SharePoint проти OneDrive: чим вони відрізняються?

Основні моменти

  • OneDrive – це хмарний сервіс для зберігання файлів, розроблений для індивідуального використання та зберігання особистих даних. Натомість SharePoint орієнтований на покращення командної взаємодії.

  • OneDrive пропонує безкоштовний тарифний план для зберігання, а SharePoint – ні. Початковий тариф SharePoint надає 1 ТБ простору за ціною 5 доларів за користувача, а базовий план OneDrive надає 100 ГБ за 1,99 доларів на місяць.

  • Якщо вам достатньо обмеженого об’єму пам’яті і немає потреби в розширеній спільній роботі, вибирайте OneDrive. Для більшого обсягу сховища, командної взаємодії та додаткових функцій варто обрати SharePoint.

Відео MAKEUSEOF

В наш час безпечне зберігання даних, можливість доступу до них звідусіль та обмін інформацією з іншими є ключовими аспектами ефективної роботи. Для цих цілей Microsoft пропонує два інструменти: OneDrive та SharePoint. Але в чому їх відмінності, та який з них найкраще підходить саме вам? Давайте розглянемо їхні особливості.

1 Різні цільові аудиторії

Пресмайстер/Shutterstock

Microsoft OneDrive – це хмарна платформа для розміщення файлів, розроблена для приватних осіб або невеликих команд. Її можна використовувати як особисте сховище для конфіденційної інформації, якою ви ділитеся з обмеженим колом людей. Завдяки інтеграції з програмами Office, це чудовий вибір для студентів, фрілансерів та самозайнятих осіб.

Microsoft SharePoint – це хмарна система для управління контентом, створена для спрощення командної роботи. За допомогою SharePoint можна створювати сайти для зберігання файлів та надання доступу до них певним відділам або всій організації. Учасники сайту можуть переглядати, а за наявності дозволу, редагувати роботу інших користувачів.

Microsoft позиціонує ці продукти по-різному. OneDrive просувається як сервіс хмарного зберігання для приватних осіб та малого бізнесу. SharePoint, навпаки, орієнтований на великі підприємства та корпорації, наголошуючи на покращенні командної роботи, а не лише як на рішенні для зберігання даних.

2 Обмін файлами та спільна робота

Тетяна Юрченко/Shutterstock

З Microsoft SharePoint набагато простіше спільно працювати та обмінюватись файлами. У OneDrive лише власник файлу може визначати, хто переглядає, редагує або має доступ до файлу. SharePoint дозволяє центральному адміністратору призначати різні рівні доступу для окремих користувачів або груп.

SharePoint має зрозумілий інтерфейс та такі функції, як оновлення статусу, сповіщення про дедлайни та інструменти для відстеження проекту. Це спрощує управління проектами, чого немає у OneDrive. Також є можливість інтегрувати Yammer – соціальну мережу – у SharePoint. Це сприяє безпосередньому спілкуванню між учасниками команди.

Хоча обидві платформи дозволяють створювати бібліотеки файлів для організації контенту, у SharePoint легше керувати ними та переміщатися між ними. Це особливо важливо при зростанні обсягу даних. Отже, якщо пріоритетом є легка співпраця та обмін файлами, то SharePoint – ваш вибір.

І OneDrive, і SharePoint надають доступ до ваших даних з будь-якого пристрою незалежно від вашого місцезнаходження. Обидві платформи підтримують синхронізацію з пристроями, що дозволяє зберігати дані для локального використання на будь-якому пристрої, якщо це потрібно. Таким чином, в цьому плані функціональність обох платформ майже ідентична.

3 Безпека та конфіденційність

Luma creative/Shutterstock

Microsoft вжила серйозних заходів для забезпечення безпеки обох служб. Завдяки шифруванню даних у реальному часі, ви можете робити резервні копії своїх файлів як у SharePoint, так і в OneDrive. Також, якщо ви випадково видалили файл, його можна відновити з кошика на обох платформах. Однак, у SharePoint відновлюються лише файли, які можна редагувати.

Microsoft використовує механізм виявлення вірусів для сканування файлів, завантажених у SharePoint та OneDrive. Це допомагає захистити ваші файли та простір для онлайн-зберігання. Якщо буде виявлено заражений файл, кожна служба негайно повідомить користувачів. Адміністратори SharePoint можуть блокувати доступ до заражених файлів у базі даних.

Незважаючи на ці заходи безпеки, слід пам’ятати про потенційні ризики при обміні файлами на будь-якій платформі. Уникайте випадкового розповсюдження файлів серед неавторизованих користувачів та ретельно керуйте дозволами на редагування для запобігання втраті чи крадіжки даних. Також, слід уникати надмірного обміну для спрощення управління та забезпечення захисту даних.

4 Ціни та обсяг пам’яті

Jirsak/Shutterstock

У своєму безкоштовному тарифному плані OneDrive надає 15 ГБ пам’яті, чого має бути достатньо для особистого користування. Якщо вам потрібно більше місця, є два варіанти. Ви можете оформити підписку на Microsoft 365 Basic, що надає 100 ГБ за 1,99 доларів на місяць. Або обрати Microsoft 365 Personal, який надає 1 ТБ пам’яті за 6,99 доларів на місяць.

Окремий план OneDrive має назву Microsoft 365 Basic. Пам’ятайте про це, щоб уникнути плутанини.

Натомість, SharePoint не пропонує безкоштовного плану. Його окремий пакет коштує 5 доларів за користувача на місяць та забезпечує до 1 ТБ місця для зберігання для кожного користувача. Крім того, SharePoint можна придбати в рамках бізнес-плану Microsoft 365. Це надає адміністраторам до 25 ТБ місця для зберігання на сайті.

Ціни та обсяг пам’яті SharePoint роблять його кращим вибором для командної взаємодії. OneDrive, особливо з безкоштовним планом, більше підходить для індивідуальних потреб.

5 Додаткові можливості

SharePoint має ряд розширених функцій, яких немає у OneDrive. Його функція веб-публікації дозволяє публікувати важливі документи безпосередньо на зовнішньому веб-сайті вашої компанії за допомогою вбудованої системи керування контентом. Це дозволяє працівникам або споживачам завантажувати потрібні документи за потреби.

SharePoint також дозволяє додавати програми на внутрішні сторінки чи сторінки веб-сайтів, створювати портали для співробітників, форми для перегляду тощо. Він також дозволяє автоматизувати завдання на основі дій користувача, наприклад, надсилання нових файлів електронною поштою певній команді або керівнику проекту. OneDrive не має такої функції.

Ознайомтеся з іншими можливостями Microsoft SharePoint, яких немає у OneDrive.

6 Який варіант обрати?

монтічелло/Shutterstock

Якщо ви працюєте самостійно, не маєте команди, або є власником малого бізнесу, якому не потрібна інтенсивна взаємодія та великий обсяг пам’яті, OneDrive може задовольнити ваші потреби. SharePoint, натомість, буде кращим вибором, якщо ви керуєте великою командою, яка потребує частої взаємодії та більшого обсягу зберігання даних.

Ви також можете використовувати обидві служби, оскільки план SharePoint включає OneDrive. Ви можете використовувати OneDrive для зберігання конфіденційних документів компанії, наприклад, бізнес-планів та фінансових записів, обмежуючи доступ до них лише певній кількості співробітників. А для менш конфіденційних документів, наприклад, політик, розкладів та навчальних матеріалів можна створити сайт SharePoint для спільної роботи.

Крім того, можна синхронізувати OneDrive з SharePoint, що дозволяє зручно використовувати інструменти та Microsoft Teams для поліпшення співпраці у команді.

Таким чином, OneDrive є оптимальним для індивідуального використання, а SharePoint краще підходить для співпраці у великих командах.