Роль дорожньої карти в управлінні проєктами
Керівники проєктів мають, здавалося б, просте завдання: довести проєкт і команду до успішного завершення. Їхня відповідальність полягає в тому, щоб тримати всіх учасників в курсі подій, доносячи цілі проєкту у формі зрозумілої історії. Саме тут на допомогу приходить дорожня карта проєкту!
Дорожня карта проєкту слугує для керівника інструментом, що дозволяє представити зацікавленим сторонам загальне бачення проєкту в доступному та зрозумілому форматі. Головна мета – забезпечити, щоб усі ключові особи були чітко поінформовані про основні етапи, складові, бюджет та кінцеву мету проєкту, не маючи жодних сумнівів.
По суті, це розповідь, де складні технічні деталі пояснюються простими прикладами з реального життя. В результаті презентації зацікавлені сторони, керівництво та виконавчі члени команди мають отримати чітке розуміння очікувань від проєкту.
Для менеджера проєкту, на плечах якого лежить безліч завдань, розробка дорожньої карти не повинна бути додатковим тягарем. Тому багато досвідчених агенцій та фахівців в управлінні проєктами використовують готові шаблони. Далі ми розглянемо детальніше, що таке дорожня карта проєкту та які професійні шаблони можна використовувати.
Що таке дорожня карта в управлінні проєктами?
Дорожня карта проєкту – це чітке та зрозуміле представлення важливих компонентів проєкту на високому рівні. Це відкритий для загального доступу ресурс, який керівники проєктів можуть використовувати для швидкого пояснення наступних ключових аспектів:
- Короткий огляд цілей проєкту.
- Основні результати, які мають бути досягнуті.
- Залежності між різними завданнями.
- Ключові віхи проєкту.
- Потенційні ризики, пов’язані з проєктом.
Дорожня карта допомагає передати історію проєкту як до його запуску, так і в процесі реалізації. Вона дозволяє поділитися загальним планом, встановити реалістичні очікування та виділити важливі складові майбутніх робіт.
Чому важливо створювати дорожню карту проєкту?
Дорожня карта є ефективним інструментом для вираження цілей і завдань проєкту. Її можна налаштовувати для відображення поточного статусу проєкту та темпів прогресу. Ось кілька причин, чому дорожня карта проєкту є важливою для будь-якого проєкту:
#1. Управління очікуваннями зацікавлених сторін
Шаблон дорожньої карти допомагає встановити правильні очікування серед власників проєкту та інших зацікавлених осіб. Візуалізуючи витрати, ресурси та часові рамки, ви дозволяєте керівництву краще зрозуміти потреби проєкту.
#2. Легке донесення цілей і планів
Дорожні карти проєкту зазвичай представлені у візуальній формі, що полегшує швидке донесення ключової інформації зацікавленим сторонам.
#3. Стимулювання швидшого прийняття рішень
Дорожня карта чітко визначає основні результати та цілі. У випадку конфлікту пріоритетів завдань, посилання на вихідний документ дорожньої карти дозволить швидше визначити, яке завдання слід прискорити.
#4. Створення оновлених знімків проєкту
Дорожня карта дозволяє створювати оновлені версії в міру просування проєкту. Ці звіти можна використовувати для простого та зрозумілого представлення статусу проєкту для аудиторії будь-якого рівня.
#5. Комунікація із зовнішніми командами
Дорожні карти проєкту зазвичай не містять конфіденційної інформації, що дозволяє передавати документ зовнішнім сторонам, залученим до проєкту.
#6. Служить нагадуванням
Під час реалізації проєкту існує ризик відхилення від запланованого курсу. У цьому випадку команда може звернутися до дорожньої карти, щоб повернути проєкт на правильний шлях.
Переваги дорожньої карти проєкту
Довгий час дорожня карта проєкту недооцінювалася, але тепер керівники проєктів все частіше звертають увагу на її важливість. Використання дорожньої карти на етапі планування проєкту дає вам такі переваги:
- Встановлення відповідальності за проєкт.
- Розставлення пріоритетів та їх узгодження.
- Ефективна координація дій.
- Чітка візуалізація ролей.
- Уточнення цілей проєкту.
Основні компоненти типової дорожньої карти проєкту
Ваша дорожня карта проєкту повинна вміщатися на одній сторінці. Отже, ви повинні ретельно підходити до вибору її компонентів. Зазвичай дорожня карта проєкту включає:
- Огляд графіка проєкту з визначеними термінами виконання.
- Важливі етапи, яких має досягти команда.
- Розподіл бюджету та людських ресурсів у візуальній формі.
- Очікувані залежності між завданнями.
- Контактну інформацію важливих осіб, особливо зовнішніх консультантів та постачальників.
- Короткий огляд цілей та пріоритетів проєкту.
Далі представлено огляд деяких найкращих безкоштовних шаблонів дорожніх карт, які ви можете використовувати.
Smartsheet
Smartsheet є відомим постачальником програмного забезпечення як послуги (SaaS) для управління роботою та віддаленої співпраці над проєктами. Однією з їхніх пропозицій є інтуїтивно зрозуміла і редагована дорожня карта проєкту для професійних керівників проєктів.
Ви можете скористатися будь-яким із шаблонів цієї веб-програми та оновлювати їх протягом усього проєкту. Шаблони легко доступні, оскільки Smartsheet дозволяє завантажувати відредагований шаблон у різних форматах, таких як Word, Excel, PowerPoint, Google Docs, Sheets і Slides.
Серед доступних готових шаблонів є:
- Приклад дорожньої карти проєкту для інформаційних технологій (IT)
- Приклад дорожньої карти кількох проєктів
- Приклад дорожньої карти 3-річного проєкту
- Шаблон дорожньої карти проєкту Agile
Доступ до шаблонів є безкоштовним в рамках пробної версії платформи, що дозволяє вам завантажити потрібний документ. Якщо ви знайдете платформу корисною для ваших проєктів, ви можете оформити повну підписку.
Office Timeline
Office Timeline є ще одним популярним джерелом якісних шаблонів планів проєктів, які можна отримати безкоштовно. Цей інструмент допомагає перетворити складні дані управління проєктами в чіткі плани проєкту в Microsoft PowerPoint.
Ви зможете з легкістю представити документ дорожньої карти перед будь-якою аудиторією. Продумана візуальна структура дорожньої карти проєкту на цьому інструменті легко запам’ятовується.
Доступні шаблони документів дорожньої карти включають:
- Приклад дорожньої карти проєкту
- Шаблон дорожньої карти продукту
- Шаблон дорожньої карти IT
- Шаблон дорожньої карти стратегії/бізнесу
- Шаблон дорожньої карти технологій
Наразі Office Timeline не пропонує прямого завантаження шаблонів дорожньої карти проєкту для файлів Google Workspace, таких як Sheets, Docs і Slides. Але ви можете легко відкрити шаблони на платформі Google, оскільки вона сумісна з файлами Microsoft Office.
Aha!
Aha! пропонує шаблони дорожньої карти продукту, які мінімізують час на налаштування. Використовуючи ці шаблони, ви зможете представити плани проєкту, цілі та огляди високого рівня за лічені хвилини. Наразі є 16 безкоштовних шаблонів, які можна налаштувати під потреби вашого проєкту.
Не всі шаблони однакові, тому їх потрібно використовувати з розумом. Наприклад, деякі з них більше підходять для презентації бізнес-цілей проєкту, а інші — для випусків продукту, пояснення особливостей проєкту тощо.
Aha дозволяє завантажувати файли дорожньої карти у форматах Microsoft PowerPoint і Excel. Якщо вам потрібен спеціальний інструмент для розробки та візуалізації дорожньої карти, ви можете оформити підписку на інструмент Aha.
Template.net
Template.net є ще одним надійним джерелом шаблонів дорожньої карти проєкту. Ви можете використовувати безкоштовні приклади, щоб створити ефективну дорожню карту стратегічного проєкту для вашого бізнесу. Тут доступні різні типи документів дорожньої карти, від інфографіки до гнучкого управління проєктами.
Однак цей сайт може не підійти, якщо ви шукаєте високоякісні безкоштовні шаблони. На даний момент веб-портал пропонує лише два базових шаблони дорожньої карти проєкту.
Slite
Якщо ви не знаєте, з чого почати створення професійної дорожньої карти, ви можете відвідати Slite і переглянути їхні безкоштовні шаблони. Шаблони мають привабливий вигляд і легко налаштовуються. Крім того, ви можете використовувати веб-програму Slite для редагування шаблону онлайн разом зі співавтором.
На відміну від інших сайтів, Slite не дозволяє просто завантажити шаблон у форматі Word або Docs для самостійного редагування. Натомість шаблон відкривається в редакторі програми Slite, де ви можете використовувати різні компоненти для налаштування документа.
Безкоштовний шаблон містить різні сегменти, як-от заголовок дорожньої карти, місія команди, передісторія проєкту, візуалізація квартальної дорожньої карти за допомогою діаграми Ганта та огляд дорожньої карти. Ці розділи є самоочевидними і не потребують додаткових пояснень.
Крім того, ви можете прикріпити файли з Google Диска, щоб доповнити дорожню карту додатковими файлами проєкту з хмари. Після завершення редагування ви можете роздрукувати документ або експортувати його як PDF-файл.
Заключні слова
Дорожня карта проєкту повинна відображати загальну картину проєкту. Це не просто детальний розбір ресурсів, завдань або витрат. Зацікавлені сторони використовують діаграми Ганта або інше програмне забезпечення для управління проєктами для візуалізації цих деталей.
Ви можете використовувати будь-який з вищезгаданих шаблонів дорожньої карти, щоб створити професійний документ, який стане доповненням до оригінального плану проєкту. Дорожня карта проєкту буде простою та лаконічною, якщо ви будете використовувати готові шаблони замість того, щоб створювати їх з нуля.
Використовуйте ці інструменти, щоб створювати чудові діаграми Ганта для ваших проєктів та випереджати графік.