В епоху компаній, що керуються даними, такі терміни, як ефективність і результати, які колись були лише індивідуальними перспективами, тепер визначаються шляхом аналізу тонн необроблених даних.
На сьогоднішній день аналізувати ефективність бізнесу та співробітників легко за допомогою різних метрик KPI та показників KRA.
У цій статті ми обговоримо все, що вам потрібно знати про KPI та KRA – визначення, приклади та порівняння KRA з KPI.
Як KRA та KPI пов’язані зі світом бізнесу?
У третьому кварталі 2021 року в США сформувався над 356 тис нові підприємства. Щодня реєструється 3869 фірм.
Підтримка вашого бізнесу в сучасному торговельному та динамічному бізнес-середовищі – це кошмар.
Що ще гірше? Якщо у вас немає правильних показників для вимірювання зростання, ваш бізнес може опинитися серед них 50% стартапів які виходять з ладу в перші 5 років.
Коли справа доходить до вимірювання прогресу, KPI та KRA є двома важливими показниками, які допомагають власникам бізнесу аналізувати коефіцієнт успішності свого бізнесу.
Але ви можете подумати: що таке KPI та KRA?
KRA розшифровується як ключові зони відповідальності. Хоча KPI відносяться до ключових показників ефективності.
Але ці терміни — не просто абревіатури. Вони є колесами, які рухатимуть ваш бізнес (незалежно від того, який він малий чи великий) через усі труднощі.
Давайте розберемося з обома ключовими показниками, починаючи з KPI.
Все, що ви повинні знати про KPI
Що таке KPI?
Ключові показники ефективності (KPI) — це набір кількісних вимірювань, які використовуються для оцінки діяльності компанії за певний період.
Ви можете мати довгострокові KPI, які зосереджені на загальних бізнес-цілях вашої організації, або короткострокові KPI, які зосереджені на конкретних особах або відділах.
Ключові показники ефективності допомагають у стратегічному зростанні кожної сфери вашого бізнесу – кадрів, фінансів, маркетингу та продажів.
Типи KPI
Ключові показники ефективності мають різні форми відповідно до ваших бізнес-цілей. У той час як деякі зазвичай використовуються для розрахунку щомісячного прогресу, інші ефективно визначають довгостроковий успіх.
Але серед різновидів спільним залишається одне – вимірювання стратегічних цілей. Давайте розглянемо типи KPI, які застосовуються.
#1. Стратегічні KPI
Стратегічні ключові показники ефективності використовуються для визначення того, як працює організація в будь-який момент часу. Вони відіграють важливу роль в аналізі довгострокових бізнес-цілей.
Приклади: рентабельність інвестицій (ROI), річний дохід, частка ринку тощо.
#2. Операційні KPI
Операційні KPI вимірюють ефективність, якість і послідовність повсякденних операцій. Вони вимірюють виконання короткострокових цілей. Переважно організаційні процеси та ефективність.
Приклади: місячні продажі, середньомісячні транспортні витрати, продажі за регіонами, ціна за придбання (CPA)
#3. Відстаючі та провідні KPI
Відстаючі KPI відстежують виконання завдань, які вже виконали. Керівники використовують це для вимірювання досягнень конкретної мети за певний період часу.
Приклади: вимірювання відвідуваності веб-сайту, кількості людей, які відвідують подію, і доходу, отриманого за допомогою програми чи кампанії.
З іншого боку, провідні KPI допомагають передбачити результати або майбутній стан бізнесу.
Наприклад, підприємства можуть використовувати такі показники, як зростання кількості робочих місць, інтерес до нових ринків або рівень безробіття, щоб передбачити різні результати для своєї організації.
Що ви маєте на увазі під якісними та кількісними KPI?
Якісні KPI мають «описову характеристику», як правило, думку або рису. Вони широко використовуються для вимірювання задоволеності клієнтів або співробітників за допомогою опитувань.
Проте саме опитування має якісний характер. Але заходи базуються на індивідуальних думках та інтерпретаціях.
З іншого боку, кількісні KPI мають вимірювані характеристики. Вони пов’язані з цифрами – кількість проданих товарів, щомісячні продажі, відвідані курси, оброблені дзвінки. Вони є найпопулярнішими і широко використовуваними показниками ефективності.
Обидва мають власний ступінь вимірювання.
Ключові показники ефективності для будь-якої організації
Хоча різні показники можуть вимірювати ефективність компанії, ми перерахували п’ять ключових показників ефективності для будь-якої організації.
- Зростання доходу: відстеження та моніторинг зростання вашого доходу є життєво важливим аспектом. Це може допомогти вам передбачити стійкість і прогрес вашого бізнесу в найближчому майбутньому.
- Потоки доходу: моніторинг ефективності кожного потоку доходу, наприклад доходу на клієнта, доходу на продаж та інших важливих потоків доходу, може допомогти вам зрозуміти точну картину зростання
- Прибутковість з часом: без цього KPI ваш бізнес у глухому куті. Він дозволяє вимірювати доходи та витрати, понесені з часом, і обчислювати загальний прибуток (і чи достатньо його, щоб вижити?), тим самим допомагаючи вам скорочувати витрати за потреби.
- Задоволеність клієнтів: це просто, ваша організація не виживе без клієнтів. Незалежно від того, прибуткова чи некомерційна, будь-яка організація повинна забезпечити доставку клієнтам.
- Оборотний капітал відноситься до коштів, необхідних для виконання повсякденних бізнес-операцій. Відстеження цього показника гарантує, що організація добре фінансується та самодостатня для виживання.
Як розробити KPI?
Це може бути надзвичайно важко вимірювати все, маючи під рукою таку кількість необроблених даних.
Однак доцільно вимірювати лише ключові показники ефективності, щоб допомогти вам досягти бажаних бізнес-цілей. Ось кілька важливих речей, які слід враховувати під час розробки KPI.
#1. Визначте використання KPI
Поговоріть з підлеглими або керівниками, які прямо чи опосередковано залучені до процесу. Запитайте їх, чого вони хочуть досягти за певний проміжок часу і як вони це зроблять. Це допоможе вам визначити KPI, які є цінними та надійними.
#2. Збігайте їх зі своїми бізнес-цілями
Якщо ваші KPI не збігаються з вашими оптимальними бізнес-цілями, можливо, ви рухаєтесь у неправильному напрямку.
Незалежно від того, чи використовуєте ви KPI для певних операцій чи конкретних кампаній, вони мають бути пов’язані з вашими бізнес-цілями.
Адже кожна операція присвячена довгостроковому баченню компанії. І ваші KPI повинні бути такими ж.
#3. Напишіть KPI SMART
У бізнес-термінах SMART означає конкретний, вимірюваний, досяжний, реалістичний і обмежений у часі.
Наприклад, «Зростіть продажі на 20% до кінця цього фінансового року та зменшіть рівень відтоку на 5% за 5 місяців».
#4. Будьте чіткими й точними
Зрештою, KPI будуються на необроблених даних, і тому грамотність даних є важливою.
Кожен в організації повинен розуміти, що таке KPI, як працювати з даними та приймати керовані ними рішення, які позитивно впливають на загальні бізнес-цілі.
#5. Уникайте наповнення KPI
Наявність великої кількості необроблених даних не означає, що вам потрібно досліджувати кожен відомий KPI.
KPI слід використовувати для досягнення найважливіших цілей. Уникайте вимірювання небажаних KPI, щоб мати чіткі плани та контрольні показники для свого бізнесу.
Що таке SMART-цілі?
SMART у розумних цілях стосується конкретних, вимірних, досяжних, релевантних і обмежених у часі. Ці параметри гарантують, що ваші цілі базуються на реалістичних очікуваннях і є досяжними протягом певного часу. Створення SMART-цілей усуває здогадки, встановлює чіткий графік, робить ваші цілі вимірними та сприяє кращим результатам.
Тепер, коли ви багато знаєте про KPI, давайте розберемося з KRA.
Усе, що ви повинні знати про KRA
Що таке KRA?
Ключова сфера відповідальності або сфера ключових результатів відноситься до короткого переліку вимірних цілей для працівників організації.
КРА кожного працівника відрізняються залежно від профілю роботи, досвіду та очікувань, наприклад:
- KRA для менеджера з продажу може бути загальна кількість продажів за квартал
- KRA для менеджера з персоналу може бути рівнем вибуття та задоволеністю співробітників
- KRA для фінансового адміністратора може бути скороченням витрат і бухгалтерським обліком
KRA допомагають працівникам краще зрозуміти, чого від них очікують, і заохочують їх працювати для досягнення наміченої мети.
Чому ключові сфери результатів (KRA) важливі для бізнесу?
80% наслідків походять від 20% причин, каже the принцип Парето.
Застосовуючи цей принцип у бізнесі, 80% вартості вашої роботи походить від 20% роботи, виконаної вами та вашими співробітниками.
Отже, ви повинні зрозуміти та визначити результати, які очікуються від кожного працівника, тобто 20% вашої роботи.
Коли ви визначите ключові сфери результатів, вони зможуть сприяти вашому довгостроковому успіху шляхом узгодження дій співробітників зі стратегічними цілями вашої компанії.
Крім того, визначення KRA також багато інших способів сприяє організації.
- Делегати працюють рівномірно
- Керує завданнями та відстежує продуктивність
- Підвищує продуктивність співробітників
- Періодичне вимірювання результатів
- Забезпечує однорідність щодо цілей компанії
Перешкоди у визначенні, розумінні та використанні KRA
Хоча розробка хороших KRA – це не ракетна наука, звичайні перешкоди іноді створюють проблеми.
- Відсутність ясності: створення KRA, що включає дві сторони – працівника та роботодавця. Іноді це створює плутанину щодо завдань і результатів, на яких працівники повинні зосередитися.
- Відволікання: люди часто відволікаються від виконання щоденних завдань, які здаються важливими. Але зрештою ці завдання додають дуже мало цінності загальному успіху організації.
- Делегування роботи: Начальники, які створюють KRA для молодших, безпосередньо накладають обов’язки, а не обговорюють їх із підлеглими, щоб отримати їхній внесок. Ця система ідентифікації KRA часто дає серйозні збої.
Як визначити ключові сфери відповідальності?
Немає однозначного визначення ключових сфер відповідальності. Це залежить від організації, відділу та співробітника. Тому важливо визначити KRA і працювати відповідно.
Ось кілька параметрів, про які слід пам’ятати, визначаючи KRA.
#1. Організаційні цілі
Перед розподілом роботи та обов’язків необхідно знати бізнес та його бачення.
Переконайтеся, що кандидати добре знають, над чим вони працюватимуть і як їх робота сприятиме досягненню довгострокових цілей організації.
Ще краще, якщо ви дозволите співробітникам зайняти позицію та визначити для себе ключові сфери відповідальності (ви завжди можете додати запропоновані вами KPI до бажаних).
В результаті працівники будуть більше віддані своїм обов’язкам. Це спонукатиме їх наполегливо працювати, постійно показуючи результати свого працівника місяця.
#2. Освітня кваліфікація
Іншим параметром, який слід враховувати при визначенні KRA, є академічна перевага співробітників або кандидатів.
Не всі мають однаковий потенціал і не всі досягнуть однакових результатів.
Тому важливо оцінити освітню кваліфікацію, попередній досвід, набір навичок та інтереси кандидатів, перш ніж призначати ключові сфери відповідальності.
Вивчивши ці речі, вирішіть, який профіль їм найкраще підходить, і окресліть їхні ключові сфери відповідальності.
Бонусна порада: Визнання сильних сторін співробітників і додавання їх до їхніх KRA підвищить їхній моральний дух і мотивуватиме їх працювати краще у вашій організації.
#3. Готовність прийняти KRA
Незважаючи на врахування організаційних цілей та оцінку освітнього рівня кандидатів. Співробітники повинні розуміти та охоче приймати свої KRA.
Прийняття ключових обов’язків працівником значною мірою допоможе їм краще працювати у вашій організації. Однак ви повинні розуміти, що вербальній комунікації бракує автентичності та законності в сучасних умовах.
Тому переконайтеся, що кожна відповідальність, яку ви обговорюєте з працівником, повністю задокументована.
KRA проти KPI: у чому різниця?
KRA та KPI є двома ключовими показниками, які допомагають вам зрозуміти, чи ваша організація рухається в правильному напрямку чи ні.
Очевидно, що обидва показники сильно залежать один від одного. Отже, давайте розберемо ключову різницю між KRA та KPI.
Основна різниця
KRA зосереджені на наборі очікувань, які визначені для працівників. Він надає детальну інформацію про всі завдання, призначені працівникам, і про те, що очікується від цих завдань протягом фінансового року.
Ключові показники ефективності використовуються для ефективної оцінки розвитку та ефективності цих KRA щодо організаційних цілей,
Ключові показники ефективності вимірюють ефективність ключових результатів, визначених окремими співробітниками або відділами, і визначають, чи просувається організація до своїх цілей.
Наприклад, HR просять найняти менеджерів з продажу через місяць. Тепер давайте подивимося на KRA і KPI, присвячені цьому завданню.
Мета: найняти 10 менеджерів з продажу за місяць
KRA: Набір та адаптація топ-менеджерів
KPI: кількість найнятих керівників.
Сподіваюся, тепер ви можете розрізняти KPI і KRA. Більше таких прикладів ми описово обговоримо далі в статті.
Ролі
Ключові сфери результатів відіграють важливу роль у розумінні того, наскільки добре організація, її відділи або співробітники досягли своїх загальних цілей.
Це структура, яка визначає обсяг продуктів або послуг, які пропонує організація.
У той час як ключові показники ефективності є кількісно вимірними показниками, які використовуються організаціями для аналізу продуктивності своїх продуктів або послуг. Це, у свою чергу, допомагає організації досягати довгострокових цілей.
Ключові показники ефективності є найбільш рекомендованими бізнес-метриками для оцінки успіху вашої організації з часом.
Приклади KRA та KPI для різних профілів посад
Менеджер з продажу
Цілі KRAsKPIsМожливість продемонструвати загальну цінність продукту та пропозиції підтримки, які відповідають потребам клієнтів. Залучення нових клієнтів. Зверніться до 5 потенційних клієнтів із доходом > 10 мільйонів доларів. Проведіть семінари та заходи зі стратегічного планування продажів.
Щомісяця проводите 3 тренінги з «підготовки потенційних клієнтів».
Менеджер з персоналу
KRAsKPIsGoals Розробка кадрових стратегій для коротко- та довгострокових цілей організації. Наймання нового співробітника. Наймання та адаптація відділу продажів (5 співробітників) для західного офісу до середини листопада
Індивідуальні орієнтаційні заняття
Розв’язуйте поширені проблеми та занепокоєння співробітників Розвиток і залучення співробітників Створюйте форми зворотнього зв’язку співробітників і діліться ними кожні 4 тижні
Проводьте щомісячні опитування щодо залученості співробітників
ІТ менеджери
Цілі KRAsKPIsКерівництво на етапах закупівлі, розробки, тестування та доставки технічних продуктів Перехід на нову систему
Перенесення всіх старих даних у нову систему без неправильної обробки до середини листопада. Забезпечте доступність системи 24*7, 365 днів на рік. Зменшення часу простою системи. Переконайтеся, що час простою системи становить менше 10 хвилин на тиждень.
Підведенню
KRA та KPI йдуть рука об руку, оскільки обидва однаково важливі для успіху вашого бізнесу.
Поєднання дій ваших співробітників зі стратегічними цілями організації може значно збільшити ваші шанси на досягнення довгострокових цілей.
Використання KRA та KPI в тандемі зробить ваш бізнес успішним.
Вас також може зацікавити, як створити панелі KPI.