Якщо б потрібно було визначити одну з найбільш недооцінених ключових подій у структурі Scrum, то це, безперечно, було б планування спринту.
Ця спільна зустріч, де команда Scrum готує план робіт на наступний спринт, має тривати не більше двох годин для двотижневого спринту. Проте, часто вона закінчується невизначеністю і залишає багато роботи для остаточного визначення обсягу майбутнього спринту.
Планування спринту: його важливість в гнучкій розробці
Під час цієї події команда аналізує беклог продукту – список епох та функцій, що містить вимоги та критерії їх прийнятності. З цього списку обираються найпріоритетніші елементи для роботи в наступному спринті. Далі ці елементи розбиваються на окремі завдання, що складають повний обсяг робіт, які команда розробників має виконати для успішного завершення спринту.
Значення планування спринту полягає у створенні спільного розуміння обсягу робіт, які команда зобов’язується виконати. Крім того, цей процес визначає найбільш ціннісні елементи, максимізуючи цінність для клієнта. Планування спринту також сприяє формуванню почуття відповідальності та відданості у всієї команди, що, природно, підвищує її продуктивність.
Компоненти планування спринту
Кожна нарада з планування спринту в Scrum має включати кілька ключових складових.
#1. Беклог продукту
Перед початком планування спринту, власник продукту повинен уточнити беклог, переконавшись в його актуальності та правильності визначених пріоритетів. Під час наради з планування команда переглядає цей беклог, обговорюючи елементи, що знаходяться у верхній його частині.
#2. Мета спринту
Команда спільно визначає мету спринту, спираючись на бачення, надане власником продукту. Мета спринту – це коротке формулювання, що описує, яку додаткову цінність команда планує створити після завершення спринту. Вона повинна бути конкретною, вимірюваною та досяжною протягом одного спринту.
#3. Зміст спринту
Зміст спринту формують елементи з беклогу, обрані для роботи протягом наступного спринту. Команда повинна бути впевнена, що всі включені елементи можуть бути повністю реалізовані протягом періоду спринту. Для цього команда оцінює обсяг зусиль, необхідних для кожного елементу.
Етапи наради з планування спринту
Усі вищезгадані компоненти наради з планування спринту формують певний набір дій, які очікуються від команди під час її проведення.
Команда уточнює беклог – це дискусія між власником продукту (як власником контенту) і командою розробників, яка намагається зрозуміти мету та критерії прийняття кожного елементу. Елемент (або історія) вважається уточненим, тільки якщо вся команда погоджується, що він є зрозумілим для розробки.
Чого потрібно досягти
Кінцева мета наради з планування спринту полягає у визначенні цілі спринту та узгодженні обсягу робіт, над якими команда буде працювати протягом наступного спринту.
Щоб досягти цієї мети, команда повинна мати достатню кількість готових історій та функцій у беклозі. Завдання власника продукту – визначити пріоритетність історій до зустрічі, щоб команда розробників розуміла, які теми мають найвищий бізнес-пріоритет. У свою чергу, команда розробників повинна ознайомитися з цими елементами та оцінити необхідні для їх виконання зусилля.
Як цього досягти
Нарада з планування спринту – це процес спілкування та співпраці між власником продукту і командою розробників. Вони разом працюють над отриманням чіткого уявлення про обсяг робіт найпріоритетніших елементів у беклозі. Після того, як команда уточнила достатню кількість історій, власник продукту визначає мету майбутнього спринту. Це повідомлення для всіх зацікавлених сторін, яке визначає основний фокус наступного спринту, його цілі та наміри.
Потім команда розробників оцінює свою здатність до виконання роботи протягом спринту та заповнює його зміст пріоритетними елементами, що відповідають цілі спринту.
Вміст спринту може бути доповнено і іншими історіями, що не відповідають його цілі, якщо це необхідно для повного завантаження команди. Однак, мета спринту – це головна додаткова цінність, про яку команда заявляє на цей період.
Залежно від рівня попередньої підготовки, зустріч з планування спринту може бути або тривалою дискусією, або швидким процесом прийняття рішення. Досвідчені команди, зазвичай, мають достатню кількість добре підготовлених історій для двох-трьох наступних спринтів.
У таких випадках нарада зводиться до визначення мети спринту та вибору відповідних елементів з беклогу. Якщо ж історії не готові до зустрічі з планування спринту, їх потрібно завершити під час неї, що вимагає інтерактивного обговорення між власником продукту та командою розробників.
Ролі та обов’язки
На кожній нараді з планування спринту беруть участь три основні ролі: власник продукту (PO), команда розробки та Scrum Master (SM). Кожна з цих ролей має певні обов’язки під час наради.
PO відповідає за фактичний зміст беклогу, його актуальність та пріоритетність. Він також несе відповідальність за проведення наради з планування спринту, за сприяння обговоренню проблем із беклогом, та допомогу команді у розумінні бізнес-цінності кожного елемента. PO також спілкується і співпрацює з командою розробки для визначення мети спринту, та гарантує, що зміст спринту узгоджується із загальним баченням продукту.
Команда розробників відповідає за вибір елементів з беклогу, над якими вона буде працювати під час спринту, та ефективне формування його змісту. Лише команда розробників може брати на себе зобов’язання щодо виконання конкретних елементів з беклогу. Команда розробки оцінює зусилля, необхідні для виконання кожного завдання, та розподіляє їх між членами команди.
SM відповідає за організацію спринтових церемоній та сприяння нараді з планування спринту, гарантуючи, що все йде за планом. SM також допомагає команді зрозуміти мету зустрічі з планування спринту та важливість створення спільного розуміння роботи. Це також включає навчання команди найкращим практикам гнучкої розробки.
Кожен учасник (в рамках своєї ролі) співпрацює для досягнення спільної угоди щодо обсягу робіт на наступний спринт та способу їх виконання. Члени команди відповідають за постановку питань, обмін своїми думками та спільну роботу над створенням контенту спринту. Кінцевою метою є надання високоякісних результатів протягом періоду спринту.
Як підготуватися до планування спринту
Основний тягар підготовки лягає на власника продукту (PO). Саме PO відповідає за готовність та підготовку беклогу. Це не означає, що PO повинен визначити всі історії та функції в беклозі, але відповідальність і право власності належать йому. Керівництво зустріччю та ведення обговорення змісту також покладається на PO.
Команда розробників повинна вивчити беклог задовго до початку планування спринту, щоб сама зустріч пройшла гладко. Якщо учасники вперше читають елементи під час планування спринту, очевидно, що на отримання чіткого розуміння цих елементів знадобиться значно більше часу.
Кожен елемент, що буде обговорюватися на плануванні спринту, повинен мати вже визначені критерії прийняття. І це знову ж таки завдання для PO. Фактичний зміст елементу та критерії прийняття – це два найважливіші вхідні дані для планування спринту. Якщо їх бракує, або вони недостатньо чіткі (наприклад, коли історія має лише заголовок і зовсім не має опису), команда не зможе якісно підготуватися до роботи.
Правильна постановка мети
Для ефективної постановки цілей та завдань під час наради з планування спринту слід використовувати ітеративний підхід. Ось кілька кроків, які описують цей процес:
- Перегляньте беклог продукту перед плануванням. Це дозволить вам знати, що ви будете обговорювати, і не витрачати час на зустрічі.
- Спільно визначте ціль спринту, коли команда буде готова взяти на себе можливі історії для наступного спринту.
- Оберіть елементи з беклогу, що відповідають щойно узгодженій цілі спринту. Переконайтеся, що їх реально виконати протягом одного спринту.
- Уточніть ціль спринту, якщо необхідно, коли сформовано зміст спринту з елементів з беклогу. Скоригуйте необхідне, щоб забезпечити належне та чітке повідомлення про цілі спринту для всіх, хто не входить до складу команди.
- Переглядайте та коригуйте цілі спринту навіть під час самого спринту, особливо якщо виникають непередбачувані ускладнення. У такому випадку потрібно переглянути мету спринту, і чим швидше це відбудеться, тим краще для всіх.
Важливо пам’ятати, що кожна ціль спринту має відображати фактичну здатність команди до виконання роботи протягом спринту (скільки часу команда буде доступна для роботи), а також існувати оцінку зусиль, необхідних для виконання кожного елемента змісту спринту.
Найкращі практики для планування спринту
Для успішного проведення цієї зустрічі завжди потрібно готуватися заздалегідь. Це насамперед стосується власників продукту, але не виключає і команду розробників. Кожен повинен попередньо переглянути поточний стан беклогу продукту.
Таким чином ви зможете уникнути ситуації, коли під час зустрічі хтось вперше побачить історію. В ідеалі було б добре, якби вже були кілька оцінених простих історій, хоча в більшості випадків це нереалістичне очікування.
SM повинен докласти всіх зусиль, щоб нарада була зосереджена на фактичному порядку денному та темах для обговорення. Це особливо важливо, якщо команда ще не досягла зрілості. Існує тенденція обговорювати все до найдрібніших деталей, і ставити під сумнів навіть основні факти, які зазвичай вважаються незмінними. Не дозволяйте цьому відбуватися, і перенаправляйте команду назад до порядку денного.
Співпраця та спілкування – це рушійна сила кожної успішної команди Scrum. У кожного є можливість поставити питання в будь-який час, тож використовуйте це з користю. Немає нічого гіршого, ніж планування спринту, де ви чуєте лише власника продукту (або, ще гірше, тільки Scrum Master).
Нарада з планування спринту повинна мати чіткі часові обмеження. Не перевищуйте цей узгоджений проміжок часу. І, будь ласка, не створюйте іншу (додаткову) другу частину планування спринту, тому що першої було недостатньо. Винесіть уроки з цього і зробіть наступного разу (набагато) краще.
Категорично не варто
Не закінчуйте планування спринту, не розбивши елементи на історії. Помилково вважати, що це можна зробити і пізніше. Це безпосередньо впливає на точність оцінок вмісту спринту.
Крім того, ви фактично переносите частину дій з планування спринту на час, призначений для фактичної розробки елементів. Ви скорочуєте час розробки контенту спринту, і навіть не обмежуєте його в часі.
Ніколи не варто збільшувати, подовжувати або проводити декілька спринтових церемоній. Але, на жаль, найчастіше відбувається саме так. Не йдіть за натовпом у цьому питанні.
Розглянемо коротко деякі інструменти планування, які можна використовувати під час проведення планування спринту. Вони можуть допомогти вам досягти більшої ефективності, хоча я вважаю, що найефективнішим способом є мати зрілу команду, яка не потребує додаткових інструментів.
#1. Тара
Джерело: tara.ai
Tara.ai – це інструмент для планування спринтів, який використовує штучний інтелект (ШІ), щоб допомогти з плануванням та ефективним управлінням спринтами. Інструмент призначений для автоматизації рутинних завдань, пов’язаних з плануванням спринту, таких як оцінка зусиль і розподіл завдань між членами команди. Tara.ai також надає статистику та аналітику в реальному часі, щоб команди могли відстежувати свій прогрес і виявляти області, що потребують вдосконалення.
Однією з ключових відмінностей між Tara.ai та іншими подібними інструментами є використання ШІ. Tara.ai використовує алгоритми машинного навчання для аналізу даних попередніх спринтів та надання рекомендацій щодо покращення процесу в наступних спринтах. Інструмент також може допомогти у створенні більш точних та детальних історій користувачів.
Іншим специфічним аспектом є можливість налаштування Tara.ai під конкретні потреби кожної команди. Інструмент можна легко інтегрувати з іншими інструментами та платформами.
#2. ClickUp
Джерело: clickup.com
ClickUp – це інструмент для планування спринтів, який надає комплексну платформу для управління проектами, включаючи планування спринтів. Інструмент має багато функцій і підтримує низку можливих інтеграцій.
Ключова відмінність ClickUp від інших інструментів полягає в його гнучкості. Ви можете налаштувати ClickUp під свої потреби, створивши безліч спеціальних робочих процесів та процесів, щоб відповідати вимогам вашого проекту. Інструмент надає ряд шаблонів та попередньо налаштованих робочих процесів, які можна додатково налаштувати.
Ще одна відмінність полягає в підтримці інтеграцій ClickUp з іншими інструментами та платформами. Інструмент легко інтегрується з такими популярними інструментами, як Slack, Trello та Google Drive, що дозволяє командам оптимізувати свій робочий процес та співпрацювати між собою.
ClickUp надає команді велику кількість функцій, які допомагають планувати та керувати спринтами, такі як управління завданнями, відстеження часу та звітування. Інструмент підтримує статистику та аналітику в реальному часі для аналізу прогресу команди та визначення областей для вдосконалення.
#3. Lucidspark
Джерело: lucidspark.com
Lucidspark – це інструмент для планування спринтів, який надає командам віртуальну дошку для співпраці та планування спринтів. Інструмент має на меті допомогти командам обдумати нові ідеї та навести лад у інформаційному хаосі, ефективніше плануючи роботу команди.
Однією з ключових відмінностей Lucidspark є його орієнтація на візуальну співпрацю. Інструмент надає набір шаблонів та візуальних елементів, які команди можуть використовувати для організації своїх ідей та планування спринтів. Віртуальна дошка дозволяє командам співпрацювати в реальному часі, що значно зменшує недоліки, пов’язані з роботою у різних місцях.
Ще однією особливістю Lucidspark є його інтеграція з іншими інструментами та платформами. Він, як і ClickUp, легко інтегрується з такими інструментами, як Slack, Google Drive та Trello.
Lucidspark підтримує багато функцій для планування та управління спринтами, наприклад, управління завданнями, відстеження часу та звітування. Також, Lucidspark надає статистику та аналітику в реальному часі, щоб допомогти командам відстежувати прогрес та виявляти сфери, які потребують вдосконалення.
#4. Wrike
Джерело: wrike.com
Wrike – це інструмент для планування спринтів, який надає комплексну платформу для управління проектами, включаючи планування спринтів.
Однією з ключових відмінностей між Wrike та іншими подібними інструментами є його орієнтація на співпрацю в реальному часі. Wrike має низку функцій для співпраці, включаючи редагування в реальному часі, коментування та призначення завдань. Інструмент також підтримує багато функцій для спілкування, таких як чат, електронна пошта та відеоконференції.
Wrike можна інтегрувати з інструментами, згаданими вище (Slack, Google Drive), а також з Microsoft Teams, що може бути перевагою для деяких компаній.
Wrike також підтримує функції, які допомагають командам планувати та керувати своїми спринтами, включаючи управління завданнями, відстеження часу та звітування.
#5. Zoho
Джерело: zoho.com
Zoho Sprint – це ще один інструмент для планування, що забезпечує комплексну платформу для гнучкого управління проектами.
Однією з ключових особливостей Zoho Sprint є його орієнтація на простоту. Інструмент має простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, що робить його легким у використанні. Це справедливо навіть для команд, які не знайомі з Agile-управлінням проектами. Інструмент також пропонує велику кількість шаблонів та попередньо налаштованих робочих процесів, які можна налаштувати відповідно до вимог проекту.
Як і інші інструменти зі списку, Zoho Sprint також забезпечує керування завданнями, відстеження часу та звітування, а також статистичні дані та аналітику в реальному часі для команд, щоб вимірювати прогрес та виявляти області для вдосконалення.
Висновок
Правильне планування спринту – це процес, який можна освоїти лише з досвідом. Навіть якщо ви вивчите всі доступні теорії, першим інстинктом людей під час зустрічі буде відхилення від фокусу.
Команда, яка має великий технічний досвід, також є командою, яка стикається зі складнощами. Зрілість команди у цьому випадку вимірюється розумінням менталітету, а не рівнем технічних навичок. Ось чому важливо знати, де потрібно вдосконалюватися і (що ще важливіше) як це зробити.
Далі варто перевірити, чи існують нездорові процеси, які можуть зіпсувати ваш спринт.