Керування запасами: Штрих-коди в Excel та Google Таблицях
Бажаєте налагодити точний та ефективний облік запасів? Мрієте про автоматизацію закупівельних процесів у вашому бізнесі? Вам неодмінно знадобляться штрих-коди, і найкращим рішенням для їх створення та управління є використання Excel та Google Таблиць.
З моменту патентування штрих-кодів Норманом Джозефом Вудлендом та Бернардом Сільвером минуло вже понад пів століття. Проте, штрих-коди залишаються незамінними, коли потрібно швидко та ефективно зчитувати стислу інформацію, нанесену на споживчі товари чи бізнес-активи. Технологічні компанії постійно вдосконалюють існуючі формати, створюючи нові версії на основі базових принципів.
Сьогодні багато компаній автоматизують процеси генерації, друку та декодування штрих-кодів за допомогою таких надійних інструментів, як Excel та Таблиці. Далі ви дізнаєтеся більше про штрих-коди, їх застосування та переваги використання.
Що таке штрих-код?
Штрих-код – це машиночитане зображення цифр та символів, представлене у вигляді штрихів та проміжків.
Завдяки штрих-кодам, спеціалізовані пристрої здатні зчитувати інформацію для ідентифікації товару з відповідної бази даних інвентарю або роздрібної торгівлі. Ці зображення складаються з чорних ліній та проміжків між ними. Ширина та форма ліній можуть відрізнятися залежно від типу штрих-коду, його стандарту та символіки.
Чорні лінії зазвичай розташовані паралельно, з певними проміжками між ними. Таке поєднання чорного та білого кольорів можна порівняти з азбукою Морзе, яка, до речі, стала основою для винайдення технології штрих-кодів.
Штрих-коди зазвичай містять цифри та літери. Довжина даних залежить від використовуваного стандарту. Наприклад, система штрих-кодів Industrial 2 of 5 може містити від 2 до 30 символів.
Як працює штрих-код?
Основний принцип роботи штрих-кодів полягає у формі та ширині чорних паралельних ліній. Різна ширина смуг зазвичай відображає цифри 1 та 0. Для представлення цифр від 0 до 9, чорні смуги розташовуються в певному порядку.
Схема чорних смуг та відповідні їм дані залежать від стандарту штрих-кодів.
Ось декілька популярних стандартів штрих-кодів:
- Універсальний код товару (UPC)
- Європейський номер товару (EAN), який застосовується в Європі
- Код 39, що використовується виключно Міністерством оборони США
- Код 128, популярний у галузі B2B
- PDF417, спеціально розроблений для ідентифікаційних карток
Ця послідовність чорних смуг – це заздалегідь визначений алгоритм, який зберігається в системах роздрібних продажів, програмному забезпеченні для обліку запасів тощо. Для зчитування даних достатньо просто відсканувати штрих-код.
Для сканування використовується спеціальне обладнання, яке фіксує лазерне світло, зазвичай червоного або зеленого кольору. Всередині сканера знаходиться оптичний перетворювач сигналу в цифровий, який зчитує відбитий лазерний промінь.
Коли лазерний промінь потрапляє на штрих-код, перетворювач сигналу сканує відбиту частину лазера. Потім комп’ютер розпізнає структуру чорних ліній та проміжків, та декодує вбудовані дані.
Програми для штрих-кодів: Google Таблиці
Google Таблиці – це безкоштовний веб-сервіс, що дозволяє миттєво створювати штрих-коди. Якщо ви маєте невеликий магазин, займаєтеся онлайн-торгівлею чи працюєте як фрілансер, і вам потрібен недорогий спосіб обліку запасів, система штрих-кодів у Google Таблицях стане чудовим вибором.
Google Таблиці містять усі необхідні формули, шрифти та налаштування друку для масового створення штрих-кодів.
Програми для штрих-кодів: Microsoft Excel
Якщо ваша компанія використовує Microsoft 365 для ведення документації та керування контентом, і ви не бажаєте переходити на іншу платформу, ви можете легко використовувати Excel для створення та друку штрих-кодів у потрібній кількості.
Excel пропонує широкий вибір шрифтів для штрих-кодів, налаштування друку та інші інструменти для швидкого створення штрих-кодів для будь-яких потреб.
Штрих-коди Excel
Штрих-коди Excel нічим не відрізняються від тих, які використовують інші компанії. В цьому випадку ви конвертуєте цільові дані у формат штрих-коду, використовуючи інструменти та формули Excel. Багато компаній створюють ефективні системи штрих-кодування саме на базі Excel.
Така система зазвичай включає в себе:
- базу даних товарів та їх ідентифікаційних номерів
- код VBA для автоматизації створення штрих-кодів
- налаштовані параметри друку
- зв’язування даних з базою даних після сканування штрих-коду
Застосування штрих-кодів Excel
Моніторинг запасів
На складах підприємств створюють та наклеюють штрих-коди на кожну одиницю товару. Коли нові товари надходять з виробництва або зі складів зберігання, їх штрих-коди сканують.
Моніторинг активів
Компанії створюють штрих-коди та маркують ними свої активи, такі як комп’ютери, ноутбуки, монітори, столи, стільці тощо. Коли потрібно провести інвентаризацію, достатньо відсканувати штрих-коди та звірити дані з обліковим списком.
Обробка рахунків
Рахунки-фактури часто містять попередньо надруковані штрих-коди. Для швидкої обробки рахунків та їх внесення в бухгалтерську книгу достатньо відсканувати штрих-код.
Роздрібна торгівля
У магазинах штрих-коди використовуються для швидкого формування рахунків, відстеження товарних запасів та запобігання крадіжкам.
Відстеження пошти
Мабуть, найпоширеніше використання штрих-кодів – це в системах поштового зв’язку. На кожному етапі доставки поштового відправлення працівники пошти сканують штрих-коди, що дозволяє відстежувати переміщення посилок.
Злиття пошти
Компанії часто використовують штрих-коди під час злиття пошти для масового надсилання інформації про товари постачальникам або клієнтам.
Лікарняний RCM
Система управління фінансами лікарні генерує штрих-код під час реєстрації пацієнта. Після цього пацієнтові видають браслет зі штрих-кодом.
Надалі, протягом всього перебування пацієнта в лікарні, штрих-код сканують під час обстежень, аналізів та інших процедур. Система автоматично відстежує дані та веде облік пацієнта.
Гіперпосилання на веб-сторінки
Розширені штрих-коди, наприклад, 2D QR-коди, часто застосовуються для гіперпосилань на мобільні застосунки, веб-сайти, портали та інші онлайн-ресурси.
Переваги використання Excel для штрих-кодування
Економія коштів
Якщо ви налагодите автоматизовану систему генерації штрих-кодів в Excel, ви зможете заощадити на покупці спеціалізованих інструментів.
Підвищена точність
Штрих-коди, створені та нанесені за допомогою Excel, є дуже точними для відстеження товарів та управління запасами.
Відсутність або низький поріг входження
Оскільки ваші співробітники вже вміють працювати з Excel, система штрих-кодування на базі цієї програми буде інтуїтивно зрозумілою. Вам не потрібно буде окремо навчати персонал роботі з новим додатком.
Миттєва доступність даних Excel
При використанні штрих-кодів Excel, відскановані дані миттєво з’являються у вашому файлі Excel. Співробітникам не доведеться витрачати час на імпорт даних.
Інтеграція
Більшість інструментів та систем для створення штрих-кодів в Excel також сумісні з іншими програмами Microsoft, такими як Word, PowerPoint, Publisher тощо.
Як створити масові штрих-коди в Excel
Завантаження та встановлення шрифтів штрих-коду
Останні версії Excel вже можуть містити кілька шрифтів штрих-кодів. Але якщо таких шрифтів немає, ви можете завантажити їх з Dafont або іншого надійного джерела. За потреби, можна придбати шрифт з комерційною ліцензією.
Після завантаження виконайте наступні дії:
- Розпакуйте архів та двічі клацніть файл BarcodeFont.ttf.
- Натисніть «Встановити», щоб додати шрифт до вашої операційної системи.
Створення системи генерації штрих-кодів в Excel
#1. Відкрийте Excel та створіть два стовпці: «Ідентифікатор товару» та «Штрих-код».
#2. У стовпці “Штрих-код” введіть наступну формулу:
"*"&A2&"*"
#3. Клацніть на клітинку з формулою, а потім виберіть «Шрифт штрих-коду» у розділі «Головна сторінка» > «Шрифт» > «Вибір шрифту».
#4. Скопіюйте клітинку (B2) та вставте її на 10–20 рядків вниз, залежно від потреб.
#5. Тепер введіть в стовпчик “Ідентифікатор товару” будь-які літери латинського алфавіту та цифри. Штрих-код автоматично з’явиться в сусідньому стовпчику.
#6. Збільшіть розмір шрифту стовпчика “Штрих-код”, щоб штрих-коди були придатними для друку.
Ви вже ознайомились з основами штрих-кодів та ручним створенням штрих-кодів в Excel.
Якщо ви хочете створити досконалу та масштабовану систему обліку запасів, розгляньте наступні інструменти та програмне забезпечення для створення штрих-кодів:
TBarCode Office: TEC-IT
TBarCode Office – це надбудова для Microsoft Word та Excel. Ви можете завантажити її безкоштовно, а потім встановити в Excel та Word для роботи зі штрих-кодами.
У Word ця надбудова допоможе вам створювати штрих-коди для масових розсилок та злиття листів. Також ви зможете друкувати штрих-коди та використовувати їх як наклейки на товари. В Excel ця надбудова дозволяє масово генерувати та друкувати штрих-коди.
Надбудова підходить для Microsoft Office 2007 та пізніших версій. Ви можете використовувати її як на 32-розрядних, так і на 64-розрядних комп’ютерах Windows. Проте, надбудова не сумісна з настільними комп’ютерами або ноутбуками, які не працюють на Windows.
Якщо вам потрібно автоматизувати систему штрих-кодів Excel за допомогою коду VBA, ви можете завантажити TBarCode SDK з того ж порталу. SDK також підтримує автоматизацію програмування за допомогою Microsoft Access.
ActiveBarcode: надбудова для Excel
ActiveBarcode – ще одна популярна надбудова для створення штрих-кодів в Excel. Після її встановлення, у програмі Excel з’явиться спеціальне меню, де ви знайдете всі необхідні опції для створення, редагування, автоматизації та друку штрих-кодів.
ActiveBarcode добре підтримує зворотну сумісність з Microsoft Office. Ви можете встановити надбудову для версій Microsoft Office починаючи з 2000 року. Також підтримуються усі останні версії Microsoft. Для роботи знадобиться 32- або 64-розрядний ПК з Windows. Надбудова не сумісна з macOS.
Основні функції цієї надбудови:
- Індивідуальне розміщення штрих-кодів Excel у таблицях даних
- Зміна розміру штрих-коду з точністю до дюйма або сантиметра
Надбудова легко інтегрується з різними типами таблиць Excel. Ви також можете автоматизувати створення штрих-коду, прив’язавши його до клітинок. Зміна даних у клітинці автоматично змінить відповідний штрих-код.
Програмне забезпечення для штрих-кодів: ConnectCode
Barcode Software – це окрема програма для комп’ютерів Windows 10 та 11. Її можна безкоштовно завантажити з Microsoft Store. Програма працює як звичайний додаток Windows. Основна відмінність полягає в тому, що вона надсилає дані штрих-коду до файлу Excel.
Отже, для використання цієї програми вам потрібна встановлена програма Excel. Крім того, ви зможете експортувати результати у PDF, Word, Access та інші графічні редактори. Програма підтримує 3 вбудовані шрифти штрих-кодів:
- Індустріальний 2 з 5
- Код 39
- POSTNET
Таким чином, ви можете створювати штрих-коди лише в рамках зазначених трьох стандартів. Штрих-коди в інших форматах, таких як UPC або EAN, створити неможливо. Програма підійде для підприємств, які використовують ці три стандарти штрих-кодів.
Генератор штрих-кодів в Excel: Tech Nitya
Генератор штрих-кодів Tech Nitya в Excel – це надбудова, яку потрібно встановити в програму Excel. Після правильного налаштування, ви зможете генерувати масу штрих-кодів лише одним клацанням миші. Інструмент доступний у різних типах комерційних ліцензій.
Якщо вам потрібен ліцензований інструмент для необмеженого комерційного використання, ця програма може бути цікавою. Основні можливості:
- Зручний інтерфейс для розробки штрих-кодів.
- Можливість налаштування штрих-коду.
- Підтримка багатьох стандартів штрих-кодів, таких як EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN тощо.
- Наявність форматів для різних поштових служб, таких як SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post та ін.
Інструмент сумісний з усіма версіями Microsoft Office починаючи з 2007 року. Також є можливість експортувати штрих-коди в програму Microsoft Word.
На завершення
Штрих-коди є дуже зручними для керування запасами товарів, активів, контролю запасів тощо. Для деяких людей штрих-коди – це цікавий спосіб передачі даних у коді, що є незрозумілим для звичайного ока.
Незалежно від того, чи використовуєте ви штрих-коди для бізнесу чи для особистих потреб, вам необхідне програмне забезпечення та інструменти для автоматизації створення цих машинозчитуваних кодів. Ви можете використовувати можливості Excel або Google Таблиць для ручного створення штрих-кодів.
Якщо вас не цікавить комерційне програмне забезпечення, але ви шукаєте спосіб для швидкого редагування та створення штрих-кодів в Excel або інших сумісних програмах, спробуйте один з вищезгаданих сторонніх додатків.
Якщо вам сподобалася ця стаття, можливо, вам буде цікаво ознайомитися з матеріалами про надбудови Excel для малого та середнього бізнесу та про надбудови Google Таблиць.