Розмежування ролей: Менеджер проєктів (PM) та Менеджер ресурсів (RM)
Часто виникає плутанина щодо ролей менеджера ресурсів (RM) та менеджера проєктів (PM), однак їхні функції та обов’язки істотно відрізняються в організаційній структурі.
Для своєчасного та економічно ефективного завершення проєктів компанії необхідна злагоджена робота як PM, так і RM. Обидві ці ролі є ключовими для досягнення успіху.
PM працює з конкретними проєктами, тоді як RM орієнтується на рівень бізнес-підрозділу. Керівник проєкту забезпечує реалізацію проєкту в обумовлені строки та згідно з бюджетом, у той час як RM відповідає за надання необхідних ресурсів для проєктів.
Функціонал RM починається після укладання контракту. RM гарантує наявність необхідних ресурсів, а після завершення їхньої роботи вони переходять до іншого проєкту.
PM відповідає за управління цими ресурсами та виконання проєкту в рамках встановлених критеріїв та угоди про рівень обслуговування (SLA).
Важливо зазначити, що без належних ресурсів проєкт не зможе розпочатися, тому в будь-якому бізнес-секторі ролі RM та PM тісно взаємопов’язані.
Роль менеджера проєкту (PM)
PM відповідає за весь процес реалізації проєкту, керуючи одним або кількома проєктами. Основна задача менеджера проєкту – досягнення ключових етапів проєкту в межах визначених SLA та, що важливо, бюджету.
Роль PM залежить від специфіки проєкту та зосереджується на його виконанні згідно з планом, в межах бюджету та із залученням команди. Керівники проєктів є “власниками” проєктів, і їх завдання – забезпечити успішне виконання проєкту згідно з цілями компанії та очікуваннями клієнтів.
Ключові обов’язки менеджера проєкту
- Планування, контроль та розробка планів управління проєктами, забезпечення комунікації між зацікавленими сторонами та керівництвом.
- Формування бюджету та забезпечення економічно ефективного виконання проєкту без шкоди стандартам.
- Моніторинг SLA для відстеження ефективності проєкту.
- Реалізація проєкту в рамках бюджету та обсягу.
- Управління ризиками – ідентифікація ризиків та розробка планів їхнього зменшення.
- Робота над CSI (постійне вдосконалення послуг) для різних видів послуг.
- Відповідальність за SOP (стандартна операційна процедура), книги пробігу та іншу документацію.
- Відповідальність за CSAT (оцінку задоволеності клієнтів) – моніторинг, покращення та вирішення.
- Оцінка проєкту та процесу якості, наприклад, за методологією Six Sigma.
- Управління персоналом – мотивація команди, оцінка, просування по службі, розробка кар’єрного шляху тощо.
Роль менеджера ресурсів (RM)
Основне завдання RM – забезпечити менеджерів проєктів достатньою кількістю ресурсів для виконання проєкту. PM працює на рівні проєкту, тоді як RM працює на рівні бізнес-одиниці, щоб гарантувати наявність необхідних ресурсів для виконання зобов’язань.
RM не закріплений за жодним конкретним проєктом, його роль тимчасова і після використання ресурсів на проєкті він переходить до іншого.
Ключові обов’язки менеджера ресурсів
- Розуміння бюджету проєкту та виділення відповідних ресурсів.
- Планування доступності: RM повинен гарантувати постійну зайнятість робочої сили необхідними ресурсами та бути обізнаним щодо майбутніх проєктів.
- Пошук та відбір ресурсів за досвідом, навичками та наявністю.
- Координація з PM для виявлення надмірного та недостатнього використання персоналу та забезпечення відповідних кваліфікованих кадрів для проєктів.
- RM може співпрацювати з керівниками проєктів для перерозподілу ресурсів, коригування вимог та визначення критичних кадрових потреб для зовнішнього найму.
- Періодичний зв’язок з PM для отримання інформації про майбутні проєкти та потреби в ресурсах.
- У деяких випадках RM може взаємодіяти з відповідними відділами щодо продуктивності співробітників, навчання, розвитку ресурсів тощо.
- Співпраця з відділом розвитку бізнесу для оцінки потреб у ресурсах.
- Зв’язок із зовнішніми постачальниками для тимчасового забезпечення ресурсами у разі термінових потреб.
- Постійне оновлення інформації про трудове законодавство, документування процесів та ведення обліку.
Різниця між менеджером проєкту (PM) та менеджером ресурсів (RM)
Ролі PM та RM різні, але їхня спільна робота необхідна для успішної реалізації проєкту.
Цілі
Мета керівника проєкту – реалізація проєктів без порушення SLA, в межах обсягу та бюджету. PM застосовує найкращі практики, наприклад ITIL, Six Sigma, та виконує проєкти з допомогою командних ресурсів. Їхня ціль – отримання прибутку та забезпечення задоволення клієнтів.
RM здійснює ефективне управління ресурсами. Його мета – забезпечення проєктів необхідними ресурсами, високий рівень задоволеності працівників та досягнення їхніх кар’єрних цілей.
Спосіб реалізації
Після виграшу контракту керівник проєкту визначає обсяг проєкту та подає заявку на ресурси менеджеру ресурсів. RM починає залучення ресурсів з внутрішніх джерел, наприклад, з резерву або ресурсів, що вивільняються з інших проєктів. За потреби RM може ініціювати наймання зовнішніх ресурсів.
Виконання
RM відстежує використання ресурсів за допомогою відповідних інструментів. Він постійно перевіряє надмірне та недостатнє використання ресурсів, оплату праці та узгоджує план дій з PM.
Несвоєчасне надання ресурсів з боку RM може призвести до ескалації конфліктів, штрафних санкцій та навіть втрати проєкту.
PM аналізує проєкт на наявність ризиків та розробляє план їхнього зменшення. Він регулярно оцінює результативність проєкту, використовуючи проміжні етапи. PM гарантує завершення проєкту в межах термінів та бюджету без збоїв, ескалації та порушення SLA.
Необхідні навички для PM та RM
Оскільки керівник проєкту виконує різнопланові обов’язки, він повинен володіти низкою ключових навичок, зокрема:
- Адаптивність
- Управління проєктами
- Відповідальність
- Відмінні комунікативні навички
- Креативне мислення
- Знання, коли та як делегувати
- Прогнозування
- Лідерство
- Вирішення проблем
- Стратегічне мислення
Менеджеру ресурсів потрібні такі спеціальні навички для успішного виконання своїх обов’язків:
- Відмінні комунікативні навички
- Технологічна обізнаність
- Високі навички ведення переговорів
- Гнучкість
- Оперативне прийняття рішень
- Відповідальність
- Аналітичні та прогностичні здібності
- Навички презентації
Інструменти для роботи менеджера проєкту (PM) та менеджера ресурсів (RM)
Роль керівника проєкту багатогранна, оскільки вона охоплює командну роботу, управління часом, бюджетом, звітність та обсяг робіт. Виконання всіх цих завдань вручну з високою точністю є складним, тому існують спеціальні інструменти та програмне забезпечення для допомоги менеджерам.
Інструменти управління проєктами є чудовим помічником для керівників проєктів, які допомагають ефективно організовувати та керувати своїми проєктами та завданнями. Ці інструменти можна адаптувати до різних масштабів проєктів та інших цілей, залежно від потреб.
Розглянемо найпопулярніші інструменти, які використовує керівник проєкту для виконання проєкту.
#1. Monday
Monday – це хмарний комплексний інструмент для управління проєктами. Керівники проєкту можуть використовувати цей інструмент для планування, відстеження та оновлення статусу проєкту.
Він має понад 200 вбудованих шаблонів, які спрощують створення робочих процесів та управління діяльністю команди.
Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача дозволяє легко працювати з інструментом без додаткового навчання, а функція перетягування допомагає налаштовувати елементи та оновлювати робочі процеси в режимі реального часу.
Візуалізація даних дозволяє PM представляти робочий процес проєкту за допомогою діаграм Ганта. Структура Kanban дозволяє членам команди в будь-який час відстежувати поточний стан роботи.
Програмне забезпечення доступне в трьох версіях – базовій, стандартній та професійній, а ціни становлять 8, 10 і 16 доларів США за місце на місяць відповідно. Також є корпоративна версія з розширеними функціями.
#2. Wrike
Програмне забезпечення Wrike забезпечує безперебійне виконання проєктів. Інструмент допомагає керівникам проєктів керувати, відстежувати та запобігати затримкам у виконанні проєктних заходів.
Інструмент забезпечує повну видимість проєкту для легкого управління ресурсами, завданнями та дотримання розкладу.
Інструмент має функції відстеження робочого часу, налаштування дощок Kanban, корпоративну безпеку та автоматизацію робочого процесу, що забезпечує повний контроль над проєктом.
Інструмент можна використовувати в різних сферах, таких як ІТ, цифровий маркетинг, управління продуктами та проєктами, консалтингові проєкти, професійні послуги, бізнес-операції тощо.
Ви можете ознайомитися з іншими інструментами управління проєктами тут.
Інструменти, які використовує менеджер ресурсів
Менеджери ресурсів використовують інструменти та шаблони для ефективного виконання своєї роботи.
Залежно від розміру проєкту або команди та профілю компанії, менеджери ресурсів можуть вибирати з широкого спектру інструментів управління ресурсами, доступних на ринку.
Teamdeck
Teamdeck – це ефективне та повноцінне хмарне програмне забезпечення для управління ресурсами. Платформа має переваги з точки зору планування ресурсів, відстеження часу, перевірки доступності та створення звітів.
Гнучка консоль управління ресурсами надає всі деталі щодо ресурсів, виділених на проєкти, та видимість поточного і майбутнього навантаження.
Незалежно від того, чи є ресурси постійними, тимчасовими чи навіть позаштатними, можна відстежувати їхній розклад.
Однією з найкращих можливостей платформи є інтеграція API з іншими інструментами, такими як Slack, Zapier тощо. Для звітування можна використовувати вбудовані шаблони, які можна налаштувати.
Програмне забезпечення доступне для безкоштовного пробного періоду протягом семи днів, після чого вартість становить 3,99 доларів США за учасника команди на місяць.
Тут описано деякі більш популярні інструменти управління персоналом на основі SaaS.
Висновок 👩🏫
Менеджери проєктів та менеджери ресурсів є двома важливими ланками для успішного виконання завдань. Використання інструментів для полегшення та автоматизації їхньої роботи значно прискорить виконання повсякденних обов’язків, зміцнить комунікацію та дозволить стежити за бюджетами та витратами.
Вибір конкретних інструментів залежить від потреб, проєкту та компанії. Тому, для початку, я пропоную скористатися пробним періодом інструменту, перевірити працездатність, а потім приймати остаточне рішення.
Вас також може зацікавити найкраще програмне забезпечення для керування проєктами з відкритим кодом.