Використання хмарних бухгалтерських систем відкриває нові горизонти для управління фінансами, бухгалтерського обліку та захисту даних. Це рішення забезпечує підвищену ефективність, економічну вигоду та можливість масштабування вашого бізнесу.
За останні роки підходи до управління фінансами в малому та середньому бізнесі зазнали значних змін. Ключову роль у цьому відіграв саме хмарний облік.
Хмарні технології не лише витісняють застарілі бухгалтерські системи, а й пропонують рішення для численних фінансових проблем, які виникають при використанні традиційних методів.
Сьогодні багато компаній поступово впроваджують хмарну бухгалтерію, прагнучи отримати максимальну вигоду та оптимізувати власні фінансові процеси.
Це дозволяє керувати фінансами онлайн, охоплюючи всі аспекти, з якими зазвичай стикається малий та середній бізнес.
Далі ми розглянемо, що таке хмарний облік та які переваги він пропонує для малого та середнього бізнесу.
Що таке хмарний облік?
Хмарний облік – це онлайн-сервіс, який надає доступ до ваших фінансів та їх управління через інтернет. Замість програмного забезпечення, встановленого на комп’ютері, ви використовуєте програму на хмарній платформі.
Фактично, хмарний облік — це програмне забезпечення як послуга (SaaS), що надається за моделлю підписки з регулярною щомісячною оплатою. Таке програмне забезпечення виконує ті ж функції, що й традиційне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке ви використовуєте на своєму комп’ютері для управління фінансами.
Тому, перехід на хмарний облік не створює труднощів. Єдина відмінність полягає в тому, що хмарні системи розміщуються на віддаленому сервері, доступ до якого ви можете отримати з будь-якого веб-браузера.
Це позбавляє вас від необхідності встановлювати програми на кожному комп’ютері та ризику втрати даних у випадку збою. Хмарний облік гарантує гнучкість та безпеку, оскільки інформація зберігається в хмарі, доступ до якої можливий з будь-якого місця.
Крім того, він сприяє створенню розподіленого робочого середовища, де ваші співробітники можуть працювати з програмним забезпеченням, маючи лише доступ до інтернету.
Переваги хмарного обліку
Багато підприємств малого та середнього бізнесу вже відчули переваги хмарного обліку, оскільки він допомагає вирішити багато проблем, пов’язаних з традиційними методами ведення бухгалтерського обліку. Ось деякі з основних переваг:
#1. Зручний доступ
Основна перевага хмарної бухгалтерії полягає у можливості доступу до фінансових даних вашої компанії з будь-якої точки світу, маючи лише підключення до інтернету. Це означає, що ви та ваша команда не залежите від конкретного комп’ютера для доступу до фінансових даних.
Хмарне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку розроблене для роботи з розподіленими командами та віддаленими співробітниками. Завдяки спільному доступу, будь-який ваш працівник може отримати необхідну інформацію в будь-який час, не потребуючи доступу до офісного комп’ютера.
Легкість доступу також забезпечує гнучке робоче середовище, що дозволяє вам не обмежуватись одним пристроєм для роботи.
#2. Економічна ефективність
Хмарний облік може бути економічно ефективним рішенням для малого та середнього бізнесу завдяки моделі підписки. Ви платите фіксовану суму щомісяця за користування програмним забезпеченням. Ціна змінюється в залежності від додаткових функцій та кількості користувачів.
Традиційне бухгалтерське програмне забезпечення вимагає значних початкових інвестицій. Крім того, потрібно вкладати кошти в обладнання для ефективної роботи програми. Хмарний облік розв’язує цю проблему, дозволяючи малому та середньому бізнесу обирати програмне забезпечення для бухгалтерського обліку відповідно до свого бюджету.
#3. Економія часу
Інтегруючи хмарний облік, ви можете заощадити значну кількість часу порівняно з використанням традиційного програмного забезпечення. Уся фінансова інформація, така як продажі, транзакції, покупки та доходи, оновлюватиметься автоматично з вашого облікового запису до бухгалтерських книг.
Вам не доведеться вручну вводити всю інформацію або використовувати Excel, працювати з документами та виконувати інші повторювані завдання. Це дозволить вам заощадити час і зосередитись на досягненні майбутніх цілей.
#4. Масштабованість
Ручна обробка фінансових даних та громіздке програмне забезпечення створювали труднощі для малого бізнесу, коли йшлося про масштабування. Хмарний облік розв’язує цю проблему, адаптуючи послуги до ваших потреб.
Отже, коли ваш бізнес розвивається, вам не доведеться витрачати кошти на додавання користувачів або інтеграцію додаткових функцій.
З програмним забезпеченням SaaS масштабувати бізнес стає легше, оскільки не потрібно додатково витрачатися на сервери та апаратне забезпечення.
#5. Зручність у використанні
Ви можете бути чудовим підприємцем, але не розбиратися у бухгалтерській справі. Тому більшість хмарних систем бухгалтерського обліку є зручними для користувачів, що дозволяє кожному використовувати їх без особливих зусиль.
Інтуїтивно зрозуміла система та продуманий дизайн цих програм SaaS роблять все простим. Вам не доведеться турбуватися про помилки при експорті фінансових даних, оскільки ці процеси автоматизовані. Хмарний облік усуває неточності, надмірність та інші фінансові проблеми, роблячи бухгалтерію простою.
#6. Організована та ефективна система
Хмарне бухгалтерське програмне забезпечення автоматизує ваші бізнес-операції, допомагаючи зробити бізнес розумним та організованим. Всі ваші фінансові дані будуть належним чином упорядковані та структуровані, що забезпечить легкий доступ для вас та вашої команди.
На відміну від традиційного підходу, вам не доведеться покладатися на інформацію, записану на папері, що допоможе вам звільнити офіс від зайвого, оскільки все буде доступно в хмарі. Незалежно від того, чи це продажі, транзакції або інформація про покупки, все автоматично оновлюватиметься на сервері та відображатиметься у вашому програмному забезпеченні.
#7. Підвищена безпека
Перехід на хмарну бухгалтерію забезпечить додаткову безпеку ваших фінансових даних. Ці програмні системи оснащені різними функціями безпеки, такими як шифрування, багатофакторна аутентифікація, автоматичне резервне копіювання, безпечні платежі та інші.
На відміну від традиційного програмного забезпечення, хмарні програми менш схильні до витоку даних та атак хакерів, забезпечуючи належний захист ваших фінансових даних. Крім того, ці програмні засоби регулярно оновлюються останніми виправленнями безпеки та галузевими стандартами, захищаючи вас від ризиків безпеки.
#8. Розширення можливостей
Основна причина, чому багато малих і середніх підприємств використовують хмарний облік, полягає в тому, що він допомагає розширити можливості та створити спрощену комунікацію між співробітниками, оскільки кожен має доступ до даних у режимі реального часу.
Це також допомагає побудувати хороші стосунки між бухгалтерами та членами команди та знайти шляхи для досягнення спільних цілей. Також можна інтегрувати різні інструменти у ваше програмне забезпечення, такі як CRM, керування проєктами та багато інших.
#9. Підтримка конкурентоспроможності
Автоматизуючи багато завдань, хмарний облік дає вам час зосередитися на розвитку вашої компанії та приділити увагу іншим важливим питанням.
Крім того, це дозволяє інвестувати гроші та ресурси в різні завдання, що сприятиме конкурентоспроможності організації. Спрощуючи виконання багатьох завдань, хмарний облік допомагає розвивати компанію та випереджати конкурентів.
Функції, на які варто звернути увагу в хмарному бухгалтерському програмному забезпеченні
Вирішивши інтегрувати хмарне бухгалтерське програмне забезпечення у вашу бізнес-екосистему, потрібно ретельно підійти до його вибору. Ось деякі важливі особливості, які слід враховувати:
#1. Зручність використання
Просте у використанні програмне забезпечення допоможе вам працювати з легкістю. Окрім вашого бухгалтера, програмним забезпеченням користуватимуться інші члени команди, тому важливо мати платформу, яку вони легко розуміють та використовують.
#2. Інтеграція з іншими інструментами
Розширюючи бізнес, ви повинні інтегрувати інші фінансові інструменти для оптимізації роботи та управління навантаженням. Тому, вибирайте програмне забезпечення, яке допоможе вам інтегрувати більшість важливих інструментів, необхідних для вашої роботи.
#3. Мобільні додатки
Обирайте хмарне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке пропонує мобільний додаток для безперебійного доступу.
Наявність мобільного додатка підвищить зручність використання, дозволяючи вам перевіряти оновлення одним дотиком. Щоб перевірити оновлення витрат, не потрібно відкривати ноутбук та входити в обліковий запис через браузер.
#4. Управління запасами в реальному часі
Програмне забезпечення повинно надавати вам доступ не лише до замовлених запасів, а й до їх залишків на складі в режимі реального часу.
Доступ до інформації в реальному часі дуже важливий, оскільки це дозволяє оцінити майбутні продажі та відповідно накопичити запаси. Це економить ресурси вашої компанії та допомагає оптимізувати управління запасами.
#5. Технічна підтримка
Багато хто не звертає на це увагу, але наявність програмного забезпечення з хорошою технічною підтримкою відіграє важливу роль для підтримки робочого процесу.
Якщо у вас є технічний спеціаліст, який надасть будь-яку допомогу, ви не будете турбуватися про можливі збої або проблеми, які можуть виникнути під час роботи. Технічна підтримка має бути доступна 24/7, щоб кожен користувач, який зіткнувся з проблемою, міг негайно отримати експертну допомогу для її розв’язання.
А тепер розглянемо популярні хмарні облікові програми, які ви можете обрати для своєї організації.
FreshBooks
Коли мова заходить про хмарне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, не можна не згадати FreshBooks. Це популярне бухгалтерське програмне забезпечення розроблене для фрілансерів та малого і середнього бізнесу, для задоволення їхніх фінансових потреб. Також воно підходить для різних типів галузей з великими можливостями для зростання бізнесу.
Ви матимете доступ до багатьох досліджень та звітів FreshBooks, які дадуть вам глибоке розуміння ринку та поточної ситуації. Ця хмарна бухгалтерська програма надає вам доступ до багатьох функцій, включаючи ведення бухгалтерського обліку, виставлення рахунків, управління клієнтами, оцінки, відстеження пробігу, звіти, пропозиції, управління проектами, нарахування заробітної плати тощо.
Бренд пропонує чотири різних варіанти підписки: Lite, Plus, Premium та Select.
QuickBooks
Незалежно від того, чи керуєте ви виробництвом, некомерційною організацією, роздрібною торгівлею, рестораном, юридичною або іншою професійною службою, QuickBooks може спростити ваше фінансове управління. Це ще одне популярне серед власників бізнесу хмарне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке допомагає вам відстежувати дохід та розраховувати податки.
Крім того, ви можете керувати електронною комерцією, рахунками, створювати звіти, керувати проектами, отримувати податкові зобов’язання та робити багато іншого. QuickBooks також надає вам доступ до багатьох практичних інструментів, таких як генератори рахунків-фактур, калькулятори робочого часу, калькулятори заробітної плати, шаблони звітів про доходи тощо. Ви навіть можете інтегрувати їх у програмне забезпечення для зменшення ручної роботи.
Для цієї програми ви отримаєте чотири варіанти підписки: простий початковий, основний, плюс та розширений, а також 30-денну безкоштовну пробну версію.
Sage
Популярним хмарним бухгалтерським програмним забезпеченням серед малого та середнього бізнесу є Sage, яке отримало нагороди від багатьох провідних організацій. Хоча програмне забезпечення призначене в основному для стартапів та малого бізнесу, його можна використовувати в різних галузях, таких як хімічна промисловість, оптова торгівля, будівництво, виробництво продуктів харчування та напоїв тощо.
На відміну від інших, бухгалтерське програмне забезпечення пропонує деякі унікальні функції, такі як:
- Sage Intact для розширеного управління фінансами
- Sage X3 для оперативного управління
- Sage Fixed Assets для відстеження бізнес-активів
Особливістю цього програмного забезпечення є інтерактивна інформаційна панель, яка дозволяє об’єднувати всі дані та створювати нові панелі відповідно до ваших вимог. Панель можна редагувати використовуючи 200 попередньо створених елементів.
Xero
Незалежно від того, чи керуєте ви малим бізнесом, бухгалтером чи аудитором, Xero – це бухгалтерська програма, яка допоможе спростити вашу роботу. Xero – це повнофункціональна хмарна бухгалтерська програма, яка дає змогу використовувати такі функції, як трекер проектів, розрахунок заробітної плати, звірка банківських рахунків та відшкодування витрат для виконання фінансових завдань.
Крім того, бренд розробив функції, за допомогою яких ви можете керувати клієнтами та бухгалтерськими книгами, організовувати робочі процеси та виконувати багато інших завдань. Однією з головних переваг Xero є його здатність автоматизувати різноманітні завдання та забезпечити надійний захист даних.
Обираючи модель підписки Xero, ви отримаєте три варіанти: Starter, Standard та Premium. Варіант Standard вважається оптимальним за співвідношенням ціни та якості.
Заключні слова
Хмарне бухгалтерське програмне забезпечення – це майбутнє, і, дізнавшись про його переваги, незабаром всі SMB почнуть його використовувати. Це розумна інвестиція, яка забезпечує економію, масштабованість, ефективне виконання завдань, зручність та багато інших переваг.
Тому, орендуйте програмне забезпечення хмарного бухгалтерського обліку для вашого бізнесу та насолоджуйтеся його перевагами. Обирайте програмне забезпечення на основі його характеристик, вартості та інших факторів, розглянутих вище.
Дізнайтеся більше про платформи онлайн-курсів для бухгалтерів.