Сучасні технології кардинально трансформували методи ведення бізнесу та організацію робочих процесів у глобальному масштабі.
Багаточисленні інноваційні рішення, такі як смартфони, хмарне програмне забезпечення (SaaS), ноутбуки, планшети та інші, сприяють створенню цифрових робочих просторів та забезпечують можливості для віддаленої роботи. Ці технології відіграють ключову роль у цифровій трансформації, дозволяючи командам працювати з неперевершеною ефективністю.
Віртуальні кімнати даних (VDR) є невід’ємною частиною цієї технологічної революції. Вони повністю змінили підхід до укладання угод у бізнес-середовищі. У цій статті ми детально розглянемо VDR, їх переваги, можливості використання та провідних постачальників.
Що таке VDR, або віртуальна кімната даних?
Віртуальна кімната даних (VDR) — це захищений онлайн-простір, де організації зберігають свої конфіденційні дані та файли. VDR активно використовуються під час проведення фінансових транзакцій або при взаємодії з третіми сторонами.
По суті, VDR — це хмарні сервіси для зберігання даних, що дозволяють обмінюватися конфіденційною інформацією з партнерами, клієнтами та іншими зацікавленими особами.
Віртуальні кімнати даних застосовують надійні методи шифрування, забезпечуючи високий рівень захисту зберігання даних. VDR кодують інформацію перед її завантаженням у хмарне сховище.
Крім того, VDR надають можливість налаштування різноманітних обмежень і дозволів на доступ до документів. Це запобігає несанкціонованому копіюванню, поширенню або друкуванню даних.
Сфери застосування віртуальних кімнат даних
VDR створюють простір для проведення належної перевірки (due diligence), яка є необхідною при завершенні ділових угод. Такі операції зазвичай включають роботу з великою кількістю документів і файлів значного обсягу.
Більшість цих документів є конфіденційними і містять чутливі дані. VDR надають надійний спосіб обміну та перегляду документів для всіх зацікавлених сторін під час переговорів.
Підтримка ділових відносин вимагає постійного обміну даними та укладання контрактів. Віртуальні кімнати даних забезпечують безпечне зберігання цих контрактів і надають до них доступ у будь-який потрібний момент.
VDR слугують централізованою точкою доступу для юристів, зовнішніх і внутрішніх регуляторів, бухгалтерів та інших сторін. Така система знижує ризик затримок і помилок, а також забезпечує прозорість комунікації.
Переваги використання віртуальних кімнат даних
Віртуальна кімната даних є оптимальним рішенням для будь-якої організації. Вона допомагає компаніям спростити процес обміну документами та підвищити його ефективність. VDR пропонують широкий спектр переваг, серед яких:
- Безпечний обмін важливими бізнес-документами та конфіденційною інформацією.
- Забезпечення захисту інформації організації.
- Безпечне та надійне управління даними та документами.
- Можливість одночасного доступу для багатьох сторін.
- Можливість завантаження великих обсягів даних.
- Підтримка мобільних пристроїв.
- Функція точного пошуку.
Далі розглянемо конкретні випадки застосування віртуальних кімнат даних.
Типові сценарії використання віртуальних кімнат даних
Віртуальні кімнати даних знаходять застосування у всіх сферах, пов’язаних із залученням капіталу, фінансовими операціями та діловими угодами. Розглянемо деякі з основних випадків використання VDR.
Технологічна сфера
VDR є цінними інструментами для технологічних компаній. Вони дозволяють великим організаціям обмінюватися даними та інформацією між командами та поширювати її по всьому світу.
Корпоративний розвиток
Корпоративні стратегії передбачають роботу з великими масивами даних. Застосування VDR допомагає виявляти тенденції, які в іншому випадку могли б залишитися непоміченими.
Інвестиційна банківська діяльність
Інвестиційна банківська сфера активно використовує віртуальні кімнати даних. Процеси, такі як залучення капіталу, IPO та злиття і поглинання (M&A), вимагають інтенсивного обміну даними, що робить VDR незамінним інструментом.
Юридична практика
Юридична сфера передбачає значний обсяг роботи з документами. З часом традиційний документообіг трансформується в електронний формат. Тому юристи почали використовувати віртуальні кімнати даних для зберігання, пошуку та обміну юридичними документами.
Бухгалтерські компанії
VDR допомагають бухгалтерським та аудиторським організаціям ділитися фінансовими звітами та аудиторськими висновками з клієнтами через захищену платформу.
Сфера нерухомості
Сфера нерухомості також характеризується великим документообігом. VDR допомагають зберігати та керувати цими документами без будь-яких ризиків.
Порівняння віртуальних і фізичних кімнат даних
До ери цифрових технологій використовувалися фізичні кімнати даних. Вони слугували для зберігання важливих документів, матеріалів інтелектуальної власності тощо. Фізичні кімнати даних були буквально фізичними приміщеннями.
З розвитком цифрових технологій віртуальні або електронні документи витіснили фізичні. В результаті віртуальні кімнати даних замінили фізичні. VDR мають численні переваги порівняно з фізичними кімнатами даних. Розглянемо основні з них:
#1. Різниця у вартості
Для фізичних кімнат даних потрібне орендоване приміщення та відповідні заходи безпеки для захисту документів. Це призводило до значних витрат на оренду, обслуговування, охорону тощо.
Натомість віртуальні кімнати даних — це хмарні рішення, які пропонують можливість безпечного зберігання великих обсягів інформації. VDR є значно економічнішим варіантом, ніж фізичні кімнати даних.
#2. Швидкість доступу до даних
У фізичних кімнатах даних пошук потрібного документа серед купи наявних був досить складним завданням. Навіть за умови ідеальної організації, на це могли знадобитися години.
На відміну від цього, VDR дозволяють отримати потрібну інформацію за лічені секунди. Користувачі з відповідними правами можуть миттєво знаходити необхідні дані без очікування.
#3. Ефективність
VDR підвищують ефективність управління документами, що позитивно впливає на бізнес-процеси. Завдяки VDR документи миттєво стають доступними для багатьох учасників процесу.
У випадку з фізичними кімнатами даних учасники повинні домовлятися про зустрічі для отримання доступу, що значно знижує ефективність.
#4. Конфіденційне спілкування
VDR забезпечують конфіденційне та приватне спілкування між сторонами. Можна відповідати на конкретні питання однієї організації, не розкриваючи інформації іншим. VDR дозволяють надавати різний рівень доступу до документів.
#5. Відстеження
VDR надають можливість легко відстежувати перегляди документів. Це неможливо у фізичних кімнатах даних, де неможливо контролювати, хто переглядає який документ. Натомість VDR дозволяють бачити, скільки користувачів переглянули файли, та отримувати щоденні звіти.
На ринку існує ряд провайдерів віртуальних кімнат даних, які пропонують різноманітні функції для ефективного управління документами онлайн.
Інструменти віртуальних кімнат даних
Розглянемо провідних постачальників VDR, яких варто врахувати.
iDeals
iDeals пропонує ефективний спосіб співпраці та обміну важливими бізнес-документами. Завантажувати файли можна за допомогою функції перетягування. Можливе пакетне завантаження файлів, що дозволяє заощадити час.
Платформа підтримує понад 25 різних форматів файлів і інтегрується з Windows Explorer. Зручні параметри текстового пошуку та фільтри полегшують пошук даних.
Ansarada
Ansarada — це інтелектуальна віртуальна кімната даних, що пропонує більше можливостей, ніж просто зберігання та обмін файлами. Платформа інтегрується з іншими сервісами, підтримує двосторонню синхронізацію та пропонує функцію перетягування для швидкого завантаження документів.
Ansarada дозволяє відстежувати та контролювати всі дії. Платформа використовує штучний інтелект для автоматизації звітності та прогнозування результатів.
CapLinked
CapLinked пропонує безпечне та просте рішення для надійного зберігання документів. Платформа дозволяє миттєво завантажувати документи та обмежити доступ, надаючи дозволи лише потрібним сторонам.
Завантаження файлів може відбуватися пакетно, що заощаджує час користувача. Безпека корпоративного рівня гарантує надійний захист документів. CapLinked пропонує рішення для проектів, організацій та підприємств будь-якого розміру та бюджету.
OneHub
OneHub забезпечує безпечну співпрацю з колегами, клієнтами та партнерами, дозволяючи безпечно обмінюватися конфіденційною бізнес-інформацією.
Платформа підтримує швидке завантаження файлів за допомогою функції перетягування. Розширене відстеження активності дає змогу контролювати все, що відбувається в кімнаті даних. OneHub забезпечує високоякісний перегляд понад 30 типів файлів. Платформа оптимізує співпрацю, дозволяючи призначати завдання, надавати дозволи тощо.
Кімната даних оснащена шифруванням на рівні банківської системи.
Box
Box дозволяє безпечно керувати ставками, угодами M&A та контрактами з максимальним рівнем захисту. Платформа інтегрована з більш ніж 1400 сервісами для спрощення робочих процесів. Box покращує користувацький досвід, пропонуючи попередній перегляд файлів у браузері та мобільний доступ.
Високий рівень безпеки запобігає несанкціонованому доступу та гарантує безпечний доступ до документів. Керування папками та надійні дозволи користувача відстежують підозрілу діяльність.
Заключні думки
Як бачимо, віртуальні кімнати даних є важливим та корисним інструментом при роботі з важливими документами. Кожна сфера, що включає електронну документацію та транзакції, потребує захищених VDR для забезпечення максимальної безпеки документів.
Ви можете обрати будь-якого з вищезгаданих провайдерів VDR та зосередитися на своїй бізнес-діяльності без зайвого клопоту.
Крім того, для економії робочого часу, можна розглянути програмне забезпечення для автоматизації документообігу.