF з веб-сайту. Потім ви можете заповнити порожні поля, щоб створити власний документ SoW.
Другий – скористатися конструктором SoW, де ви вводите необхідні дані, а конструктор автоматично створює документ. Створення документа онлайн на цій платформі займає близько 20 хвилин.
Заключні слова
Тепер ви знаєте, що таке документ про обсяг робіт, з яких компонентів він складається, а також що потрібно та чого не можна робити для створення професійного документа SoW. Крім того, ви ознайомилися з деякими прикладами використання цих документів.
Для подальшої допомоги, стаття описує онлайн конструктори документів та бібліотеки шаблонів. Ви можете створити документ SoW онлайн, використовуючи будь-яку з наведених вище платформ, або дотримуючись покрокового керівництва, або завантаживши та налаштувавши шаблон.
Також вас можуть зацікавити популярні інструменти електронного підпису документів, як-от обсяг робіт або робочі замовлення.